使用頻道交談、檔案共同作業和共用應用程式規劃外部共同作業

  • 發行項

Microsoft 365 提供數個與組織外部人員共同作業的選項：

  • 1：1 與組織外部人員在 Teams 中進行群組聊天
  • 與組織外部人員的 Teams 會議
  • 與組織外部人員共用個別檔案或資料夾
  • 小組中的共同作業，包括頻道交談、檔案共同作業和共用應用程式

本文涵蓋第四個選項：使用頻道交談、檔案共同作業和共用應用程式進行群組共同作業。 (如需所有選項的概觀，請參閱 Microsoft 365 中的外部共同作業選項概觀。)

條款

  • Microsoft Entra B2B 共同作業– 此功能可讓使用者與組織外部人員共用檔案、資料夾、網站、群組和小組。 這些人員會使用您目錄中的來賓帳戶來存取共用資源。
  • Microsoft Entra B2B 直接聯機 – 此功能可讓使用者與其他Microsoft Entra組織人員共用您組織中的資源。 這些人會使用自己的公司或學校帳戶來存取共用資源。 不會在您的組織建立來賓帳戶。
  • 外部參與者 – 組織外部參與資源的人員，例如共用通道，使用自己的身分識別，而不是您目錄中的來賓帳戶。
  • 外部組織 – 您要共用資源的另一個組織。
  • 來賓 – 組織外部的人員，透過登入您目錄中的來賓帳戶來存取共用資源。
  • 主機組織 – 裝載共用資源的組織，例如共用通道。
  • 共用頻道 – 可與團隊外部人員共用的 Teams 頻道。 這些人員可以在您的組織內，或來自其他Microsoft Entra組織。
  • 共用連結 – 具有檔案或資料夾許可權的連結，可用來與其他人共用該檔案或資料夾。 與共享的人員可以在組織內部或外部。

小組中共同作業的選項

在小組中與組織外部人員共同作業時，有兩個選項可讓這些人員存取您與他們共用的資源。

來賓共用

來賓共用會使用Microsoft Entra B2B 共同作業，藉由在每個人員的Microsoft Entra識別碼中新增來賓帳戶，以允許與組織外部的人員共用和共同作業。 來賓帳戶可用於下列專案：

  • 小組、SharePoint 網站和 Microsoft 365 群組中的來賓成員資格
  • 個別檔案和資料夾共用

小組中的來賓與一般小組成員具有類似的功能。

共用通道中的外部參與者

外部參與者會使用自己的Microsoft Entra識別碼或 Microsoft 365 身分識別，來存取您組織中的共用資源。 這可透過兩個組織所設定的組織關聯性Microsoft Entra B2B 直接連線來啟用。 此關聯性中不會使用來賓帳戶。

在共用頻道與來賓共用中，外部參與者的主要優點是組織外部人員可以在 Teams 中與您的使用者共同作業，而不需要變更其使用者內容。 使用來賓帳戶時，使用者必須在 Teams 中個別新增這些帳戶，並切換至這些帳戶，才能與組織中的人員互動。

透過共用通道，使用者可以繼續登入其組織，並存取與其他組織共用的頻道。 其他組織的共用頻道可與您組織中的小組和頻道一起在 Teams 中使用。 不需要切換組織。

功能比較

下表說明可用的體驗，視所使用的帳戶類型而定。

功能 使用者 (您的組織) 來賓 (Microsoft Entra 共同作業) 外部參與者 (Microsoft Entra 識別碼直接連線)
小組存取 Y Y N
共用通道存取 Y N Y
透過檔案共用連結的許可權 Y Y N
使用共用通道 Y N Y
使用私人頻道 Y Y N
目錄中的帳戶 Y Y N
存取權檢閱 Y Y Y

規劃考慮

大部分的組織都會使用來賓共用和與外部參與者共用的管道。

您必須在下列狀況下使用來賓共用：

  • 您想要邀請組織外部人員加入小組，而不是個別頻道
  • 您想要與不在頻道中的組織外部人員共用頻道中的檔案或資料夾
  • 您想要與組織外部沒有公司或學校帳戶的人員共同作業。

雖然 Teams 中預設會開啟共用通道，但與共享通道的外部共同作業需要Microsoft Entra系統管理員在您的組織與您想要共用的組織之間設定跨租使用者存取。 彼此的組織也必須在其端設定跨租使用者存取權。

如果您打算與其他組織使用共用通道，您可以選擇自助模型和依要求模型。

  • 自助式 – 您可以設定跨租使用者存取，以允許所有其他Microsoft Entra組織的輸入和輸出存取。 或者，您可以封鎖不想讓使用者共用的組織清單，讓所有其他組織都可供使用。 這可讓您的使用者邀請組織外部的人員參與共用通道，而不需要連絡您的技術服務人員或 IT 部門。
  • 依要求 – 您可以為您想要允許共用通道的每個個別組織設定跨租使用者存取。 選擇此模型時，請務必有記載的商務程式，讓您的使用者可以遵循此程式來要求與另一個組織進行跨租使用者存取。

共用通道中的合規性

共用通道與Microsoft Entra和 Microsoft Purview 功能整合。 如需詳細資訊，請參閱 Microsoft Teams 中的共用頻道。

Microsoft 365 中的檔案共同作業簡介

使用 Microsoft 365 在 SharePoint 中規劃檔案共同作業