Microsoft 365 群組 - 一般工作

• 適用於:

  Exchange Online

摘要

租用戶系統管理員會執行許多常見的工作來管理Microsoft 365 群組。 以下是執行這些工作的快速參考。 這些工作分成幾個區段，可協助您快速地進行排序。 選取要直接流覽的工作。

• Microsoft 365 群組建立 & 顯示
  • 控制Microsoft 365 群組建立
  • 顯示與小組相關聯的Microsoft 365 群組
• Microsoft 365 群組委派
  • 讓特定用戶能夠「傳送身分」Microsoft 365 群組
  • 控制使用者對特定群組資源的存取
  • 防止群組成員變更群組行事曆
  • Microsoft 365 群組限制
• Microsoft 365 群組電子郵件位址管理
  • 拿掉 onmicrosoft.com 電子郵件位址
  • 自定義戳入新Microsoft 365 群組的電子郵件位址
  • 將網域新增至租用戶之後，變更現有群組的電子郵件位址
  • 從Microsoft 365 群組新增或移除次要電子郵件位址
• Microsoft 365 群組郵件流程
  • 控制將群組電子郵件訊息傳遞給新成員
  • 取得您傳送的群組電子郵件訊息複本
  • 設定自動回復
  • Microsoft 365 群組中的電子郵件問題
• Microsoft 365 群組還原
  • 還原Microsoft 365 群組
  • 還原從 Microsoft 365 群組刪除的電子郵件交談
• 其他工作
  • 轉換為 Microsoft 365 群組
  • 從 Exchange 用戶端存取 Microsoft 365 群組
  • Microsoft 365 群組移轉
  • Microsoft 365 群組刪除
  • 匯出Microsoft 365 群組資訊
  • Microsoft 365 群組信箱大小
  • Microsoft 365 群組使用量報告
• 適用於 Microsoft 365 群組管理的實用腳本
  • 範例 1：查看所有群組以及建立日期、擁有者和成員資格計數
  • 範例 2：為群組中的使用者建立報表
  • 範例 3：指派群組的「傳送身分」許可權

Microsoft 365 群組建立 & 顯示

控制Microsoft 365 群組建立

根據預設，租使用者的所有使用者都可以建立Microsoft 365 個群組。 不過，這可能會導致未帳戶、孤立和非作用中的群組。 若要避免這個問題，您可以 控制使用者如何建立Microsoft 365 群組。

您也可以使用下列工具來控制Microsoft 365 群組建立：

• Microsoft 365 群組到期原則

  這項功能可讓使用者更輕鬆地使用生活，包括系統管理員、群組擁有者和成員，方法是將到期和更新程序自動化。 這麼做的方式是追蹤與群組相關聯之不同應用程式的用戶活動群組，例如 Teams、SharePoint 和 Outlook。

  若要深入了解，請參閱：

  Microsoft 365 群組的用戶活動型到期原則

  Microsoft 365 群組到期原則

  為 Microsoft 365 群組設定到期原則

• Microsoft 365 群組命名原則

  擔心使用者可能會為其建立的Microsoft 365 群組提供冒犯性名稱嗎？ 使用 Microsoft 365 群組命名原則來封鎖特定字組，並將組名限制為特定準則，例如部門名稱。 請 參閱Microsoft 365 群組命名原則。

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顯示與小組相關聯的Microsoft 365 群組

所有新小組都有相關聯的Microsoft 365 群組。 根據預設，此Microsoft 365 群組會在 Outlook 和 OWA) (Exchange 用戶端中隱藏，而且也會在 GAL) (全域通訊清單中隱藏。 若要取消隱藏群組，請使用 Exchange Online PowerShell。

從 Outlook 或 OWA 位址清單中取消隱藏 Microsoft 365 群組

1. 連線至 Exchange Online PowerShell。

2. 執行下列命令，並指定必要的值：

   Set-UnifiedGroup -Identity <UnifiedGroupIdParameter> -HiddenFromAddressListsEnabled $false
   

   注意事項

   值 $false 將群組從通訊清單中取消隱藏， $true 隱藏它。

從 Exchange 用戶端取消隱藏 Microsoft 365 群組

1. 連線至 Exchange Online PowerShell。

2. 執行下列命令，並指定必要的值：

   Set-UnifiedGroup -Identity <UnifiedGroupIdParameter> -hiddenFromExchangeClientsEnabled $false
   

   注意事項

   值 $false 取消隱藏群組與 Exchange 用戶端， $true 隱藏它。

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Microsoft 365 群組委派

讓特定使用者以Microsoft 365 群組傳送

您可以指派「傳送身分」許可權，以允許特定使用者代表Microsoft 365 群組傳送訊息：

1. 連線至 Exchange Online PowerShell。

2. 執行下列命令：

   Add-RecipientPermission <GroupName> -Trustee <MailboxName> -AccessRights SendAs
   

如需詳細資訊，請參閱 允許成員以群組身分傳送或傳送。

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控制使用者對特定群組資源的存取

Microsoft 365 群組有更多資源，但下列資源最少：

• 收件匣
• 行事曆
• SharePoint 網站
• OneNote

用戶必須是Microsoft 365 群組的成員，才能存取這些資源。 您無法個別委派群組資源的存取權。 不過，您可以將群組交談、檔案、行事曆邀請和筆記本的存取權授與個別來賓。 請參閱將來賓新增至 Microsoft 365 群組。

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防止群組成員變更群組行事曆

您可以藉由指定 CalendarMemberReadOnly 參數，在群組成員上設定唯讀行事曆許可權。

例如，下列命令會讓 Group1 中所有成員的行事歷只讀。

Set-UnifiedGroup Group1 -CalendarMemberReadOnly

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Microsoft 365 群組限制

下表顯示適用於Microsoft 365 群組的大小和成員資格限制。

最大值	值
Owners per group	100
Groups a user can create	250
系統管理員可以建立的群組	最多預設租使用者限製為500,000
Number of members	超過 1,000 個，但只有 1,000 個可以同時存取群組交談。 使用者在 Outlook 中存取非常大型群組的行事曆和交談時，可能會注意到延遲。
用戶可以成為其成員的群組數目	1,000
檔案儲存空間	每個已訂閱的使用者 1 TB + 10 GB + 購買的任何其他記憶體。 您可以購買無限數量的額外記憶體。
群組信箱大小	50 GB
電子郵件訊息傳送/接收大小上限	35/36 MB 分別是預設的最大傳送/接收限制。 您可以視需要使用 Set-UnifiedGroup 命令來增加此值。
作為 Microsoft 365 群組成員的通訊群組	擁有超過 1,000 個成員的通訊群組無法新增至Microsoft 365 群組。 這也包括巢狀通訊群組成員。

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Microsoft 365 群組電子郵件管理

拿掉 onmicrosoft.com 電子郵件位址

><domain.onmicrosoft.com 電子郵件位址是MOERA) (Microsoft在線電子郵件路由位址。 至少一次必須將一個MOERA附加至群組。 因此，您無法從群組中移除 onmicrosoft.com 位址。 不過，您可以將 MOERA 網域變更為群組的次要電子郵件位址。

例如:

假設 contoso.com 是您的主要電子郵件網域，contoso.onmicrosoft.com 是您的MOERA網域。 若要 contoso.com 行銷 群組的主要電子郵件位址，並將MOERA設定為次要位址，請執行下列命令：

Set-UnifiedGroup Marketing -PrimarySmtpAddress marketing@contoso.com

若要深入瞭解MOERA位址，請參閱 如何在 Microsoft Entra ID 中填入 proxyAddresses 屬性。

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自定義戳入新Microsoft 365 群組的電子郵件位址

您可以建立電子郵件地址原則，將自定義的電子郵件地址自動戳記到Microsoft 365 群組。 請參閱 選擇建立 365 群組時要使用的網域Microsoft。

注意事項

電子郵件地址原則不會變更建立原則之前所使用Microsoft 365 群組的電子郵件位址。

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將網域新增至租用戶之後，變更現有群組的電子郵件位址

假設您新增了已接受的網域，而且您想要將它設為將網域新增至租使用者之前所建立之所有Microsoft 365 群組的主要 SMTP 位址。

您可以使用 Set-UnifiedGroup 命令來更新現有群組的電子郵件位址。

例如:

將 contoso.com 網域新增至租使用者中所有Microsoft 365 群組：

$domain = "@groups.contoso.com"
$Microsoft365Groups = Get-UnifiedGroup -ResultSize Unlimited

foreach ($Microsoft365Group in $Microsoft365Groups)
{
$NewEmailid = $Microsoft365Group.alias + $Domain
Set-UnifiedGroup -Identity $Microsoft365Group.identity -EmailAddresses @{add=$Newemailid}
}

注意事項

將 groups.contoso.com 取代為您要新增的功能變數名稱，並確定新名稱是可接受的網域。

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從Microsoft 365 群組新增或移除次要電子郵件位址

您可以使用 Microsoft 365 系統管理中心來變更 Microsoft 365 群組的電子郵件地址、選取群組並選取 @edit 電子郵件位址。

或者，您也可以使用下列 Exchange Online PowerShell 命令，從Microsoft 365 群組新增和移除非主要電子郵件位址：

加：

Set-UnifiedGroup Group1 -EmailAddresses @{add="group1@secondary.contoso.com"}

刪除：

Set-UnifiedGroup Group1 -EmailAddresses @{remove="group1@secondary.contoso.com"}

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控制將群組電子郵件訊息傳遞給新成員

若要控制群組的新成員是否收到群組電子郵件訊息，請執行下列 Exchange Online PowerShell 命令：

Set-UnifiedGroup <GroupName> -AutoSubscribeNewMembers

群組擁有者可以選取下列選項，從群組設定啟用/停用訂用帳戶：

注意事項

在 AutoSubscribeNewMembers 進行變更之後， 參數會對群組的新成員生效。 現有成員不會受到影響。

個別使用者可以藉由選取群組上的 [收 件匣中追蹤]/[在收件匣中停止追蹤] 選項，來啟動和停止接收群組電子郵件訊息。 請參閱追蹤 Outlook 中的群組。

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取得您傳送的群組電子郵件訊息複本

根據預設，當您將電子郵件訊息傳送至您所屬的 Outlook 群組時，不會在收件匣中收到該郵件的復本。 您可以變更此設定。

1. 使用 Outlook 網頁版 (OWA) 登入您的信箱，然後選取 [設定>] 檢視所有 Outlook 設定。

2. 選取 [郵件>群組]。

3. 選取 [ 傳送我傳送至群組的電子郵件複本 ] 複選框。

   

系統管理員可以使用下列命令，從 Exchange Online PowerShell 啟用設定：

個別信箱：

Set-MailboxMessageConfiguration <MailboxName> -EchoGroupMessageBackToSubscribedSender $True

所有信箱：

若要一次啟用所有信箱的設定，請使用下列命令：

Get-Mailbox -ResultSize Unlimited | ForEach {Set-MailboxMessageConfiguration -Identity $_.UserPrincipalName -EchoGroupMessageBackToSubscribedSender $true}

注意事項

此設定最多需要一小時才會生效。

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設定自動回復

若要設定特定Microsoft 365 群組信箱的自動回復訊息，請執行下列 Exchange Online PowerShell 命令：

Set-MailboxAutoReplyConfiguration -Identity <groupmailbox> -AutoReplyState Enabled -InternalMessage "<Internal auto-reply message>" -ExternalMessage "<External auto-reply message>"

注意事項

如果您的群組信箱已達到其分配的配額，當您執行 Set-MailboxAutoReplyConfiguration Cmdlet 時，將會收到「Microsoft.Exchange.Data.Storage.QuotaExceededException」錯誤。 若要解決此錯誤，請使用下列步驟：

1. 減少群組信箱的大小。
2. 等候 1 小時，變更才會生效。
3. 重新執行 Set-MailboxAutoReplyConfiguration Cmdlet。

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Microsoft 365 群組中的電子郵件問題

問題 1：未接收從外部使用者傳送至 Microsoft 365 群組的訊息

如果您的寄件者收到非傳遞報告 (狀態代碼為 550 5.7.193 的 NDR) ，請確定已啟用 Microsoft 365 群組 以接收來自外部使用者的電子郵件訊息。

問題 2：傳送至Microsoft 365 群組的訊息不會由所有成員接收

請確定所有群組成員都已訂閱所需的訊息。 請參閱追蹤 Outlook 中的群組。

若要檢查已訂閱群組電子郵件訊息之成員的訊息狀態，請執行下列命令：

Get-UnifiedGroup <GroupName> | Get-UnifiedGroupLinks -LinkType Subscribers

若要設定所有群組成員接收傳送至Microsoft 365 群組的訊息，請執行下列命令：

$Group = "<Address of Microsoft 365 Groups>"
Get-UnifiedGroupLinks $Group -LinkType Member | % {Add-UnifiedGroupLinks -Identity $Group -LinkType subscriber -Links $_.Guid.toString() -Confirm:$false}

以下範例會重新訂閱群組 testg@contoso.onmicrosoft.com 的所有成員，以在其收件匣中接收訊息：

$group="testg@contoso.onmicrosoft.com"
Get-UnifiedGroupLinks $Group -LinkType Member | % {Add-UnifiedGroupLinks -Identity $Group -LinkType subscriber -Links $_.Guid.toString() -Confirm:$false}

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Microsoft 365 群組還原

還原Microsoft 365 群組

已刪除Microsoft 365 個群組會保留 30 天。 在此期間內，群組擁有者或租用戶系統管理員可以還原群組。 30 天后，群組及其相關聯的內容會永久刪除，而且無法還原。

還原Microsoft 365 群組會還原與群組相關的任何服務，例如 Planner、Teams 和 SharePoint 網站。

注意事項

還原群組的所有相關聯內容可能需要數小時的時間。

群組擁有者

1. 開啟 [刪除的群組] 頁面，選取 [群組] 節點下的 [管理群組]，然後選取 [已刪除]。

   

2. 選取您要還原之群組旁邊的 [ 還 原] 索引卷標。

   

   

針對租用戶系統管理員

使用 Microsoft 365 系統管理中心 或 Azure Active Directory (Azure AD) PowerShell 來還原已刪除的群組。 請參閱 還原已刪除Microsoft 365 群組。

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還原從 Microsoft 365 群組刪除的電子郵件交談

如果您不小心從 Microsoft 365 群組刪除電子郵件交談，您可以使用 Outlook 網頁版或 Restore-RecoverableItems 執行 PowerShell Cmdlet 來還原。 如需詳細資訊，請參閱 從Microsoft 365 群組還原已刪除的電子郵件交談。

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其他工作

轉換為 Microsoft 365 群組

Microsoft不提供將共用信箱轉換成Microsoft 365 群組的工具，反之亦然。

不過，您可以將通訊組清單升級為Microsoft 365 個群組。 這是提供貴組織通訊組清單的所有功能，Microsoft 365 群組的絕佳方式。 請參閱 為什麼您應該將通訊組清單升級至 Outlook 中的群組。

您可以一次升級一個通訊組清單，或同時升級數個通訊組清單。 如果無法升級通訊組清單，則會開啟對話框來指出這一點。 請參閱 哪些通訊組清單無法升級？。

此外，請參閱在 Outlook 中將通訊組清單升級Microsoft 365 群組。

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從 Exchange 用戶端存取 Microsoft 365 群組

如需最佳Microsoft 365 群組用戶體驗，請使用 Microsoft 365 套件或 Outlook 網頁版 (OWA) 的最新版 Outlook。

下列 Outlook 用戶端可以存取 Microsoft 365 群組：

• outlook for Microsoft 365
• Outlook 2016 MSI 和更新版本
• Outlook for Mac 2016 (16.9 版和更新版本)
• Android 版 Outlook 和 iOS 版 Outlook
• Outlook 網頁版 (OWA)

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Microsoft租使用者之間的 365 群組移轉

沒有原生工具或方法可在租用戶之間移轉Microsoft 365 個群組。

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Microsoft 365 群組刪除

已刪除Microsoft 365 個群組和相關服務 (例如 Teams、SharePoint 網站等) 會以虛刪除狀態保留 30 天。 如果您是租用戶系統管理員，您可以永久刪除Microsoft 365 群組，而不需要等待 30 天。

注意事項

自 2024 年 3 月 30 日起，Azure AD 和 MSOnline PowerShell 模組已被取代。 若要深入瞭解，請閱讀 淘汰更新。 在此日期之後，這些模組的支援僅限於移轉協助Microsoft Graph PowerShell SDK 和安全性修正。 已淘汰的模組會繼續運作到 2025 年 3 月 30 日。

建議您移轉至 Microsoft Graph PowerShell ，以與Microsoft Entra ID 互動， (先前稱為 Azure AD) 。 如需常見的移轉問題，請參閱 移轉常見問題。 注意： 1.0.x 版的 MSOnline 可能會在 2024 年 6 月 30 日之後中斷。

1. 聯機到 Azure AD PowerShell。

2. 執行下列命令以取得已刪除群組的識別碼：

   Get-AzureADMSDeletedGroup
   

3. 執行下列命令來清除已刪除的群組：

   注意

   清除群組會永久移除群組及其數據。

   Remove-AzureADMSDeletedDirectoryObject -Id <objectId>
   

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匯出Microsoft 365 群組資訊

使用 Microsoft Purview 搜尋，將 Microsoft 365 群組的電子郵件內容匯出至 PST。 如需詳細資訊，請 參閱使用內容搜尋工具搜尋內容。

您可以執行 PowerShell 命令來完成下列工作。

匯出 Microsoft 365 群組的成員資格清單：

Get-UnifiedGroup <GroupName> | Get-UnifiedGroupLinks -LinkType Members | Export-CSV ".\GroupMembers.csv" -NoTypeInformation -Encoding UTF8

列出所有群組 (包括已刪除的群組) 和群組擁有者：

Get-UnifiedGroup -IncludeSoftDeletedGroups |?{$_.ManagedBy -ne $null} | ft displayname,managedby

列出所有群組 (包括未指派擁有者的已刪除群組) ：

Get-UnifiedGroup -IncludeSoftDeletedGroups |?{$_.ManagedBy -eq $null}

若要列出所有Microsoft 365 群組以及群組建立者的追蹤資訊，您必須使用 稽核 資訊。 搜尋 「新增的群組」活動的整合稽核記錄。

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Microsoft 365 群組信箱大小

Microsoft 365 群組信箱的大小限制預設為 50 GB。 下列資訊說明如何檢視Microsoft 365 群組信箱的目前大小，以及如何在填滿之前釋出其中的空間。

檢視群組信箱大小

1. 連線至 Exchange Online PowerShell。

2. 執行下列命令以檢視Microsoft 365 群組信箱的目前大小：

   若要檢視特定群組信箱的大小：

   Get-Mailbox -GroupMailbox <name of the group> | Get-MailboxStatistics | fl TotalDeletedItemSize,TotalItemSize
   

   若要檢視群組信箱的目前大小：

   Get-Mailbox -GroupMailbox -ResultSize unlimited | Get-MailboxStatistics | ft DisplayName,TotalDeletedItemSize,TotalItemSize
   

增加群組信箱中的空間

沒有支援的方式可增加群組信箱的配額。 您必須移除較舊的電子郵件訊息，才能釋放群組信箱中的空間。

群組擁有者可以使用 Outlook 或 Outlook 網頁版立即釋出空間，以移除較舊的電子郵件訊息。 租用戶系統管理員可以設定 保留原則 ，以清除來自群組的較舊電子郵件訊息。 不過，保留原則需要較長的時間來清除數據。

此外，您可以搜尋群組信箱 的內容 ，並將 搜尋結果匯 出至 PST 檔案，再從群組信箱中移除電子郵件訊息。

Microsoft 365 群組使用量報告

在 Microsoft 365 群組報告中，您可以深入了解組織中群組的活動，例如 Exchange 中收到的電子郵件、Viva Engage 中的郵件。 如需詳細資訊，請參閱系統管理中心Microsoft 365 報告。

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適用於 Microsoft 365 群組管理的實用腳本

範例 1：查看所有群組以及建立日期、擁有者和成員資格計數

Get-UnifiedGroup | Select-Object Id, DisplayName, ManagedBy, Alias, AccessType, WhenCreated, @{Expression={([array](Get-UnifiedGroupLinks -Identity $_.Id -LinkType Members)).Count }; Label='Members'} | Sort-Object whencreated | Format-Table displayname, alias, managedby, Members, accesstype, whencreated

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範例 2：為群組中的使用者建立報表

$Groups = Get-UnifiedGroup -ResultSize Unlimited
$Groups | ForEach-Object {
$group = $_
Get-UnifiedGroupLinks -Identity $group.Name -LinkType Members | ForEach-Object {
    New-Object -TypeName PSObject -Property @{
        Group = $group.DisplayName
        Member = $_.Name
        EmailAddress = $_.PrimarySMTPAddress
        RecipientType= $_.RecipientType
        }
    }
} | Export-CSV ".\Office365GroupMembers.csv" -NoTypeInformation -Encoding UTF8

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範例 3：指派群組的傳送身分許可權

$groupAlias = "group1"
$userAlias = "john"
$groupsRecipientDetails = Get-Recipient -RecipientTypeDetails groupmailbox -Identity $groupAlias
Add-RecipientPermission -Identity $groupsRecipientDetails.Name -Trustee $userAlias -AccessRights SendAs

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