您的組織是否準備好使用 Microsoft Teams?

現在您的專案小組已經聚在一起,而且您開始看到 Teams 可以為您的組織做些什麼,請務必評估貴組織的 Teams 轉換整備狀況。 若要評估您的整備狀態,您必須:

  1. 評估您的專案關係人。
  2. 找出早期採用者。
  3. 評估組織是否準備好進行變更。

評估專案關係人

列出貴組織中的核心專案關係人和商務領導者。 針對每個個人,請詢問下列問題:

  1. 這位領導者對新技術是否友善?
  2. 評價這位領導者對您目前技術的滿意度。
  3. 這位領導者是否願意使用未受禁的技術來加速結果,或為小組成員創造更好的體驗?
  4. 這位領導者是否正受到高階壓力而無法提供重要的業務成果?
  5. 這位領導者願意在 Teams 中宣傳他/她的經驗,以協助轉換嗎?
  6. 這位領導者是否與現有專案小組的重要成員有正面關係?
  7. 這個領導者是否希望在組織內被視為「變更代理人」?

您可以新增與貴組織相關的其他問題。 對於初始 (啟動和實驗) 的兩個階段,您會看到喜好變更、對目前技術有些不滿意,且與您有良好關係的領導者。 這些領導者應該以商務顧問身分加入核心專案小組,而且可能會有專案是實驗階段不可或缺的專案。 在初始實驗中,請務必選取具影響力且真實情況的實驗,並避免高風險專案。

注意

雖然可以將分數指派給這類問卷,將貴組織內人性關係的影響降到最低,但推動變更的因素取決於團隊的化學功用,以及團隊的技術技能或業務建議。 當您選取專案和教職員以進行後續階段時,請與您的小組成員一起檢閱這份清單,以討論各種領導者與這個專案的「合適」。

識別早期採用者

早期採用者具有特定的特質,不論貴組織的規模或產業規模為何。 一般而言,早期採用者有下列特質:

  • 對科技感興趣
  • 願意參與變更
  • 尋求改善
  • 依自然特性共同作業
  • 願意與群組分享他們的觀察和學習
  • 風險承擔者;也就是說,他們願意嘗試看看它是否可運作

在 Microsoft 365 或 Office 365 中使用簡單的表單,可讓這些人員加入宣告 Teams 的早期採用者計畫。 根據貴組織的大小和複雜度,您可以選擇啟用部分或所有這些個人以進入實驗階段。 在本計畫中,他們同意參與您的實驗階段,並定期提供意見反應給專案小組。 避免讓人員只想要試用新的技術。 讓他們知道,藉由提供這項作用中的意見反應,他們正在協助打造專案的結果。 您將在 階段 2 - 實驗中使用此人員清單。

我們的早期採用者計劃指南是一項實用的資源,可協助您在您的環境中啟動此計畫。

評估貴組織的整備狀態以進行變更

變更是與技術無關的人力程式。 有一種行為式的意識和意識,會教育我們自然地拒絕變更。 若要讓變更可接受,請務必預期使用者的需求、表達對使用者狀況的理解,以及建立能改善該狀況的解決方案。 即便如此,您仍會遇到自然的變更阻。

圖表說明變更的抗力。

每個組織的方法都會根據地區、工作風格、專業個人檔案及組織中的其他元素而有所不同。 若要評估貴組織的整備狀態,請參 閱評估組織的整備變更。 使用指導方針回答下列問題:

  1. 每一個貯體中的使用者百分比為何? (變更抗)

    • 早期採用者:在解決方案推出之前提出要求。
    • 資訊靈通的使用者:一旦驗證解決方案的值,請使用此解決方案。
    • 運動者:推回任何變更。

    提示

    早期採用者會成為很棒的試驗測試人員和同儕冠軍。 採用新工具速度緩慢的使用者需要額外的鼓勵和更多時間來調整。

  2. 使用者對於變更的能力為何? (訓練)

    • 自我啟動者 只需要影片的連結。
    • 團隊建立者 在群組訓練中運作良好。
    • 一對一學習者 需要個人支援。

    提示

    為能力和角色量身打造訓練的類型和數量。 當新功能上線時,請持續更新訓練。

  3. 除了此服務部署之外,還有多少其他變更正在進行? (適配性)
    變更可能包括 Office/Windows 升級、Office 移動、合併、重新排列等等。

    • 1-3 變更
    • 超過 3 個變更

    提示

    太多變更可能會妨礙接受度和生產力。 如果進行中的變更超過 3 個,請考慮將它們與它們間距,或建立主題以將變更組合在一起。

將此資料與想要加入早期採用者計畫的專案關係人設定檔和員工合併。 這可讓您識別已準備好且可以同時承擔現有職責之變更的群組。 此方法可讓您在變更中建立合作夥伴。

您可以使用內部冠軍來解決不同變更類型的問題。 在這裡,意見反應是成功的關鍵:鼓勵人們分享挑戰和需求。 實驗期間為這些人員或群組提供表格的基座,藉此管理干擾者和慈善者。 此最佳作法將為您更順暢地部署共同作業改進專案提供基礎。

代表下一個步驟的圖示。 下一步: Microsoft Teams 採用階段 2:實驗