通过

Microsoft Dynamics GP 工资核算的年终结算程序

本文提供了执行年终结算程序的步骤，以及Microsoft Dynamics GP 工资管理相关故障排除信息。

适用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 数： 850663

总结

本文档概述了推荐的Microsoft Dynamics GP 工资单的年终结束过程。 详细信息部分包含以下内容：

  • 完成年终结束过程必须遵循的步骤的详细清单。
  • 如果必须在完成上一年度的年终结算程序之前处理新年度的新工资运行，可以使用替代清单而不是标准清单。

注意

在按照本文中的说明操作之前，请确保拥有数据库的完整备份副本，如果出现问题，可以还原该副本。

简介

工资单年终收尾例程中每个步骤的详细信息都包含在《工资手册》中。 在按照本文中的步骤操作之前，请查找以下更新的年终信息。

详细信息

工资年终清单

若要执行年终结束过程，请执行以下步骤：

  1. 验证是否已安装最新的工资税更新。
  2. 完成当前年度的所有薪酬处理。
  3. 完成本年度的所有月末、期末或季度结束过程。
  4. 创建原始文件的备份。
  5. 安装年终更新。
  6. 创建年终文件。
  7. 创建新文件的备份。
  8. 验证 W-2 和 1099-R 表单信息。
  9. 打印 W-2 语句和 W-3 传输形式。
  10. 打印 1099-R 表格、1096 表格和 ACA 表格。
  11. （可选）创建 W-2 电子文件。
  12. （可选）存档非活动员工人力资源信息。
  13. 设置会计周期。
  14. （可选）关闭工资系列的会计周期。
  15. 安装工资税更新。

备选工资年终核对清单

如果在完成前一年的年末关闭程序之前，必须处理新年的工资单，请按照此备用清单中的步骤操作：

  1. 验证是否已安装最新的工资税更新。
  2. 完成当前年度的所有工资发放。
  3. （可选）完成本年度的所有月末、期末或季度结束过程。
  4. 创建原始文件的备份。
  5. 安装年终更新。
  6. 创建年终文件。
  7. 创建新文件的备份。
  8. 验证 W-2 和 1099-R 报表信息。
  9. （可选）存档非活动员工人力资源信息。
  10. 设置会计周期。
  11. （可选）关闭工资系列的会计周期。
  12. 安装工资税更新。
  13. 处理新年薪资发放。

工资模块年终概况

步骤 1：验证是否已安装最新的工资税更新

下载最新的税务表更新和安装说明，以确保 FICA 工资限制正确。 若要访问美国工资税更新页面，请在 Microsoft Dynamics GP 资源目录页中为版本选择“US Taxs”链接，或选择以下链接：

Microsoft Dynamics GP 的美国工资税更新

步骤 2：完成当前年度的所有工资处理

步骤 3：（可选） 完成本年度所有月度和季度工资月末、期末或季度结束程序

有关 Microsoft Dynamics GP 薪资管理期末程序的详细信息，请使用 可打印指南 获取适用于美国薪资管理的可打印手册。

步骤 4：备份原始文件

创建备份，然后将此备份置于安全的永久存储中。 通过创建备份，可确保在年底拥有公司财务状况的永久记录。 如果在年底关闭过程中发生电源波动或其他问题，则可以还原备份以快速恢复数据。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建备份，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择Microsoft Dynamics GP>>备份。

    注意

    此时会打开备份公司窗口。

  2. 在 “公司名称 ”列表中，选择公司名称。

  3. 根据需要更改备份文件的路径，然后选择“ 确定”。

注意

建议将此备份 命名为“年终更新 ”，以将其与其他备份区分开来。

步骤 5：安装年终更新

若要安装工资年终更新，必须按照 Microsoft Dynamics GP 美国年终文档中的步骤进行操作。 必须在安装了 Microsoft Dynamics GP 的每台计算机上执行安装。 发布更新后，安装更新并下载 适用于 Microsoft Dynamics GP 的美国年终更新。

注意

查看 USYE 和 W-2 DataSource 文档，详细了解“年终更新”中包含的内容、要遵循的清单、常见问题解答、年终过程、电子 W2 和报告。

步骤 6：创建年终文件

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建年终文件，请选择Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资>年终结算。

步骤 7：创建新文件的备份

创建备份，然后将此备份置于安全的永久存储中。 通过创建备份，可确保在年底拥有公司财务状况的永久记录。 如果在年底关闭过程中发生电源波动或其他问题，则可以还原备份以快速恢复数据。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建备份，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择Microsoft Dynamics GP>>备份。
  2. 在 “公司名称 ”列表中，选择公司名称。
  3. 根据需要更改备份文件的路径，然后选择“ 确定”。

注意

建议将此备份 命名为“年终后文件 ”，以将其与其他备份区分开来。

步骤 8：验证 W-2 和 1099-R 报表信息

若要查看 Microsoft Dynamics GP 中的 W-2 信息，请选择>>>编辑 W-2。

若要查看 Microsoft Dynamics GP 中的 1099-R 信息，请选择Microsoft Dynamics GP>编辑 1099-Rs。

注意

如果更改 W-2 或 1099-R 信息，建议进行另一个备份。

步骤 9：打印 W-2 报表和 W-3 传送表单

若要打印输出 W-2 报表，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资单>打印 W-2。
  2. 在 “打印 W-2 窗体 ”窗口中，指定以下设置：
    • 打印 W-2s for：正常年终
    • 打印：W-2 表格
  3. 选择“打印” 。

若要打印 W-3 传输形式，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择Microsoft Dynamics GP>工具>常规>工资单>打印 W-2。
  2. 在 “打印 W-2 窗体 ”窗口中，指定以下设置：
    • 打印 W-2 表用于：正常年终
    • 打印：W-3 传输表格
  3. 选择“打印” 。

步骤 10：打印 1099-R 表格、1096 传输表格和 ACA 表格

打印 1099-R 表单，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择>>>打印 1099-Rs。

  2. 在 “打印 1099-R 窗体 ”窗口中，选择 1099-R 窗体，然后选择“ 打印”。

    注意

    可以根据需要无限次打印员工的1099-R表单。

若要打印 1096 传输形式，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资单>打印 1099-Rs。
  2. 在 “打印 1099-R 窗体 ”窗口中，选择 1096 传输窗体，然后选择“ 打印”。

若要打印 1095-C（ACA）表格，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资单>打印 W-2。
  2. 在 “打印 W-2 窗体 ”窗口中，选择 1095-C，然后选择“ 打印”。

若要打印 1094-C 传输形式，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择Microsoft Dynamics GP>工具>例程>工资单>打印 W-2。
  2. 在 “打印 W-2 窗体 ”窗口中，选择 1094-C 传输，然后选择“ 打印”。

步骤 11：（可选） 创建 W-2 电子文件

若要创建 W-2 电子文件，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择>>单 W-2 电子文件。
  2. 在 W-2 电子文件 窗口中，选中要包含在 W-2 电子文件中的每个公司旁边的复选框。
  3. 在“ 用户 ID 号码 ”字段中，输入用户 ID 号（以前称为 PIN）。
  4. 选择 “提交者”。 此时会 打开“电子文件提交者信息 ”窗口。 输入提交信息。
  5. 如果需要，请更改文件名字段中的文件目标信息。
  6. 选择“创建文件”或“保存”存储信息，以便稍后创建该文件。

步骤 12：（可选） 存档非活动员工人力资源信息

若要存档非活动员工人力资源信息，请选择Microsoft Dynamics GP>工具>实用工具>人力资源>存档员工。

步骤 13：设置会计周期

若要在 Microsoft Dynamics GP 中设置下一年的会计周期，请选择Microsoft Dynamics GP>>会计周期。

备注

你可能希望关闭除第 1 期以外的所有时间段，以防止用户发布到将来的时间段。 这是一个“软关闭”，只是阻止用户将这些交易发布到这些日期或时间段。

步骤 14：（可选） 关闭工资系列会计周期

可以使用“ 会计周期设置”窗口锁定本年度所有仍未关闭的会计周期。 通过关闭或锁定任何会计周期，可以阻止用户意外将交易发布到错误的时间段或错误的年份。

在关闭会计周期之前，请验证是否已为所有模块发布该时间段和年份的所有事务。 若要稍后将事务发布到已关闭的会计周期，必须先在 “会计周期设置” 窗口中重新打开该周期。

若要在会计期间锁定发布，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择Microsoft Dynamics GP>工具>设置>公司>会计周期。

  2. 选中关闭的每个时间段的“工资单”复选框。

步骤 15：安装工资税更新

若要安装新一年的工资税更新，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择Microsoft Dynamics GP>维护>美国工资单更新>检查税务更新。
  2. 在“税务更新方法”窗口中，选择“自动”，然后选择“下一步”。
  3. 在 “授权编号 ”字段中，键入授权号码，然后选择“ 登录”。
  4. 选择“完成”。