電子郵件加密
本文章會比較 Microsoft 365 中的加密選項,包括 Microsoft Purview 郵件加密、S/MIME、資訊版權管理 (IRM),並介紹傳輸層安全性 (TLS)。
Microsoft 365 提供多種加密選項,有助於滿足您對電子郵件安全性的商務需求。 本文提供在 Office 365 中加密電子郵件的三個方式。 如果您想要深入了解 Office 365 中的所有安全性功能,請瀏覽 Office 365 信任中心。 本文介紹三種加密類型,可供 Microsoft 365 系統管理員用於協助保護 Office 365 中的電子郵件:
Microsoft Purview 郵件加密。
安全多用途網際網路郵件延伸 (S/MIME)。
資訊版權管理 (IRM)。
提示
如果您不是 E5 客戶,請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。
Microsoft 365 如何使用電子郵件加密
加密是將資訊編碼的程序,以便只有經過授權的收件者能解碼並使用資訊。 Microsoft 365 使用兩個方式來加密:在服務中,以及以自訂控制項的形式。 在服務中,Microsoft 365 會預設使用加密;您不需要進行任何設定。 例如,Microsoft 365 使用傳輸層安全性 (TLS) 來加密兩個伺服器間的連線或工作階段。
電子郵件加密一般的運作方式如下:
郵件在寄件者的電腦上或是於傳輸時在中央伺服器上進行加密,從純文字轉換成無法讀取的加密文字。
郵件在傳輸過程中保持加密文字,萬一遭攔截可防止郵件被讀取。
一旦收件者收到郵件時,會以下列兩種方式之一將郵件轉換回可閱讀的純文字:
收件者的電腦使用金鑰將郵件解密,或
中央伺服器在驗證收件者的身分後,會代替收件者將郵件解密。
如需詳細了解 Microsoft 365 如何保護伺服器之間的通訊,例如 Microsoft 365 內的組織之間,或 Microsoft 365 與 Microsoft 365 外部受信任商業夥伴之間,請參閱 Exchange Online 如何使用 TLS 保護 Office 365 中的電子郵件連線安全性。
比較 Office 365 中提供的電子郵件加密選項
電子郵件加密技術 | |||
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這是什麼? | 郵件加密是以 Azure Rights Management (Azure RMS) 為基礎的服務,可讓您將加密的電子郵件傳送給組織內外的人員,不論目的地電子郵件位址 (Gmail、Yahoo! Mail、Outlook.com 等 ) 。 身為系統管理員,您可以設定用以定義加密條件的傳輸規則。 當使用者傳送的郵件符合某規則時,會自動套用加密。 若要檢視加密的郵件,收件者可以取得單次密碼、登入 Microsoft 帳戶、或登入工作或學校相關聯的 Office 365 帳戶。 收件者也可以傳送加密的回覆。 他們不需要 Microsoft 365 訂閱,即可檢視加密的郵件或傳送加密的回覆。 |
IRM 是加密解決方案,也可對電子郵件套用使用限制。 這有助於防止敏感資訊被未經授權的人員列印、轉寄或複製。 Microsoft 365 中的 IRM 功能使用 Azure 版權管理 (Azure RMS)。 |
S/MIME 是一種憑證型加密解決方案,可讓您對郵件進行加密及數位簽署。 郵件加密有助於確保只有預定的收件者可以開啟並閱讀郵件。 數位簽章可協助收件者驗證寄件者的身分。 數位簽章和郵件加密之所以可行,皆因為使用了唯一數位憑證,此憑證包含用於驗證數位簽章及加密或解密郵件的金鑰。 若要使用 S/MIME,您必須記錄每位收件者的公開金鑰。 收件者必須維護自己的私密金鑰,並妥善保護。 如果收件者的私密金鑰受到危害,收件者必須取得新的私密金鑰,並轉發公開金鑰給所有可能的寄件者。 |
能做什麼? | OME: 將傳送給內部或外部收件者的郵件加密。 可讓使用者將加密的郵件傳送至任何電子郵件地址,包括 Outlook.com、Yahoo! Mail 和 Gmail。 可讓身為系統管理員的您自訂電子郵件檢視入口網站,以反映您組織的品牌。 Microsoft 安全地管理及儲存金鑰,因此您不需要勞心。 只要加密的郵件可以在瀏覽器中開啟 (以 HTML 附件傳送),就不需要任何特殊的用戶端軟體。 |
IRM: 利用加密和使用限制為電子郵件和附件提供線上和離線保護。 可讓身為系統管理員的您能夠設定傳輸規則或 Outlook 保護規則,以自動將 IRM 套用至選取的郵件。 可讓使用者以手動方式在 Outlook 或 Outlook 網頁版 (先前稱為 Outlook Web App) 中套用範本。 |
S/MIME 以數位簽章解決寄件者驗證,以加密解決郵件機密性。 |
不能做什麼? | OME 不允許您將使用限制套用至郵件。 例如,您無法使用它讓收件者停止轉寄或列印加密的郵件。 | 某些應用程式可能無法在所有裝置上支援 IRM 電子郵件。 如需這些應用程式和支援 IRM 電子郵件的其他產品的詳細資訊,請參閱用戶端裝置功能。 | S/MIME 不允許對加密的郵件掃描惡意程式碼、垃圾郵件或原則。 |
建議和範例案例 | 當您想要將機密商業資訊傳送給組織外部的人,無論他們是消費者或其他公司時,我們建議使用 OME。 例如: 銀行員工將信用卡帳單傳送給客戶 醫生的診所將醫療記錄傳送給病患 律師將機密的法律資訊傳送給其他律師 |
當您想要套用使用限制以及加密時,我們建議使用 IRM。 例如: 經理將新產品的機密詳細資訊傳送給組員時套用「不要轉寄」選項。 行政人員需要與其他公司共用投標提案,其中一個附件是由使用 Office 365 的夥伴提供,並要求電子郵件和附件皆受到保護。 |
當您的組織或收件者的組織需要真正的端對端加密時,我們建議使用 S/MIME。 S/MIME 最常用於下列情況: 政府機構與其他政府機關通訊 企業與政府機構通訊 |
請勿將多個電子郵件加密技術套用至相同的電子郵件訊息。 某些電子郵件用戶端,例如 Mac 版 Outlook、iOS 版 Outlook 和 Android 版 Outlook,無法開啟已套用多個電子郵件加密技術的郵件。
我的 Microsoft 365 訂閱有哪些可用的加密選項?
如需您的 Microsoft 365 訂閱的電子郵件加密選項的詳細資訊,請參閱 Exchange Online 服務說明。 您可以在這裡找到下列加密功能的相關資訊:
Azure RMS,包括 IRM 功能和 Microsoft Purview 郵件加密
S/MIME
TLS
透過 BitLocker、服務加密和 DKM (加密待用數據)
您也可以使用協力廠商的加密工具來搭配 Microsoft 365,例如 PGP (Pretty Good Privacy)。 Microsoft 365 不支援 PGP/MIME,而且您只能使用 PGP/內嵌來傳送及接收經過 PGP 加密的電子郵件。
靜態資料的加密呢?
「靜態資料」指的是在傳輸中非作用中的資料。 在 Microsoft 365 中,電子郵件靜態資料的加密方式是 BitLocker 磁碟加密。 BitLocker 會加密 Microsoft 資料中心內的硬碟,以提供增強的保護來防止未經授權的存取。 若要深入了解,請參閱 BitLocker 概觀。
電子郵件加密選項的相關資訊
如需本文中電子郵件加密選項以及 TLS 的詳細資訊,請參閱這些文件: