偵測重複記錄並合併

文章
10/16/2024

當您或其他人手動輸入資料或大量匯入資料時，重複的記錄可能會在您的資料中出現。 Microsoft Dataverse 可協助您解決可能的重複項目，藉由偵測使用中記錄（例如客戶和連絡人）的重複項目。

在您知道有重複的記錄之後，您可以合併重複資料，並保留所需的記錄。當您合併記錄時，任何相關記錄或子記錄也會加以合併。系統管理員也可以設定重複資料偵測規則，因此在輸入或更新記錄或匯入記錄時，會偵測到重複資料。

注意

當您在應用程式中手動輸入資料時，若重複資料偵測到重複資料，則會支援偵測重複資料和合併的新體驗。當處於離線或離線模式時，重複資料偵測無法運作。

在建立或更新記錄時消除重複資料

當您建立或更新記錄時，發現重複資料時，您可以忽略重複資料偵測對話方塊並儲存該記錄，也可以合併重複的記錄以精簡您的資料。

注意

合併選項只適用於客戶、潛在客戶和連絡人實體。只有在選取了相同資料表的重複記錄時，才會啟用合併選項。不支援合併來自不同資料表的重複記錄。

儲存新的記錄或更新的記錄時，如果根據您組織設定的重複資料偵測規則發現重複資料，則會顯示發現重複資料記錄對話方塊。其他資訊：設定重複資料偵測規則以精簡您的資料

顯示發現重複記錄的對話方塊螢幕擷取畫面

對話方塊顯示下列詳細資料：

對話方塊的目前記錄區段會顯示正在建立或更新的記錄。
發現重複資料區段會顯示找到的重複記錄數目以及記錄類型。
相符的記錄區段會顯示可能的重複資料記錄。

網格中的欄會根據重複資料偵測規則動態顯示，因此您可以查看相關資訊，以找出將記錄視為重複項目的原因。例如，根據規則，由於帳戶名稱和電子郵件地址相同而發現兩個重複的帳戶時，會在網格中顯示帳戶名稱和電子郵件欄。

注意

如果重複資料偵測規則未設定為排除非使用中的資料，則在偵測重複資料時，會同時考慮使用中和非使用中的記錄。其他資訊：設定重複資料偵測規則以精簡您的資料

您可以選擇忽略重複資料，並儲存新的或更新的記錄，或是合併重複的記錄。

若要儲存重複的記錄，請選取忽略並儲存。

- 或 -
若要合併重複的記錄，請在相符的記錄區段中選取您要合併的記錄，然後選取合併。

合併 (記錄類型) 對話方塊隨即顯示。

在對話方塊中選取主要記錄。

注意

當系統中有兩個記錄時，就可以使用選取主要記錄的選項。如果在儲存新記錄時偵測到重複資料，則新的記錄將會視為次要記錄。

系統會保留主要記錄，而停用次要記錄。次要記錄中的資料會複製到主要記錄。當您選取主要記錄時，預設會選取主要記錄的所有欄位。這表示這些選取欄位中的資料將會保留。您可以選擇次要記錄中的欄位。當您這樣做時，次要記錄的選取欄位中的資料會複製到主要記錄並加以保留。與次要記錄相關的所有附註、活動及詳細資料都會連結至主要記錄。
使用下列選項，選取必須要保留資料的欄位，然後選取確定：
- 通過選擇包含數據的欄位來合併記錄：選擇此選項時，將選擇所有包含數據的欄位，無論資料是主記錄還是輔助記錄。如果主要和次要記錄同時在相同欄位存在資料，將會選取主要記錄的欄位。
- 查看數據衝突的欄位：選擇此選項時，將僅顯示包含衝突數據的欄位，以便您可以快速選擇要保留資料的欄位。當有多個欄位的資料，而您只想查看兩個記錄中不同的資料時，此功能就顯得特別實用。預設會選取此選項。
- Select all fields in this section (選擇此部分中的所有欄位)：當您選擇此選項時，將選擇記錄的該部分中的所有可用欄位，因此您不必手動選擇該部分中的欄位。它可以做為區段中欄位的「全選」選項。
注意

您無法將資料合併至非使用中的記錄。