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庫存日記帳審核工作流程

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本文介紹如何為各種類型的實際庫存交易（例如發貨和收貨、庫存變動、物料清單 (BOM) 以及實際庫存調節）設定和使用庫存日記帳審批工作流程。 庫存日記帳工作流程有助於確保只有已核准的庫存日記帳才能過帳到交易。

附註

庫存日記帳核准工作流程僅適用於使用庫存管理模組記錄的交易。 它們不適用於從 Warehouse Management 模組觸發的庫存日記帳。

開啟或關閉庫存日記帳審核工作流程功能

若要使用此功能，您的系統必須開啟此功能。 從 Supply Chain Management 版本 10.0.21 開始，此功能預設為開啟。 從 Supply Chain Management 版本 10.0.29 開始，該功能是強制性的且無法關閉。 如果您執行的版本早於 10.0.29，則管理員可以透過在中搜尋 庫存日記帳核准工作流程 功能來開啟或關閉此功能功能管理 工作區。

建立您的庫存日記帳核准工作流程

如要設定此功能，您必須為您想控制的每種庫存日記帳類型建立一個工作流程。 由於不同的庫存日記帳類型可以有不同的核准階層和工作流程步驟，因此您可以為每個庫存日記帳類型設定單獨的工作流程。

工作流程支援版本控制，每個都有一個工作流程識別碼和一個使用中版本。 您可以選擇在建立後立即啟用每個新工作流程版本或使其保持非使用中狀態。 如果您需要讓同一日記帳類型使用不同工作流程，請為該日記帳類型建立多個工作流程，然後將每個工作流程指派給使用該類型的不同日記帳名稱。

如要建立您的庫存日記帳核准工作流程：

  1. 前往 庫存管理 > 設定> 庫存管理工作流程。

  2. 在動作窗格上，選擇新增。

  3. 選擇您要為設定工作流程的庫存日記帳類型：

    • 庫存標籤盤點日誌
    • 庫存所有權變更日記帳
    • 庫存變動日記帳
    • 庫存轉帳日記帳
    • 庫存盤點日記帳
    • 庫存 BOM 日記帳
    • 庫存調整日記帳

    建立工作流程對話框。

  4. 工作流程編輯器應用程式會在您的機器上啟動。 (系統可能會要求您核准此動作。) 視需要使用它來設計您的工作流程。 有關如何使用工作流程編輯器的詳細信息，請參閱 工作流程系統概述。

  5. 儲存並關閉工作流程編輯器應用程式後，您必須選擇是啟用此工作流程版本還是將其保持為非使用中狀態。

附註

工作流程提供了版本控制，這代表您可以檢視您建立的版本清單並選擇哪個版本處於使用中狀態。 若要查看可用版本清單並選擇要啟動的版本，請選擇 庫存管理工作流程 頁面上列出的工作流程。 在操作窗格上，開啟 工作流程 選項卡，然後選擇 版本。 每個工作流程識別碼一次只能有一個作用中的版本。

指派核准工作流程至庫存日記帳名稱

下一步是為每個庫存日記帳名稱指派一個庫存日記帳工作流程。 對於每種庫存日記帳類型，您可以設定多個庫存日記帳名稱。

若要將庫存日記帳工作流程與庫存日記帳名稱相關聯：

  1. 轉至 庫存管理 > 設定 > 期刊名稱 > 庫存。

  2. 從清單欄中選擇日記帳名稱以打開其設定頁面。

  3. 在 常規 快速選項卡上，將 審批工作流程 設定為 是. 如果系統提示您批准該操作，請選擇 是。

    將工作流程指派給日記名稱。

  4. 開啟 工作流程 下拉清單並選擇適當的工作流程。 該清單顯示您使用工作流程編輯器應用程式建立的每個使用中工作流程。

建立庫存日記帳並將其傳送以供核准

將庫存日記帳名稱與其相符的庫存日記帳核准工作流程關聯後，您將能夠建立使用該名稱的新庫存日記帳，然後使用該工作流程傳送這些日記帳以供核准。 在工作流程中設定的核准者核准之前，您將無法過帳庫存日記帳。

  1. 在導覽窗格中，展開 庫存管理 > 日記帳條目 > 項目 ，然後選擇庫存日記帳類型。

  2. 選擇 新建 以建立所選類型的新日記。

  3. 將開啟 建立庫存日記帳 對話框。 依需要填寫表格，然後選擇 確定 儲存日記。

  4. 視需要完成日記帳。

  5. 當您建立或開啟具有關聯審核工作流程的庫存日記帳時， 工作流程 按鈕將在操作窗格中處於活動狀態。 當您準備好提交日記以供審批時，選擇 工作流程 按鈕開啟下拉對話框，然後選擇 提交。 然後，核准請求將傳送給相關的核准者，他們將使用為工作流程設定的通知方法收到警報。

    提交日記以供批准。

若要撤回核准請求，請開啟相關日記帳，選擇 工作流程 按鈕，然後選擇 撤回。 此操作將重設工作流程。

當您的日記帳獲得核准後，您就可以將它過帳了。 若要發布日記，請從操作窗格中選擇 發布 。 如果 發布 按鈕未激活，則該期刊尚未獲得批准。

回應庫存日記帳核准請求

如果您是核准者，則每次需要您的核准時您都應該收到一則訊息 (如相關工作流程中之設定)。 然後，您可以透過執行以下操作來核准或拒絕日記帳核准請求：

  1. 在導覽窗格中，展開 庫存管理 > 日記帳條目 > 項目 ，然後選擇庫存日記帳類型。
  2. 打開相關日記帳並進行檢閱。
  3. 選擇操作窗格上的 工作流程 按鈕以開啟下拉對話方塊。 選擇以下選項之一：
    • 批准 - 批准請求。
    • Reject - 拒絕拒絕請求。
    • 更多 > 請求更改 - 向請求者發送訊息，要求他們更改特定內容，然後重新提交。
    • 更多 > 委託 - 將核准交給其他使用者。
    • 更多 > 撤回 - 撤回批准請求（重置工作流程）。
    • 更多 > 工作流程歷史記錄 - 查看此審批工作流程迄今為止的歷史記錄。

檢閱核准歷程記錄

與其他類型的工作流程一樣，您可以使用 工作流程歷史記錄 頁面查看任何日記帳的核准工作流程記錄。

如要檢閱日記帳的工作流程歷程記錄：

  1. 在導覽窗格中，展開 庫存管理 > 日記帳條目 > 項目 ，然後選擇庫存日記帳類型。
  2. 打開相關日記帳。
  3. 選擇操作窗格上的 工作流程 按鈕以開啟下拉對話方塊。 選擇 工作流程歷史記錄。 有關詳細信息，請參閱 查看工作流程歷史記錄。