評估組織的變更整備程度

升級旅程圖,強調[使用者整備] 階段。

本文是升級旅程的 [使用者整備] 階段的一部分,此活動可讓您與技術整備階段同時完成。 繼續進行之前,請確認您已完成上述階段中的這些活動:

在保護專案小組並定義您的願景、範圍和目標之後,升級旅程的下一個步驟是確保您的組織和使用者已準備好使用 Teams,這是您同時完成的活動,可確保您的技術整備。 若要從 Teams 中實現價值,使用者必須實際使用它。 只要啟用 Teams 並不保證您達成目標。 使用者有不同的使用案例和不同的學習樣式,而且會以不同的速度適應新的技術。 好消息是管理變更並不複雜,但確實需要專注的工作。 下列引導式討論旨在協助您瞭解您的使用者基礎,讓您可以準備適當的教育層級,以促進並加快使用者採用。 您應該以兩種方式查看使用者基礎:

  • 組織變更整備:瞭解 (或不) 使用者通常會反應變更的速度。 這項資訊可協助告知您可能需要執行的意識、訓練和價值銷售量,以推動使用者採用。
  • 團隊工作案例:瞭解使用者的運作方式可讓您將 Teams 對應至其工作活動、加速採用,並促進移除商務用 Skype。

注意

您可以將下列評定活動調整為貴組織中的任何變更計畫。 只要根據專案範圍來回答問題即可。 在下列討論中,「新解決方案」可以套用至音訊通話、音訊會議或從商務用 Skype升級至 Teams。

   
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決策點
  • 若要變更,貴組織文化是什麼?
  • 新技術如何優化使用者的運作方式?
  • 哪些使用者可能需要特別注意,才能變更其運作方式?
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後續步驟
  • 使用下列指導方針和相關聯的活動來擷取貴組織的使用者整備設定檔。

組織變更整備

藉由評估貴組織的整備狀態,您可以判斷您的使用者可能會變更其運作方式及採用新技術) 接受 (或不) 。 瞭解使用者對變更的反應,可讓貴組織主動解決疑慮、調整您的推行計畫以取得最佳的購買,以及識別能夠實際協助您與同儕進行變更的使用者。

活動

使用下列交談入門來進行組織整備評估,並在變更時記錄貴組織的文化。 這項資訊可協助您瞭解您可能需要為專案實作多少意識和訓練。 不用擔心確切的數位。 此練習代表您組織文化的一般理解。 如果您需要快速入門方面的協助,只要評估過去的推出;這可協助您預期使用者對變更有何反應,並協助您主動處理預期的回應。

每一個貯體中的使用者百分比為何?

早期採用者 通知使用者 拉格茲
這些使用者會在解決方案推出之前要求解決方案。 這些使用者會在顯示其值時立即接受解決方案。 這些使用者拒絕解決方案,即使已推入變更。

提示

除了擔任同儕冠軍之外,也請搶先採用者進行試驗測試。 冠軍可協助宣傳新技術並以範例為潛在客戶,向同儕展示如何實現價值。 若要深入瞭解如何建立正式的擁護者計畫,請參閱 Office 採用指南。 您的延後花園可能需要更具有說服力,才能採用新的技術。 如果超過 20% 的組織屬於這個貯體,請花更多時間溝通價值訊息,並提供量身打造的訓練。 此外,開啟意見反應迴圈以更深入瞭解並解決他們的引文,以支援他們完成變更。

有哪些百分比的使用者屬於每個能力?

自我積極性 團隊玩家 手持求職者
這些學習者會尋找資源,並透過執行來學習。 這些使用者享有群組和互動式訓練;他們會和同事一起前往。 這些使用者預期會得到「白色白戴式工具」或一對一協助。

提示

並非所有人都能以相同方式學習。 針對自我積極的人,請指向 Microsoft 的線上影片和訓練文章。 如果超過 20% 是團隊隊員,請征得您的訓練團隊或合作夥伴以個人或線上) (即時互動式訓練。 一般情況下,您會在掌控類別中找到高階主管或目標角色。 這是可從個人化簡短訓練課程獲益的重要群組。 為您的冠軍助力為這些使用者提供訓練,以獲得最佳體驗。

評估小組工作案例

Microsoft Teams 擴充商務用 Skype功能,提供全方位的通訊和共同作業解決方案。 當您設計將使用者從商務用 Skype升級至 Teams 的計畫時,請考慮如何使用團隊共同作業的功能,既能讓使用者興奮,又能促進使用者從商務用 Skype轉換到 Teams。

團隊合作的核心是人員共同合作以完成工作的方式。 這是為了讓適當的人員以適合他們的方式與相關工具對齊。 Teams 可將人員、交談、檔案和專案整合成一個工作區,為組織中的團隊工作建立真正的中心。

瞭解使用者的運作方式及其整合方式,可協助使用者以視覺化的方式使用 Teams,促進移轉離開商務用 Skype。 有兩種核心的方式可以思考團隊工作案例:以人員為中心和以專案為中心。

  • 以專案為中心的小組合作 著重于特定專案或計畫 (,例如規劃產品上市活動) 。 從範圍規劃到預算管理,到行銷工作,以專案為中心的小組合作可協助對齊專案工作流,讓每個人都掌握資訊。
  • 以人員為中心的團隊合作圍繞著具有類似職責或屬性的人員,他們可能會在相同的小組中工作 (例如銷售團隊、路況) 或跨團隊 (例如同儕冠軍) 。 從與同事聊天到獲得問題的答案,到參與小組會議,以人員為中心的活動包括資訊共用和建立關係。

若要充分發揮 Teams 的效用,請建立包含這兩個案例的團隊工作策略,協助使用者瞭解 Teams 可以如何為他們工作。

   
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決策點
  • 您會採用哪些可修正的團隊工作案例,以協助加快使用者對 Teams 的採用,並協助您從商務用 Skype升級?
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後續步驟

範例

以專案為中心的小組合作:產品上市活動 (例如:您的組織正在準備將新產品上市,並且正在規劃廣泛的促銷活動,以提升意識、產生潛在客戶,並鼓勵銷售) 。

考慮 注釋
Core 屬性
  • 具有各種專案工作流的跨小組專案關係人
  • 常用的目標會議
  • (預算、排程、簡報、註冊等專案/人員聚在一起)
今日的團隊合作挑戰
  • 工作流在孤島中運作,對整體專案狀態或跨小組工作可見度有限:
    • 中斷的交談,以及缺少「誰在做什麼」
    • 在不同位置追蹤的資訊,沒有跨團隊可見度
  • 讓新成員加入會議或因錯過會議而失去生產力時間
團隊工作需求
  • 快速存取專案排程和任務分派
  • 開啟交談頻道,讓所有人掌握最新資訊
  • 目前簡報檔案及其他資源的中心位置
  • 快速讓新的專案小組成員快速上手的能力
  • 鼓勵和支援彼此保持動力的方式
Teams 中的團隊合作
  • 組織專案內容和對話串交談的團隊/頻道
  • 用於主控 PPT 檔案1的 SharePoint
  • Planner/Trello 用於指派個別專案工作和到期日1
  • Teams 線上會議
  • 可在行動裝置上連線的 Teams 行動裝置 App

1 Teams 中支援應用程式整合或對齊方式。

以人員為中心的小組合作:銷售小組 (例如:您地區分散的銷售團隊必須保持連線,並且維持對齊管線,並瞭解有助於達成年度配額目標的重要優惠和計畫)

考慮 注釋
Core 屬性
  • 在外地 (、旅館、客戶網站)
  • 以關聯性為導向 – 核心外部
今日的團隊合作挑戰
  • 在聊天、通話、會議等 (,與多位現場代表重複交談) – 無法讓每個人一次聚在一起
  • 錯過從銷售「wins」 學習的機會 – 僅限嘴分享
  • 持續在應用程式之間切換:
    • Excel 中的准銷售案源
    • Power BI 中的趨勢
    • 電子郵件中的銷售關聯
    • SharePoint 上的客戶示範資源
    • 1 對 1 聊天和點入式會議
    • Yammer 中的銷售社群活動
團隊工作需求
  • 快速存取銷售關聯
  • 快速連絡專家
  • 快速轉向問題與核准
  • 銷售會議、管線檢閱
  • 銷售訓練資源
  • 客戶資料庫管理
Teams 中的團隊合作
  • 依地區或客戶設計的團隊/頻道,以專注內容和交談
  • SharePoint 的關聯/資源1
  • 適用于管線和資料庫的 XLS/Power BI1
  • Teams 線上會議
  • 可在行動裝置上連線的 Teams 行動裝置 App
  • Teams 應用程式與 CRM 系統1的整合
  • Yammer 提供廣泛的 SME 深入解析和資訊共用*1

1 Teams 中支援應用程式整合或對齊方式。

識別團隊工作策略「適合」的秘訣

為每個使用者、每一個小組和每個專案,制定團隊合作策略可能很容易。 並非每個專案或小組都需要完全定義的團隊合作策略。 以下是一些開始使用的最佳做法:

  • 考慮剛開始或即將推出的跨小組專案。

    • 活動規劃 – 來自多個小組的協調 (預算、物流、簡報等)
    • 試驗新產品 - 共用資訊、在受控環境中收集意見反應
  • 識別使用者角色和核心工作群組,將他們彼此互動的各種方式連線到 Teams

    • 銷售團隊/地區 - 路況簡單、易於存取資源、快速回轉回應
    • 人力資源 – 所有部門的標準化程式、一致的雇用方法
    • 前線員工 – 與其同儕/管理的連絡人、程式存取權、NEO
  • 請牢記下列事項:

    • 從小型開始。 在您檢查團隊合作模型之後,儲存更大、更複雜的專案。
    • 專注于新專案。 避免變更目前正在進行中的現有專案,因為這可能會中斷工作流程。
    • 考慮計時。 在會計年度結束時推出新的團隊合作策略以銷售可能不理想。
    • 迭 代。 不需要重新造就滾輪。 當您找到可運作的小組工作結構時,請與其他工作組和專案重複此步驟。 定義範本團隊並設定指導方針,協助使用者快速地將範本融入 Teams 並提供一致性。

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