瞭解郵件提示

 

適用版本： Exchange Server 2010 SP2, Exchange Server 2010 SP3

上次修改主題的時間： 2015-03-09

郵件提示是在使用者撰寫郵件時讓他們看到的資訊訊息。Microsoft Exchange Server 2010 會分析郵件，包含寄送郵件之郵件收件者的清單，而且如果偵測到潛在問題，還會在傳送郵件之前以郵件提示通知使用者。藉由郵件提示提供的資訊協助，寄件者可以調整正在撰寫的郵件，以避免不想發生的狀況或未傳遞回報 (NDR)。

下列無生產力的郵件案例是任何郵件環境中的常見案例：

• 因為郵件違反組織中所設定的限制 (例如郵件大小限制或每個郵件的收件者數量上限) 而產生的 NDR。

• 因為將郵件傳送給不存在的收件者、受限制的收件者或信箱已滿的使用者而產生的 NDR。

• 傳送郵件給已設定自動回覆的使用者。

所有與使用者傳送郵件有關的案例，都期待能夠傳送郵件，而不是收到表示郵件無法傳送的回應。即使在最合適的案例中 (例如自動回覆)，這些事件也會導致喪失生產力。在 NDR 的情況下，這個案例會產生撥打給服務台所需的電話費用。

雖然也有數個案例可以傳送郵件而不發生錯誤，不過卻會造成不需要甚至是令人不悅的結果：

• 傳送到極大型通訊群組的郵件。

• 傳送給不適當的通訊群組的郵件。

• 不小心傳送給組織外收件者的郵件。

• 針對以密件副本收件者身分接收的郵件選取 [全部回覆]。

藉由在使用者撰寫郵件時告知傳送該郵件的可能結果，即可減少這些問題案例發生的機會。例如，若是寄件者知道所傳送的郵件大小超過企業原則的規定，就不會嘗試傳送該郵件。同樣地，若是通知寄件者他們將要傳送的郵件會傳送給組織外的人士，那麼他們很可能會審慎斟酌郵件的內容和語氣是否適當。

透過解決稍早列出的案例，郵件提示可以協助您：

• 藉由避免 NDR 來降低處理和儲存郵件的成本。

• 減少因 NDR 而撥打給服務台的電話量。

• 藉由避免通訊失敗 (例如中斷傳送電子郵件的循環、收到自動回覆，然後重新導向郵件) 來提高生產力。

• 當使用者撰寫電子郵件時，通知他們有關組織中所設定之會對所傳送的郵件加以限制的各項原則。

• 將使用者導向正確的通信群組。

• 減少不小心對組織外人士透露資訊的風險。

重要事項：
郵件提示並非專用於強制執行特定原則。而純粹是用來通知寄件者有關其所撰寫郵件的性質，以便進行必要的調整。

要尋找與郵件提示相關的管理工作嗎？請參閱管理郵件提示。

Exchange 2010 中的郵件提示

下表提供 Exchange 2010 的郵件提示清單。

Exchange 2010 郵件提示

郵件提示	案例
無效的內部收件者	若寄件者新增的收件者顯然為組織內部的收件者卻不存在於 Active Directory 之中，就會顯示無效的內部收件者郵件提示。 若寄件者寄送郵件的對象已經離開公司，但其地址因為名稱解析快取或是寄件者 [連絡人] 資料夾中的項目而進行解析時，可能就會發生這種情況。若寄件者所輸入的 SMTP 位址具有經過 Exchange 授權的網域，而且該位址無法解析到現有的收件者，也會發生這種情況。 郵件提示會指出無效的收件者，讓寄件者選擇將收件者從郵件中移除。
信箱已滿	若寄件者新增的收件者其信箱已滿，而且您的組織又已經針對超過指定大小的信箱執行「禁止接收」限制，就會顯示「信箱已滿」郵件提示。 郵件提示會指出信箱已滿的收件者，讓寄件者選擇將收件者從郵件中移除。 郵件提示顯示時是準確的。若郵件並非立刻傳送，則郵件提示將每兩小時更新一次。這也會套用至儲存在 [草稿] 資料夾中的郵件和兩小時後重新開啟的郵件。
自動回覆	若寄件者新增的收件者已經開啟自動回覆功能，則會顯示「自動回覆」郵件提示。 郵件提示會指出已經開啟自動回覆的收件者，並顯示該收件者所設定之自動回覆的前 250 個字元。 郵件提示顯示時是準確的。若郵件並非立刻傳送，則郵件提示將每兩小時更新一次。這也會套用至儲存在 [草稿] 資料夾中的郵件和兩小時後重新開啟的郵件。 若您的部分使用者信箱在 Exchange Online 上主控，且出現與 Exchange Online 共存的情況，則表示組織遠端部分之遠端網域物件的設定對處理此郵件提示的方式有直接影響。 在 Exchange 2010 中，使用者可以為內部和外部寄件者設定不同的自動回覆。若將遠端網域設為內部網域 (透過將遠端網域物件上的 IsInternal 參數設為 $true)，則不論組織中使用者的信箱位於何處，會為所有使用者傳回內部自動回覆。不過，若未將遠端網域設為內部網域，則會為信箱位於本機網域的所有使用者傳回內部自動回覆，為信箱位於遠端網域的使用者傳回外部自動回覆。
自訂	若寄件者新增的收件者設定了自訂的郵件提示，則會顯示自訂郵件提示。 自訂郵件提示對於提供有關收件者的特定資訊來說，非常實用。例如，您可以建立通訊群組的自訂郵件提示，說明其用途以減少誤用。 根據預設，如果寄件者未獲准傳送郵件給該收件者，則自訂郵件提示就不會顯示。在這種情況下，則會顯示「限制的收件者」郵件提示。不過，您可以變更這項設定，使自訂郵件提示也能顯示。如需設定自訂郵件提示的詳細資訊，請參閱設定收件者的自訂郵件提示。
限制的收件者	若寄件者新增的收件者之傳送限制設定為禁止傳送郵件，則會顯示「限制的收件者」郵件提示。 郵件提示會指出不允許寄件者傳送郵件的收件者，讓寄件者選擇將收件者從郵件中移除。同時也會明確通知寄件者，即使送出郵件也不會傳遞。 若限制的收件者是外部收件者，或者通訊群組包含外部收件者，也會對寄件者顯示此資訊。不過，下列郵件提示會遭到擱置 (如果有的話)： 自動回覆 信箱已滿 自訂郵件提示 仲裁收件者 超過大小的郵件
外部收件者	若寄件者新增的收件者為外部收件者，或新增包含外部收件者的通訊群組，則會顯示「外部收件者」郵件提示。 若寄件者所撰寫的郵件將送出組織外，就會顯示此郵件提示通知他們，以協助寄件者在措辭、語調和內容上做出正確的決定。 根據預設，此郵件提示是關閉的。您可以使用 Set-OrganizationConfig Cmdlet 開啟郵件提示。如需詳細資訊，請參閱設定郵件提示的組織設定。 若您的部分使用者信箱在 Exchange Online 上主控，且出現與 Exchange Online 共存的情況，則表示組織遠端部分之遠端網域物件的設定對處理此郵件提示的方式有直接影響。 若將遠端網域設為內部網域 (透過將遠端網域物件上的 IsInternal 參數設為 $true)，則會將此遠端網域中的任何收件者皆視為內部收件者，因此不會顯示「外部收件者」郵件提示。不過，若未將遠端網域設為內部網域，則會將該網域中的收件者視為外部收件者，且為這些收件者撰寫郵件時，會顯示此郵件提示。 附註： 為遠端網域中的通訊群組撰寫郵件時，不會評估此郵件提示。
大型對象	若寄件者新增的通訊群組超出組織所設定的大型對象大小，則會顯示「大型對象」郵件提示。根據預設，Exchange 會針對傳送至成員超過 25 位以上之通訊群組的郵件顯示此郵件提示。如需設定組織的大型對象大小的詳細資訊，請參閱設定郵件提示的組織設定。 通訊群組的大小不是每一次都計算。而是從群組計量資料讀取通訊群組資訊。如需群組計量的詳細資訊，請參閱了解群組計量。
仲裁收件者	若寄件者新增的收件者已經仲裁，則會顯示「仲裁收件者」郵件提示。 郵件提示會指出哪一個收件者經過仲裁，並通知寄件者這可能會造成傳遞的延遲。 如果寄件者也是仲裁者，就不會顯示此郵件提示。若寄件者已經明確地受到允許，可以傳送郵件給收件者 (方法是新增寄件者的名稱至收件者的 [僅接受郵件的來源] 清單)，也不會顯示此郵件提示。
全部回覆密件副本上的收件者	若寄件者收到郵件的密件副本，並選取 [全部回覆]，則會顯示「全部回覆密件副本上的收件者」郵件提示。 當使用者對於這類郵件選取 [全部回覆] 時，事實上使用者所收到的該郵件的密件副本會對所傳送郵件的其他對象顯示。在大多數情況下，這是一般人所不希望的情況，因此郵件提示會通知使用者發生這種情況。 附註： 僅在 Microsoft OfficeOutlook Web App 中支援此郵件提示。
超過大小的郵件	若寄件者所撰寫的郵件超過組織所設定的郵件大小限制，則會顯示「超過大小的郵件」郵件提示。 若郵件大小違反以下其中一個大小限制，就會顯示郵件提示： 寄件者的信箱上所設定的傳送大小上限 收件者的信箱上所設定的接收大小上限 組織的郵件大小上限 最大要求長度設定 (僅適用於 Outlook Web App) 附註： 因為執行的複雜性緣故，組織中連接器上的郵件大小限制並不列入考量。 附註： Outlook Web App 中不會顯示此郵件提示。

郵件提示架構

在 Exchange 2010 以 Web 服務方式執行郵件提示。當寄件者撰寫郵件時，用戶端軟體會對執行 Exchange 2010 的伺服器 (已安裝 Client Access server role) 進行 Exchange Web 服務呼叫，以取得郵件提示的清單。Exchange 2010 伺服器會以適用於該郵件的郵件提示清單進行回應，同時用戶端軟體也會對寄件者顯示郵件提示。

下列的郵件用戶端支援郵件提示：

• Outlook Web App

• Microsoft Outlook 2010

寄件者採取下列動作會觸發要評估或更新的郵件提示：

• 新增收件者

• 新增附件

• 回覆或全部回覆

• 從 [草稿] 資料夾開啟已經傳送給收件者的郵件

用戶端會快取郵件提示，因此移除或新增相同的收件者不會導致用戶端再次查詢 Client Access Server。

當查詢 Client Access Server 時，會編譯適用的郵件提示清單，並將所有郵件提示以同一個批次傳回。因此，會向使用者同時顯示所有郵件提示 (而不是一次顯示一個)，從而會讓寄件者分心。

Client Access Server 使用下列來源編譯特定郵件的郵件提示：

• Active Directory

• 收件者信箱

• 本機群組計量資料

每次寄件者新增收件者至郵件時，就會發生一連串的事件以評估郵件提示，如下圖所示。

郵件提示評估

如前圖所示：

1. 郵件用戶端會在 Client Access Server 上查詢 Web 服務，以尋找適用於郵件中收件者的郵件提示。

2. Client Access Server 會收集郵件提示資料：

   1. Client Access Server 會查詢 Active Directory 並讀取群組計量資料。

   2. 若收件者是位於本機站台中信箱伺服器上的信箱，則 Client Access Server 會查詢信箱伺服器以收集「自動回覆」和「信箱已滿」郵件提示。若收件者的信箱位於其他站台，則 Client Access Server 會向遠端站台中的 Client Access Server 要求郵件提示資訊。

   3. 遠端站台中的 Client Access Server 會查詢本機信箱伺服器以尋找郵件提示資料。

   4. 遠端 Client Access Server 會將結果代理回到要求的 Client Access Server。

3. Client Access Server 會將郵件提示資料傳回用戶端。

郵件提示的限制

郵件提示會受到下列限制：

• 使用 Outlook 在離線模式下工作時，不支援郵件提示。

• 當郵件傳送至通訊群組時，屬於該通訊群組成員的個別收件者的郵件提示就不會進行評估。不過，若有任何成員是外部收件者，則對寄件者顯示通訊群組中外部收件者數目的「外部收件者」郵件提示隨即顯示。

• 若傳送郵件給 200 位以上的收件者，則基於效能因素，不會對個別信箱的郵件提示進行評估。

• 自訂郵件提示限制為 250 個字元。

• 若寄件者開始撰寫郵件並任其開啟較長時間，則「自動回覆」和「信箱已滿」郵件提示會每兩小時評估一次。

複雜拓撲的郵件提示

仰賴收件者信箱資料的郵件提示，會以連接至保有這些收件者的信箱伺服器的方式進行評估。「信箱已滿」和「自動回覆」郵件提示均屬於此類別。對於這些郵件提示，Client Access Server 會使用 RPC 直接查詢信箱伺服器，但僅限於相同站台中的收件者。至於位於其他站台或樹系中的收件者，則會透過 Client Access Server 間的伺服器對伺服器 Web 要求來收集此資訊。

藉由組織關係的郵件提示

Microsoft Exchange Server 2010 Service Pack 1 (SP1) 允許您使用 Exchange Online 或其他組織設定組織關係。藉由建立組織關係，您可以在透過某些功能 (包括在兩個組織之間共用空閒/忙碌資料、設定安全郵件流程以及在兩個組織之間啟用郵件追蹤) 與其他組織通訊時增強使用者體驗。如需組織關係的詳細資訊，請參閱瞭解同盟。

如果藉由組織關係啟用郵件提示，則本機 Client Access Server 將代理遠端組織中的 Client Access Server。此行為類似於為遠端 Active Directory 站台的使用者處理信箱特定郵件提示的方式。一處差異在於 Client Access Server 將透過組織關係代理所有郵件提示類型，而不僅僅是信箱特定郵件提示。

除了允許或阻止傳回郵件提示之外，您還可以精細控制藉由組織關係傳回的郵件提示類型。以下兩節將詳細說明這些設定。

控制郵件提示存取層級

建立組織關係的原因可能有很多。依據特定情況，您可能希望限制特定類型的郵件提示。特別是您可以允許傳回所有郵件提示，或僅傳回將阻止 NDR 的一組有限的郵件提示。您可以使用 Set-OrganizationRelationship Cmdlet 的 MailTipsAccessLevel 參數來設定此設定。下表顯示藉由組織關係傳回的郵件提示。

郵件提示	全部	有限
大型對象	是	否
自動回覆	是 如果將收件者的遠端網域指定為內部網域，則會顯示內部自動回覆。否則，將顯示外部自動回覆。	是 顯示外部自動回覆。
仲裁收件者	是	否
超過大小的郵件	是	是
限制的收件者	是	是
信箱已滿	是	否
自訂郵件提示	是	否
外部收件者	是 如果將收件者的遠端網域指定為內部網域，則會抑制此郵件提示。否則，將傳回外部郵件提示。	是 如果將收件者的遠端網域指定為內部網域，則會抑制此郵件提示。否則，將傳回外部郵件提示。

如需如何設定郵件提示存取層級的詳細步驟，請參閱設定郵件提示的組織設定。

控制郵件提示存取範圍

如果藉由組織關係啟用郵件提示，並將存取層級設為 All，則會向所有使用者傳回收件者特定郵件提示、信箱已滿、自動回覆以及自訂郵件提示。但是，您可能希望僅允許將這些郵件提示用於一組特定使用者。例如，如果您設定與協力廠商的組織關係，則可能希望僅允許這些郵件提示用於與該協力廠商協作的使用者。

若要達到此目的，您需要先建立群組，然後將您要與其共用收件者特定郵件提示的所有使用者新增至該群組。然後，您可以依據組織關係指定該群組。

實作此限制之後，您的 Client Access Server 將首先確認為其接收郵件提示查詢的收件者是否屬於此群組。如果收件者是此群組的成員，則 Client Access Server 將代理回所有郵件提示 (包括收件者特定郵件提示)。否則它們不會將收件者特定郵件提示納入其回應。

如需如何設定郵件提示存取層級的詳細步驟，請參閱設定郵件提示的組織設定。

效能及延展性

下表列出有關郵件提示的一些一般效能考量，以及這些考量的處理方式。

郵件提示的一般效能考量

效能考量	降低成本的考量
探索通訊群組和動態通訊群組的大小，以及它們是否包含外部收件者，似乎是一項成本高昂的作業。	撰寫郵件時並不會對通訊群組和動態通訊群組進行評估。此資訊會每天由群組計量產生服務進行計算，並發佈至所有的 Client Access Server。如需詳細資訊，請參閱了解群組計量。
探索具有大量收件者之郵件中所有收件者的傳遞限制，是一項相當耗費資源的工作。	如果郵件具有 200 位以上的收件者，則不評估傳遞限制。此外，也不會評估通訊群組和動態通訊群組成員的傳遞限制。這項評估只會針對明確新增至郵件的收件者進行。 如果使用者擴充通訊群組，只要收件者的總數不超過 200 位，就會評估所有成員的傳遞限制。
在複雜的拓撲中，從各站台收集資訊可能需要花費很長的時間。	若要求的資訊未能在 10 秒內傳回，則這項作業就會逾時。10 秒後 Exchange 將不會對寄件者顯示任何新的郵件提示。

 © 2010 Microsoft Corporation. 著作權所有，並保留一切權利。