電子郵件行銷的最佳做法

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傳送行銷電子郵件，與傳送多數人熟知的個人電子郵件並不相同。 雖然看起來類似，但其實有明顯的差異：個人電子郵件只會傳送給一個人或少數人，而行銷電子郵件則是每個月都要傳送給數千人。

為因應各種濫發電子郵件的狀況 (例如具廣泛針對性的垃圾郵件和詐騙)，大部分公司和電子郵件提供者現在會實作篩選和封鎖機制，以保護其頻寬，讓使用者的收件匣不受污染。 因此，當某人開始傳送大量電子郵件時，網際網路會注意到，然後防禦機制可能會開始作用，進而導致您的訊息無法進入連絡人的收件匣。 每個電子郵件客戶端還會應用自己的篩選算法，除了其他以外，這些算法可以根據每位使用者的個人互動歷史記錄來篩選，這意味著發送給一位收件人的相同訊息，可能會被另一位收件人的電子郵件客戶端封鎖。

這些系統並不是意圖阻止一切形式的合法行銷電子郵件，只是要封鎖濫發郵件。 Dynamics 365 Customer Insights - Journeys 就是專為正當使用而設計的：促成共同作業、選擇加入行銷；但是您必須知道在一般篩選策略、垃圾郵件防護法律和其他反濫發機制的環境下要如何工作，以確保您的行銷訊息能夠傳遞給您的連絡人，而不會遭到垃圾郵件篩選攔截。

建立和保護您的寄件者聲譽

當訊息在網際網路上傳送時，處理該訊息的每部伺服器都可以取得傳出該訊息的 IP 位址。 第三方 Watchdog 組織 (例如 ReturnPath) 會監視活動、訊息內容以及與傳送位址有關的抱怨，並針對每個傳送 IP 位址及 (或) 網域名稱產生聲譽分數。 您的聲譽分數越低，您的訊息就越可能被丟棄或篩選掉；如果分數夠低，您最後會被列入封鎖清單，您的任何訊息全都不會傳送。

大型電子郵件提供者 (如 Hotmail 或 Gmail) 和大型組織的私人電子郵件系統都使用類似的技術來產生自己的內部寄件者聲譽和分數，藉此多加一層篩選。

除了寄件者聲譽之外，許多國家/地區還立法規範商業電子郵件訊息，如違反這些法律，您可能要面對昂貴的訴訟。 這類法律的範例包括美國的 CAN-SPAM 和加拿大的 CASL。 其他隱私權法律與法規針對公司如何處理資料並與個人進行數位通訊制定嚴格的規則。

所以您應該怎麼做才能達到最高的遞送率，同時又不觸犯任何法律？而 Customer Insights - Journeys 又可以如何幫助您呢？ 請閱讀下面各小節了解作法。如需有關遞送率和寄件者聲譽的詳細資訊，請搜尋 Bing 找到更多關於此文的好文章。

建立乾淨利落、易於共同作業且負責任的內容

垃圾郵件篩選和寄件者聲譽系統會分析您嘗試傳送的訊息內容。 它們會尋找是否有跡象顯示您與收件者是合作的關係，而且您誠實標示了自己的身分。 通常這裡要求的就是訊息內文中要有取消訂閱連結以及貴組織的實體地址。 HTML 格式的訊息也應該包含具有相同資訊的純文字版本。 Customer Insights - Journeys 提供一些功能，讓您可以輕鬆在訊息中加入這些必要項目，防止您因為失誤而遺漏這些項目。

注意 HTML 內容的大小

將電子郵件訊息的 HTML 內容限制為 100 KB 的大小上限。 此大小限制包括所有 HTML 文字、樣式、留言以及內嵌圖形 (而非錨定的外部圖形)。 如果 HTML 內容超過 128 KB，您將會收到大小警告，但是仍然可以讓電子郵件以及任何包含此電子郵件的客戶旅程上線。

HTML 大小限制很重要，因為電子郵件提供者 (如 Gmail) 會「剪輯」超過特定大小的電子郵件 (以 Gmail 為例是 102 KB)。 電子郵件提供者將截取郵件並包含一個連結以查看整個郵件，而不是將郵件包含在收件者的收件匣中。 此外，一些垃圾郵件篩選程式在看到大型電子郵件時會更嚴格地仔細檢查。

當您讓郵件上線時，Customer Insights - Journeys 會處理 HTML 內容以建立內嵌樣式、壓縮空格並進行其他作業，因此您可能難以得知確切的最終郵件大小。 如果您懷疑某封郵件違反 HTML 大小限制，請執行下列動作：

  1. 開啟網頁瀏覽器並輸入以下格式的 URL：https://<your_domain>/api/data/v9.0/msdyncrm_marketingemails(<email_id>)

其中：

  • <your_domain> 是 Dynamics 365 Customer Insights - Journeys 執行個體的根網域 (例如 "contoso.crm.dynamics.com")。
  • <email_id> 是您想要檢查之郵件的識別碼。 若要尋找此識別碼，請在 Dynamics 365 Customer Insights - Journeys 中開啟郵件，然後尋找瀏覽器網址列中顯示之 id= 參數的值。

  1. 在傳回的 JSON 中，搜尋 "msdyncrm_emailbody" 欄位的值。

  2. 將該欄位的值複製到可告知您確切 HTML 內容大小的文字程式中。

驗證您的傳送網域

Customer Insights - Journeys 還會提供可讓您將網域金鑰識別郵件 (DKIM) 設定為連結 Customer Insights - Journeys 傳送網域與您自己電子郵件網域的功能。 如需了解這樣做的重要性及做法的完整詳細資料，請參閱為您的傳送網域設定 DKIM。

避免傳送到無效且非使用中的電子郵件地址

如果傳送訊息到無效、非使用中或已取消的電子郵件地址，該訊息通常會以所謂「硬退件」的方式退回。硬退件在所難免，但聲譽看門狗、公用提供者及私用主機會注意到，而與您的傳送 IP 相關聯的硬退件越多，您的聲譽分數就會越低。 與永久性退件相關聯的地址可能永遠不會恢復上線，所以您並不希望將它們保留在您的資料庫中。Customer Insights - Journeys 會自動停止傳送到永久性退件地址約六個月，然後再重試傳送。

Microsoft 必須保護傳送 IP 的聲譽，因此 Microsoft 支援服務可能會與一直產生大量硬退件和/或垃圾投訴郵件的組織連絡，建議他們如何改善其傳送名單及/或訊息。 不斷產生硬退件和垃圾投訴郵件的組織最終可能面臨關閉帳戶的風險。

Customer Insights - Journeys 提供詳細的分析和關鍵績效指標 (KPI)，說明您的連絡人與您的行銷電子郵件訊息 (和其他行銷企畫) 如何互動，包括開啟、點選、退回和轉寄的次數。 使用此資訊評估您與連絡人互動時的成果，並讓您的資料庫沒有永久性退件的地址。 其他資訊：分析結果以獲得深入解析

附註

Customer Insights - Journeys 不會在 6 個月的隔離期間嘗試傳送至已知的硬退件地址。 但是，您的電子郵件深入解析仍將指出每項您所要求之此類傳遞的硬退件結果。 這些「虛擬」硬退件不會影響您的傳送 IP 聲譽，但確實會計入您在 Customer Insights - Journeys 的每月傳送配額，而 6 個月隔離期間過後，將會再次嘗試這些位址。 因此建議定期檢查您的結果中是否有硬退件，並從連絡人記錄中移除硬退件位址。

不要使用購買或租用的郵寄清單

Customer Insights - Journeys 的設計在於促進選擇加入行銷，其中所有連絡人都已選擇接收您組織發出的行銷訊息，並且隨時可以輕鬆選擇停止接收。 此應用程式可藉由提供雙向確認加入、訂閱管理和資料隱私權合規性同意管理這類功能，協助您建立有益的郵寄清單，並且與您目前及潛在的客戶共同作業。

強烈建議您不要購買或租用郵寄清單，因為這類清單可能違反資料隱私權同意法律與法規以及其他國家/地區的其他當地法規。 租用和購買的清單也不具效益，因為當中可能包含許多永久性退件的過期地址，也可能包含許多對您的產品不感興趣、同時可能會抱怨收到不明電子郵件的連絡人 (可能會對執法機關檢舉)；而抱怨和永久性退件將使您的寄件聲譽降低，進而降低您的遞送率。

傳送一致的數量

傳送電子郵件數量一致的 IP 位址就會獲得分數高的寄件者聲譽分數。 突然增量會降低分數，同樣的，時斷時續傳送數量也會降低分數。 Microsoft 會維護多個傳送每個地區中 Customer Insights - Journeys 訊息的專用 IP 位址，並在其間平衡傳送負載，讓每個 IP 在一段時間的傳送量保持一致。 每次在地區中加入新的 IP 時，我們會逐漸增加其傳送量進行「預熱」，直到最終達到與地區中其他 IP 相同等級的數量為止。 對於大多數 Customer Insights - Journeys 訂閱者而言，這個程序由系統自動處理，不會顯示，但新訂閱者若是計畫傳送行銷訊息給極大量收件者 (上百萬)，這些訂閱者可能必須從小量開始，在一段時間內慢慢提高數量，直到達到最高數量為止。若是這種狀況，Microsoft 支援服務會通知您，並在過程中協助您。

為您的傳送網域設定 DKIM

最常見的線上詐騙手法之一 (也稱為網路釣魚)，就是利用詐欺訊息偽裝來自熟悉的線上服務或金融機構。 其目的在於欺騙收件者，使其回應訊息而提供私人詳細資料，例如密碼或信用卡號。 其中一個防止網路釣魚的方法，就是讓電子郵件收件者驗證每一則訊息的寄件者地址，確認其確實屬於來自其所聲稱公司或組織的網域。 DKIM (DomainKeys Identified Mail) 這項技術可藉由加入下列項目幫助您完成這項驗證：

  • 公開/私密金鑰簽章，證明訊息來自已知組織所擁有的伺服器。
  • 已驗證簽章的集中暫存器，可讓 DNS (網域名稱系統) 確認每一個簽章都是合法的，且寄件網域和聲稱的來源地址都屬於同一個組織。

當您從 Customer Insights - Journeys 傳送電子郵件時，您的訊息會來自 Microsoft 所擁有的網域 (例如 contosomarketing.onmicrosoft.com)，但寄件地址可能屬於使用您組織所擁有、較熟知網域的自有行銷、銷售或帳戶管理員之一 (例如 you@contoso.com)。 這項差異可能會在內送電子郵件伺服器對傳入的訊息進行 DKIM 檢查時觸動警示，這也是為什麼完整實施 DKIM 如此重要，因為可確保高遞送率，尤其是您使用像 Customer Insights - Journeys 這樣的協力廠商寄件服務時。

Customer Insights - Journeys 會協助您產生、註冊和確認您每個傳送網域的 DKIM 金鑰。 如需相關指示，請參閱驗證您的網域。

重要

如果您的組織使用網域型訊息驗證、報告和一致性 (DMARC) 來防範涉及您的網域的網路釣魚攻擊，那麼針對傳送網域設定 DKIM 就顯得特別重要域，如驗證您的網域中所述。 這將有助於防止在接收系統進行 DMARC 檢查期間誤判。

測試您的遞送率

在您備妥所有相關電子郵件驗證系統後，我們強烈建議您測試對所有主要電子郵件主機的遞送率 (例如 Gmail、Outlook.com、Yahoo 郵件等)，並且盡可能對多數私人網域 (包括您自己的) 進行遞送率測試。 若要這樣做：

  1. 盡可能在每一項且多數服務和網域上設定您可以讀取的電子郵件帳戶。
  2. 在 Customer Insights - Journeys 中為每一個地址設定一個連絡人記錄。
  3. 以您所有的測試連絡人為目標，執行簡單的電子郵件行銷活動。
  4. 檢查每一個帳戶的收件匣，確認您的訊息送達收件匣且未被標記為垃圾郵件。

Microsoft 對於電子郵件行銷的垃圾郵件原則

在整篇文章中，我們強調了維護乾淨的、選擇加入的傳送清單，以及有價值的內容和共同作業傳送行為的重要性。 這些都是建立穩固寄件者信譽的重要層面，藉此達成高遞送率和收件匣放置率。 由於 Customer Insights - Journeys 傳送的電子郵件是從共用傳送網域傳送，因此 Microsoft 會持續監視所有傳送結果、垃圾郵件投訴和封鎖清單，以確保我們的傳送網域保持良好信譽，以造福於所有客戶。

為了協助保護您 (負責任的行銷人員) 免受您無法控制的惡意執行者的行為，Customer Insights - Journeys 已實作反垃圾郵件原則來保護您的傳送信譽。 以下說明其運作方式：

階段 1：通知和警告

當我們注意到 Customer Insights - Journeys 環境產生高退回率或垃圾郵件投訴時，我們會向管理員傳送電子郵件，以通知他們該問題並協助解決問題。 如果需要進一步的協助，這則通訊會敦促系統管理員盡快連絡 Microsoft 支援服務。

階段 2：移到高風險的傳送集區

如果退回率或垃圾郵件投訴問題持續超過幾天，且管理員仍未連絡 Microsoft 支援服務，我們會將 Customer Insights - Journeys 環境移到高風險傳送集區。 高風險傳送集區的聲譽分數低於標準高遞送率傳送集區。

將 Customer Insights - Journeys 環境移到高風險傳送集區時，我們會傳送電子郵件給系統管理員，通知他們傳送集區變更，並敦促他們連絡 Microsoft 支援服務以取得協助。 Customer Insights - Journeys 環境仍有可能返回低風險電子郵件傳送集區，但在系統管理員連絡 Microsoft 支援服務以解決問題之前，將無法如願。

使用專用的寄件者 IP

在標準的 Customer Insights - Journeys 設定中，所有寄件者 IP 由 Microsoft 管理，並在聲譽分數類似的客戶之間共用。 這可讓我們管理聲譽、平衡傳送負載，並視需要幫新 IP 暖身。 但是，某些組織會希望使用一個或多個自己的專用寄件者 IP 位址，尤其是要傳送大量訊息時。

附註

專用寄件者 IP 不屬於標準 Customer Insights - Journeys 訂閱合約，而且 Microsoft 一般不建議使用，因為這樣會帶來額外的複雜性和費用，而且可能導致遞送率低於我們標準的寄件者 IP。 Microsoft 會依個案考慮專用寄件者 IP 適用的應用程式，如有需要，我們也可支援多個專用寄件者 IP。 如果您認為使用專用寄件者 IP 對您的組織有幫助，請連絡 Microsoft 支援服務，了解您是否符合資格。 此程序的主要目標在於幫助您盡可能提升遞送率。 做此決定時，有幾項最重要的考量因素包括：

  • 您的組織每個月傳送幾封訊息？
  • 您的內容是否屬於高品質且遵循所有相關法規？
  • 目前為止是否收到過許多與您的訊息相關的垃圾郵件申訴？
  • 您的組織是否在一個月內傳送數量穩定的訊息？

雖然安排取得專用寄件者 IP 可能有一些優點，但是也有些缺點，所以並不適用於每個人。 請考量下列各項：

  • 新的寄件者 IP 需要時間暖身
    新的寄件者 IP 上線後，您必須從一次只傳送幾則訊息開始，然後利用幾個星期的時間慢慢增加數量，直到您達到預期的傳送數量，接下來您必須繼續傳送以保持該數量。 新 IP 如果突然傳送大量電子郵件，將會嚴重破壞您的傳送聲譽，可能讓您立即被打入封鎖清單。 在準備期間，確認只發送給有效的和互動的收件人也很重要。 以後，當您已建立信譽後，您就可開始新增較少互動的收件者。
  • 維持規律且一致的傳送數量
    您必須分散您傳送的電子郵件，以確保每星期左右都傳送大約相同的數量。 例如，不要每個月初就一次傳送所有的訊息。
  • 您仍應設定 DKIM
    DKIM 寄件者驗證標準對於使行銷電子郵件遞送率達到最佳非常重要。 使用專用 IP 跟使用共用 IP 同等重要，而且您會以完全相同的方式設定。 如需了解這樣做的重要性及做法的完整詳細資料，請參閱為您的傳送網域設定 DKIM。
  • 將風險集中在自身，可能會因為任何錯誤而付出慘痛的代價
    如果您是傳送 IP 的唯一使用者，您所犯的任何錯誤將會直接影響寄件者聲譽，沒有其他大型使用者集區傳送的大量合規訊息來稀釋您的錯誤。