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配置检查提醒、通知和模板

常规检查是有效 OKR 实现的关键部分。 OKR 紧密一致,因此,如果不定期更新,则会反映不准确之处。 为了避免此类不准确之处,最好向团队发送温和的提醒,让他们检查其 OKR。 设置节奏以提醒团队和用户进行检查,称为检查节奏。

通知提醒团队定期检查。 默认情况下,Viva Goals在用户时区的每个星期一上午 9:00 向所有团队成员发送通知,但可以根据业务需求自定义通知。

设置检查节奏

管理员仪表板的“通知”选项卡中,可以设置:

  • 频率 (每一周、两周或三周,或者每月在第一周、第二周、第三周、第四周或最后一周)

  • 发送通知的天数

  • 发送通知的时间

  • 禁用过去 X 天内有检查的 OKR 的通知, (选择天数)

团队所有者可以控制向团队报告的子团队是否可以设置自己的检查节奏,或者是否应遵循父团队节奏。 他们可以决定是将设置的节奏级联到报告团队,还是仅限于他们的团队。

例如,办公厅主任设置节奏,以在每个星期一上午 9 点(太平洋时间)通知属于其团队的用户。 他们可以选择在组织中跨部门(如市场营销、产品、销售、工程和客户成功)设置相同的节奏。 设置后,属于这些团队的所有用户在每个星期一的太平洋时间上午 9 点收到检查通知。

组织管理员可以控制向其报告的团队是可以设置自己的检查节奏,还是应遵循父团队的节奏。 上述情况是子团队遵循父团队节奏的经典示例。

确定节奏和级联的两个选项是:

  • 允许团队随时更改节奏

  • 保存时,将此计划应用于团队

备注

这些选项是需要勾选的检查框,你认为合适。

让我们考虑以下方案,以便更好地了解使用这些配置来设置检查节奏。

  • 参谋长说,部门负责人正在为人员运营部门设定节奏,每月在太平洋时间第一个星期五上午9点接收通知。 参谋长希望各子团队继续有自己的 (节奏,最好是每周一次的节奏) 。 因此,他们不会将此节奏级联到报告团队,并让每个团队设置自己的检查节奏。

    子团队遵循其自己的节奏的屏幕截图。

  • 营销主管正在为营销团队设置每两周一每两周一在太平洋时间上午 9 点接收一次通知的节奏。 市场营销主管希望他的报告团队 (说,产品营销、需求生成和客户营销) 有自己的节奏,但强烈建议他们以与营销团队相同的节奏开始。 在这种情况下,节奏将向下级联团队:但是,团队可以随时更改此计划。

    子团队部分遵循其自己的节奏的屏幕截图。

  • 销售副总裁希望他们的团队每周检查节奏,并设置一个节奏,以在每周三上午 9 点(太平洋时间)接收通知。 为了确保每个人都在同一页上,他们希望向其报告的所有子团队遵循相同的节奏,而不是每个子团队都有自己的节奏。 因此,他们设置了节奏,将其级联到所有报告团队,而不是让他们改变这种节奏。

    遵循相同节奏父团队的所有子团队的屏幕截图。

团队所有者可以在管理员团队设置中>为其部门和团队创建自定义节奏提醒。 这些节奏可能与组织级别的节奏不同。

如果团队必须遵循父团队的检查节奏,则团队所有者将无法更改计划。

如果子团队配置为遵循父团队节奏,则无法更改计划的屏幕截图。

单个和多个所有者的签入

对于具有单个或多个所有者的 OKR,可以决定组织中的哪个用户负责使用“检查责任”功能检查。 检查所有者能够在 OKR (手动检查) 中检查,并在 OKR (上为自动检查) 设置数据链接。 此用户收到检查提醒。 对于多个所有者,这可以防止所有所有者收到提醒。 只有设置为“检查负责所有者”的用户才会收到提醒。

分配检查责任的步骤

  1. 登录到Viva Goals并选择顶部面板上的“+”按钮以创建新的 OKR。

  2. 输入目标/关键结果并想要与其他个人共享后,请从“所有者”选项中选择所有者。 可在此处为 OKR 分配多个所有者。

  3. 分配所有者后,请从“谁负责制作检查?”中选择负责进行检查的用户 列表。

  4. 做出选择后,用户开始接收检查提醒。

备注

默认情况下,在多个所有者的情况下,所有者 (第一个所有者) 设置为负责检查的人员,除非有必要,否则用户无需显式选择。

为团队设置检查笔记模板

每个检查都包含一个检查说明,这是对目标进度的定性描述。 这些说明可帮助领导者了解目标进度背后的背景及其当前状态的原因,例如它为何处于正轨、落后或有风险。

检查注释的一个常见问题是它们都具有不同的格式。 这使得经理很难快速了解团队的进度。 创建检查注释模板可通过为团队中的所有检查指定格式来解决此问题。

如果你是团队所有者,可以通过执行以下步骤来设置检查模板:

  1. 转到你的团队,然后选择... >团队设置

  2. 在“ 签入 ”选项卡下,启用“ 签入笔记模板 ”滑块。

  3. Viva Goals提供默认模板,但你可以将其编辑为首选项。 选择“保存”

现在,每次签入目标时,用户都会看到建议的模板。

如果一个目标属于多个团队,则用户将看到一个下拉列表,其中包含可应用于目标的所有模板,他们可以从模板中进行选择。

常见问题

  1. 如何设置谁接收多拥有的 OKR 的微移?

    1. 如果 OKR 有多个所有者,则仅向签入所有者发送微移通知。

      • 例如,市场营销副总裁和产品 VP 共同拥有此 OKR,而产品 VP 设置为签入所有者。

      用于微移检查所有者的“微移”按钮的屏幕截图。

      • 单击“Nudge”将打开模式,产品所有者将收到通知,因为他们是此 OKR 的检查所有者。

      用于发送通知的微移模式的屏幕截图。

  2. 批注通知

    1. Viva Goals允许你添加对 OKR 和检查的注释,以便与利益干系人交互。 还可以使用 @mention 标记某些用户。 在以下情况下,用户会收到评论通知:
      • 在他们拥有的 OKR 上添加注释时
      • 注释中提及用户时
  3. 我启用了检查提醒,但未发送提醒。 如何解决?

    1. 在以下情况下,不会发送签入提醒:
      • 如果启用了 OKR 审批工作流,并且 OKR 的状态处于规划中。 我们不会为 OKR 草稿触发提醒。 只有当 OKR 从规划阶段转移到其他阶段时