關於共用信箱

如果有多個人員需要存取相同信箱 (例如公司資訊或支援電子郵件地址、接待處或其他可能由多人共用的功能)，就會使用共用信箱。

擁有群組信箱權限的使用者可以以信箱電子郵件地址的身分傳送或代表其傳送 (如果系統管理員已授與使用者執行該動作的權限)。 這對於說明和支援信箱特別有用，因為使用者可以透過「Contoso 支援」或「大樓 A 接待處」傳送電子郵件。

建立共用信箱之前，以下是您應該知道的一些事項：

• 許可證： 您的共用信箱最多可以儲存 50 GB 的數據，而不需指派授權給該信箱。 超過此上限後，您必須指派授權給信箱才能儲存更多資料。 如需共用信箱授權的詳細資訊，請參閱 Exchange Online 限制。 當共用信箱到達儲存上限時，您可以接收電子郵件一段時間，但您將無法傳送新電子郵件。 之後，信箱將停止接收電子郵件。 傳送郵件到此信箱的寄件者會收到未傳遞回條。

注意事項

下列案例需要 Exchange Online 方案 2 授權：

• 共用信箱有超過 50 GB 的使用中記憶體。
• 共用信箱會使用就地封存。
• 共用信箱會置於訴訟保留狀態。

如需如何指派授權的逐步指示，請參閱 將授權指派給使用者。

• 用戶權力： 您必須將使用共用信箱 (成員資格) 授與用戶許可權。 僅限貴組織內部的人員可以使用共用信箱。

• 外部使用者： 您無法將共用信箱) 存取權提供給公司外部人員 (，例如具有 Gmail 帳戶的人員。 如果您想這麼做，請考慮改為建立 Outlook 群組。 若要深入瞭解，請參閱 在系統管理中心建立 Microsoft 365 群組。

• 搭配 Outlook for Android 和 iOS 應用程式使用：除了使用瀏覽器的 Outlook 網頁版 來存取共用信箱，您也可以使用 iOS 版 Outlook 應用程式或 Android 版 Outlook 應用程式。 若要深入瞭解，請 參閱將共用信箱新增至 Outlook 行動裝置版。 另一個選項是建立共用信箱的群組。 若要深入瞭解，請參閱 比較群組。

• 加密： 您無法加密從共用信箱傳送的電子郵件。 這是因為共用信箱沒有自己的安全性內容 (用戶名稱/密碼) ，因此無法指派密鑰。 如果有多人是成員，而且他們傳送/接收使用自己的密鑰加密的電子郵件，則其他成員可能無法讀取電子郵件，而其他人可能無法讀取，視電子郵件所加密的公鑰而定。

• 信箱轉換： 您可以將使用者信箱轉換成共用信箱。 請參閱將使用者信箱轉換為共用信箱。

• 管理員 角色：具有全域管理員或 Exchange 系統管理員角色的使用者可以建立共用信箱。

• 訂用帳戶需求：若要建立共用信箱，您必須訂閱商務用 Microsoft 365 方案，其中包含 Exchange Online 服務) (電子郵件。 Microsoft 365 Apps 商務版 訂用帳戶不包含電子郵件。 Microsoft 365 商務標準版 包含電子郵件。

• 登入： 共用信箱不適合由其相關聯的用戶帳戶直接登入。 您應該一律封鎖共用信箱帳戶的登入，並保持封鎖。

• 太多使用者： 當有太多指定的用戶同時存取共用信箱 (支援上限為 25) 時，他們可能會間歇性地無法連線到此信箱，或出現不一致的情況，例如在發件匣中複製郵件。 在此情況下，請減少用戶數目或使用不同的工作負載，例如 Microsoft 365 群組。

• 郵件刪除： 可惜的是，您無法防止人員刪除共用信箱中的郵件。 唯一的方法是 建立 Microsoft 365 群組 ，而不是共用信箱。 Outlook 中的群組就像共用信箱。 如需兩者的比較，請參 閱比較群組。 若要深入瞭解群組，請 參閱瞭解 Microsoft 365 群組。

• 多地理位置 在多地理位置環境中，共用信箱的授權方式必須與使用者信箱的授權方式相同。 請注意，不支援跨地理位置信箱稽核。 例如，如果指派給使用者的權限可以存取不同地理位置的共用信箱，則該使用者執行的信箱動作不會記錄在共用信箱的信箱稽核記錄中。

注意事項

若要存取共用信箱，用戶必須擁有 Exchange Online 授權，但共用信箱不需要個別的授權。 每個共用信箱都有對應的使用者帳戶。 注意到當您建立共用信箱時，系統如何要求您提供密碼嗎？ 帳戶有密碼，但它是系統產生的密碼 (未知)。 您不應該使用帳戶登入共用信箱。 若沒有授權，共用信箱的限制為 50 GB。 若要將大小限制增加到 100 GB，必須為共用信箱指派 Exchange Online 方案 2 授權。 具有 Exchange Online 封存 附加元件授權的 Exchange Online 方案 1 授權只會增加封存信箱的大小。 這也可讓您針對額外的封存記憶體容量啟用自動展開封存。 同樣地，如果您想要讓共用信箱處於訴訟資料暫留狀態，則共用信箱必須有 Exchange Online 方案 2 授權或具有 Exchange Online 封存附加元件授權的 Exchange Online 方案 1 授權。

如果您想要套用進階功能，例如 適用於 Office 365 的 Microsoft Defender、電子檔探索 (進階) 或保留原則，則可能需要授權。 如需詳細資訊，請參閱 安全性 & 合規性的 Microsoft 365 授權指導方針。

注意事項

在 2018 年 7 月之前，所有未授權的共用信箱都布建大小為 100 GB。 如需詳細資訊，請 參閱更正共用信箱布建和重設大小。

針對共用信箱問題進行疑難解答

建立共用信箱時發生錯誤

如果您看到錯誤訊息，Proxy 位址或 LegacyExchangeDN 的 “name” 已經使用 Proxy 位址 “<smtp：<shared mailbox name>>”。請選擇另一個 Proxy 位址，這表示您正嘗試為共用信箱提供已在使用的名稱。 舉例來說，假設您想將共用信箱命名為 info@domain1 和 info@domain2。 執行這項作業的方法有兩種：

• 使用 Exchange Online PowerShell。 如需相關指示，請參閱此部落格文章： 在不同網域建立具有相同別名的共用信箱

• 將第二個共用信箱命名為與開始不同的信箱，以解決錯誤。 然後在系統管理中心，將共用信箱重新命名為您想要的信箱。

使用共用信箱時沒有傳送許可權的錯誤

如果您已建立共用信箱，然後嘗試從其中傳送訊息，您可能會收到下列訊息：

無法傳送此訊息。 您沒有指定使用者傳送訊息的許可權。

當 Microsoft 365 遇到複寫延遲問題時，就會出現此訊息。 當新的共用信箱 (或新增的使用者) 的相關信息複寫到所有數據中心時，它應該會在一小時左右消失。 等候一小時，然後再試一次以傳送訊息。

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