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在電子檔探索 (預覽) 中評估及精簡搜尋結果

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評估和精簡搜尋結果是電子檔探索調查工作中最重要的步驟之一。 您設定的搜尋查詢和傳回的結果，可協助您判斷您是否探索到適用於調查的項目和資訊，或是您是否需要修改搜尋來嘗試探索其他相關專案。 這項專案的初始搜尋和資訊的初始檢閱，可協助您判斷完成搜尋參數之後需要哪些動作。

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評估搜尋結果

建立並執行搜尋之後，下一個步驟是檢視搜尋統計數據，以協助您確認是否找到相關內容，以及最常叫用的內容位置。 您也可以檢閱搜尋結果的範例，進一步協助您判斷內容是否在調查範圍內。

統計數據儀錶板

如果您選取 [統計數據 ] 作為搜尋的初始結果類型，當搜尋結果完成時，系統會自動將您重新導向至此儀錶板。 如果您已經熟悉舊版電子檔探索，[ 統計數據 ] 索引卷標上的資訊會類似於集合估計值。 [統計數據] 儀錶板的搜尋結果包含在下列各節中：

  • 摘要：本節顯示搜尋點擊數目、位置、數據源，以及部分索引專案的總檔案大小。
    • 搜尋點擊：顯示搜尋位置中符合查詢準則之所有專案的搜尋點擊計數和磁碟區總計。
    • 位置：顯示已搜尋所有位置的點擊位置分數。 數值會顯示叫用位置的位置，分母會顯示搜尋的位置數目。 發生錯誤的位置會以紅色顯示。 若要檢視所有位置和相關聯點擊和錯誤的完整詳細數據，請選取 [下載報告 ] 以下載完整的 .csv 報告。
    • 數據源：顯示已搜尋所有數據源點擊的數據源分數。 數值會顯示具有點擊的數據源，分母會顯示搜尋中包含的數據源數目。 此數據源與搜尋設計流程中的數據源一致，且應符合搜尋中包含的人員或群組數目。 所有人員和所有群組的全租用戶數據源會計算為單一數據源。
    • 部分編製索引的專案 或「進階索引專案叫用」：顯示部分和未編製索引專案在搜尋過程中傳回的計數和磁碟區。 如果您選擇在搜尋組態中包含部分或未編製索引的專案，此卡片會顯示部分索引的項目資訊。 如果您選擇包含部分和未編製索引的專案，並啟用進階索引選項，此卡片會顯示您從進階索引專案取得的其他點擊。 進階索引點擊計數來自部分編製索引專案的統計數據範例，實際叫用可能更多，而且應該使用加入至檢閱集和導出搜尋結果動作來確認。
  • 搜尋命中趨勢：本節顯示下列搜尋結果卡片。 圖表是互動式的，暫留以顯示區段名稱、百分比和項目編號。 選 取 [檢視前 100 名]，以取得每個趨勢中所含專案的詳細資訊，並將結果下載至 .csv 檔案：
    • 熱門數據源：顯示前五個數據源，這些數據源構成符合您查詢的搜尋點擊數目上限。 這些數據源的名稱 (使用者、群組或全組織位置的名稱) 會隨叫用計數列出。 這些數據源應該符合您在建立搜尋查詢時在數據源工作流程中選取的專案。
    • SIT) (最機密資訊類型 ：顯示 SharePoint 檔案中最常包含在符合查詢之搜尋點擊中的前五個敏感性資訊類型) (SIT。 新增每個 SIT 的計數不一定等於總計數點擊數，因為單一專案/檔可能包含一個以上的 SIT 類型。 例如，檔包含 SSN) (密碼和社會安全號碼。 在此範例中，它會計算兩次。 建議您選 取 [檢視前 100 名]，以深入瞭解這些 SIT 計數的位置，以確認它們是否重疊。
    • 前置關鍵詞：查詢關鍵詞，這會導致比對查詢的搜尋點擊數目最多。
    • 熱門專案類型：搜尋叫用中最常比對查詢的項目類型。 此計數取決於 Exchange 內容的 itemClass 和 SharePoint 內容的 ContentType 。
    • 編製索引狀態：未編製索引的 (明細，包括部分編製索引的) 和完整編製索引的數據項。
    • 熱門通訊參與者：電子郵件的寄件者或收件者、Microsoft Teams 聊天，以及 Exchange 位置中的行事曆邀請。
    • 最上層位置類型：依位置類型 (信箱與網站) 的計數。

選取 [重新產生檢視 ] 以重新執行查詢，並檢閱最新的結果。 選 取 [下載報表 ]，將所有 統計數據 結果合併成單一 .csv 檔案。 檢視任何趨勢區域的前 100 個結果時，請針對所選取點擊趨勢前 100 個結果的 .csv 檔案選取 [ 下載報告 ]。

範例儀錶板

如果您選取 [範例 ] 作為搜尋的初始結果類型，當搜尋結果完成時，系統會自動將您重新導向至此儀錶板。 範例儀錶板數據行的搜尋結果包含每個專案的下列資訊：

  • 主旨/標題：範例中包含專案的主旨或標題。
  • 日期：專案建立或傳送的日期。
  • 寄件者/作者：專案的寄件者或作者。

範例可讓您檢查個別專案的代表性子集，以及針對搜尋傳回的每個專案詳細數據。 每個位置的樣本數目和搜尋中定義的範例位置數目會決定範例項目數目和範例專案中的位置表示。

選取範例專案以檢視專案的 來源 資訊。 如果可供專案使用，此檢視會顯示所選項目的豐富檢視，讓您可以評估專案的相關性，因為它與定義的搜尋數據源和條件有關。

選取 [重新產生檢視 ] 以重新執行查詢，並檢閱最新的結果。 選 取 [下載報告 ]，將所有 範例 結果合併成單一 .csv 檔案。 選 取 [檢視設定 ] 以檢視套用至範例檢視產生的設定。

精簡搜尋結果

根據搜尋所傳回的估計值和統計數據，您可以藉由變更搜尋的數據源和搜尋查詢來展開或縮小搜尋範圍，以編輯及精簡搜尋。 您可以更新並重新執行搜尋，直到您確信搜尋結果包含與您的案例最相關的內容為止。

對搜尋結果感到滿意之後，您可以採取下列動作：