本文介绍在 Microsoft Dynamics GP 中设置银行密码箱文件时必须映射的字段。
适用于： Microsoft Dynamics GP
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详细信息
锁箱维护窗口用于设置银行锁箱文件的映射规范。 可以使用此窗口将银行文件中的每个字段映射到 Microsoft Dynamics GP 中的相应字段。
步骤 1 - 设置密码箱 ID 信息
若要访问“密码箱维护”窗口，请在“卡”菜单上指向“销售”，然后选择“密码箱”。
- 密码箱 ID - 输入仅供参考的密码箱 ID 的名称。
- 说明 - 输入仅供您参考的锁箱 ID 说明。
- Checkbook ID - 选择用于存入现金收据的 Checkbook ID。
步骤 2 - 指示要读取的密码箱文件，并告知系统如何读取和应用它
密码箱文件的位置 - 找到银行提供的用于导入到 Microsoft Dynamics GP 的现金收据文件。 该文件应为.txt或.csv类型。 文件中的行宽不能超过 255 个字符。 此外，请确保该文件未设置为只读。
文件格式类型 - 选择文件是否为固定长度、制表符分隔或逗号分隔，具体取决于从银行收到的文件类型。 此类型将告知系统如何读取文件内每一行的字段。
密码箱格式类型 - 根据从银行收到的文件类型，应选择文件是使用单行格式还是多行格式。 一个单行文件在文件中每行都有一个检查，其中一个检查仅应用于一张发票。 多行文件格式类型将会在标题行中进行一次检查，该检查将应用于多个明细行或多个发票。 对于多行类型，“标题行指示器”和“详细信息行指示器”字段将变为可用。 输入银行定义的指示器值，该值告知系统哪个行是标题记录，哪些行是详细信息行。 （根据美国 NACHA 格式，标题行的指示器为 6，详细信息行的指示器值为 4。
金额上的小数位数 - 输入最多要添加到要导入的密码箱文件中指示的金额的五个小数位数。 （通常输入 0，因为 2 会将 .00 置于文件中指示的金额的末尾。
密码箱应用方法 - 选择要系统如何将现金收据应用于发票：
- 无 - 现金收据已经收进，但在您手动处理之前，这些收据不会被应用。
- 文档编号 - 现金收据首先应用于最低文档编号，而不考虑类型。
- 发票编号 - 现金收据首先应用于发票，从最低文档编号开始。
- 截止日期/最早文档 - 现金收据首先应用于具有最早截止日期的任何文档。
- 截止日期/最早发票 - 现金收据首先应用于具有最早截止日期的发票类型文档。
- 文档日期 - 现金收据首先应用于具有最早文档日期的文档。
- 特定发票 - 现金收据仅适用于指定的发票编号。 如果未找到特定的发票编号，则可以定义要使用的备用应用方法。
注意
最常见的锁箱应用方法是特定发票，而备用应用方法为无。
如果这是灰色的，可能是由于你的货币。
密码箱被设计成与“现金收据输入 - 应用销售文档”窗口（交易>销售>现金收据>应用按钮）功能相同。
由于无法在此窗口中将付款应用于多币种交易，因此它在密码箱中的工作方式相同。
这是锁箱应用方法灰显的原因，因为你需要手动应用。 可以将付款应用于多货币发票，直接使用“应用销售文档”窗口（交易>销售>应用销售文档），但不只是使用密码箱或“现金收据输入 - 应用销售文档”窗口（>>应用”按钮）。
- 省略“开始导入记录” - 选择要跳过的导入文件的开头的行数。 （例如，如果仅映射了“详细信息”行的字段，则可能希望系统跳过文件中的所有标头行。如果不希望跳过文件中的任何行，请输入 0。
- 省略结束导入记录 - 输入导入文件末尾要跳过的行数。 （例如，如果文件中存在文件控制行或页脚，并且尚未映射此行的字段，则可以选择让系统跳过这些行。如果不希望跳过任何行，请输入 0。
步骤 3 - 在“密码箱维护”窗口中，查看要导入的密码箱文件的布局
在“查看行”旁边，使用滚动按钮在 Lockbox 导入文件中的每一行之间滚动。
根据文件格式类型，必须映射这些字段以正确导入锁箱处理的交易。 例如，以下是文件格式类型及其必须匹配的字段列表：
- 对于单行导入文件： “检查号码 ”和 “检查金额 ”字段，以及查找客户的方法，例如客户名称、客户 ID 或银行路由号码和银行帐号。
- 对于多行导入文件：标题行必须包含“检查编号”和“检查金额”字段。 如果映射 “发票编号 ”字段，则还必须映射 发票申请金额 以及查找客户的方法，例如客户名称、客户 ID 或银行路由编号和标题行中的银行帐户号。 详细信息行只需要包含发票应用金额和发票编号。 标题行应包含支票信息及应应用到的第一张发票。 详细信息行将仅包括其他发票以应用检查，超出标题行中列出的第一张发票。
对于多行文件，建议使用的格式为：
- 标题 - 行指示器 （6）， 发票应用金额， 发票编号， 支票金额， 支票编号， 银行帐户编号， 银行路由编号， 客户名称*
- 详细信息 - 行指示器 （4），发票申请金额，发票编号
*注意 - 如建议的标题行格式所示，该文件即使没有客户名称，仍会被导入。 但是，如果可能有多个客户可能使用此文件中完全相同的检查号，则系统还需要另一个唯一字段来引入具有相同检查号的所有检查。 如果不使用另一个唯一字段，则系统将仅引入第一个检查，并跳过具有相同检查号的文件中的其他检查，并且不会收到其他具有相同检查号的检查未导入的通知。 对于唯一字段，可以使用客户名称或客户 ID，但是，大多数银行都不愿意传递客户 ID 值。 因此，如果使用“客户名称”，请确保客户银行帐户上的名称与你在 Microsoft Dynamics GP 中的客户维护卡上的姓名完全相同。 密码箱导入文件中列出的客户名称或客户 ID 需要完全匹配Microsoft Dynamics GP 中写入的方式，以便系统在此字段中进行匹配。
注意
在单行文件格式上，预计不会多次列出相同的检查编号或重复。 例如，如果同一客户在单行导入文件的第 1 行和第 2 行中列出的检查号相同，则系统会跳过第 2 行，因为系统将其视为重复项。 但是，如果同一客户在文件第 1 行和第 3 行中列出的支票号码相同，则系统将读取它，即使它们未连续列出。 但是，不同的客户可能会有相同的支票编号。 如果同一检查编号适用于不同的客户，则如果 CUST NAME 或 CUST ID 也在配置器中映射，它将读取连续行。 （但请记住，如果映射了这些字段，则导入文件中这些字段中的值必须与 GP 具有的值完全匹配，因为如果这些字段包含在映射中，系统将对这些字段进行验证。
如果收到消息：“打开导入文件时出错。 请验证文件名。“请确保检查属性，并且它未设置为只读，并且你对它拥有完全控制和修改权限。
步骤 4 - 映射字段
对于固定长度文件，必须将密码箱导入文件的每个必需行中的字段映射到它在 Microsoft Dynamics GP 中对应的字段。 还必须指示每个字段的开始和结束位置。 字段应按密码箱导入文件中行中显示的顺序列出。 对于文件中未使用的空间，请将其映射到None字段，以便系统跳过它。 对于多行文件，标头行和详细信息行之间的相同字段应位于这两行中的相同位置。
对于以制表符分隔或逗号分隔的文件，需要按照它们出现在密码箱导入文件中的顺序映射字段，但不需要指定任何“开始”和“结束”位置，因为该位置由文件本身中的制表符或逗号决定。 对于空白或未使用的字段，请映射到 None 字段，以便系统跳过导入文件中的该字段。
从银行密码箱文件中映射字段时，需要指定它们对应的 Microsoft Dynamics GP 字段。 可以将银行密码箱文件映射到以下Microsoft Dynamics GP 字段：
- 银行帐户号
- 银行路由编号
- 检查金额 - 请注意，金额应采用数字或文本格式。 无逗号！ 它可以包括美元符号和句点。 在锁箱配置器文件中正确设置小数字段。
- 检查编号
- 支票簿银行账号
- 客户 ID
- 客户名称
- 存款日期（MM/DD/YY） - 请注意，导入文件中的日期可以是 04/05/17、4/5/17、4/5/2017 或 04/05/2017 并且可以正常使用，但必须要有正斜杠。
- 存款日期 - 日
- 存款日期 - 月
- 存款日期 - 年份 - 对于四位数年份，仅针对固定长度文件映射到年份的最后两位数字。
- 发票应用 Amt。
- 发票编号
- 无
- 行类型指示器 - 使用银行规范中提供的值。
- 事务说明
步骤 5 - 保存
设置密码箱文件格式的其他有用提示：
请务必阅读密码箱“应用特定发票的方法”和“发票编号”之间的差异，以确保选择了正确的发票。 （通常，特定发票是最常用的发票， 无 作为备用方法。
密码箱设置（卡>>密码箱）将指向一个特定位置，因此，应将每次从银行下载到该位置的密码箱文件保存，否则每次都需编辑密码箱文件中的位置（如果不这样做）。
在Lockbox文件中测试导入时，请使用唯一的批处理ID。 反复使用相同的批 ID 测试引入同一个锁箱导入文件可能会导致几次尝试后结果混乱。
如果在文件中导入后的错误报告显示 “未使用的行类型”，则表示文件末尾存在空白行，并且系统无法读取它们。 在错误报告上查看此消息是可以接受的。
只有密码箱导入文件上的详细行才能导入进来。 页眉和页脚行不需要被映射。 可以通过使用“省略开始导入记录”和“省略结束导入记录”字段在密码箱维护中跳过这些行。
将上面列出的建议格式用于多文件密码箱类型。 银行通常非常善于按照所请求的格式设置文件。 建议将所应用的第一张发票与支票信息一起出现在标题记录中（但不是必要的）。
为什么在密码箱维护窗口中，数据列只读取了几个字段，而我映射的字段远不止这些？ 或者仅在我映射的字段数超过这一点时才引入几个字段？ 系统会以指南的形式查看 导入文件中 的第 1 行。 例如，假设文件中的第一行只有两个字段。 在锁箱维护中，您标记以省略第 1 行，并映射出七个字段。 但是，DATA 列仅显示前两个字段中的数据。 若要更正此问题，需要将更多字段添加到导入文件中的第 1 行（即使跳过了）。 请确保导入文件中的第一行包含的字段与密码箱维护窗口中映射的字段数量相同或更多。
将锁箱文件与客户匹配的最佳方法是通过客户的银行识别码和银行账户号码进行匹配。 但是，并非所有银行都愿意传递客户 ID，而是传递客户名称。 如果您没有此信息，请参阅 如何在 Microsoft Dynamics GP 中的 Lockbox 处理中使用银行账户号码和银行路由号码替代客户 ID，以了解如何从 Lockbox 文件中导入客户的银行信息。
“异常”报告中密码箱的日期无效，原因是密码箱格式中的日期格式与密码箱导入文件中的日期格式不匹配。 例如，存款日期格式为 MM/DD/YY，因此导入文件中的日期应为 04/12/17 或 4/12/17，或 2017 年 4 月 12 日。 如果缺少斜杠，则会导致此消息。
每行的行宽限制为 255 个字符。 如果行长于此，则不会传入任何内容，也不会引发任何错误消息。