設定 Microsoft 365 共用信箱設定

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建立共用信箱之後，您會想要為信箱用戶設定一些設定，例如電子郵件轉寄和自動回復。 稍後，您可能會想要變更其他設定，例如信箱名稱、成員或成員許可權。

變更共用信箱的名稱

  1. 在系統管理中心，移至 Teams & 群組>共用信箱。

  2. 選取您要編輯的共用信箱，然後選取 [基本資訊] 底下的 [編輯]。

  3. 輸入共用信箱的新名稱。

  4. 選取 [儲存]。

變更共用信箱的電子郵件位址

  1. 在系統管理中心，移至 Teams & 群組>共用信箱。

  2. 選取您要編輯的共用信箱，然後選取 [Email 位址] 底下的 [編輯]。

  3. 輸入共用信箱的新電子郵件位址。 如果您想要變更主要電子郵件位址，信箱必須有一個以上的電子郵件別名。

轉寄傳送到共用信箱的電子郵件

您不需要將授權指派給共用信箱，即可轉寄傳送給該信箱的電子郵件。 您可以將郵件轉寄至任何有效的電子郵件地址或通訊組清單。

  1. 在系統管理中心，移至 Teams & 群組>共用信箱。

  2. 選取您要編輯的共用信箱，然後選取 [Email 轉送] 底下的 [編輯]。

  3. 選取複選框以 轉寄所有傳送至此信箱的電子郵件。 輸入一個要轉寄郵件的電子郵件位址。 它可以是任何有效的電子郵件位址。 若要轉送到多個位址，您必須建立地址的 通訊群組 ，然後在此方塊中輸入群組的名稱。

  4. 選取 [儲存]。

從共用信箱傳送自動回覆

  1. 在系統管理中心，移至 Teams & 群組>共用信箱。

  2. 選取您要編輯的共用信箱，然後選取 [自動回復] 底下的 [編輯]。

  3. 選取 [將 自動回復傳送給此組織內的寄件者] 複選框。

  4. 輸入您想要傳送給組織內部或外部人員的回復。 您只能加入文字而不能加入影像。

  5. 選取 [儲存]。

允許所有人都看到已傳送的電子郵件 (回覆)

根據預設，從共用信箱寄出的郵件不會儲存至共用信箱的 [寄件備份] 資料夾。 不過，這些郵件會儲存到寄件者的 [寄件備份] 資料夾。

如果您想要讓每個人都能看到 [已傳送的電子郵件]，請在系統管理中心編輯共用信箱設定。 選取 [已傳送的專案] 底下的 [編輯]。 選取您要傳送項目的選項。

選擇共用信箱可用來存取 Microsoft 電子郵件的應用程式

  1. 在系統管理中心，移至 Teams & 群組>共用信箱。

  2. 選取您要編輯的共用信箱，然後選取 [Email 應用程式] 底下的 [編輯]。

  3. 選取您希望成員能夠用來存取共用信箱之所有應用程式的複選框。

  4. 選取 [儲存]。

將共用信箱置於訴訟保留

若要深入了解訴訟保留，請參閱 建立訴訟保留。

  1. 移至 Exchange 系統管理中心。

  2. 選 取 [收件者>信箱] ，然後選取您要管理的共用信箱。

  3. 在 [其他] 索引標籤上，選取 [訴訟保留] 底下的 [編輯]。

  4. 輸入持續時間、使用者如有需要保留的附註，以及具有詳細資訊的URL。

  5. 選取 [儲存]。

新增或移除成員

  1. 在 Microsoft 365 系統管理中心 中，移至 Teams & 群組>共用信箱。

  2. 選取您要編輯的共用信箱，然後選取 [成員] 底下的 [編輯]。

  3. 執行下列其中一項：

    • 若要新增成員，請選取 [ 新增成員]、搜尋或選取要新增的成員，然後選取 [ 儲存]。
    • 若要移除成員，請視需要使用 [搜尋] 方塊來搜尋成員、取消選取成員，然後選擇 [ 移除成員]。

新增或移除成員的許可權

  1. 在 Microsoft 365 系統管理中心 中，移至 Teams & 群組>共用信箱。

  2. 選取您要編輯的共用信箱，然後選取 [成員>自定義許可權]。

    選取您想要變更成員許可權旁邊的 [編輯]。

  3. 執行下列其中一項：

    • 若要將該許可權授與其他成員，請選取 [ 新增許可權]、搜尋或選取要新增的成員，然後選取 [ 儲存]。
    • 若要移除成員的許可權，請視需要使用 [搜尋] 方塊來搜尋成員，選取成員名稱旁邊的 X ，然後選取 [ 儲存]。

顯示或隱藏全域通訊清單中的共用信箱

如果您選擇不要在全域通訊清單中顯示共用信箱，信箱將不會出現在組織的通訊清單中，但仍會收到傳送給它的電子郵件。

  1. 在 Microsoft 365 系統管理中心 中，移至 Teams & 群組>共用信箱。

  2. 選取您要編輯的共用信箱，然後選取 [在全域通訊列表中顯示] 底下的 [編輯]。

  3. 選取您想要在我的組織全域通訊清單中顯示旁邊的選項。 選取 [儲存]。

注意事項

將共用信箱從通訊清單中隱藏，將無法讓新的共用信箱成員將隱藏的信箱新增至其 Outlook 配置檔，直到共用信箱再次顯示在通訊清單中為止。

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