當您收到客戶的付款時，將使用客戶預付款，但沒有可用於結算付款的發票。 這些類型的付款也稱為客戶保證金。
設定和使用客戶預付款的流程包括以下基本步驟。
- 為預付款建立客戶過帳設定檔。
- 設置使用預付款日記帳憑證 的過帳設定檔參數。
- 創建客戶付款日記帳，並在每行上選中 預付款日記帳憑證 複選框。
- 過帳客戶付款日記帳。
- 生成發票後，使用 結算未結交易 頁結算預付款。
為預付款建立客戶過帳設定檔
通常，當您在交付貨物或服務之前或在系統中存在發票之前接受客戶的預付款或保證金時，您會希望在會計科目表中將現金記錄為負債而不是資產。 但是，在總帳中記錄這些金額的要求可能會有所不同，具體取決於您所在的國家或地區。 因此，請務必向您的會計師諮詢適用的當地法規。
通常，建立可用於預付款的過帳設定檔的流程與建立其他過帳設定檔的流程相同。 主要區別在於您在匯總科目 欄位中選擇 的主科目。 有關詳細資訊，請參閱 客戶過帳配置檔。
定義客戶預付款的參數
在為客戶預付款設定系統時，您必須考慮兩個主科目應收帳款參數。 請按照以下步驟設定這些參數。
- 前往應收帳款>設定>應收帳款參數。
- 可選：在 分類帳和銷售稅 選項卡上的 付款 快速選項卡上，將預付款日記帳憑證 的銷售稅選項設置為 是。
- 在使用預付款日記帳憑證 的過帳設定檔欄位中，選擇過帳客戶預付款時要使用的客戶過帳設定檔。
- 關閉頁面。
建立客戶預付款憑單
當您建立客戶付款日記帳時，對於每個預付款，您必須在客戶 付款日記帳 頁面上將預付款日記帳憑證 選項設置為 是。 請按照下列步驟建立客戶預付款。
轉到 應收帳款 > 付款客戶 > 付款日記帳。
選擇 新建 建立日記帳。
在名稱 欄位中，選擇要使用的日記帳名稱。
重要
如果在上一過程中將 預付款日記帳憑證 上的銷售稅選項設置為 是 ，則必須選擇 金額包括銷售稅 參數的日記帳名稱。
可選：在描述 欄位中 ，輸入詳細說明。
選取行。
如果空行不存在，請選擇 “新建 ”以創建行。
在日期 欄位中，輸入應過帳預付款的日期。
在帳戶 欄位中，選擇預付款的客戶。
可選：在描述 欄位中 ，輸入交易的詳細描述。
在貸方 欄位中，輸入預付款的金額。
在沖 銷帳戶 欄位中，選擇要沖銷付款的帳戶。 例如，選擇要向其過帳付款的銀行或主科目。
在付款方式 欄位中，選擇客戶的付款方式。
在「付款 」選項卡上，將「 預付款日記帳憑證 」選項設置為 “是”。
對必須過帳的所有其他預付款重複步驟 7 到 13。
選擇過 帳 以完成日記帳。
用發票結算預付款
您可以使用 客戶付款 工作區輕鬆查找和結算尚未完全結算的付款。
- 在「主頁 」 儀錶板上，選擇「 客戶付款 」磁貼。
- 在客戶 交易 部分的 付款未結算 選項卡上，搜索並選擇要結算的付款。
- 選擇 結算交易。
- 選中發票和將結算的付款的 標記 複選框。
- 選取過帳。
有關如何結算未結交易的詳細資訊，請參閱 結算概述。