Microsoft Dynamics GP 中应收账款管理的年度结束过程

本文包含 Microsoft Dynamics GP 中应收账款管理年度结束过程的清单。 本文还包含年底收盘过程中每一步的详细信息，以及如何将年度至今财务费用信息添加到 12 月和 1 月的客户帐单中。

适用于： Microsoft Dynamics GP
原始 KB 数： 857444

总结

注意

在按照本文中的说明操作之前，请确保拥有数据库的完整备份副本，如果出现问题，可以还原该副本。

本文介绍 Microsoft Dynamics GP 中应收账款管理的建议年终关闭程序。 在执行一个或多个过程之前阅读本文。

年终结算清单

可以将此清单用于会计年度的结束和日历年结束。

注意

虽然应收账款管理对日期敏感，但以下项目会根据应收账款管理的结束进行更新：

• SmartList 对象
• 应收账款管理摘要报告
• “客户摘要”窗口中“自上次关闭以来”视图的金额

因此，我们建议你按照以下步骤操作，使 SmartList 对象、应收账款管理摘要报告和“自上次关闭”视图的金额包含正确的信息：

1. 发布年度的所有销售和应收账款交易。
2. 进行年终结算前的备份。
3. 结算年度。
4. 关闭会计周期。 （此步骤是可选的。）
5. 关闭税务年度。
6. 进行年终结账备份。

步骤 1：发布年度的所有销售和应收账款交易

在关闭该年度之前，在一年内发布所有销售和应收账款交易。 如果要在关闭年度之前为未来期间的任何销售和应收账款交易输入，请创建一个包含交易的批次。 接下来，保存批次。 然后，在结算年度后发布该批次。

您必须关闭年份，因为 Microsoft Dynamics GP 中的一些区域不依赖日期。 如果在输入所有当前年度交易后，没有结账该年度，并且在下一年输入交易之前，这些区域的信息将不正确。 但是，如果必须更改这些信息，可以在“客户摘要”窗口中的“从上次关闭以来的金额”视图中更改，或者在“客户财务费用摘要”窗口中进行更改。 以下区域是 Microsoft Dynamics GP 不区分日期的区域。

• “客户摘要”窗口中的“自上次关闭以来的金额”视图

  若要在“客户摘要”窗口中打开“自上次关闭以来的金额”视图，请执行以下步骤：

  1. 在“ 卡片 ”菜单上，指向 “销售”，然后选择“ 摘要”。
  2. 在“客户摘要”窗口中，在“客户 ID”框中键入客户 ID。
  3. 在 “摘要视图” 列表中，选择“ 自上次关闭以来的金额”。

• “客户财务费用摘要”窗口

  若要打开“客户财务费用摘要”窗口，请执行以下步骤：

  1. 在“ 卡片 ”菜单上，指向 “销售”，然后选择“ 摘要”。
  2. 在“客户摘要”窗口中，在 “客户 ID”字段中键入客户 ID 。
  3. 选择“ 财务费用”。

• SmartList 对象

  若要查看受影响的 SmartList 列，请执行以下步骤：

  1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，选择Microsoft Dynamics GP 菜单上的“列”，选择“SmartList”，展开“销售”，展开“客户”，然后选择“添加”。

  2. 在 “可用列” 列表中选择以下项。

     注意事项

     用星号标记的项目受日历年终关闭的影响。 所有其他项目都受会计年度结束的影响。

     • 平均付款天数 - 年份
     • 财务费用 CYTD
     • 财务费用 LYR 日历
     • 高余额 LYR
     • 年初至今的高余额
     • ADTP 文档数 - LYR
     • ADTP 文档数 - 年份
     • 年初至今 NSF 支票数量
     • Total # FC LYR
     • Total # FC YTD
     • 总计 # 发票 LYR
     • 年初至今发票总数
     • NSF 检查 YTD 总数
     • 坏账总额 LYR
     • 总坏账本月
     • 收到现金总额 LYR
     • 年初至今收到的总现金
     • 截至本年可用的总折扣
     • 已获折扣总额 LYR
     • 已获取的累计折扣总数
     • 财务总费用 LYR
     • 财务费用总额
     • 总返回 LYR
     • 年初至今总回报
     • 总销售额 LYR
     • 总销售额
     • FC LYR 免除的总额
     • 放弃的 FC YTD 总数
     • 总注销 LYR
     • 年初至今总注销额
     • 至今未支付财务费用
     • 注销 LYR
     • 注销额 年初至今

  3. 选择“确定”。

  4. 选择“确定”。

步骤 2：创建年终结算前的备份

在年终之前创建备份。 将备份置于安全的永久存储中。 此备份可确保在年底拥有公司财务状况的永久记录。 如果需要，可以从此备份还原信息。 例如，如果电源波动或其他问题发生在年底关闭过程中，此备份将让你快速恢复。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建备份，请执行以下步骤：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 “Microsoft Dynamics GP”菜单上的“维护 ”，然后选择“ 备份”。
2. 在“备份公司”窗口中，选择公司名称列表中的公司名称。
3. 根据需要更改备份文件的路径，然后选择“ 确定”。

注意

建议将此备份 命名为 PreYearEndClosingBackup20XX。 （输入XX占位符的年份。）

步骤 3：结束年度

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 Microsoft Dynamics GP 菜单上的 工具，指向 例程，指向 销售，然后选择 年终关闭。

2. 如果要同时关闭会计年度和日历年，请选择“ 全部”。 如果只关闭日历年份，请选择“ 日历”。 如果只关闭财政年度，请选择“财政”。

3. 选中“打印报表”复选框，然后选择“关闭年度”。

   注意

   建议将年终报表的书面副本与永久的年终审核记录一起保留。

日历年份详细信息

Microsoft Dynamics GP 中的日历年终过程清除“客户摘要”窗口中的以下字段：

• 财务费用 CYTD
• Total # FC YTD
• 年初至今财务费用总额
• 放弃的 FC YTD 总数
• 年度至今未支付财务费用

日历年度结束流程将更新以下字段中的金额：

• 财务费用 LYR 日历
• Total # FC LYR

会计年度详细信息

Microsoft Dynamics GP 中的会计年终过程清除“客户摘要”窗口中的以下字段：

• 平均付款天数 - 年份
• 年初至今高余额
• ADTP 文档数 - 年份
• NSF支票数量年初至今
• 年初至今发票总数
• NSF 退票年初至今总金额
• 总坏账年初至今
• 年初至今收到的总现金
• 到目前为止的可用总折扣
• 年初至今获取的折扣总额
• 年初至今总回报
• 今年迄今总销售额
• 年初至今总注销额
• 注销 YTD

会计年度结束流程更新以下字段中的金额：

• 高余额 LYR
• ADTP 文档数 - LYR
• 总计 # 发票 LYR
• 坏账总额 LYR
• 收到现金总额 LYR
• 去年获得的总折扣
• 总回报 LYR
• 总销售额 LYR
• 总注销 LYR
• 注销 LYR

步骤 4：关闭会计周期（此步骤是可选的）

若要防止用户意外将事务发布到错误的时间段或错误的年份，请使用“会计周期设置”窗口关闭所有仍为该年度打开的会计周期。 在关闭会计周期之前，请验证是否已为所有模块发布该时间段和年份的所有事务。 如果以后必须将事务发布到已关闭的会计周期，可以返回到“会计周期设置”窗口重新打开该周期，以便发布交易。

若要关闭会计周期，请执行以下步骤：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向“Microsoft Dynamics GP”菜单上的工具，指向“设置”，指向“公司”，然后选择“会计周期”。
2. 要选中 销售 复选框以关闭您希望的时间段。

步骤 5：关闭税务年度

注意

仅在完成所有销售和购买模块的年终结束过程后，才执行这些步骤。

若要关闭税务年度，请执行以下步骤：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向Microsoft Dynamics GP 菜单上的工具，指向例程，指向公司，然后选择“税年结束关闭”。

2. 选择结账复选框，然后选择打印报表复选框。

3. 选择处理。

   注意

   建议将年终报表的书面副本与永久的年终审核记录一起保留。

步骤 6：在年终结算后进行备份

年终结算后创建备份。 将备份置于安全的永久存储中。 此备份可确保在年底拥有公司财务状况的永久记录。 如果您需要，可以从这个备份中还原信息。 例如，如果电源波动或其他问题发生在年底关闭过程中，此备份将让你快速恢复。

若要在 Microsoft Dynamics GP 中创建备份，请执行以下步骤：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向 “Microsoft Dynamics GP”菜单上的“维护 ”，然后选择“ 备份”。
2. 在“备份公司”窗口中，选择公司名称列表中的公司名称。
3. 根据需要更改备份文件的路径，然后选择“ 确定”。

注意

建议将此备份 命名为 PostYearEndClosingBackup20XX。 请输入XX占位符所对应的年份。

截至目前的 12 月和 1 月客户报表中的财务费用

12 月和 1 月的客户帐单上不会自动打印最新的财务费用。

12 月陈述

若要将年度财务费用添加到 12 月陈述中，请执行以下步骤：

1. 在 Microsoft Dynamics GP 中，指向Microsoft Dynamics GP 菜单上的工具，指向“自定义”，然后选择“报表编写器”。

2. 在 “产品 ”列表中，选择 Microsoft Dynamics GP，然后选择“ 确定”。

3. 选择“报告”。

4. 使用适当的方法：

   • 如果之前尚未修改语句窗体，请选择在“原始报表”列表中打印的语句窗体，选择“插入”，然后在“修改后的报表”列表中选择该语句窗体。
   • 如果之前修改了语句窗体，请在“已修改的报表”列表中选择该语句窗体。

5. 选择打开。

6. 在“报表定义”窗口中，选择“ 表”。

7. 在“报表表关系”窗口中，选择 “RM 客户 MSTR”，然后选择“ 新建”。

8. 在“相关表”窗口中，选择“ 客户主摘要”，然后选择“ 确定”。

9. 选择关闭。

10. 选择 布局。

11. 在“工具箱”框中的资源列表中，选择“客户主摘要”。

12. 在字段列表中，将财务费用 CYTD拖动到报表的布局中。 可以在报表的任何部分中定位此字段。

13. 在 “文件 ”菜单上，选择 Microsoft Dynamics GP。 当系统提示保存更改时，请选择“ 保存”。

14. 如果以前尚未修改此报表，则必须向报表授予安全性。 若要执行此操作，请使用以下步骤：

    1. 在 “Microsoft Dynamics GP ”菜单上，指向 “工具”，指向 “设置”，指向 “系统”，然后选择“ 备用/修改的窗体和报表”。
    2. 在 ID 框中，输入用户 ID。
    3. 在 “产品 ”列表中，选择 Microsoft Dynamics GP。
    4. 在 “类型” 列表中，选择“ 报表”。
    5. 展开 Sales，然后展开已修改表单的节点。
    6. 选择Microsoft Dynamics GP （已修改）。

1 月声明

若要将年度至今财务费用添加到 1 月份的陈述中，请执行以下步骤：

1. 按照 12 月陈述部分中的步骤 1 到 11 进行操作。
2. 在字段列表中，将Finance Charges LYR Calendar拖到报表的布局。 可以在报表的任何部分中定位此字段。
3. 按照 12 月陈述部分中的步骤 13 和 14 进行操作。