規劃字詞與字詞集 (SharePoint Server 2010)

發行項
11/30/2016

適用版本： SharePoint Server 2010

上次修改主題的時間： 2016-11-30

「受管理的中繼資料」是集中管理之字詞的階層式集合，您可以加以定義，再用為 Microsoft SharePoint Server 2010 中的項目屬性。閱讀本文前，應了解＜受管理的中繼資料概觀＞一文所描述的概念。

受管理的中繼資料及其建構方式會影響 SharePoint Server 解決方案的許多部分，包括：

欄的有效值，以及使用者輸入這些值的方式。
使用者可套用至 SharePoint Server 2010 項目的企業關鍵字。
可精簡搜尋結果的方式。
傳閱文件的方式。
套用至 SharePoint Server 項目的工作流程。
使用者可排序及篩選 SharePoint Server 項目的方式。
若使用社交標記，使用者可套用標記的項目不是 SharePoint Server 項目。

本文內容：

規劃：立即或稍後
關於規劃受管理的中繼資料
識別字詞集
識別字詞集擁有人
確定字詞集群組
定義字詞集
受管理的中繼資料規劃工作表

規劃：立即或稍後

SharePoint Server 2010 可讓您即使未事先定義所有字詞與字詞集，也可使用受管理的中繼資料。一開始可以先不使用任何字詞集，只讓使用者將企業關鍵字新增至項目。隨著企業關鍵字組擴增，您可能需要以特定方式加以組織，使尋找及區分關鍵字更為容易。此時，您可以建立字詞集，並將某些關鍵字移至字詞集。您也可能需要刪除拼錯的字，或指出哪些字為其他字的同義字，以整理新字詞集中的字詞。

即使您決定使用較不正式的方法，一開始先使用企業關鍵字，稍後再建立字詞集，還是必須了解如何規劃及組織受管理的中繼資料。

關於規劃受管理的中繼資料

規劃及組織受管理的中繼資料包括下列步驟：

識別字詞集。
識別每個字詞集的擁有人。
確定字詞集群組。
定義字詞集。

前三個工作通常是由群組、解決方案架構師或分類學家來執行。第四個工作 (定義字詞集) 可分派給字詞集的擁有人。

＜受管理的中繼資料規劃工作表＞一節包含您可以用於下載工作表的連結，這些工作表可供記錄字詞與字詞集。

注意

若在詳細的字詞集規劃工作表中重新排列數欄，也可使用工作表將字詞集匯入 SharePoint Server 2010。

本文包含如何判定組織將使用之受管理的中繼資料之相關指引。本文不涵蓋如何在字詞庫之間分割中繼資料，也不涵蓋裝載字詞庫之服務的部署位置。如需如何規劃受管理的中繼資料服務之詳細資訊 (例如規劃企業關鍵字的儲存位置)，請參閱＜規劃共用字詞與內容類型＞。

識別字詞集

當您設計解決方案時，您會發現應與 SharePoint Server 中特定項目建立關聯的屬性 (中繼資料)。您也可能會使用中繼資料實作組織的部分管理原則。本節提供識別中繼資料的準則，並說明哪些中繼資料應為「受管理的」中繼資料。每一項受管理的中繼資料會以一個字詞集表示。

首先，查看您的解決方案是否有可由中繼資料表示的資訊。下表提供中繼資料的可能位置建議。

潛在的中繼資料	範例
與文件及清單相關聯的自訂欄	文件的機密性：公開、專利、機密、商業機密等
若發生系統或使用者可能根據項目特性採取不同行動的情況，此特性本身可能是中繼資料。	若特定人員送出的要求獲得自動核准，「送出者」可能是中繼資料。
使用者排序或篩選項目通常的依據	若使用者可能會依項目的相關里程碑篩選項目，「里程碑」可能是中繼資料。
使用者可能用來「標記」項目的文字或片語	圖像的主旨，例如「公司標誌」或「產品 XYZ 圖示」
現有 SharePoint Server 網站的 [選擇] 或 [查閱] 欄

並非所有中繼資料都是受管理的中繼資料 (即字詞集)。下表提供有關您識別的中繼資料可能是受管理的中繼資料之建議。若不清楚是否要建立某個中繼資料項目的字詞集，最佳作法是不要建立。相反地，監視使用者新增至項目的關鍵字，再於多個已建立的關鍵字屬於同一個字詞集時，建立此字詞集。

若潛在的中繼資料…	… 是否可能是受管理的中繼資料？
是使用者會為其選取有效值的資料	可以
表示可能會使用多次的資訊	可以
具有可以階層方式組織的有效值	可以
包括應彙總的同義字或縮寫	可以
可使用一種語言套用，但可能使用其他語言檢視	可以
由內建欄表示 (例如「上次修改日期」)	否
具有不限數目的有限值	否
在每個使用的位置有不同的有效值 (例如 [版本] 屬性會根據顯示項目的產品小組網站而有不同值)	否 (或者，若由受管理的中繼資料表示，則可在網站層級規劃及管理)。
有效值僅可為 [是] 或 [否]	否

請在字詞集規劃工作表中記錄字詞集，並新增每個字詞集的簡短描述。

識別字詞集擁有人

您必須先決定每個字詞集的擁有人，擁有人才可定義字詞集中的字詞。

若是組織內會使用字詞集，或是會嚴格控制字詞集中的字詞，可能已有管理該資訊的群組。此群組可能會管理字詞集。若未嚴格控制資訊，您可能必須指定擁有字詞集並定期整理字詞的人員。

請在字詞集規劃工作表中記錄每個字詞集的擁有人。

確定字詞集群組

字詞集群組界定安全性範圍。只有指定為群組參與者的使用者可管理群組中的字詞集，以及建立新的字詞集。不過，所有使用者通常會看到所有字詞集 (如需如何限制某些使用者，使其無法檢視字詞集，請參閱＜規劃共用字詞與內容類型＞)。

根據可管理字詞集的使用者，將字詞集組織成群組。若指定某位人員為 25 個字詞集的擁有人，這 25 個字詞集可能都屬於同一個群組。若有多位人員各有一個字詞集，但這些人員都屬於同一個部門，最好也將字詞集置於同一個群組。通常會根據組織結構建立群組，並由各組織指定字詞集群組的管理員。然後，字詞集群組管理員可將人員新增至參與者角色，讓這些人員可管理所擁有的字詞集。

若有不想讓某些使用者檢視的字詞集，請將這些字詞集指派給不同的群組。例如，若法務部門的成員僅可檢視字詞集中的五個，請建立新的字詞集群組，並將這五個字詞集納入群組。您最後會為這些公開與私人群組，建立不同之 Managed Metadata Service 執行個體，如＜規劃共用字詞與內容類型＞一文所述。

定義字詞集

此時，您已指定每個字詞集的擁有人。擁有人可遵循此程序的剩餘部分定義其字詞集。

若要定義字詞集，您必須回答下列問題：

字詞集有哪些字詞？
這些字詞的組織方式為何？
誰可將字詞新增至字詞集？

以下小節中的指引可用於定義及組織字詞，以及決定開啟或關閉字詞集。請在詳細的字詞集規劃工作表中記錄字詞集及描述。

識別字詞

識別字詞集中的字詞。若要讓多個字詞表示相同的概念 (例如，「XYZ version 2」與「XYZ v2」可能是相同產品的其他名稱)，請包括這兩個字詞。指定其中一個字詞為主要字詞，並指定第二個字詞為第一個字詞的同義字。

組織字詞

字詞集的主要組織原則應為方便導覽。一般使用者通常會在字詞集中選取一個字詞，以與字詞集互動。因此，組織字詞集時，應確保使用者不需要太多捲動，即可輕鬆找到正確的字詞。建議使用階層結構。

注意

由於您可以指定字詞集的自訂排序方式 (例如「Wednesday」應在「Thursday」之前出現，而無關字母順序)，因此不需要顧慮您列出字詞的先後順序。

您可以巢狀字詞，最多可達七層。由於您可以將某個字詞宣告為「無法使用標記」(亦即使用者無法選取的字詞)，因此您可彈性組織階層，如工作表隨附的範例所示。

下列建議可協助您決定如何建構字詞集。

在充分了解的網域中，可能會有標準組織。例如，字詞集中表示銷售辦公室之字詞的組織方式可能會使用地區階層。第一層字詞可為洲，第二層字詞可為國家/地區，第三層字詞可為每個國家/地區內的省/市，第四層字詞可為辦公室所在的縣/市。由於字詞集表示銷售辦公室，因此只有第四層字詞可使用標記。
組織中是否已具有組織該資訊的熟悉方式？例如，檔案共用的資料夾結構是否代表大多數人組織資訊的方式？網際網路入口網站的導覽結構是否對尋找資訊有幫助？當您組織字詞集時，可參考資訊目前建構方式的範例。

注意

使用組織內部結構組織字詞集之前，請仔細考慮。若貴公司下週要重新組織，是否也必須重新組織字詞集？所帶來的好處是否值得您這麼做？
若字詞集中的字詞只是沒有清楚組織方法的清單，請考慮依字母順序加以組織。讓字母成為第一層字詞，而字詞本身則為第二層字詞。若字詞集對該結構而言太大，則可建立第二層字母組織 (例如，「AA – AF」、「AG – AI」、「AJ – AR」及「AS – AZ」)，然後在第三層包括字詞本身。層級中僅依字母順序排列的字詞會標示為無法使用標記。

識別可新增字詞的人員

所有使用者都可將新的字詞新增至已開啟的字詞集，但只有指定為字詞集群組之參與者的使用者，可將字詞新增至群組中已關閉的字詞集。例如，代表成本中心的字詞集可能已關閉，而代表慈善捐助者的字詞集可能已開啟。

請在不同之詳細的字詞集規劃工作表中記錄每個字詞集的詳細資料。

受管理的中繼資料規劃工作表

下載 Excel 版本之字詞集規劃工作表(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163486&clcid=0x404)(可能為英文網頁)。

下載 Excel 版本之詳細的字詞集規劃工作表(可能為英文網頁) (https://go.microsoft.com/fwlink/?linkid=163487&clcid=0x404)(可能為英文網頁)。

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