执行用户试点

如果选择为组织禁用简报电子邮件,可以先运行包含部分用户的试点。 特别是对于大型组织,小规模试点是验证用户就绪情况、识别和缓解问题并帮助确保成功在组织范围内推出的第一步。

为了获得最现实的结果,试点应涉及一组实际用户,模拟他们如何定期通信和协作,并验证技术和用户体验。 

概述试点物流

成功的试点包括以下内容:

  • 定义开始和结束日期,并明确定义用于衡量成功的目标。 这些目标可以帮助你在试点完成后规划推出。
  • 留出足够的时间来运行试点并评估其影响,建议至少 30 天。
  • 包括适当的利益干系人和参与者,知道可以根据需要在整个试点期间添加更多用户。
  • 从小规模开始,并花时间暂停、评估结果和调整试点。

招募试点参与者

规划试点时,最重要的任务是深思熟虑地选择参与者。 今天,简报电子邮件显示见解,例如电子邮件中标识的任务以及与即将召开的会议相关的文档。 试点的最佳参与者是具有一致电子邮件和日历活动的人员,因为他们会定期收到简报电子邮件,并且可以通过将其用于日常工作活动来受益最大。

一个很好的起点是询问你的利益干系人和部门经理,他们认为哪些团队会从简报电子邮件中提供的帮助中受益。 试点还应扩展到 IT、培训、公司通信和技术支持方面的关键人员。 这使组织中具有关键角色的人员有机会熟悉简报电子邮件的功能。

提示

为简报试点选择一组人员时,请务必包括那些在自适应兼容客户端上检查电子邮件的人员。 自适应版本可确保用户在电子邮件中通过指向打开的任务、即将召开的会议、相关文档和预订建议的专注时间的链接获得最佳体验。

可以通过以下方式之一控制谁在试点中接收简报电子邮件:

  • 使用管理中心将组织中所有人员的默认状态设置为选择退出。然后,建议试点参与者选择在 Teams 或 Web Viva Insights 应用中接收简报电子邮件。

  • 使用 PowerShell 为非试点用户禁用简报,并使试点用户保持启用状态。 在管理中心,默认情况下,让所有用户选择加入。

    • 启用并选择加入的用户将收到简报电子邮件。
    • 禁用并选择加入的用户将不会收到简报电子邮件。 请注意,当你将新用户加入租户时,如果你不希望他们成为试点的一部分,则需要使用 PowerShell 为他们禁用简报。

设计测试计划和反馈调查

若要获得成功的试点体验,请为参与者提供明确定义的要完成的任务以及共享其反馈的方式。 用户可以在简报电子邮件中执行的操作的示例包括:

  • 组织或接受带有附加 (云文档的会议邀请可以是邀请本身中的链接、对原始邀请的回复,也可以是在相关电子邮件线程中发送) 。
  • 当文档显示在简报电子邮件中时,他们可以直接从电子邮件中打开文档,并将其标记为 “完成” 或“ 未相关”。
  • 查看通过打开链接源电子邮件并将任务标记为“完成”或“未完成”的任务来标识的任务。
  • 预订日历中可用的专注时间。

确保有一个开放的反馈渠道来跟踪进度和衡量结果,例如:

  • 使用预定义调查作为捕获和评估试点结果的简单方法。 可以使用 示例反馈调查 开始。
  • 为试点参与者创建团队或频道,以加入并共享其体验。
  • 创建一个安全组,试点用户可在其中提问并提交反馈。

创建通信计划

对飞行员的成功至关重要的是,你向飞行员参与者介绍何时发生的情况和原因,以及他们的期望。 若要激发兴奋感并最大程度地提高参与度,请确保包含价值消息以及指向培训和支持的链接,用户可以在整个试点期间获取其他信息。 以下资源可帮助你开始使用试点通信计划:

试点规划提示

以下提示可帮助确保试点成功:

  • 请记住,默认情况下,会为具有支持语言的Exchange Online邮箱的每个人启用简报电子邮件。 可以使用 PowerShell 选择谁先获取简报电子邮件。
  • 在开始试点之前,请确认所有试点参与者都具有有效的Exchange Online许可证。
  • 在整个试点过程中,请与项目利益干系人会面,查看用户反馈和技术支持票证,以确保试点顺利运行。 根据需要进行任何调整。

下面是 30 天试点的示例时间线:

  • 在试点启动前一周 - 向试点用户发送有关预期内容和时间的初始通信。 这也是进行培训或共享有关如何使用简报电子邮件的培训材料的好机会。 还可以立即发送调查,以在试点前后比较用户情绪。
  • 第 1 天 - 向试点用户发送启动通信。
  • 第 14 天 - 向试点用户发送中点通信,并选择性地发送调查。
  • 第 30 天 - 向试点用户发送最终通信。 对他们的经验进行最终调查。
  • 第 31-45 天 - 评估试点结果并规划后续步骤。

评估学习内容并制定计划

完成试点后,收集所有反馈调查、支持票证和其他指标,以便根据目标进行分析,并确定推出计划。 分析应有助于确定组织是否已准备好广泛部署简报,或者是否需要将试点扩展到更多用户,或者在确定并缓解任何疑虑后重新访问试点。

当结果指示:

  • 试点目标已 (实现 ,例如,用户满意度) - 你已准备好开始推出阶段。 根据目标,可以执行下列操作之一:

    • 将试点扩展到其他参与者,可能具有不同的角色或与初始试点组不同的协作模式。
    • 为组织中的其他选择组启用简报。
    • 为组织中的所有其他用户启用简报。
  • 试点未实现目标 - 请花一些时间调整计划并重新访问试点。

提示

将试点参与者征召为同行冠军,以帮助传播新用户并将其加入简报。 对等拥护者可以轻松地与其他用户联系,分享他们自己的体验和学习,并向其同事提供支持和指导。