建立使用中文件的內容類型
「使用中文件」**是指使用中的文件，例如，資訊工作者收件匣中的電子郵件訊息、某人桌上印出的產品規格、文件庫中的文件。使用中文件應該會隨著時間而產生變化、供使用者複製及共用，而且通常會在組織各處移動。
使用中文件如果當做組織所執行活動或交易的證明，則可能會宣告為記錄。例如，如果組織提供的服務包括將內容傳遞給客戶，該內容將變成傳遞服務的記錄，而且可能需要保留一份文件的複本。
相反地，某些類型的使用中文件絕對不會變成記錄。例如，您不會將內含與同事之午餐地點的電子郵件分類為記錄。
「內容類型」**可定義清單項目、文件或資料夾的屬性。必須對使用中文件建立新的內容類型，這樣文件才可以傳送至記錄中心內適當的文件庫中。每個內容類型都可以指定：
要與其類型之項目建立關聯的屬性。
可從其類型之項目啟動的工作流程。
要與該類型項目建立關聯的資訊管理原則。
文件範本 (適用於文件內容類型)。
可使用的文件轉換 (適用於文件內容類型)。
自訂功能。
您可以將內容類型與清單或文件庫建立關聯。當您這麼做時，就會指定清單或文件庫可以包含該內容類型的項目，以及該清單或文庫中的 [新增] 命令可讓使用者建立該類型的新項目。當記錄傳送至記錄中心時，使用中文件的內容類型將和記錄中心內中對應的內容類型進行比對，而進行相應的傳送。
工作需求
若要建立使用中文件的內容類型，您可以依任何順序執行下列程序：