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Exchange Online 中的傳訊記錄管理

注意事項

若要在 Microsoft 365 中主動保留或刪除資訊控管的信箱內容,建議您使用 Microsoft Purview 合規性入口網站中的保留原則和保留卷標,而不是此頁面所述的訊息記錄管理。 不過,您應該繼續使用訊息記錄管理,將訊息移至封存信箱。

如果您目前使用傳訊記錄管理,這個較舊的功能會繼續與保留原則和保留標籤並存運作。 不過,建議您今後改為使用保留原則和保留標籤。 它們提供單一機制來集中管理 Microsoft 365 內容的保留與刪除。

使用者傳送及接收電子郵件每天。 如果左未受管理、 產生及接收每日的電子郵件的大量可以 inundate 使用者影響使用者產能,並且會公開風險貴組織。 因此,電子郵件生命週期管理是用於大多數的組織的重要元件。

通訊記錄管理 (MRM) 是在Exchange Server 2013和Exchange Online可協助組織管理電子郵件生命週期,並減少與電子郵件相關聯的法律風險的記錄管理技術。 部署 MRM 可協助您組織中數種方式:

  • 符合商務需求:根據組織的傳訊原則,您可能需要保留重要電子郵件訊息一段時間。 例如,使用者的信箱可能包含重要商業策略、 交易、 產品開發或客戶互動與相關之訊息。

  • 符合法律和法規需求:許多組織都有法律或法規需求,可儲存指定期間的訊息,並移除超過該期間的訊息。 儲存超過所需的郵件可能會增加您組織的法律或財務風險。

  • 提高用戶生產力:如果保持非受控狀態,使用者信箱中不斷增加的電子郵件數量也會影響其生產力。 例如,雖然電子報訂閱及自動化的通知可能會參考值他們正在接收時,使用者可能不會移除這些之後讀取 (通常他們正在永不讀取)。 許多這些類型的郵件沒有超過在幾天後保留值。 若要移除這類郵件使用 MRM 有助於減少資訊雜亂中使用者的信箱,進而提高生產力。

  • 改善記憶體管理:由於免費取用者電子郵件服務所驅動的預期,許多用戶會長時間保留舊郵件,或永遠不會移除舊郵件。 維護大型信箱會逐漸變得標準的作法是,不應該強制使用者變更他們嚴格信箱配額為基礎的工作習慣。 不過,保留郵件超過期間所需的商務、 法律或法規考量也會增加儲存成本。

MRM 提供的彈性來實作最符合您的組織需求的記錄管理原則。 與 MRM、 就地封存和就地保留的確實了解,有助於符合您的目標管理信箱儲存區與會議法規保留需求。

要尋找與 MRM 相關的管理工作嗎? 請參閱Messaging Records Management Procedures

Exchange Server 和 Exchange Online 中的 MRM

在 Exchange Server 和 Exchange Online 中,MRM 是透過使用保留標記和保留原則來完成。 保留標記用以保留設定套用至整個信箱和預設信箱資料夾例如收件匣] 與 [刪除的項目。 您也可以建立及部署保留標籤,讓 Outlook 2010 和更新版本以及 Outlook 網頁版 (先前稱為 Outlook Web App) 使用者可以用來套用至資料夾或個別郵件。 他們建立之後,將保留標籤加入至保留原則並再將原則套用至使用者。 受管理的資料夾助理員處理信箱並適用於使用者的保留原則中的保留設定。 若要深入了解保留原則,請參閱保留標記和保留原則

當訊息到達其適用於保留標記中指定的保留期間時,受管理的資料夾助理員會採取保留動作標籤來指定。 郵件可以然後永久刪除或刪除具有可復原的能力。 如果使用者已佈建封存,您也可以將項目移至使用者的就地封存使用保留標記。

MRM 策略

您可以使用保留原則來強制執行基本的訊息保留整個信箱或特定的預設資料夾。 雖然有數種策略部署 MRM,以下是一些最常見的:

在指定的期間後移除所有訊息:在此策略中,您會實作單一 MRM 原則,以在一段特定期間後移除所有訊息。 這項策略中有任何分類的郵件。 您可以藉由建立單一預設原則標記 (DPT) 信箱實作此原則。 但是,這不確定指定期間內保留的郵件。 之前達到保留期間的使用者還是可以刪除的郵件。

將郵件移至封存信箱:在此策略中,您會實作 MRM 原則,將專案移至使用者的封存信箱。 封存信箱提供使用者維護舊的額外儲存空間和常存取內容。 移動項目的保留標記亦稱為是 封存原則。 在相同的保留原則,您可以合併 DPT 及個人標記来移動項目和 DPT、 Rpt 及個人標記刪除項目。 若要深入了解封存原則,請參閱:

注意事項

您可以在Exchange混合式部署中,啟用雲端式封存信箱的內部部署主要信箱。 如果您將封存原則指派給內部部署信箱,項目所移至雲端式封存。 如果項目移至封存信箱時,其複本不保留在內部部署信箱。 如果內部部署信箱處於保留狀態,封存原則仍會指定保留期間的保留位置的雲端式封存信箱移動項目。

根據資料夾位置移除郵件:在此策略中,您會根據電子郵件位置實作 MRM 原則。 例如,您可以指定收件匣中的郵件會保留一年和垃圾郵件] 資料夾中的郵件會保留的 60 天。 您可以在每個您要設定的預設資料夾和 DPT 整個信箱的保留原則標記 (Rpt) 的組合來實作此原則。 DPT 套用至所有的自訂資料夾及所有沒有套用印的預設資料夾。

注意事項

在 Exchange Server 中,您可以建立 [行事歷] 和 [工作] 資料夾的 RPT。 如果您不想在這些資料夾或其他預設資料夾到期的項目,您可以建立預設資料夾已停用的保留的標記。

允許使用者分類訊息:在此策略中,您會實作 MRM 原則,其中包含所有訊息的基準保留設定,但允許使用者根據商務或法規需求來分類訊息。 在此例中,使用者會變成記錄管理策略中重要的一部分-通常有最佳的了解的郵件保留值。

使用者可以將不同的保留設定套用至需要較長或更短的期間內保留的郵件。 您可以實作此原則使用下列項目的組合:

  • 信箱 DPT

  • 使用者可套用至自訂資料夾或個別郵件的個人標記

  • (選用)其他 Rpt 到期特定的預設資料夾中的項目

例如,您可以使用具有較短的保留期間 (例如兩天、 一週或 1 個月)、 個人標記與保留原則以及有較長的保留期間 (例如一個、 兩個或五年) 的個人標記。 使用者可以套用個人標記具有較短的保留期間可能會失去其值內天的收到要求,並套用具有較長期間来保留具有高的商務值的項目標籤電子報訂閱等項目。 他們也可以在 Outlook 中使用收件匣規則套用至符合規則條件的郵件的個人標記自動化程序。

保留郵件以供電子檔探索之用:在此策略中,您會實作 MRM 原則,以在指定期間後從信箱中移除訊息,但也會將它們保留在 [可復原的專案] 資料夾中以供就 地電子檔探索 之用,即使使用者或其他進程已刪除這些郵件也一樣。

您可以使用保留原則和 就地保留和訴訟保留或訴訟 保留的組合來符合此需求。 保留原則移除信箱在指定的期間後的郵件。 時間型就地保留或訴訟保留已刪除或修改日期之前的期間的郵件。 例如七個年度的保留的郵件,您可以建立保留原則與刪除七個年中的訊息的 DPT 訴訟保留七個年度的郵件。 將七個年; 後刪除並不移除使用者的郵件七個年度期間之前刪除使用者所擁有的郵件將七個年度的保留在 [可復原的項目] 資料夾。 若要深入瞭解此資料夾,請參閱 Exchange Online 中的 [可復原的專案] 資料夾

(選用) 您可以使用 Rpt 及個人標記允許以清除其信箱的使用者。 不過,就地保留和訴訟暫止狀態會繼續保留期間到期之前保留已刪除的郵件。

注意事項

時間型就地保留或訴訟資料暫留狀態等同項目則非正式稱為循環法律保留在 Exchange 2010。 啟用合法持有已實作所設定的信箱資料庫或個別信箱已刪除的項目保留期間。 不過,刪除項目保留會保留已刪除及修改刪除日期為基礎的項目。 就地保留和訴訟保留根據他們正在接收或建立日期的項目。 這可確保該訊息會保留為至少在指定的期間。

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Exchange 2013 中的傳訊記錄管理術語

保留標記和保留原則