让环境为主题做好准备

为了充分利用主题，你需要为主题发现包含尽可能多的内容，以便为用户提供一组丰富的主题。 但是，哪些内容应该用于主题发现？ 如何在保持控制的同时最大化索引内容？ 范围中的内容越多，人工智能发现的见解就越好。 本文将指导你完成规划步骤，以确保你包含适当的内容，并且你拥有合适的人员和资源来为用户提供良好的体验。

若要规划主题，需要：

1. 将内容迁移到 SharePoint

   • 主题索引仅包括 SharePoint 网站上的内容。
     • 在可能的情况下，将有价值的内容从外部源迁移到 SharePoint Online。
     • 确定具有高隐性知识潜力的内容源的优先级。
     • 突出显示主题的优点，以鼓励用户将内容从 OneDrive 移动到 SharePoint 网站。

2. 将信息连接到 Microsoft Graph

   • 将来，外部内容可以引入知识图并变为可用。
   • 对于无法移动的内容，请考虑使用 Graph 连接器来增强搜索并为将来的包含做好准备。

3. 新式化 SharePoint 页面

   • 主题卡片只能在新式页面上显示。
   • 确定属于新式化候选项的高调经典页面。

4. 适当保护内容

   • 主题资源根据用户的权限进行安全修整。
   • 识别可能具有错误广泛权限或限制性权限的任何内容：
     • 鼓励网站所有者使用共享报告查看权限
     • 让管理员使用搜索审核广泛共享的内容
     • 鼓励内容所有者共享不敏感且可能对组织带来更广泛利益的内容。
   • 查看用户和内容上的 Microsoft Graph 配置：
     • 主题索引遵循从搜索或 Delve (排除内容的配置，例如 NOINDEX) 。 查看这些配置是否仍然相关。

5. 确定知识经理和主题

   • 使用现有分类手动创建主题，或帮助确认 AI 建议的主题。
   • 确定) 预期或种子主题 (中小企业的主题专家。
   • 确定涵盖大量可用于试点主题挖掘的宝贵数据的网站。
   • Engage知识经理和实践社区。

1. 将内容迁移到 Microsoft 365

可通过多种工具和服务来帮助迁移 - 可以在将 内容迁移到 Microsoft 365 中获取有关如何迁移的概述和信息。 迁移工具包括：

• 迁移管理器
• SharePoint 迁移工具 (SPMT)
• Microsoft 365 FastTrack
• 合作伙伴迁移工具和服务

充分利用迁移：

• 迁移到包含 Microsoft Teams 的新式网站。 虽然任何 SharePoint 网站 (经典或新式) 都可以进行索引，但通过突出显示和卡片向用户显示主题的情况只发生在新式页面。
• 维护用户名 - 大多数迁移工具允许在整个迁移过程中映射用户标识，以便在迁移后维护“创建者”或“修改者”等属性。 这一点对于主题很重要，因为文件的作者身份用于识别添加到主题页面或卡的专家。
• 使服务帐户名称具有描述性 - 在某些情况下，无法维护用户名。 例如，如果要迁移由不再是组织员工的人员创建的内容。 在此实例中，大多数迁移工具会像由管理员帐户或服务帐户创建一样移动文件。 如果这种情况经常发生，则该服务帐户随后可以作为专家针对主题列出。 这就是该账户的命名变得很重要的地方。 如果将其设置为描述性帐户，则使用主题的用户可以理解这些非人帐户的存在。

2. 将信息连接到 Microsoft Graph

如果无法迁移某些内容，请将其与 Microsoft Graph 连接：

• 请考虑实现 Graph 内容连接器。 可以使用连接器将外部内容索引到 Microsoft Graph 中，然后用户可以通过 Microsoft 搜索发现外部内容。

3. 新式化 SharePoint 页面

由于主题卡片和突出显示只能显示在新式页面上，因此请将要包含在主题中的任何页面从经典版更新为新式版。 请参阅 新式化经典 SharePoint 网站。 可以使用 SharePoint 现代化扫描程序 为现代化准备经典网站。

如果有许多经典网站，请优先考虑高调页面以转换为新式网站。

4. 适当保护内容

当用户与主题卡或主题页面交互时，他们可能会看到不同的资源。 这是因为他们有权访问与主题关联的不同文件。 如果基础权限过于严格，则通过主题发现信息的偶然方面可能会减少。 另一方面，如果它们过于宽泛，则主题可能会向用户显示你不希望他们看到的内容。 良好的权限管理在这里至关重要。 良好的权限管理基于管理员和内容所有者之间的持续合作关系。 虽然这可能是一项正在进行的活动，但你可以在准备主题时采取一些实际步骤：

• 鼓励网站所有者查看共享和权限。

  SharePoint 网站所有者可以查看其网站的共享报告，其中显示网站上配置的所有权限和共享链接的完整详细信息，请参阅 共享报表。 这会列出内部和外部 (来宾) 用户。

  网站所有者还可以通过转到“网站权限”和“高级权限设置”页面来查看谁对网站拥有权限。

  1. 在网站上，选择 “设置>网站权限”。 检查列在 “网站所有者”、“网站成员” 和 “网站访问者” 之下的人员。 检查是否有任何 “来宾” 用户。
  2. 在“访问权限” 窗格中，选择 “高级访问权限设置”。 可检查独有的访问权限，查看对网站中的任意项目有有限访问权的人员。

• 审核Microsoft 365 组和 Teams，确保它们已适当设置为公共或专用组或团队。 默认情况下，新 Teams 和Microsoft 365 组设置为专用，但首次发布时默认为公共。 如果你是这些技术的早期采用者，可能需要查看。 此外，团队的功能往往在其生命周期中不断演变，设置可能需要更新以反映该团队的当前用途。

• 查看“每个人”、“除外部用户以外的所有人”或广泛的安全组的使用。 这些值可能错误地共享内容。 若要查看这些组的使用，可以:

  • 创建没有组成员身份的帐户
  • 使用此账户的搜索以发现广泛共享的内容。
  • 如果通过搜索对此帐户可见不适当的内容，则可以与网站所有者一起更正权限配置。

除了权限，还可以控制可通过主题发现的内容的范围。 你始终可以控制索引内容。

管理员可以在 Microsoft 365 管理 中心配置索引。 设置主题时，可以：

• 允许所有 SharePoint 站点上的发现，或指定要包含或排除的站点作为主题源。
• 具有敏感条款时，还可按名称排除主题。 例如，如果某个敏感项目的名称不希望突出显示或卡显示，而不管用户的权限如何，都可以排除该项目名称。

在内容级别，还可以控制可发现的内容。 内容发现也使用用于从搜索中排除内容的任何配置。 因此，例如，如果将特定文档库排除在搜索结果中，则此文档库不用于主题发现。

5. 确定知识经理和主题

管理主题涉及三个关键角色，包括两个新的Microsoft Entra角色：知识管理员和知识经理：

• 知识管理员 (KA) 是一个技术角色，通常在 IT 部门。 此角色允许在Microsoft 365 管理中心中设置主题，以及配置主题发现和可见性。
• 知识经理 (KM) 自己处理主题，并监督其质量和完整性。
• 主题参与者 (TCS) 不基于Microsoft Entra角色，而是基于管理中心中的权限。 TC 是主题专家，他们能够策划主题内容，添加资源和人员。

根据你的组织，你可能只有少数或多人担任这些角色。 对于某些组织，他们可能是同一个人。

知识管理员	知识经理	主题参与者
Microsoft Entra角色	Microsoft Entra角色	中小企业
有权访问管理中心	有权访问管理中心	无法访问管理中心
设置主题	拥有主题的管理和质量	根据他们的专业知识参与主题。
确保强制实施安全性和合规性标准，并了解许可协议。	执行主题管理任务，例如创建、编辑、删除和拒绝主题。 支持主题参与者执行其任务。	策展主题页面上的信息和内容，包括哪些人员和资源固定到该主题。

突出显示和卡片显示在用户的工作上下文中，例如在 SharePoint 中浏览新式页面时。 你可以控制主题的最终用户体验。

• 谁可以查看主题？ 主题可见性是在Microsoft 365 管理中心配置的。 选择要允许哪些组查看主题：

  • 组织中的每个人。 “每个人”不包括来宾，它是目录中的所有内部用户

  • 仅选定人员或安全组 (此选项仍可在Viva Topics推出时使用，因此可以使用) 的一部分用户进行测试。 如果希望来宾查看主题，则需要使用“所选人员或安全组”选项，并向其授予许可证。

  • 没有人。

    所有用户（甚至是来宾用户）都必须应用许可证才能查看主题体验。 请记住，权限始终控制可以看到的内容。

• 哪些主题是可见的? 可选择:

  • 显示所有候选主题。
  • 仅显示已确认的主题。

现在，我们已经有了经理、专家和用户，我们可以讨论主题本身。

• 将主题种子设定到主题列表中是一种很好的做法。 主题的质量和数量取决于内容 -- 仅当主题包含在范围内的内容中时，才会将其创建为主题。 如果主题有足够的信息和证据，AI 会创建它。 种子设定主题是知识经理和主题专家提供帮助的地方。 将人类知识与 AI 合并是提供高质量主题的最佳方法。 因此，如果预期存在主题，可以在主题中心手动创建这些主题。 这样做会让 AI 发出该主题相关性的强烈信号，并识别要与该主题关联的资源和人员。
• 使用现有分类来帮助从 SharePoint 或其他位置规划主题。 现有分类通常包括组织术语、产品、主题领域等。 主题的源也可以来自项目列表、现有搜索书签等。