Microsoft Fabric 採用藍圖：變更管理

注意

本文是 Microsoft Fabric 採用藍圖系列文章的一部分。 如需系列的概觀，請參閱 Microsoft Fabric 採用藍圖。

在努力改善資料和商業智慧 (BI) 採用時，您應該規劃有效的「變更管理」。 在資料和 BI 的內容中，變更管理包括可解決組織中人員變更影響的程序。 這些程序可防範因解決方案或程序變更而發生中斷和生產力損失。

注意

當您移轉至 Power BI 時，有效的變更管理特別重要。

有效的變更管理可改善採用和生產力，因為其：

• 協助內容建立者和取用者更有效率且更快速地使用分析。
• 限制資料、分析工具和解決方案中的備援。
• 降低風險建立行為對共用資源 (例如 Fabric 容量) 或組織合規性 (例如資料安全性和隱私權) 造成影響的可能性。
• 減輕會阻礙規劃和抑制使用者採用的變更阻力。
• 降低中斷、壓力和衝突的可能性，以減輕變更和改善使用者身心健康的影響。

有效變更管理對於所有層級的成功採用都至關重要。 若要成功管理變更，請考慮下列各節所述的重要動作和活動。

重要

變更管理是許多組織成功的根本障礙。 有效變更管理需要您瞭解其與人員有關，而不是工具或程序。

成功的變更管理涉及同理心和溝通。 確定未強制變更或忽略變更阻力，因為其可以擴大組織分歧，並進一步抑制有效性。

提示

可能的話，建議您將變更描述並提升為「改進」，這樣威脅性較低。 對許多人來說，「變更」意味著努力、專注和時間的成本。 或者，「改進」表示好處，因為它是要讓事情變得更好。

要管理的變更類型

實作資料和 BI 解決方案時，您應該管理不同類型的變更。 此外，根據實作的規模和範圍，您應該處理不同層面的變更。

當您規劃 Fabric 採用時，請考慮下列要管理的變更類型。

程序層級變更

程序層級變更是可影響更廣泛使用者社群或整個組織的變更。 這些變更通常都會有較大的影響，因此需要更多精力來管理。 具體來說，這項變更管理工作包括特定方案和活動。

以下是一些程序層級變更範例。

• 從集中式變更為分散式擁有權方式 (內容擁有權和管理的變更)。
• 從企業變更為部門，或從小組變更為個人內容傳遞 (內容傳遞範圍中的變更)。
• 中央小組結構的改變 (例如，形成卓越中心)。
• 控管原則的變更。
• 從其他分析產品移轉至 Fabric，以及此移轉所涉及的變更，例如：
  • 分離語意模型和報告，以及模型式分析方式。
  • 從匯出或靜態報告轉換至互動式分析報告，這可能涉及篩選和交叉篩選。
  • 從以 PowerPoint 檔案或一般檔案形式散發報告移至直接從 Fabric 入口網站存取報告。
  • 從資料表、編頁報告和試算表中的資訊轉移到互動式視覺效果和圖表。
  • 從內部部署或平台即服務 (PaaS) 平台變更為軟體即服務 (SaaS) 工具。

注意

一般而言，放棄匯出型程序或 Excel 報告是一項重大挑戰。 這是因為這些方法通常根深蒂固在組織中，並繫結至使用者的自主權和資料技能。

解決方案層級變更

解決方案層級變更是會影響單一解決方案或一組解決方案的變更。 這些變更會限制其對這些解決方案的使用者社群和其相依程序的影響。 雖然解決方案層級變更通常影響較低，但也通常會更頻繁地發生。

注意

在本文的內容中，會建置「解決方案」來解決使用者的特定商務需求。 解決方案可以採用許多形式，例如資料管線、資料湖存放庫、語意模型或報告。 本文所述的變更管理考量與所有類型的解決方案有關，而且不只報告專案。

以下是一些解決方案層級變更範例。

• KPI 或量值計算邏輯的變更。
• 如何對應、分組或描述商務屬性的主要資料或階層變更。
• 資料新鮮度、詳細資料、格式或複雜性的變更。
• 引進進階分析概念，例如預測性分析或規範性分析或一般統計資料 (如果使用者社群尚未熟悉這些概念)。
• 資料呈現的變更，例如：
  • 視覺效果的樣式、色彩和其他格式化選項。
  • 視覺效果的類型。
  • 資料的分組或摘要說明方式 (例如，不同中央趨勢量值的變更，如平均值、中位數或幾何平均值)。
• 內容取用者如何與資料互動的變更 (例如，連線至共用語意模型，而不是匯出個人使用案例的資訊)。

您如何準備變更管理方案和活動將取決於變更的類型。 若要成功且持續地管理變更，建議您實作累加變更。

以累加方式變更位址

變更管理可能是一項重大工作。 採取累加方式可協助您以可持續方式來促進變更。 若要採用累加方式，您可以識別最高優先順序變更，並將其分成可管理的組件，以使用反覆階段和動作方案來實作每個組件。

下列步驟概述如何以累加方式處理變更。

1. 定義變更內容：概述前後狀態來描述變更。 釐清您將變更、移除或引進的特定程序或情況組件。 證明為何需要這項變更和其發生時機。
2. 描述變更的影響：針對所有這些變更，估計商務影響。 識別變更所影響的程序、小組或個人，以及變更對其的中斷程度。 也請考慮變更對其他相依解決方案或程序的任何下游影響。 下游效果可能會導致其他變更。 此外，請考慮情況在變更之前維持不變多長時間。 隨著時間推移而發生喜好設定和相依性時，對較長程序所做的變更通常會產生較高的影響。
3. 識別優先順序：將焦點放在具有最高潛在影響的變更上。 針對每個變更，概述變更的更詳細描述，以及變更對人員的影響。
4. 規劃如何以累加方式實作變更：識別是否有任何高影響變更可以分成階段或組件。 針對每個組件，描述其如何分階段以累加方式進行實作，以限制其影響。 判斷是否有任何條件約束或相依性 (例如何時可以進行變更，或由誰進行變更)。
5. 為每個階段建立動作方案：規劃您將採取的動作，以實作並支援變更的每個階段。 此外，請規劃如何降低高影響階段的中斷。 請務必盡可能在您的動作方案中包括復原方案。

提示

反覆規劃如何實作這些累加變更的每個階段，作為每季戰術規劃的一部分。

當您打算減輕變更對 Power BI 採用的影響時，請考慮下列各節所述的活動。

有效地傳達變更

請確定您清楚且簡潔地描述使用者社群的計劃性變更。 重要溝通應該來自主管發起人或另一位具有相關授權的領導者。 請務必傳達下列詳細資料。

• 變更內容：現在的情況，以及變更之後的情況。
• 為何變更：對象變更的優點和價值。
• 變更時機：估計變更何時生效。
• 進一步內容：人員可以前往何處以取得詳細資訊。
• 連絡人資訊：人員應連絡的人員提供意見反應、提出問題或提出疑慮。

請考慮在集中式入口網站中維護溝通歷程記錄。 如此一來，很容易就能找到變更在發生後的溝通、時間和詳細資料。

重要

您應該使用足夠的進階通知來溝通變更，以讓人員做好準備。 變更的潛在影響愈高，您就應該愈早地進行溝通。 如果非預期的情況防止事先通知，則請務必解釋您的溝通原因。

規劃訓練和支援

工具、程序和解決方案的變更通常需要訓練才能有效使用。 此外，可能需要額外的支援，才能處理問題或回應支援要求。

以下是您可以採取以規劃訓練和支援的一些動作。

• 使用集中式入口網站來集中處理訓練和支援。 入口網站可以協助組織討論、收集意見反應，以及依主題來散發訓練教材或文件。
• 請考慮可鼓勵社區內自我維持支援的獎勵計畫。
• 排程週期性辦公室時間以回答問題並提供指導。
• 建立和示範端對端案例，讓人員練習新的程序。
• 針對高影響變更，請準備訓練和支援方案，以實際評定防止變更造成中斷所需的工作和動作。

注意

這些訓練和支援動作將會根據變更的規模和範圍而不同。 針對高影響的大規模變更 (例如從企業轉換到受控自助方式再到資料和 BI)，您將可能需要規劃跨多個規劃週期的反覆多階段方案。 在此情況下，請仔細考慮成功所需的精力和資源。

讓主管領導參與

主管支援對於有效變更管理而言十分重要。 主管支援變更時，會向組織的其他人員示範其策略重要性或優點。 這種由上而下的背書和強化對於高影響的大規模變更來說特別重要，而這些變更具有更高的中斷可能性。 在這些案例中，請確定您積極參與，並讓您的主管發起人參與並強化變更。

警告

來自主管領導的變更阻力通常是一個警告，指出商業與 BI 策略之間需要更緊密的商業一致性。 在此案例中，請考慮與主管領導的特定一致性工作階段和變更管理動作。

邀請專案關係人參與

若要有效管理變更，您也可以吸引利害關係人 (即變更所影響的人員的人員) 以採取自下而上方式。 當您建立動作方案來解決變更時，請識別重要利害關係人，並讓其參與聚焦的有限工作階段。 如此一來，您可以瞭解變更對其工作將受到變更影響的人員的影響。 請記下其對如何降低這項變更影響的擔憂和想法。 請確定您識別變更對其他人員和程序的任何潛在非預期影響。

處理變更阻力

請務必解決變更阻力，因為其可能會對採用和生產力產生重大負面影響。 當您解決變更阻力時，請考慮下列動作和活動。

• 讓您主管發起人參與：主管發起人的授權、信譽和影響力對於支援變更管理以及解決爭議十分重要。
• 識別封鎖問題：變更中斷人員的工作方式時，這項變更可以防止人員在一般活動中有效地完成工作。 針對這類封鎖問題，請在考慮變更時識別出潛在因應措施。
• 專注於資料和事實，而不是意見：變更阻力有時是因意見和喜好設定，因為人們熟悉變更前的情況。 瞭解人員為何有這些意見和喜好設定。 也許是基於方便，因為人們不想要投入時間和精力來學習新的工具或程序。
• 專注於商務問題和程序，而不是需求：變更通常會引進新的程序來解決問題和完成工作。 新的程序可能會導致變更阻力，因為人員專注於他們錯過的東西，而不是完全瞭解新功能和原因。

此外，您可以吸引「推動者」和「批評者」，以對變更阻力產生重大影響。

識別推動者並讓其參與

推動者是使用者社群中敢於發聲且值得信賴的個人，其倡導某種工具、解決方案或行動方案。 推動者可能會對採用產生正面影響，因為其會影響同儕瞭解和接受變更。

若要有效地管理變更，您應該儘早在程序中識別推動者並讓其參與。 您應該讓他們參與其中，並通知他們這項變更，以更好地利用和擴大其宣傳。

提示

您所識別的推動者可能也是您 champions 網路的絕佳候選者。

識別批評者並讓其參與

批評者與推動者相反。 他們是使用者社群中敢於發聲且值得信賴的個人，其倡導反對工具、解決方案或行動方案。 批評者可能會對採用產生重大負面影響，因為其可以說服變化沒有多少助益的同儕。 此外，批評者可以提倡標示要淘汰的替代方案或解決方案，使其更難解除委任舊的工具、解決方案或程序。

若要有效地管理變更，您應該儘早在程序中識別批評者並讓其參與。 如此一來，您可以減輕其潛在負面影響。 此外，如果您解決其擔憂，則可能會將這些批評者轉換成推動者，協助您進行採用。

提示

一般批評者來源是即將修改或取代之解決方案的內容擁有者。 這項變更有時可能會威脅到這些內容擁有者，而內容擁有者會抵制這項變更，並希望繼續使用他們的解決方案。 在此情況下，請儘早識別出這些內容擁有者，並讓其參與變更。 給予這些個人擁有實作的感覺將有助於他們接受變更，甚至支援這項變更。

要思考的問題

使用如下問題來評定變更管理。

• 組織中是否有負責變更管理的角色或小組？ 如果是這樣，則他們如何參與資料和 BI 行動方案？
• 是否將變更視為組織中人員實現策略成功的障礙？ 組織是否認可變更管理的重要性？
• 使用者社群中的資料以及 BI 解決方案和程序是否有任何重要的推動者？ 相反地，是否有任何重要批評者？
• 是否執行哪些溝通和訓練工作來啟動新的資料工具和解決方案？ 其會持續多久？
• 使用者社群中的變更處理方式 (例如，使用新進員工或將個人晉升)？ 哪些上線活動會將這些新人員引進現有的解決方案、程序和原則？
• 建立 Excel 報告的人員是否會對使用 BI 工具自動產生報告的行動方案感到威脅或沮喪？
• 人員要到怎樣的程度才會將身分識別與所使用的工具和所建立和擁有的解決方案產生關聯？
• 如何規劃和管理現有解決方案的變更？ 變更是否規劃好明確的藍圖，還是為被動？ 人員是否會收到有關近期變更的足夠通知？
• 變更中斷現有程序和工具的頻率為何？
• 有新的系統可用時，解除委任舊版系統或解決方案需要多久的時間？ 實作現有解決方案的變更需要多久時間？
• 人們要到怎麼樣的程度才會同意「我對需要處理的資訊量感到不知所措」的說法？ 人們要到怎麼樣的程度才會有「事情變化太多，也太快」的情緒？

成熟度等級

變更管理的評定會評估組織如何有效地制定和回應變更。

下列成熟度層級將協助您評定目前變更管理狀態，因為其與資料和 BI 行動方案有關。

等級	變更管理的狀態
100：初始	• 變更通常為被動，並且溝通不良。 • 無法充分瞭解變更的目的或優點，而變更阻力會導致衝突和中斷。 • 沒有明確小組或角色負責管理資料行動方案變更。
200：可重複	• 主管領導和決策者會辨識資料以及 BI 專案和行動方案中的變更管理需求。 • 已採取一些工作來規劃或溝通變更，但其不一致，並且通常為被動。 變更阻力仍然常見。 變更通常會中斷現有程序和工具。
300：已定義	• 正式變更管理方案或角色已準備就緒。 這些方案包括溝通戰術和訓練，但並不是一致或可靠地可予以遵循。 變更偶爾會中斷現有程序和工具。 • 成功的變更管理是由橋接組織界限的關鍵個人所支援。
400：支援	• 同理心和有效溝通是變更管理策略不可或缺的一部分。 • 變更管理工作是由特定角色或小組所擁有，而有效溝通可清楚瞭解變更的目的和優點。 變更很少會中斷現有程序和工具。
500：有效	• 變更是組織不可或缺的一部分。 組織中的人員瞭解變更的必然性，並將其視為動力的來源，而不是中斷。 變更幾乎永遠不會不必要地中斷現有程序或工具。 • 系統化程序會將變更視為人員的挑戰，而不是程序。

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最後，在 Microsoft Fabric 採用藍圖系列的下一篇文章中，了解您可能會發現十分有價值的採用相關資源。