了解指派規則中的記錄發佈
在 Dynamics 365 Sales 中，指派規則會自動將全新和更新的潛在客戶、商機及見解發佈或指派給銷售團隊。 此自動化程序可節省您的時間和精力，並使工作負載在整個銷售團隊中最佳化。
指派規則可以透過下列兩種方式之一來發佈這些記錄：循環配置資源或負載平衡。
視其定義而定，優先考慮負載平衡的規則仍然會使用循環配置資源準則，將記錄指派給賣方。
請務必了解其間差異以及記錄指派方式受其他準則 (例如賣家的工作負載和排程) 影響的情形。
客戶細分和指派規則是工作指派功能的一部分。 工作指派是在銷售加速器 9.1.23074.10021 版中提供，正在不同區域中分階段推出。 深入了解工作指派。
循環配置資源發佈
循環配置資源指派會在符合規則準則的賣家之間公平分配全新或更新的記錄。 這會將記錄提供給等待新潛在客戶、商機或見解 (包括手動指派或透過增益集指派的記錄) 時間最長的賣家。
注意
使用循環配置資源演算法的賣家指派順序是儲存在組織層級，而不是規則層級。
讓我們看一些案例來了解循環配置資源發佈。
案例 1
潛在客戶在下午 1:33 進入系統。 根據指派規則中定義的選取準則，有三個賣家可能來接洽該潛在客戶：
| 賣家 | 上次被指派潛在客戶的時間 |
|---|---|
| Miriam | 上午 10:02 |
| Sanjay | 上午 10:31 |
| Susana | 上午 11:17 |
Miriam 上次的指派比 Sanjay 和 Susana 的指派還要早。 她的等待時間最長，因此將潛在客戶指派給她，而其上次指派時間也會更新。
另一個潛在客戶在下午 1:50 進入系統。 此時，只有 Miriam 和 Sanjay 具備所需的屬性來與之接洽：
| 賣家 | 上次被指派潛在客戶的時間 |
|---|---|
| Miriam | 下午 1:33 |
| Sanjay | 上午 10:31 |
但這一次，Sanjay 等待的時間比 Miriam 長。 Sanjay 取得潛在客戶。
案例 2
假設您有三個賣家 — Miriam、Sanjay 和 Susana。 建立了一組規則將記錄指派給他們。 最初的順序是 Miriam、Sanjay 和 Susana。
- 規則 1 將新加入的潛在客戶 1 指派 Miriam。 新的順序變成 Sanjay、Susana 和 Miriam。
- 規則 2 將下一個加入的潛在客戶 2 指派給 Sanjay。 順序現在是 Susana、Miriam 和 Sanjay。
- 規則 3 將潛在客戶 3 指派給 Susana。 最後順序變成 Miriam、Sanjay 和 Susana。
- 現在有新的潛在客戶進入應用程式 — 規則 1 將潛在客戶 4 指派給 Miriam。
不過，您可能已經注意到，只有規則 1 連續兩次將記錄指派給 Miriam。 這是因為指派記錄的順序是儲存在組織層級，而不是規則層級。
案例 3
假設您有兩個賣家 — Miriam 和 Sanjay。 建立了一個規則將記錄指派給他們。 最初的順序是 Miriam 和 Sanjay。
現在，如果潛在客戶 1 是 Miriam 所產生，她就會自動成為該潛在客戶的擁有者。 於是會在執行規則時，將潛在客戶指派給 Sanjay，因為 Miriam 已經是擁有者，並且屬於通訊群組清單的一部分。 新的指派順序變更為 Miriam 和 Sanjay。
這是因為每當賣家建立新記錄時，他們都會自動包含在通訊群組清單中。 這會影響未來記錄的指派順序。
負載平衡發佈
負載平衡指派會尋找符合規則準則的賣家，並將該記錄提供給可承接更多工作的人員。 此方法確保所有銷售人員所有銷售人員都會公平分擔工作，並減少工作負載不均衡的情形。
讓我們查看一個範例來了解負載平衡發佈準則。
潛在客戶進入系統。 根據指派規則中定義的選取準則，有三個賣家可能來接洽該潛在客戶：
| 賣家 | 可用產能 |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 15 |
Susana 現在可以處理比 Miriam 或 Sanjay 更多的工作。 Susana 獲指派該潛在客戶，而她的可用產能現在是 14。
繼續此範例，假設 Miriam、Sanjay 和 Susana 都可能會接洽接下來幾個進入的潛在客戶。
兩個新的潛在客戶進入系統。 Susana 仍然有最多的可用產能，因此會將潛在客戶指派給她。 他們此後的可用產能如下所示：
| 賣家 | 可用產能 |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 12 |
| Susana | 12 |
另有一個潛在客戶進入系統。 Sanjay 和 Susana 有相等的可用產能。 Susana 獲指派潛在客戶的時間較近，因此根據循環配置資源準則，將新來的潛在客戶指派給 Sanjay。 他們現在的可用產能如下所示：
| 賣家 | 可用產能 |
|---|---|
| Miriam | 10 |
| Sanjay | 11 |
| Susana | 12 |
Miriam 關閉三個潛在客戶，將她的可用產能增加至 13。 新的潛在客戶進入系統。 Miriam 現在有最大的產能，因此將該客戶細分指派給她。
其他發佈準則
根據您選擇的是循環配置資源發佈還是負載平衡發佈，指派規則以不同的方式確定公平性的優先順序。 但在需要指派記錄時，公平性並不是唯一的考量因素。 可能還會考慮賣家是否有產能可以承擔更多工作，也就是賣家的工作負載和工作排程。
考慮賣家工作負載
在指派規則定義中，您可以選取根據賣家產能指派記錄類型。 此選項只會將記錄發佈給有產能可處理這些記錄的賣家。 如果沒有這樣的賣家，則不指派記錄。
讓我們再看看同一天稍晚時候的銷售團隊。
新的潛在客戶進入系統。 根據指派規則中定義的選取準則，有四個賣家可能來接洽該潛在客戶：
| 賣家 | 上次指派 | 可用產能 |
|---|---|---|
| Sanjay | 下午 2:37 | 12 |
| Susana | 下午 2:57 | 4 |
| David | 下午 3:02 | 7 |
| Miriam | 下午 2:35 | –2 |
單獨考慮循環配置資源發佈，Miriam獲指派該潛在客戶，因為她等待指派的時間比其他人長。 不過，您已指示規則要根據賣家產能指派潛在客戶，而 Miriam 現在的可用產能為 –2。 Sanjay 的等待時間第二長，但他的可用產能為 0。 潛在客戶指派給 Susana。
如果沒有任何符合準則的賣家，其可用產能大於零，則會讓潛在客戶保持未指派狀態。
請考慮賣方工作排程
在指派規則定義中，您可以選取如果賣家在 N 小時內可用，則指派，其中 N 是介於 1 到 120 之間的整數。 此選項只會將記錄發佈給工作排程顯示他們在您所選時間內可用的賣家。 如果沒有賣家是這樣，則不指派記錄。 了解如何設定賣家的可用性。
規則首先根據指派優先順序來考慮相符賣家，然後根據誰從現在到允許的最長時間內有可用性來考慮相符賣家。
如下列圖表所示，相符賣家根據他們的工作排程分為六個貯體，每個貯體 24 小時 如果沒有賣家落入第一個貯體，則循環配置資源發佈會取代負載平衡，即使負載平衡發佈有優先權，也是如此。 規則繼續由上至下評估貯體。 遇到第一個非空貯體時，規則根據循環配置資源準則將潛在客戶指派給貯體中的賣家。
讓我們看一個範例來了解賣家工作排程影響記錄指派的情形。
在指派規則中，您可以優先考慮循環配置資源發佈，並設定 48 小時的時間限制。
新的潛在客戶在週五晚上，從您網站上的查詢表單進入系統。 有數個賣家符合指派規則的準則，但他們現在都不在工作中。 接下來，規則會考慮未來 24 小時內可用的相符賣家。 那天是星期六。 通常情況下，Sanjay 會在工作中，但其排程顯示他在休假。 沒有任何其他賣家有可用性，因此規則著眼於接下來的 24 小時。 星期日也沒有人在工作。 規則已達 48 小時的限制，因此潛在客戶仍保持未指派狀態。 如果時間限制原本是 60 小時，則會將潛在客戶指派給第一個在星期一上午有可用性的賣家。
範例
讓我們再多看幾個範例，了解賣家可用性和工作負載對循環配置資源與負載平衡發佈的影響。 讓我們在進行路由傳送時，使用下列賣家可用性標記法：
- 0D - 目前可用
- 1D - 最早在 24 小時內可用
- 2D - 最早在 24 至 48 小時內可用
- 3D - 最早在 48 至 72 小時內可用
- 4D - 最早在 72 至 96 小時內可用
- 5D - 最早在 96 至 120 小時內可用
範例 1：循環配置資源，只考慮賣家可用性
規則找到下列相符賣家：
| 賣家 | 可用工時 | 上次被指派潛在客戶的時間 |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 下午 2:37 |
| Maya | 1D | 下午 2:15 |
| Vivek | 0D | 下午 3:02 |
| Maria | 2D | 下午 3:10 |
| Sal | 0D | 下午 2:29 |
首先有 Vivek 和 Sal 這兩個賣家可用。 Vivek 獲指派潛在客戶的時間比 Sal 更新近，因此規則將潛在客戶發佈至 Sal。
後續到來的潛在客戶會指派給 Vivek，然後再給 Sal，依此類推，直到相符賣家的可用性變更為止。 賣家的產能不是考慮因素。
範例 2：負載平衡，只考慮賣家可用性
同樣，規則找到下列相符賣家：
| 賣家 | 可用工時 | 可用產能 |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | 5 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 2 |
同樣，首先有 Vivek 和 Sal 這兩個賣家可用。 這一次，Vivek 的產能較大，因此規則將潛在客戶發佈給他。
後續到來潛在客戶會指派給 Vivek，直到其產能低於 Sal 的為止。 接下來的潛在客戶會歸給 Sal，直到其產能低於 Vivek 的產能，依此類推，直到相符賣家的可用性變更為止。 在此案例中，賣家的產能不是考慮因素。 Vivek 和 Sal 的產能可以降至零以下，只要他們比其他人先有可用性即可。
範例 3：負載平衡，只考慮賣家可用性和產能
再一次，規則找到下列相符賣家：
| 賣家 | 可用工時 | 可用產能 |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Vivek | 0D | –1 |
| Maria | 2D | 10 |
| Sal | 0D | 12 |
由於已在指派規則定義中選取根據賣家產能指派潛在客戶，因此規則會忽略 Vivek 和 Sal，即使他們最先有可用性也一樣。 這就剩下 Burt、Maya 和 Maria 要納入考量：
| 賣家 | 可用工時 | 可用產能 |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
| Maria | 2D | 10 |
Burt 和 Maya 比 Maria 更早有可用性，因此將 Maria 排除在考慮範圍之外：
| 賣家 | 可用工時 | 可用產能 |
|---|---|---|
| Burt | 1D | 14 |
| Maya | 1D | 20 |
規則已設定為優先考慮負載平衡。 不過，負載平衡發佈僅適用於在路由傳送時可用的賣家。 因為 Burt 和 Maya 現在沒有可用性，因此規則改用循環配置資源準則。
不再考慮產能的情況下，規則會考慮誰等待潛在客戶的時間更長：：
| 賣家 | 上次被指派潛在客戶的時間 |
|---|---|
| Burt | 下午 2:37 |
| Maya | 下午 2:15 |
規則將潛在客戶指派給 Maya。 後續到來的潛在客戶會指派給 Burt，然後再給 Maya，依此類推，直到相符賣家的可用性變更為止。