在流程中使用表單的常用方式

如果您不確定從哪裡開始,以下是人們將 Microsoft Forms 與 Power Automate 一起使用的常見方式:

  • 當有新的表單回應時,傳送電子郵件
  • 將電子郵件傳送給表單回應者
  • 傳送具有表單詳細資料的核准要求
  • 將表單回覆新增至 Excel 工作表
  • 從表單中取得附件,並使用電子郵件傳送

當有新的表單回應時,傳送電子郵件

您可以在表單設定中,為表單負責人打開電子郵件通知。 如果您希望在提交回覆時通知其他人,請使用 Power Automate 建立自訂電子郵件通知。

我們將從預先建立的範本開始並對其進行自訂,以幫助我們的經理規劃員工的夏季休假。

  1. Power Automate 範本庫中搜尋 "Microsoft Forms",然後選擇名為「當學生完成測驗時在 Outlook 中通知我」的範本。

  2. 如有需要,登入連接器,然後選取 繼續

  3. 在流程的第一步「提交新回覆時」,在 表單識別碼 方塊中選取您的表單。

    建構中流程中的表單觸發程序螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了表單識別碼。

  4. 在流程的下一步「套用至每個」中,再次在 表單識別碼 方塊中選擇您的表單。 將一切保留原樣。

    建構中流程中的表單動作螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了表單識別碼。

  5. 跳過 Office 365 取得我的設定檔 (V2) 步驟。 (如果您不需要將電子郵件傳送給自己,則可以刪除此步驟。)

  6. 在流程的最後一步「傳送電子郵件」中,輸入電子郵件的收件者、主旨和本文。 選取動態內容,以在電子郵件中包含的表單回覆的詳細資料。

    正在建構的流程中的 Outlook 傳送電子郵件動作的螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了自訂資訊。

  7. 選取 Power Automate 畫布頂端的流程名稱,然後依您的需要進行變更。

  8. 儲存並測試流程。

將電子郵件傳送給表單回應者

您可以在表單設定中,打開回應者的電子郵件收據。 如果要自訂他們接收的電子郵件,請使用 Power Automate。

按照步驟在有新的表單回覆時傳送電子郵件,但將電子郵件傳送給回應者。

正在建構的流程中的 Outlook 傳送電子郵件動作的螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了回應者的電子郵件地址。

傳送具有表單詳細資料的核准要求

在此範例中,我們將從另一個預先建立的範本開始,並對其自訂以建立休假核准要求。

  1. Power Automate 範本庫 中搜尋 "Microsoft Forms",並選取名為「傳送表單回覆以進行核准」的範本。

  2. 如有需要,請登入或建立連接器,然後選取 繼續

  3. 在流程的第一步「提交新回覆時」,在 表單識別碼 方塊中選取您的表單。

    建構中流程中的表單觸發程序螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了表單識別碼。

  4. 在流程的下一步「套用至每個」中,再次在 表單識別碼 方塊中選擇您的表單。 將一切保留原樣。

    建構中流程中的表單動作螢幕擷取畫面。醒目顯示了表單識別碼。

  5. 在流程的下一步「開始並等待核准中,選擇 核准類型,輸入 標題,並在 指派至 中輸入核准者的電子郵件地址。 選取動態內容,以在核准要求中包含的表單回覆的詳細資料。

    正在建構的流程中的核准動作的螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了自訂資訊。

  6. 跳過「條件」動作。

  7. 在「如果是」步驟中:

    • 刪除範本隨附的 SharePoint 動作。
    • 新增 Office 365 Outlook「傳送電子郵件 (V2)」動作。
    • 收件者 方塊中,選取動態內容 回應者的電子郵件
    • 輸入電子郵件的主旨和本文。

    正在建構的流程中的「要求核准」電子郵件的螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了自訂資訊。

  8. 在「如果否」步驟中:

    • 刪除範本隨附的 Office 365「取得我的設定檔(V2)」步驟。
    • 在「傳送電子郵件 (V2)」動作中,在 收件者 方塊中,選取動態內容 回應者的電子郵件
    • 輸入電子郵件的主旨和本文。

    正在建構的流程中的「要求遭拒」電子郵件的螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了自訂資訊。

  9. 選取 Power Automate 畫布頂端的流程名稱,然後依您的需要進行變更。

  10. 儲存並測試流程。

文件中提供更多核准流程範例。

將表單回覆新增至 Excel 工作表

在此範例中,我們將從頭建立流程。 繼續前面範例中的情況,當員工提交夏季休假表單時,我們將使用流程在 Excel 資料表中記錄員工的姓名和休假日期。

  1. 在 Excel Online 中建立活頁簿。 為表單上的每個問題新增包含一個資料行的資料表。 儲存後關閉活頁簿。

    Excel 資料表的螢幕擷取畫面,其中包含標題為 [姓名]、[休假開始] 和 [返回] 三個資料行。

  2. 在 Power Automate 中,從頭開始建立自動化雲端流程。 選擇 Microsoft Forms「提交新回覆時」觸發程序。

    顯示 Microsoft Forms 觸發程序的雲端流程螢幕擷取畫面。

  3. 在流程的第一步「提交新回覆時」,在 表單識別碼 方塊中選取您的表單。

  4. 將步驟新增至流程:

    • 搜尋「表單」,然後選取 Microsoft Forms
    • 選取 取得回覆詳細資料
    • 表單識別碼 方塊中選取您的表單。

    建構中流程中的表單觸發程序和動作螢幕擷取畫面,其中每個表單醒目顯示了表單識別碼。

  5. 將步驟新增至流程:

    • 搜尋「設定檔」,然後選取 Office 365 使用者
    • 選取 取得使用者設定檔 (V2)
    • 使用者 (UPN) 方塊中,選取動態內容 回應者的電子郵件。 這將透過表單上的電子郵件地址尋找回應者的姓名。

    正在建構的流程中的Office 365 取得使用者設定檔動作的螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了動態內容回應者的電子郵件。

  6. 將步驟新增至流程:

    • 搜尋 "excel",然後選取 Excel Online (Business)
    • 選取 在資料表中新增一資料列
    • 選取 位置文件庫
    • 選取資料夾圖示,並瀏覽至先前建立的 Excel 活頁簿。
    • 選取 資料表
    • 在資料表的每一資料行中,選取對應的動態內容。

    正在建構的流程中的 Excel 將資料列新增至資料表動作的螢幕擷取畫面,並醒目顯示動態內容。

  7. 選取 Power Automate 畫布頂端的流程名稱,然後依您的需要進行變更。

  8. 儲存並測試流程。

    Excel 資料表的螢幕擷取畫面,其中 [姓名]、[休假開始] 和 [返回] 資料行填入了表單資料。

您可以使用範本在將表單回覆新增到 Excel 資料表之前新增核准步驟

從表單中取得附件,並使用電子郵件傳送

在此範例中,我們將從頭開始建立其他流程。 我們將使用該流程為夏季休假表單上上傳的文件建立共用連結,然後透過電子郵件傳送該連結。

表單上檔案上傳選項的螢幕擷取畫面。

選取您的表單

  1. 在 Power Automate 中,從頭開始建立自動化雲端流程。 選擇 Microsoft Forms「提交新回覆時」觸發程序。

    使用 Microsoft Forms 觸發程序建立雲端流程的螢幕擷取畫面。

  2. 在流程的第一步「提交新回覆時」,在 表單識別碼 方塊中選取您的表單。

  3. 將步驟新增至流程:

    • 搜尋「表單」,然後選取 Microsoft Forms
    • 選取 取得回覆詳細資料
    • 表單識別碼 方塊中選取您的表單。

    建構中流程中的表單觸發程序和動作螢幕擷取畫面,其中每個表單醒目顯示了表單識別碼。

使用 JSON 結構描述來尋找已上傳的檔案

  1. 儲存並測試流程。 務必將檔案上傳到您的表單。

    還沒結束! 此步驟可讓 Power Automate 使用測試執行,為上傳的檔案產生 JSON 結構描述範例。

  2. 在流程的資訊頁面上的 28 天執行歷程記錄 底下,選取測試執行。

    流程執行歷程記錄的螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了測試執行。

  3. 展開「取得回覆詳細資料」步驟,然後複製檔案上載輸出的內容。

    流程的表單輸入和輸出螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了檔案上傳輸出。

  4. 在視窗的右上角,選取 編輯 鉛筆圖示以打開流程畫布。

  5. 將步驟新增至流程:

    • 搜尋「剖析」,然後選取 剖析 JSON

    • 內容 方塊中,選取與表單上的檔案上傳選項相對應的動態內容。

      正在建構的流程中的資料作業剖析 JSON 動作的螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了表單的文件上傳動態內容。

  6. 選取 從範例產生

  7. 插入範例 JSON 承載 底下,選取方塊,並貼上先前複製的檔案上載輸出,然後選取 完成

    JSON 承載範例的螢幕擷取畫面。

    選取 完成 之後,「剖析 JSON」動作應類似如下:

    具有 JSON 結構描述的剖析 JSON 動作螢幕擷取畫面。

  1. 將步驟新增至流程:

    • 搜尋「建立共用連結」,然後選取 OneDrive for Business 建立共用連結 動作。

    • 選取 檔案 方塊。 動態內容面板隨即開啟。 選取 運算式 索引標籤。

    • 輸入下列運算式:first(body('Parse_JSON'))?['id']

    • 選取 連結類型連結範圍

    • 選取 確定

      正在建構的流程中的 OneDrive 建立共用連結動作的螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了表單的上傳檔案、連結類型和連結範圍。

  2. 將步驟新增至流程:

    • 搜尋「傳送電子郵件」,然後選取 Office 365 Outlook 傳送電子郵件 (V2) 動作。

    • 輸入電子郵件的收件者、主旨和本文。 選取動態內容,以在電子郵件中包含的表單回覆的詳細資料。

      正在建構的流程中的 Outlook 傳送電子郵件動作的螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了自訂資訊和動態內容。

若要讓共用檔案的 URL 成為電子郵件中可點選的連結,您必須使用 HTML 編輯器和錨點標籤:

  1. 在電子郵件本文工具列中,選取 HTML 檢視表 圖示 (</>)。

  2. 將動態內容 Web URL名稱 放在錨點標籤中,以分別將它們轉換為連結和連結標題。

在本範例中,我們在電子郵件本文中輸入下列 HTML,其中大括弧中的文字表示動態內容:

<a href="{WebURL}">{name}</a>

以下是我們的範例:

正在建構的流程中的 Outlook 傳送電子郵件動作的螢幕擷取畫面,其中醒目顯示了 HTML 檢視表中的自訂資訊和動態內容。

您可以結合從表單取得附件並建立核准流程

Note

是否能請您告知您偏好的慣用文件語言? 請填寫問卷。 (請注意,本問卷為英文版)

完成問卷大約需要七分鐘。 本問卷將不會收集個人資料 (隱私權聲明)。