規劃 Office 2010 中的文件轉換
適用版本： Office 2010
上次修改主題的時間： 2016-11-29
因為您的企業是根據它每天所建立、編輯和使用的內容來經營，所以您必須瞭解 Microsoft Office 2010 移轉對此內容的潛在影響。要考慮的重要問題為是否要將部分或全部的二進位 Office 檔案轉換為 Open XML 格式。在許多情況下，組織可以將轉換專案限制為攸關業務的檔案，並為其餘的檔案使用相容模式。相反地，具有文件管理程序與保留、稽核和分類原則的組織，很可能會具有需要大規模轉換的業務需求。使用 2007 Office System 且已經使用 Open XML 檔案格式標準化的組織，不必轉換或修復現有 Open XML 檔案，即可和 Office 2010 搭配使用。
本文內容：
Office 2010 中的檔案轉換概觀
您的組織是否適用轉換？
您的組織是否適用 OMPM 這個工具？
OMPM 的規劃與轉換指引
Office 2010 中的檔案轉換概觀
當您計劃移轉至 Office 2010 時，您必須考慮是否要將組織的部分或全部的二進位 Office 檔案 (例如 .doc, .ppt, 和 .xls 檔案) 轉換為 Open XML 格式。在 2007 Office system 中引進的 Open XML 格式是一種 XML 檔案格式，相較於二進位檔案，提供較小的檔案大小及提升資訊安全性等優點。使用 Office 2010 與 Open XML 格式標準化，可協助消除當使用者使用不同的檔案格式和不同的 Office 版本時，可能發生的相容性問題。不過，當使用者使用相容模式時，在 Office 2010 中會如預期開啟大部分二進位格式的檔案。因此，並不是每個檔案都必須轉換。如果相容模式符合大部分檔案的業務需求，您可以將焦點放在攸關業務的檔案以及那些已識別為包含潛在相容性問題的檔案上，以減少轉換所需的時間與作業。
在評估執行完整檔案轉換或使用相容性模式的選項後，許多組織決定使用 Office 2010 中的相容性功能已足以應付其需求，而且他們完全略過大量轉換程序。當移轉正在進行時，在這些組織中的 Office 2010 使用者可以選擇以 Open XML 格式儲存新檔案，並在編輯二進位檔案時轉換這些檔案。尚未移轉至 Office 2010 的使用者仍然可以使用相容性套件以編輯 Open XML 檔案。透過使用此「一邊進行一邊轉換」的方法，使用者最終會將最常用的檔案轉換為 Open XML，而較舊且未使用的檔案仍然會是二進位格式。
不過，對於所有企業而言，同時維護二進位檔案與 Open XML 檔案並不是最佳的解決方案。有些組織應該認真考慮轉換，特別是如果他們是為了新功能而移轉至 Office 2010。這特別適用於顯示出下列特質的組織：
他們使用文件管理產品，而且瞭解這些產品所管理之檔案的位置和種類。
他們使用保留、規範、資訊版權管理 (IRM) 或稽核原則來管理文件。
他們所依賴的攸關業務文件，若透過 IT 部門主動轉換檔案，將可獲得較佳的管理。
他們因為 Open XML 檔案的檔案大小較小 (相較於二進位檔案) 之商務需求，而移轉至 Office 2010。
轉換程序包括識別和評估要轉換的檔案、轉換本身以及修復已轉換文件中的格式設定或其他問題。Microsoft 提供 Office 2010 移轉計劃管理程式 (OMPM) 以協助您處理評估和轉換程序。您可以使用 OMPM 中的工具，以掃描 Office 97 到 Office 2003 檔案是否有轉換問題、建立可協助您分析掃描資料的報表、儲存掃描資料，以及(選用) 將二進位 Office 檔案轉換為 Open XML 檔案格式。本文包括評估 OMPM 和在大環境中使用它的指引。您可以在＜適用於 Office 2010 的 Office 移轉計劃管理程式概觀＞中找到關於 OMPM 的詳細資訊，而且您可以從 Microsoft 下載中心(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204300\&clcid=0x404)(可能為英文網頁) 下載 OMPM。
您的組織是否適用轉換？
有些組織具有幾十萬或甚至數百萬二進位格式的 Office 文件。您必須先有強烈的轉換業務需求，才能致力於處理這種規模的轉換專案。此外，您必須對於儲存檔案的位置及儲存檔案的格式有充分的瞭解。如果專案的業務需求與範圍不明確，您應該先判斷使用相容模式是否符合組織中部分或全部檔案的業務需求。下列資源可協助您判斷：
請閱讀＜Office 2010 的 XML 檔案格式概觀＞一文以瞭解 Open XML 格式的優點。
請閱讀＜規劃在 Office 2010 中使用相容性模式＞一文，以檢閱使用相容模式的考量，並判斷省略轉換以節省時間的取捨是否值得。
Office 2010 移轉專案的時機與長度也可能會影響從轉換檔案所獲得的商業價值。在長時間移轉期間，如果只有一些使用者執行 Office 2010，將二進位檔案轉換為 Open XML 所獲得的價值將非常少。長時間移轉也可能需要進行多次轉換，因為某些舊版 Office 的使用者會繼續建立二進位格式的檔案。如果您的業務需求需要轉換，我們建議您找出共用文件的使用者，並盡可能一起移轉這些使用者。Office 2003 與舊版的使用者必須使用「相容性套件」檢視和編輯 Open XML 檔案。若要檢閱系統需求和下載相容性套件，請瀏覽 Microsoft 下載中心 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=204348\&clcid=0x404)。
您的組織是否適用 OMPM 這個工具？
如果您決定將二進位 Office 檔案轉換為 Open XML 格式，您必須決定要使用哪個工具來評估和轉換。Microsoft 提供適用於 Office 2010 的 Office 移轉計劃管理程式 (OMPM)，以協助您評估和執行將二進位檔案轉換為 Open XML 格式的大量轉換。也可以使用協力廠商解決方案。下列 OMPM 相關資訊將可協助您判斷 OMPM 這個工具是否適用於組織。
OMPM 元件
OMPM 包含下列元件：
檔案掃描程式 OMPM File Scanner (Offscan.exe) 是一種命令列工具，可以掃描在用戶端、檔案伺服器以及文件存放庫 (可透過 WebDAV 來存取) 中的檔案是否有轉換問題。OMPM 提供兩種掃描：
深層掃描，您可以在 Office 文件上執行此類掃描，以便將可提供潛在轉換問題指標的文件屬性編目。此為預設掃描。
淺掃描，可快速識別使用者電腦或網路檔案系統上的 Office 文件。
資料庫支援 OMPM 提供一組批次檔，可用以匯入由 OMPM File Scanner 所產生的 XML 記錄檔。在＜系統管理電腦需求＞中將說明 OMPM 支援的資料庫。
報告 OMPM 提供 Microsoft Access 2010 報表解決方案，以產生各種不同的報告供您分析，並讓您定義檔案集以進行自動處理。
大量轉換 OMPM 包括 Office 檔案轉換程式 (OFC)，這是一種命令列工具, 可執行將特定檔案轉換為 Office 2010 檔案格式的大量轉換。
版本擷取 OMPM 包括 Version Extraction Tool (VET) 工具，這是一種命令列工具，可將 Word 97–2003 格式之文件的多個已儲存版本，擷取成 Office 2010 中個別獨立的檔案。
OMPM 2010 的增強功能
OMPM 已為 Office 2010 更新，具有下列改良功能：
大量巨集相容性掃描 此功能合併 Office 程式碼相容性檢查程式 (OCCI) 工具中的邏輯，以產生由物件模型變更所造成之 VBA 問題的可能數目。在 offscan.ini 檔案中的新選項允許此掃描。
大量 64 位元相容性掃描 此功能合併 OCCI 中的邏輯，以產生因為使用 64 位元 Office 而造成 64 位元 (宣告) VBA 問題的可能數目計數。在 offscan.ini 檔案中的新選項允許此掃描。
要掃描的日期篩選 此功能可讓您將在指定期間內未存取或修改的檔案排除在掃描之外。
SQL Server 2008 與 SQL Server 2008 R2 支援 如需使用 SQL Server 2008 R2 的其他需求，請參閱＜系統管理電腦需求＞。
選擇 OMPM 的考量
如果您考慮使用 OMPM，請檢閱 OMPM 的下列詳細資訊，以協助您決定是否使用此工具，或是投資協力廠商轉換工具。
OMPM 掃描的檔案
OMPM 可以描掃下列 Microsoft Office 應用程式所建立的檔案：
Access
Excel
PowerPoint
專案
Publisher
Visio
Word
如需會為這些應用程式掃描的檔案類型完整清單，請參閱＜設定適用於 Office 2010 的 Office 移轉計劃管理程式檔案掃描程式＞中的＜OMPM File Scanner 所掃描的檔案＞。
OMPM 不掃描的檔案
OMPM 不會掃描下列 Microsoft Office 應用程式所建立的 .pdf 檔案：
Outlook
FrontPage
OneNote
InfoPath
OMPM 不會掃描以密碼保護或以資訊版權管理 (IRM) 保護的文件。此外，OMPM File Scanner 也不會掃描文件內的內嵌物件。不過，它會報告文件包含內嵌物件。
報表和修復考量
對於每個已掃描的檔案，OMPM 會報告 [沒有問題]、[綠色]、[黃色] 或 [紅色] 的狀態。標幟為 [沒有問題] 的文件是可轉換的較佳候選文件。狀態為 [綠色] 的文件也是可轉換的候選文件，因為這些文件將只會包含輕微的外觀轉換問題。狀態為 [黃色] 或 [紅色] 的文件包含已知的相容性問題，這些問題會造成根本不會轉換或未如預期轉換舊版的物件或資訊。
OMPM 掃描結果會指出如果二進位 Office 檔案轉換為 Open XML 檔案格式是否會有問題。對於毎個已掃描的檔案，OMPM 會顯示問題類型以及如果轉換該檔案，可能會發生的問題之簡短描述。如果 Office 檔案保留其二進位格式 (97-2003 或更舊的版本) 而且使用相容模式來存取，OMPM 不會提供任何關於潛在相容性問題的特定資訊。
OMPM 並不會變更檔案以修復相容性問題。事實上，OMPM 不會掃描錯誤。而是會根據已大幅變更或已移除的應用程式功能，來識別檔案轉換為 Open XML 格式時可能發生的已知相容性問題。
掃描檔案是否有巨集時，OMPM 會針對所有的 Office 程式來掃描檔案，以判斷哪些程式可能會和檔案有相容性問題。這可能會造成在 [Macro Summary] 索引標籤的 [Functionality Issue Count] 欄中會有意外地大量問題。雖然計數被膨脹，不過您仍然可以使用這些結果來識別在轉換後會有最多問題的檔案。如需指定檔案之巨集問題的精確計數，請使用 Office 程式碼相容性檢查程式，您可以從 TechNet 上的 Microsoft Office 2010 的相容性頁面取得此程式。
我們建議在執行大量轉換前，先執行樣本檔案的測試轉換。使用者必須逐一檢查樣本檔案，並將它們與原始檔案比較，以判斷轉換是否造成任何外觀問題或其他問題。您還必須計劃額外的補救，以修復已轉換檔案中損毀的巨集與連結，因為 OMPM 不會在轉換時修復這些問題。如果您一定要在大量轉換程序中包含自動修復作業，我們建議您評估協力廠商轉換解決方案。
在大環境中使用 OMPM 的規劃指引
如果您是計劃在大環境中使用 OMPM 的系統管理員，下列指引將會很有用。
使用 OMPM 識別和排列要掃描之檔案的優先順序
與商務團隊負責人合作以判斷哪些用戶端、伺服器和文件存放庫要使用 OMPM 來掃描。商務團隊也應該指派優先順序或重要性給每組檔案，這樣您就可以決定要掃描檔案的順序。如果時間允許，優先順序較低的檔案集可以最後再掃描，或是根本不掃描。您也可以和使用者溝通掃描程序，並詢問他們以找出哪些檔案是一定要轉換的。透過直接詢問使用者，您可以讓他們知道即將執行轉換，並減少要掃描的檔案數目。
您可能會發現掃描所有的檔案後，再使用 OMPM 結果較易於排定檔案的優先順序。OMPM 的常見用法是用以評估數量、位置、潛在的 Office 檔案轉換問題，以及檔案最後修改的日期。Office 檔案的最後修改日期屬性對於決策者可能會特別有用，因為他們可能會發現大部分的 Office 檔案已經有很長的一段時間未存取。因此，可能沒有保存這些檔案的業務需求。如果是這樣，您可以將過期的 Office 檔案封存到可用的大量磁碟空間，以清除網路共用。
讓使用者準備使用已轉換的檔案
Microsoft 提供一些資源以協助使用者瞭解 Office 2010 中的新使用者介面與功能。請使用下列資源讓使用者準備使用：
訓練資源 在 TechNet 上的 Office 2010 的使用者整備與訓練 (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=202000\&clcid=0x404) 包含訓練資源的最新清單，例如互動式指南、Office 功能區指南、電子學習課程等等。
How-To 文章 在 Office 2010 資源套件 中的＜Excel 2010、PowerPoint 2010 及 Word 2010 的文件相容性參照＞主題提供為 Excel 2010、PowerPoint 2010 和 Word 2010 的使用者所撰寫的文章連結。涵蓋的主題包括下列項目：
啟用相容模式
將檔案轉換為 Office 2010 格式 (結束相容模式)
執行相容性檢查程式
在舊版的 Office 中開啟 Office 2010 檔案時會變更的功能
使用 OMPM 掃描大量檔案的秘訣
＜適用於 Office 2010 的 Office 移轉計劃管理程式 (OMPM)＞ 一文為您開始檔案掃描的實際程序提供起點。如果您計劃掃描數百萬個檔案，請使用下列指引以協助簡化掃描程序。
請先清除舊檔案，再掃描檔案。這是您清除檔案共用與散亂文件的機會。
請勿掃描最近 6 到 12 個月未曾修改的檔案。 OMPM 2010 支援將指定期間尚未存取或修改的檔案排除。請和商務團隊合作以決定是否有必要掃描舊檔案。若沒有必要，請將這些檔案排除在掃描和轉換之外。在移轉至 Office 2010 完成後，請為移除或備份舊檔案格式的文件建立一個計劃。
將焦點放在攸關業務的檔案，特別是那些由建立複雜文件的團隊所擁有的檔案。 和您的商務團隊合作以決定哪些文件是攸關業務，或是哪些文件基於法律或規範考量必須轉換。如果適用，請使用文件複雜性做為排定檔案掃描優先順序的基礎。例如，財務部門等特定商務團隊通常具有需要仔細檢閱和測試的較複雜文件。
先掃描共用資料夾。 在共用資料夾中的檔案較集中，而且結果將是很好的樣本，可用以判斷是否需要其他掃描。例如，如果在共用資料夾中的檔案已超過一年，您可以決定不要轉換這些檔案。
執行多個執行個體的 offscan.exe。 我們建議您每個掃描使用唯一的 RunID (如 offscan.ini 檔案中所設定)，以執行多個執行個體的的掃描程式 (以向外擴展)。我們建議設定單一執行個體的 offscan.exe，以針對大量的檔案執行 (數以萬計)。
依資料夾結構掃描。 使用資料夾結構做為要掃描的檔案邏輯單位。例如，如果共用資料夾具有頂層資料夾與子資料夾，請針對子資料夾執行個別掃描，而不是嘗試針對整個共用資料夾來執行掃描程式。
在多部用戶端上執行 offscan.exe。 若要向外擴充同時掃描的數目，請在多部用戶端上執行 offscan.exe。這是很好的方式，因為很有可能沒有一個 IT 管理員擁有所有共用資料夾位置的權限。透過使用此方法，您可以在幾天內掃描數百萬的 Office 檔案。
請勿使用伺服器執行 OMPM 以向上擴充。 Offscan.exe 的設計不支援向上擴充，例如使用更強大的硬體。
使用 System Center Configuration Manager (SCCM) 掃描用戶端。 OMPM 使用者指南提供如何使用 SCCM 以部署 offscan.exe、執行掃描，然後收集掃描記錄 xml 檔案。如需詳細資訊，請參閱＜執行適用於 Office 2010 的 Office 移轉計劃管理程式檔案掃描程式＞。
處理數百萬 OMPM 掃描結果的秘訣
雖然第一次的 OMPM 評估可能會發現有數百萬個檔案，我們的 OMPM 客戶告訴我們通常只有 1-2% 的這些檔案會標幟為有潛在的轉換問題。以下是讓結果更易於管理的一些秘訣。您可以在＜分析適用於 Office 2010 的 Office 移轉計劃管理程式報表＞主題中找到其他資訊
請確定您的專案計劃能有足夠的時間分析 OMPM 結果。 檢閱結果時，請務必瞭解 OMPM 報表是可能問題的「最糟情況」，但是大部分的警告並不會嚴重到無法進行轉換。
Access 報表工具只能顯示一百萬筆記錄或更少。 如果您的檔案數目比這個數目還多，我們建議使用下列解決方法 (依優先順序顯示)：
將掃描分成數個較小的掃描。
將 OMPM 掃描資料匯入單一大型資料庫並直接查詢它，而不使用 Access 報表。
執行一個大型掃描，但是將檔案的子集匯入不同的資料庫。
報表不會判斷重複檔案。 因此請嘗試刪除重複檔案並決定記錄的檔案或主檔案。
分析大型 Excel 檔案和舊 Access 檔案。 這些檔案是否可以使用較新的 Excel 和 Access Services 功能？這些檔案是否可以移轉至 SQL Server？
請特別注意有連結的檔案 (還有子檔案)。 轉換檔案後，連至其他文件的連結有可能損毀，因為在轉換過程中會變更副檔名。
如果您的組織使用 SharePoint Server，請考慮和協力廠商合作以協助您將攸關業務的檔案移轉到 SharePoint 網站。 廠商也可以協助您訓練使用者開始在 SharePoint 網站中共用文件，而不是使用電子郵件訊息傳送文件。