設定應付帳款發票比對驗證
在開始之前，請確保已選取發票比對組態金鑰。 如果您的法律實體有追蹤費用，例如運費，使用費用時，請確保已選取 [費用組態金鑰]。 應付帳款發票比對是比對廠商發票、訂購單和產品收貨資訊的流程。 這些單據之間的差異稱為比對差異。 用指定的比對差異允差進行比較。 如果比對差異超過容差百分比或金額，廠商發票頁面和發票比對詳細資料頁面中將顯示比對差異圖示。
確定要使用哪些發票比對驗證
有四種不同類型的比對驗證。
- 線級匹配 –最常見的匹配類型是線匹配。 明細等級比對可以是雙向比對，也可以是三向比對。 可以在應付帳款參數頁面中為法律實體指定預設明細等級比對。 雙向比對將發票的單價與訂購單的單價進行比較。 三向比對則會將發票數量與已比對的產品收貨數量進行比較。
- 發票總額匹配 –將發票上的總金額與採購訂單上的總金額相匹配。 這種類型的發票比對包含最少的詳細資訊，請使用此選項來設定控制項以最大限度地減少員工查看發票比對資訊所需的時間。 將比較六項總計，包括小計、總折扣、費用、銷售稅、四捨五入和發票金額。 系統會驗證發票中的這些值與預期金額之間的差額是否超過可接受的差異。
- 費用匹配 –將發票上的費用資訊 (金額) 與訂購單上的費用資訊 (金額) 相匹配
- 行專案匹配 的總價格–這種類型的匹配對於通常收到單個採購訂單明細的多張發票的公司很有用。 如果每個訂購單明細通常只收到一張發票，則不需要這種類型的比對。 這種比對要求啟用雙向或三向比對，並且根據容差百分比和金額作為不超過淨金額驗證。 這種比對類型將發票上每個明細的淨額價格資料以及所有待處理和之前已過帳發票明細的淨額價格資料，與相應的訂購單明細淨額進行比較。 淨額由以下公式計算：(單價 * 明細數量) + 明細費用 - 明細折扣。 按百分比比對總價時，系統將會使用交易貨幣比較值。 按金額比對總價時，系統會使用會計貨幣比較值。
設定啟用發票比對驗證的參數
- 前往應付帳款 > 設定 > 應付帳款參數。
- 選取發票驗證索引標籤。
- 選中或清除「 啟用發票匹配驗證 」複選框。
- 選取是否必須先核准含有發票比對差異的發票才能過帳。 如果設定為允許但附有警告，則當發票比對的差異超出容差時，就會顯示視覺效果指標。 但是，您將能夠過帳發票。 若要使用附有發票比對驗證的工作流程，請確定過帳有差異的發票欄位已設定為允許但附有警告，以免需要多次核准發票。
- 在自動更新發票標題匹配狀態 欄位中，選擇在發票數據輸入期間是否自動執行匹配。 建議的 設置為“是”，除非遇到數據輸入性能問題。 停用自動更新可以提高系統性能，因為在資料輸入期間將略過發票比對驗證。 如果設定為否，則資料輸入員需要手動更新發票的比對狀態以查看發票的比對驗證結果。
- 設定發票總計比對。
- 選中或清除「 匹配發票總計」 複選框，以將實際發票總計與預期總計匹配。
- 選擇是否在發票比對差異超出容差時顯示圖示。 您可以在正差異超出容差時，或者正或負差異超出容差時，選擇顯示圖示。
- 例如，容差為 5%，而訂購單的發票總金額為 100.00。 因此，如果發票上的總發票金額超過 105.00，則會顯示價格比對圖示。 如果您選取如果大於或小於容差，當發票金額小於 95.00 時，也會顯示圖示。
- 在發票總計容差百分比欄位中，輸入可接受的百分比差異。 該值是公司的預設值。 使用發票總計容差頁面，可以為特定廠商覆寫該值。 有關如何複寫特定廠商的發票總計容差百分比的資料，請參閱本文之後會提到的設定廠商的發票總計比對容差部分。
- 設定價格和數量比對。
- 在明細比對原則欄位中，選擇一個值作為您處理中法律實體的預設原則。
- 不需要 - 不需要驗證單個發票明細價格到採購訂單價格或發票數量到所需的裝箱單數量。
- 雙向匹配 - 需要驗證發票行，但驗證僅涉及採購訂單和供應商的發票文檔。 產品收據不計入匹配驗證。
- 三向匹配 - 將發票凈單價與採購訂單的凈單價進行比較，匹配的產品收貨數量將與發票數量進行比較。
- 若要能夠對項目、廠商、廠商和項目組合或訂購單明細套用不同等級的比對，則在允許覆寫比對原則欄位中選擇一個值。 對於特定的廠商、項目或廠商和項目組合，可以在比對原則頁面覆寫法律實體明細比對原則。
- 如果您使用雙向比對或三向比對的比對原則，您可以在項目價格容差頁面中設定法律實體、項目和廠商的價格容差百分比。 對於雙向和三向比對，法律實體預設價格容差將設置為 0%。 在將廠商發票與訂購單上的資料進行比較時，搜尋適用的價格容差百分比。
- 若要比對發票上的明細項目的總價格，請在比對總價欄位中選擇一個值。 當廠商對同一個訂購單明細發送多張發票時，這種類型的比對非常有用。 可以將發票上每個明細的淨額價格資料以及所有待處理的和之前已過帳發票明細的淨額價格資料，與相應的訂購單明細淨額進行比較。 選項包括無、百分比、金額或百分比和金額。
- 在採購價格合計容差百分比欄位中，輸入您可接受的差異百分比。 只有當比對總價設定為百分比或百分比和金額時，才可以使用此欄位。
- 在採購價格合計容差百分比欄位中，輸入採用會計貨幣的金額。 只有當比對總價設定為金額或百分比和金額時，才可以使用此欄位。
- 在顯示價格合計比對圖示欄位中，選擇如果發票比對差異超出容差時，在何種情況顯示圖示。 在正差異超出容差時，或者正或負差異超出容差時，可以顯示圖示。 例如，容差為 5%，而根據訂購單的明細價格總計為 10.00。 因此，如果發票上的明細價格總計超過 10.50，則會顯示價格比對圖示。 如果您選取如果大於或小於容差，當發票上的明細價格總計小於 9.50 時，也會顯示圖示。
- 設定費用比對。
- 若要根據訂購單上的資料比對實際費用與預計費用，選取比對費用核取方塊。
設定單價容差百分比
請移至應付帳款 > 設定 > 發票比對設定 > 價格容差，來定義允許的價格容差百分比。 如果您使用雙向比對或三向比對的比對原則，可以設定法律實體、項目和廠商的價格容差百分比。 在將廠商發票與訂購單上的資料進行比較時，搜尋適用的價格容差百分比。 以下是預設搜尋順序：
- 資料表/資料表
- 資料表/群組
- 資料表/全部
- 群組/資料表
- 群組/群組
- 群組/全部
- 全部/資料表
- 全部/群組
- 全部/全部
預設法律實體價格容差是 0%，此價格容差適用於所有項目和所有帳戶 (全部、全部)。 您不能刪除預設法律實體價格容差的記錄。
預設情況下，允許負數價格差異。 不過，您不能輸入負數作為價格容差百分比。 若要追蹤負價格容差百分比，則在應付帳款參數頁面的顯示單價比對圖示欄位中選取如果大於或小於容差。 然後在價格容差頁面中，輸入價格容差百分比。
設定比對原則覆寫
請移至應付帳款 > 設定 > 發票比對設定 > 比對原則，來定義訂購單頁面中明細比對原則欄位的預設分錄。 這是一個選擇性設定。 使用此頁面可為項目、廠商或項目和廠商組合設定雙向比對或三向比對。 透過這些分錄，可以定義比應付帳款參數頁面中定義的法律實體比對原則更詳細的比對原則。 除了此頁面中已指定其他比對原則的項目和廠商以外，預設法律實體比對原則適用於所有項目和廠商。
在此頁面上，選擇比對原則等級。 在比對原則層級結構中，選擇要設定的明細比對原則等級。 可用的比對原則等級有：
- 物料和廠商 –從特定廠商處採購的特定商品。
- 物料 –從任何供應商採購的特定物料，但在物料和廠商級別指定的物料除外。
- 供應商 –從特定供應商採購的所有物料，但在物料以及供應商和物料級別指定的物料除外。
以下層級結構用於確定使用的比對原則：
- 項目和廠商
- 項目
- 廠商
- 法律實體
設定廠商的發票總計比對容差
請移至應付帳款 > 設定 > 發票比對設定 > 發票總計容差，為發票總計比對指定廠商特定的容差。 使用在廠商發票上指定為訂單帳戶之廠商帳戶的發票總計容差百分比，進行比對計算。 如果廠商帳戶中沒有指定的發票總計容差百分比，將使用在應付帳款參數頁面中指定的法律實體發票總計容差百分比。
- 若要為單個廠商指定用於覆寫預設容差的容差，請選擇廠商帳戶。
- 輸入您可接受此廠商的差異百分比。