症状
请考虑以下方案：
你使用的是 Microsoft Outlook LTSC 2021、Outlook 2019、Outlook 2016、Outlook 2013 或 Outlook for Microsoft 365。
已连接到 Exchange Server 邮箱。
备注
如果你运行的是 Outlook LTSC 2021、Outlook 2019、Outlook 2016 或 Outlook for Microsoft 365，则此帐户可能是你拥有委派访问权限或其他权限的主邮箱或其他邮箱。 这可能是其他、共享或自动映射的邮箱或公用文件夹。
有关 Outlook 2019、Outlook 2016 或 Outlook for Microsoft 365 与共享邮箱或公用文件夹相关的此问题的详细信息，请参阅 Microsoft 数据库中的以下文章：
3140747 Outlook 2016 中的共享邮箱或公用文件夹中仅同步一部分项目
如果运行的是 Outlook 2013，该帐户必须是主帐户。
你的 Exchange 电子邮件帐户已配置为使用“缓存 Exchange 模式”。
在这种情形下，这些邮箱的电子邮件文件夹可能会显示低于预期的邮件数。 此外，旧项可能似乎缺失，你可能会在项列表底部收到以下消息和超链接：
服务器上此文件夹中有更多项目
单击此处查看有关 Microsoft Exchange 的详细信息
以下屏幕截图显示了此消息。
此外，如果在邮箱中搜索电子邮件项目，搜索结果可能会在结果底部显示以下文本：
显示最近的结果...更多
如果单击“ 更多 ”链接，则搜索结果中会显示满足搜索条件的其他项目。 之所以发生这种情况，是因为 Outlook 从运行 Exchange Server 的服务器上的邮箱中检索其他项目。
注释
此行为也可能发生在 Exchange 邮箱的 RSS 源文件夹中。 此外，在 Outlook 2016 或 Microsoft 365 的邮件组功能中，只能同步部分项目。
原因
发生此行为是因为缓存 Exchange 模式中“邮件保持脱机”设置被配置为“全部”以外的值。 例如，以下屏幕截图显示了配置为使用缓存 Exchange 模式的配置文件，将 邮件保持脱机 设置设置为默认值 12 个月。
注释
Outlook 2019、Outlook 2016、Outlook 2013 和 Outlook for Microsoft 365 提供了 1、3、6、12 或 24 个月或全部选项。 Outlook LTSC 2021、Outlook 2019、Outlook 2016 和 Outlook for Microsoft 365 提供了 3 天、1 周、2 周、3 年和 5 年的额外选项。 此外，Outlook 的更高版本将 “将邮件保持脱机” 设置重命名为 “下载以往一段时间的电子邮件”。
在默认配置中，根据硬盘的大小，Outlook 仅从 Exchange 服务器将 1、3 或 12 个月的电子邮件同步到脱机 Outlook Data （.ost） 文件。
如果你的 邮件保持脱机 设置为 12 个月，并且您的 Exchange 邮箱中有超过 12 个月的电子邮件项目，那么这些项目仅驻留在服务器上的邮箱中。 因此，如果无法连接到 Exchange 服务器，则在与服务器重新连接之前，可能无法检索缓存 Exchange 模式同步设置指定的范围之外的项。
注释
此设置不会影响与以下类型的文件夹同步的项目数：
- 日历
- 联系人
- 任务
- 日志
- 注释
- 发件箱
- 共享或委派（仅适用于 Outlook 2013）
注释
组文件夹最多同步 1 年。 脱机保留邮件的设置低于 1 年的情况将被尊重。
详细信息
为了减少 Outlook 离线数据文件（.ost）的影响，配置文件中配置的默认月份数量会根据硬盘大小而不同。 下表为不同的硬盘大小提供了不同的默认值。
| 硬盘大小 | “要保持脱机的邮件”的默认值 |
|---|---|
| 小于或等于 32 GB | 1 个月 |
| 大于 32 GB，但小于 64 GB | 3 个月 |
| 等于或大于 64 GB | 12 个月 |
如果必须更改所选电子邮件的月份数以与缓存模式“.ost”文件同步，请执行以下步骤：
启动 Outlook。
在“文件”选项卡上，单击“帐户设置”，然后单击“帐户设置”。
在 “电子邮件 ”选项卡上，双击Microsoft Exchange 帐户。
在 “更改帐户” 对话框中，将 “保留离线邮件”滑块 拖动到所需的月份数或“全部”，以同步所有电子邮件。
单击 “下一步” 。
当系统提示重启 Outlook 以完成配置更改时，请单击 “确定 ”。
单击“完成”。
重启 Outlook。
脱机工作
如果没有与 Exchange 服务器的连接，如果服务器上存在未与 .ost 文件同步的较旧项目，则会在文件夹中显示以下消息：
服务器上此文件夹中有更多项目
连接到服务器以查看它们
以下屏幕截图显示了此消息。
在类似的条件下，如果搜索邮箱中的项目且未与 Exchange 服务器建立连接，则以下邮件显示在搜索结果下方：
服务器不可用。 <显示数> 月的结果。
在此邮件中，<x> 表示为缓存模式 保留脱机邮件 设置的值。
以下屏幕截图显示了此消息的示例。
通过组策略进行功能管理
缓存模式 “使邮件保持脱机 ”设置保留在 Windows 注册表的 Outlook 配置文件设置中。 如果要使用组策略管理此设置，可以使用组策略模板。 这些内容可从以下Microsoft网站获取，具体取决于你的 Office 版本：
Office 2016、Office 2019、Office LTSC 2021 或 Outlook for Microsoft 365： https://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=49030
Office 2013： https://www.microsoft.com/download/details.aspx?id=35554
Outlook 2016、Outlook 2019、Outlook LTSC 2021 和 Outlook for Microsoft 365 的组策略模板文件是 Outlook16.admx 和 Outllk16.adml。 Outlook 2013 的文件是 Outlk15.admx 和 Outlk15.adml。 如果使用组策略来管理此设置，Outlook 将使用以下注册表数据：
键: HKEY_CURRENT_USER\Software\Policies\Microsoft\Office\<x.0>\Outlook\Cached Mode
DWORD：SyncWindowSetting
值：指定月份数（仅使用以下值）的整数值 （Decimal） 0 = All （整个邮箱）
1 = 1 个月的电子邮件项目
3 = 3 个月的电子邮件项目
6 = 6 个月的电子邮件项目
12 = 12 个月的电子邮件条目
24 = 24 个月的电子邮件内容
36 = 3 年的电子邮件项目
60 = 5 年的电子邮件项目
注意：
<x.0> 占位符表示 Office 版本（16.0 = Office 2016、Office 2019 或 Outlook for Microsoft 365、Office 2019、Outlook LTSC 2021 或 Outlook for Microsoft 365、15.0 = Office 2013）。
Outlook 2016、Outlook 2019、Outlook LTSC 2021 或 Outlook for Microsoft 365 用户界面（UI）允许将 离线保留邮件 设置为三天、1 周、2 周、3 年和 5 年的可选设置。 2016 年 5 月 3 日 Outlook 2016 的更新允许使用 SyncWindowSettingDays 注册表数据设置这些附加值。 有关如何使用这些附加值配置 Outlook 2016 的详细信息，请参阅Microsoft知识库中的以下文章：
3115009 更新允许管理员为 Outlook 2016 中的新 Exchange 帐户设置其他默认邮件和日历同步窗口。
更改现有 GPO 值的管理员应知道在提升 SyncWindowSetting 值时可能会影响网络流量的可能性。 当 GPO 将 SyncWindowSetting 更改为任何更高的值时，Outlook 将在应用新值时执行完整的 OST 重新同步。 对于单个客户端，这不是有问题的。 同时将更高的值应用于数百个或多个客户端可能会对可用网络带宽产生不利影响。 降低该值不会产生这样的影响，因为 Outlook 会在所有客户端的 OST 文件中本地删除缓存的过量数据，以接收较低的 SyncWindowSetting 值。
由于 Outlook 只能同步组中最长一年的邮件，因此无法搜索更早的邮件。 若要解决此 Outlook 限制，请使用 Outlook 网页版查看和搜索组中的旧邮件。