在 Microsoft 365 中导入和使用组织数据

  • 项目

组织数据 是指管理员使用 Microsoft 365 中的组织数据功能上传的员工数据。 Microsoft 365 中的组织数据将此上传的数据与现有的 Microsoft 365 数据相结合，以便在 Microsoft 365 应用程序中提供某些功能。 此功能还有助于改进 Microsoft 365 用户配置文件 数据，方法是引入当前驻留在组织外部系统中的组织数据， (如) 的人力资源管理系统。 这有助于填充与丢失或过时的用户配置文件数据相关的任何信息，并在 Microsoft 365 和 Microsoft Viva 中实现更丰富的体验。

Microsoft 365 用户配置文件数据 是指与用户帐户关联的信息，并存储在 Microsoft 365 用户配置文件中。 此信息包括电子邮件地址、电话号码、职务和其他描述性信息。

Microsoft 365 用户配置文件数据主要有两个来源：Microsoft Entra ID（以前称为 Azure Active Directory）（默认设置）或通过上传 .csv 文件从 Microsoft 365 中组织数据中获取。 Microsoft Entra 架构和 Microsoft 365 用户配置文件中的属性与 .csv 文件中的列名称匹配，在 Microsoft 365 中的组织数据中称为 属性 。

数据属性

上传 .csv 文件时，需要为每个员工至少包含一个必填属性 Microsoft_PersonEmail。 若要了解如何设置和构造组织数据 .csv 文件，请参阅 准备和导入组织数据。

还可以包括以下可选属性。 （括号中的值是以下项中的相应属性名称：Microsoft 365 用户配置文件 架构。）。

有关特定属性的更多详细信息，请参阅 属性参考 ;有关 Microsoft 365 属性中的组织数据如何映射到 Microsoft 365 用户配置文件数据的信息，请参阅 属性到属性映射 。

  • Names
    • Microsoft_FirstName（第一个）
    • Microsoft_LastName（最后一个）
    • Microsoft_DisplayName (显示名称)
  • Positions
    • 详情
      • Microsoft_JobTitle (职务)
      • Microsoft_JobDiscipline (角色)
      • Microsoft_LevelDesignation (级别)
      • Microsoft_Layer (层)
        • 公司
          • Microsoft_Company (显示名称)
          • Microsoft_Organization (部门)
          • Microsoft_CompanyOfficeLocation (办公位置)
            • 地址
              • Microsoft_CompanyPostOfficeBox (邮政信箱)
              • Microsoft_CompanyOfficeStreet (街道)
              • Microsoft_CompanyOfficeCity (城市)
              • Microsoft_CompanyOfficeState (州)
              • Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion (国家或地区)
              • Microsoft_CompanyOfficePostalCode (邮政编号)
  • Manager
    • Microsoft_ManagerEmail (用户ID)

重要

  1. 在 Microsoft 365 用户配置文件中，Microsoft Entra数据优先于 Microsoft 365 中的组织数据。 当服务查询 Microsoft 365 用户配置文件时，如果单个属性同时存在组织数据和Microsoft Entra数据，则使用 Microsoft Entra 值。
  2. 三个与名称相关的属性（Microsoft_FirstName、Microsoft_LastName 和 Microsoft_DisplayName）被视为 Microsoft 365 用户配置文件中的一个组，因此如果其中任何一个属性在输入 .csv 文件中有一个值，则其他两个属性也需要具有值。 否则，指定的值不会存储在 Microsoft 365 用户配置文件中。

准备和导入组织数据

在上传组织数据之前，需要执行以下操作：

  1. 下载 .csv 模板
  2. 构建组织数据
  3. 首次导入组织数据
  4. 更新或对数据进行其他更改

步骤 1 - 下载 .csv 模板

  1. 以具有全局管理员权限的用户身份登录到 Microsoft 365 管理中心。
  2. 在“Microsoft 365 中的组织数据”页上（在“设置>迁移和导入”下），选择“开始使用”。
  3. 选择“下载 CSV 模板”。

注意

还可以使用从另一个系统（例如 HR 软件）导出的组织数据作为起点，如 获取组织数据的导出中所述。

步骤 2 - 组织数据的结构

现在，你已获得 .csv 文件起点，请添加要在 Microsoft 365 中使用的组织数据。 将文件保存到 SharePoint。

可以在组织数据文件中添加三种类型的属性：必需、保留可选和自定义。 属性可以在文件中按任意顺序排列。 但是，不能将必需属性和保留属性的名称用作任何新的自定义属性的名称。

  • 必需 - 默认情况下，唯一需要的属性是电子邮件地址。
  • 保留 - 属性是保留列标题，用于当前仅用于筛选和分组数据的属性。
  • 自定义 - 自定义属性是要定义用于筛选和分组数据的任何其他属性。 上传这些属性时，分析师可以在生成查询时使用它们。 若要了解如何上传自定义属性，请参阅 上传组织数据 (首次上传) 。

对所有日期使用 MM/DD/YYYY 格式。 所有数值字段都需要采用“数字”格式，并且不能包含逗号或美元符号。

注意

系统中允许的最大属性总数为 105，其中包括必需的属性。

示例数据文件

下面是有效 .csv 文件的示例片段：

Microsoft_PersonEmail,Microsoft_ManagerEmail,Microsoft_LevelDesignation,Microsoft_Organization,Microsoft_Layer,Microsoft_CompanyOfficeCity
Emp1@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp2@contoso.com,Mgr1@contoso.com,Junior IC,Sales,8,Seattle
Emp3@contoso.com,Mgr2@contoso.com,Manager,Sales,7,Seattle
Emp4@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp5@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York
Emp6@contoso.com,Mgr3@contoso.com,Support,Sales,9,New York

有关属性的详细信息，请参阅 属性参考。

步骤 3 - 首次导入组织数据

使用数据创建 .csv 文件后，后续步骤是将数据保存到 SharePoint，然后将其导入 Viva。

将 .csv 文件上传到 SharePoint

使用以下步骤将数据上传到 SharePoint。 确保 SharePoint 网站具有正确的权限，并且只有应该能够访问数据的网站才能访问该网站。

  1. 打开 SharePoint 网站库。
  2. 选择“ 上传”，然后选择“ 文件”。 屏幕截图显示了 SharePoint 中的“上传”菜单。
  3. 导航到保存 .csv 文件的位置，然后选择“ 打开”。

还可以使用拖放来上传文件。

将数据导入 Viva 之前，您需要 SharePoint 上文件的路径，格式如下：https:// domain.sharepoint.com/sites/sitename/Documents/foldername/文件名.csv。 使用以下步骤获取文件的路径。

  1. 选择文件旁边的省略号 (...) ，然后选择“ 详细信息”。 屏幕截图显示 SharePoint 库中文件旁边的省略号选项。
  2. 找到 “路径” 值，然后选择复制图标。 屏幕截图显示了 SharePoint 中文件的路径信息。

注意

请务必按照以下步骤获取文件的路径。 此路径与在 SharePoint 中查看 .csv 文件时浏览器的 URL 字段中显示的路径不同。

将数据导入 Microsoft 365

现在可以导入数据了。

  1. 以具有全局管理员权限的用户身份登录到 Microsoft 365 管理中心。
  2. 在“Microsoft 365 中的组织数据”页上（在“设置>迁移和导入”下），选择“开始使用”。
  3. 在“ 从 SharePoint 导入数据 ”页上，输入保存 .csv 文件的 SharePoint 位置。 (如果在上传步骤结束时复制了位置，请粘贴到此处。)
  4. 确认你了解此处上传的数据可能由 Viva 和 Microsoft 365 处理，以及你通过 Microsoft Graph 授予数据访问权限的非 Microsoft 服务。 选择“下一步”。
  5. 查看上传的详细信息，然后选择“开始验证”。

根据 Viva 和 Microsoft 365 服务使用的要求验证你的组织数据。 这最多可能需要 24 小时。 可以在管理中心的“组织数据”页上检查验证状态。 验证完成后，你将看到一条消息，指出数据正由 Viva 和 Microsoft 365 使用和管理。

每个最终用户的组织数据存储在该最终用户的邮箱中，并遵循Exchange Online (的数据驻留规则，如Exchange Online) Data Residency中所述。

步骤 4 - 更新或对数据进行其他更改

只有全局管理员可以更新或删除 Microsoft 365 用户配置文件中存储的组织数据。

若要更新或删除最终用户的组织数据，请创建并上传一个新的 .csv 文件，该文件仅包含要更新或删除其数据的用户。

  • 若要更新值，请包括要更新的所有属性。 为要更改的任何属性提供不同的值。 如果包含属性但未 (提供值，但 未) 将其设置为空字符串，则会使用 Microsoft 365 用户配置文件中的当前值， (不会更新) 。
  • 若要删除值，请使用两个单引号将 属性的值设置为空字符串， ('') 。 (设置 Microsoft_Layer 属性“-1”。) 若要删除用户的所有数据，请输入其所有属性的空字符串或整数值。

注意

如果使用 Excel 编辑 .csv 文件，请使用三个单引号 ('') 而不是两个 ('') - Excel 将单引号 (') 作为转义字符。

上传新组织数据后，每个受影响的最终用户的先前数据都将在 30 天内被删除。

Microsoft 365 中组织数据的数据使用情况、保留和管理信息

查看以下信息，了解如何使用、存储和删除组织数据。

从Viva Insights上传的数据

如果全局管理员同意使用 Microsoft 365 中的组织数据功能共享Viva Insights中的数据，则会共享以下数据：

  • PersonId
  • ManagerId
  • 组织
  • LevelDesignation
  • FunctionType
  • 层
  • 位置
  • RoleStart 数据

以下数据从组织数据功能上传，但不能在见解中使用：

  • Microsoft_FirstName
  • Microsoft_LastName
  • Microsoft_DisplayName
  • Microsoft_JobTitle
  • Microsoft_RoleEndDate
  • Microsoft_City
  • Microsoft_CountryOrRegion
  • Microsoft_PostalCode
  • Microsoft_PostOfficeBox

数据使用量

通过 Microsoft 图形 API授予访问权限的 Viva、Microsoft 365 服务和非 Microsoft 服务可以使用你上传的组织数据。 此数据被视为组织内的 公开可用 数据，这意味着它可能会显示给组织中的任何最终用户。 此数据还可用于 跨租户协作方案、Microsoft 365 Copilot 和机器学习模型训练。

在 Microsoft 365 用户配置文件中，默认情况下，Microsoft Entra数据优先于 Microsoft 365 中的组织数据。 当服务查询 Microsoft 365 用户配置文件时，如果单个属性同时存在组织数据和Microsoft Entra数据，则返回Microsoft Entra值。 例如，给定的最终用户在 Microsoft Entra ID 中将“软件工程师”作为 jobTitle 属性。 组织的全局管理员使用 Microsoft 365 中的组织数据功能为该最终用户的 Microsoft_JobTitle 属性上传值“高级软件工程师”。 上传后，这两个值都存储在最终用户的 Microsoft 365 用户配置文件中。 当体验（如 Microsoft 365 中的配置文件卡） 查询 Microsoft 365 用户配置文件以获取该最终用户的 jobTitle 属性时， (返回“软件工程师”而不是“高级软件工程师”) 。

如果希望使用 Microsoft 365 用户配置文件中组织数据的值，请通过向 发送请求来 orgdatainm365support@microsoft.com联系 Microsoft。 包括主题行“请求在 Microsoft 365 租户 [名称] [租户 ID] 的 Microsoft 365 用户配置文件中授予组织数据优先于Microsoft Entra数据”。此更改最多可能需要四天才能生效。

如果以后想要切换回默认行为 (其中Microsoft Entra数据优先于) ，请再次联系 Microsoft，使用主题行“请求在 Microsoft 365 租户 [名称] [租户 ID] 的 Microsoft 365 用户配置文件中授予Microsoft Entra数据优先于组织数据。”此更改也最多需要四天时间。

为确保 Microsoft 365 用户配置文件中的数据保持最新和准确，我们建议定期上传刷新的组织数据 (例如每周) 。 与组织的人力资源管理系统中的数据相比，这可以防止用户配置文件中的数据变得陈旧。

确保上传的数据与属性引用中列出的属性名称和说明匹配。 此外，请避免上传 敏感的个人数据。

数据删除

有关删除用户 数据的信息，请参阅更新或对组织数据进行其他更改 。 处理更新后，关联的用户数据在 30 天内删除。

从租户中删除 Microsoft 365 许可证或从 Microsoft 365 管理中心中删除许可时，所有数据项目将在 30 天内清除。

数据保留

只要最终用户处于活动状态并具有有效的许可证，并且最终用户或全局管理员未提出任何删除请求，组织数据就进行存储。

数据驻留

上传组织数据时，.csv 文件将存储在 SharePoint Online 网站中，每个最终用户的组织数据属性都将被处理到其 Microsoft 365 用户配置文件中，并存储在用户的Exchange Online邮箱中。 有关 SharePoint Online 和 Exchange Online 的数据驻留信息，请参阅 sharePoint Online Data Residency 和 Exchange Online 的 Data Residency。

管理数据主体请求。

数据主体向控制者发出的对其个人数据执行操作的正式请求，称为数据主体请求 或 DSR。 若要了解最终用户拥有的数据主体权限，请参阅 GDPR 和 CCPA 下的 Office 365 数据主体请求。

使用以下信息满足最终用户的 DSR：

属性引用

下表提供了有关 Microsoft 365 属性中的组织数据的更多详细信息。

注意

请注意，Microsoft_LevelDesignation和Microsoft_Layer属性在Microsoft Entra中没有相应的属性。 因此，将这些值添加到 Microsoft 365 用户配置文件的唯一方法是使用 Microsoft 365 中的组织数据功能。

# 属性 说明 数据类型 示例
1 Microsoft_PersonEmail 员工记录的唯一标识符 - 员工的电子邮件地址。 电子邮件 person.name@xyz.com
2 Microsoft_ManagerEmail 员工经理的唯一标识符 - 员工的电子邮件地址。 电子邮件 manager.name@xyz.com
3 Microsoft_Organization 员工所属的内部组织或部门名称。 String 财务规划和分析
4 Microsoft_LevelDesignation 表示员工在组织内的体验、管理级别或资历的级别。 这是公司使用的任何公开级别指定。 String 主管
5 Microsoft_JobDiscipline 员工所属的规则。 若要获得更多可操作的见解，请避免使用过少或过多的唯一作业规则。 这是公开作业规则。 String 财务管理
6 Microsoft_Layer 员工在组织层次结构中的位置，以其与组织最高领导之间的距离表示。 例如，CEO 位于第 0 层。 避免使用过少或过多的唯一层。 这是公司公开发布的层。 整数 2
7 Microsoft_FirstName 最终用户的名字。 String Alexa
8 Microsoft_LastName 最终用户的姓氏。 String Smith
9 Microsoft_DisplayName 要显示的员工的首选名称。 这是员工选择列出的公开显示名称。 String Alexa Smith
10 Microsoft_JobTitle 公开发布的员工职务。 String 软件工程师
11 Microsoft_CompanyOfficeLocation 员工的公司办公地点。 这是一个位置代码，如建筑物号、楼层或房间。 这不应是员工的家庭办公室或个人地址。 String 2N
12 Microsoft_CompanyPostOfficeBox 邮政编号。 这是公开发布的公司邮政编号。 String PO 邮箱 12
13 Microsoft_CompanyOfficeStreet 街道。 这是公开发布的公司办公室街道地址。 String NE 12 号街
14 Microsoft_CompanyOfficeCity 用户关联的公司办公室所在的城市。 这是公开可用的办公地址城市。 String 雷德蒙德
15 Microsoft_CompanyOfficeState 省/市/自治区。 这是公开可用的公司办公室状态。 String 华盛顿州
16 Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion 国家或地区。 它是任意格式的字符串值，例如“United States”。 这是公开发布的公司办公国家或地区。 String 美国
17 Microsoft_CompanyOfficePostalCode 邮政编码。 这是公开发布的公司办公室邮政编码。 String 98004
18 Microsoft_Company 公司名称。 String Contoso

属性到属性映射

下表显示了 Microsoft 365 属性中的组织数据如何映射到 Microsoft 365 用户配置文件架构中的属性。

# .csv 文件中的属性（列标题） Microsoft 365 用户配置文件架构中的属性
1 Microsoft_PersonEmail 不适用

电子邮件将转换为最终用户的 Microsoft Entra objectId，并用于内部处理。
2 Microsoft_ManagerEmail 位置 -> 经理 -> userId

电子邮件将转换为经理的 Microsoft Entra objectId，并存储在 Microsoft 365 用户配置文件中。
3 Microsoft_Organization 位置 -> positionDetail -> companyDetail -> 部门
4 Microsoft_LevelDesignation 位置 -> positionDetail -> 级别
5 Microsoft_JobDiscipline 位置 -> positionDetail -> 角色
6 Microsoft_Layer 位置 -> positionDetail -> 层
7 Microsoft_FirstName 名称 -> 第一个
8 Microsoft_LastName 名称 -> 最后一个
9 Microsoft_DisplayName 名称 -> 显示名称
10 Microsoft_JobTitle 位置 -> positionDetail -> 职务
11 Microsoft_CompanyOfficeLocation 位置 -> positionDetail -> companyDetail -> 办公地址
12 Microsoft_CompanyPostOfficeBox 位置 -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> 邮箱
13 Microsoft_CompanyOfficeStreet 位置 -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> 街道
14 Microsoft_CompanyOfficeCity 位置 -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> 城市
15 Microsoft_CompanyOfficeState 位置 -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> 州
16 Microsoft_CompanyOfficeCountryOrRegion 位置 -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> 国家或地区
17 Microsoft_CompanyOfficePostalCode 位置 -> positionDetail -> companyDetail -> physicalAddress -> 邮政编码
18 Microsoft_Company 位置 -> positionDetail -> companyDetail -> 显示名称