將資料匯入 Dynamics 365 Sales

透過匯入方式，將客戶和銷售資料快速帶入應用程式。 Dynamics 365 Sales 程序會在背景匯入。 完成匯入後，您可以檢閱哪些記錄匯入成功、匯入失敗，或只有部分匯入。 若要修復無法匯入的記錄，請將其匯出至不同的檔案、加以修正，然後嘗試再次匯入。 您可以刪除與匯入相關聯的所有記錄。

授權和角色需求

需求類型	您必須有
授權	Dynamics 365 Sales Premium、Dynamics 365 Sales Enterprise 或 Dynamics 365 Sales Professional 其他資訊：Dynamics 365 Sales 定價
資訊安全角色	銷售經理、銷售專業經理或銷售副總 其他資訊：預先定義 Sales 的資訊安全角色

支援的檔案類型和來源

您可以匯入下列檔案類型和來源的資料：

• 逗號分隔值 (CSV) 檔案。

• Microsoft Excel 範本可用於 Dynamics 365 Sales。

• XML (僅在 Sales Premium 和 Sales Enterprise 中支援)

• Exchange

匯入資料

根據您擁有的 Dynamics 365 Sales 授權，選取下列其中一個索引標籤以取得特定資訊：

Sales Premium 和 Sales Enterprise

1. 從銷售中心應用程式選取設定圖示 ，然後選取進階設定。

2. 依照如何匯入資料中的指示，將資料匯入至 Dynamics 365。

Sales Professional

準備用於匯入的檔案

依照下列方針，確保檔案順利匯入：

1. 將每一種記錄類型的記錄分別儲存在個別檔案中。

2. 確定檔案是下列其中一種格式：

   • 逗號分隔值 (CSV) 檔案，即副檔名為 .csv 的資料檔案。 CSV 檔案通常以儲存為文字的欄位和記錄所組成，其中欄位彼此由逗號隔開。

   • Excel 範本。

3. 如果匯入檔案是 CSV 檔案，請確認已正確分隔。 您可以使用雙引號 (") 或單引號 (') 做為資料分隔符號。

   • 確定檔案的第一行包含欄標題。

   • 編輯檔案，如果還沒有欄標題 (試算表或檔案第一列所用標示各欄資料的文字)，請新增欄標題。

     Note

     確定 CSV 檔案沒有包含：

     • 第一行 (標題列) 中沒有多行。
     • 第一行中沒有引號。 在 Dynamics 365 Sales Professional 中，通常會使用引號做為資料分隔符號。
     • 以分號 (;) 或逗號 (,) 分隔的資料。 在 Dynamics 365 Sales Professional 中，會以分號或逗號作為欄位分隔符號。

     重要

     若要快速匯入檔案，讓欄標題與 Dynamics 365 Sales 中欄位的顯示名稱相一致會很有用。 這在您匯入時，有助於自動對應資料。 (顯示名稱是在表單、清單或報表中顯示屬性時預設使用的標籤。具有適當資訊安全角色的使用者可以在自訂區域中變更每個屬性的顯示名稱欄位)。

4. 確定所有業務需求欄位都有資料。

只有在對應所有 Dynamics 365 Sales 業務所需欄位，且每個對應至必要欄位的來源欄都有資料時，才會匯入記錄。 (業務需求欄位是必須要有才能儲存的屬性。必要欄位會以星號標示)。您可以事先決定必要欄位，或在匯入期間找出遺失的必要對應。 在任一情況下，都請務必將必要資料包含在每個記錄中。

若要判斷哪些欄位是業務所需之欄位，請以建立新記錄一樣的方式，開啟記錄類型的表單，並找出標有紅色星號 (*) 的欄位。

下列清單顯示一般匯入記錄類型的預設業務需求欄位。

• 客戶：客戶名稱
• 連絡人：姓氏
• 潛在客戶：主題、姓氏、公司名稱
• 產品：預設單位、單位群組、支援的小數

範例顯示要匯入的範例潛在客戶：

下列範例針對內含要匯入之潛在客戶的 CSV 檔案，顯示其中資料看起來會是什麼樣子。 第一行包含欄位名稱，其他行則會匯入為資料。

「公司,姓氏,名字,主題,電子郵件,行動電話」
「“Coho Winery”“Glynn”“Jim”“New store opened”“someone@example.com”“555-555-0112”」
「“Adventure Works”“Anderson”“Nancy”“Components”“555-555-0171”」

Note

依預設，您可以匯入的檔案大小上限是 8 MB。

從 Excel 範本匯入記錄

1. 在網站地圖中，選取銷售設定。 在標準設定下，選取匯入資料。

2. 在匯入資料頁面的資料類型下拉式清單中，選取要匯入資料的記錄類型。 在檔案類型下拉式清單中，選取 Excel，然後選取開始匯入。

3. 選取瀏覽以上傳檔案。

4. 選取下一步。

5. 來源檔案中的所有欄位都會自動對應。 選取完成匯入。

從 CSV 檔案匯入記錄

1. 在網站地圖中，選取銷售設定，然後在標準設定下選取匯入資料。

2. 在匯入資料頁面的資料類型下拉式清單中，選取要匯入資料的記錄類型。 在檔案類型下拉式清單中，選取 CSV，然後選取開始匯入。

3. 為了確保匯入成功，請依照「準備用於匯入的檔案」中的步驟進行。

4. 選取要上傳的檔案。 僅支援逗號分隔值檔案和 Excel 範本檔案。

5. 選取下一步。

6. 如果您已定義其他索引鍵，請從其他索引鍵下拉式清單選取該索引鍵。

   在不使用主索引鍵進行匯入時，便可使用其他索引鍵來進行唯一識別及更新記錄。 某些外部資料系統不會儲存主索引鍵。 此時，其他索引鍵就可用來唯一識別記錄。

7. 在資料分隔符號下拉式清單中，選取您在 CSV 檔案中使用的資料分隔符號。

8. 選取檢閱對應。

   1. 在檢閱對應頁面中，檢閱您的欄標題如何對應到 Dynamics 365 Sales Professional 中的欄位。

      精靈的主要欄位區段預設會顯示實體所有必須要對應才能讓資料在左側成功匯入的必要欄位。

      Note

      如果您已選取其他索引鍵，則其他索引鍵的所有欄位也都會變成必要欄位，且必須對應。

      如果來源檔案的欄標題符合欄位顯示名稱，這些欄位會自動對應。 所有對應的欄位都會顯示綠色核取記號。

   2. 如果欄標題不符，未對應的欄位會顯示紅色驚嘆號。 選取 Dynamics 365 欄位以對應到您的檔案中未對應的欄標題。

      

      提示

      若要快速篩選未對應的欄位，請從對應屬性下拉式清單選取未對應。

      在選擇性欄位區段中，左邊會顯示您的來源檔案中的欄標題。 如果欄標題符合欄位顯示名稱，對應的下拉式清單中欄位會自動選取這些欄位。

      

      如果欄標題不符，未對應的欄位會顯示紅色驚嘆號。

   3. 選取 Dynamics 365 Sales Professional 欄位以對應到您的檔案中未對應的欄標題。 您也可以從下拉式清單選取忽略。 如果針對欄選取忽略，則不會將該欄中的資料匯入 Dynamics 365 Sales Professional。

      

   4. 匯入資料時，如果來源檔案中的任何欄包含固定的值集，您必須將該欄對應至 [選項組] 類型的欄位。 此類型的欄有「是」或「否」之類的值，或是「高度興趣」、「具有興趣」、「沒有興趣」之類的值。若要這樣做，請選取選項組欄位旁邊的 圖示。 選項組對應區段隨即開啟：

      

      針對每個來源選項值項目，從 Dynamics 365 選項值清單選取要對應的項目，然後選取確定。

      將來源值對應至 Dynamics 365 選項值清單中的項目時，匯入資料精靈會暫時將來源值中的項目新增至 Dynamics 365 選項值清單。 您可以將來源清單值對應至 Dynamics 365 中的現有選項，或對應至新增的值。 如果對應至其中一個新增的值，則會在 Dynamics 365 Sales Professional 中建立這些新值。

      例如，在開始匯入前，來源值和 Dynamics 365 目標值可以有下列值：

      來源值	Dynamics 365 Sales Professional 目標值
      低	沒有興趣
      高	具有興趣
      	高度興趣

      在匯入期間，匯入資料精靈會將來源值新增至 Dynamics 365 目標值：

      來源值	Dynamics 365 Sales Professional 目標值
      低	沒有興趣
      高	具有興趣
      	高度興趣
      	低
      	高

      您可以將來源值中的「低」對應至 Dynamics 365 目標值中的「沒有興趣」。 您也可以將來源值中的「高」對應至 Dynamics 365 目標值中的「高度興趣」。

      根據這些對應，匯入資料精靈會建立「高」為 Dynamics 365 目標值。 它不會將「低」建立為 Dynamics 365 目標值，因為您並未將任何來源值對應至新增的 Dynamics 365 目標值「低」。

      Note

      您也可以將來源檔案中的欄對應至類型兩個選項和多重選取選項組 (欄位可以有多個值) 的欄位。 您必須將每個來源選項值對應至 Dynamics 365 選項值清單中的項目。 對應至多重選取選項組類型的欄位時，如果來源檔案包含 Dynamics 365 Sales Professional 未提供的值，則不會建立新值。

   5. 如果來源檔案中的部分資料參照到 Dynamics 365 Sales Professional 中的其他現有記錄，您必須將來源檔案中的欄對應至 Dynamics 365 Sales Professional 的查詢欄位。

      例如，假設您要匯入含有客戶記錄的檔案 Leads.csv。 Leads.csv 中的客戶欄包含相關聯的客戶或連絡人資料。

      若要這樣，請選取查詢欄位旁邊的 圖示。 查詢參照區段隨即開啟，列出與目前實體相關的實體清單。 針對每個實體，選取匯入期間要搜尋的欄位，以保留記錄之間的關係，然後選取確定。

   6. 若要將這些對應儲存為資料對應，請在為資料對應命名方塊中輸入名稱。

      

      日後要匯入類似資料時，您可以只選取此資料對應。 資料對應會根據您先前定義的對應來對應資料。

9. 將來源檔案的每一欄對應至 Dynamics 365 Sales Professional 欄位時，或在 Dynamics 365 實體欄位下方的清單中選取忽略後，選取完成匯入。

檢視匯入結果，並更正錯誤

您必須等待匯入工作完成，才能修復失敗。

1. 在網站地圖中，選取銷售設定，然後在標準設定下選取匯入資料。

   在匯入資料頁面上，匯入記錄區段會顯示所有的匯入工作。

2. 監視匯入進度。

   狀態欄顯示匯入的狀態。 狀態會經歷下列值：

   • 已送出

   • 剖析

   • 轉換

   • 正在匯入

   • 已完成

3. 匯入完成後，成功、錯誤和部分失敗欄會顯示成功匯入、無法匯入或部分匯入的記錄數目。

4. 開啟匯入檔案，以檢視未匯入或部分匯入的記錄。 開啟匯入檔案記錄。

   選取適當索引標籤查看匯入期間記錄失敗、成功或部分失敗的相關資訊。

   

5. 在失敗索引標籤上，將無法匯入的列匯出至新的 CSV 檔案。 選取匯出錯誤列。 您可以更正此檔案中的錯誤，然後再將其匯入。

刪除匯入的記錄

1. 在網站地圖中，選取銷售設定，然後在標準設定下選取匯入資料。

   所有匯入的匯入工作都會顯示在匯入記錄區段。

2. 選取要刪除的匯入檔案，接著進行下列其中一個動作：

   • 刪除匯入來源檔案。 這會刪除匯入記錄檔及其詳細資料。

   • 刪除匯入的記錄。 這會刪除所有從選取的檔案匯入的記錄。

   • 全部刪除。 這會刪除匯入檔案以及從匯入檔案匯入的記錄。

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有三種可能性：

• 您沒有必要的 授權或角色。
• 您的系統管理員並未開啟該功能。
• 您的組織正在使用自訂應用程式。 確切步驟請洽詢您的系統管理員。 本文章中所述的步驟係專用於銷售中心和 Sales Professional 等現成應用程式。

另請參閱

匯出資料至 Excel
將銷售記錄匯出至 PDF