規劃匯入受管理的中繼資料 (SharePoint Server 2010)

適用版本： SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

若組織在 Microsoft SharePoint Server 2010 內已經有想要用做受管理中繼資料的公司分類或其他階層式資料，建議您以匯入資料取代重新輸入。您可能想要匯入的階層式資料包括產品名稱清單、有效成本中心清單，以及組織內局處、部門及小組的層級。

即使組織沒有匯入資料，仍可考慮「字詞儲存管理工具」以外的工具建立分類，然後匯入分類。「字詞儲存管理」提供建立字詞集和管理字詞的簡便方法，但若用以建立眾多的字詞集則可能比匯入字詞集需要更長的時間。建立字詞集後，即可方便地使用「字詞儲存管理工具」進行日常管理。

本文內容：

閱讀本文前，應了解受管理的中繼資料概觀一文所描述的概念。

關於規劃匯入受管理的中繼資料

匯入受管理的中繼資料包括下列各項工作：

本文涵蓋尋找現有的資料與清除資料。本文並不包括其他工作 (組織、格式化、匯入與合併)，因為不論您是建立新的受管理中繼資料，或匯入現有的資料，它們的步驟都相同。

不論組織是否有正式的分類，組織內的資料或許可以在 SharePoint Server 中用做受管理的中繼資料。當您找到一組有效的值，可以將其視為可能的受管理中繼資料。當然，只有與業務或所施行之情境相關的資料，才是唯一應視作匯入為受管理的中繼資料。

請從下列來源尋找與收集資訊：

參考清單。哪些清單是其日常工作需要資訊時會查詢的清單？這些清單可能包括各部門貼到佈告欄的清單、包含所有進行中專案數目的試算表，或包含公司產品目錄的內部網站。
表單。檢查組織內使用的表單。若表單包含僅有某些值有效的欄位，則該欄位可能是可視為受管理中繼資料的資訊。例如，費用報告表單可能有一個成本中心欄位。成本中心欄位可能依據有效成本中心清單進行驗證。因此，「成本中心」可能是 SharePoint Server 字詞集。
分類。許多大型企業已經建立了公司分類。某些公務機關 (如公立學校) 可能是已開發分類的大型系統之一部分。一些業界團體已為資訊共用開發了分類。現有的分類是受管理中繼資料一個很好的來源。
現有的 SharePoint Server 選擇欄位。若組織已實作 SharePoint Server 解決方案，請為類型為 [選擇] 的網站欄位檢查 SharePoint Server 解決方案。當使用者為 [選擇] 網站欄輸入數值時，使用者必須從有效值清單中加以選擇。有效值清單可以是 SharePoint Server 2010 內的字詞集。
知名的階層：組織內的人員可能對一些常見的階層很熟悉，例如，檔案共用的資料夾結構，或內部網路入口的瀏覽結構。這些階層可引導您如何組織受管理的中繼資料階層。

不論是以現有資料或建立資料開始，受管理的中繼資料之組織程序都相同。如需組織受管理的中繼資料之詳細資訊，請參閱＜規劃字詞與字詞集 (SharePoint Server 2010)＞。

一旦確認現有資料並決定如何組織受管理的中繼資料後，即可能需要檢閱並精簡所收集到的資料。但請先刪除任何已確定不應成為受管理的中繼資料之資料。

在已存在資料的受管理中繼資料計劃中，為每個字詞集執行下列動作：

合併清單。若從多個來源收集資料，所有這些資料都將成為字彙集的字彙，建立合併字彙的單一清單。例如，您可能已經從行銷部門收集到產品名稱清單，並從生產部門收集到第二份產品名稱清單。將這兩份清單合併成一個字詞集。
移除重複的項目。若字詞清單包含許多相同字詞，則移除重複的項目。最理想的情況是，行銷部門的產品名稱清單應與生產部門相同，因此所有字詞都應會重複。
找出同義字。若不同的組織為清單提供字詞，很可能他們偶爾會使用不同的文字來表示相同的概念。在某些情況下，可能必須允許不同的文字 (字詞)，儘管它們代表了相同的概念。若發生此情況，請在清單中保留所有字詞的用字。找出概念最常見的用字，並加入附註，表示該用字是此項概念的主要字詞。對其他每一個用字加入附註，表示它們應與主要字詞合併。
解決拼字錯誤與其他錯誤。若相同概念在清單中有多個用字，您不必同時保留兩個用字，選擇一個用字並移除清單中的其他用字。例如，某個組織的清單可能用連字符號連接多字的產品名稱，而其他清單則以空格分隔文字。或某個組織的清單可能完整拼寫出文字「version」，而另一個組織可能將其縮寫為「ver」。請選擇一個用字並移除其他用字。

如需匯入受管理的中繼資料之指示，請參閱 Office.com(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=207785&clcid=0x404)(可能為英文網頁)。並參閱 Wictor Wilén 部落格(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=190541&clcid=0x404)(可能為英文網頁) 以取得可匯入由 SharePoint 社群成員開發之字詞組工具的詳細資訊。

匯入受管理的中繼資料時，只能新增字詞與字詞組。您必需使用「字詞儲存管理工具」合併字詞。若字詞計畫包含表示一些字詞應與其他字詞合併的附註，請先匯入後再合併字彙。如需尋找匯入受管理的中繼資料、合併字詞與定義同義字的說明，請參閱 Office.com。

您無法使用受管理的中繼資料匯入檔案來代表字詞同義字或翻譯。若要建立同義字或翻譯，請使用 [字詞庫管理工具] 或撰寫自訂程式來匯入及新增同義字或翻譯。