隱私權風險管理中的數據最小化原則
數據最小化原則著重於內容的使用時間，以及內容自上次修改以來已經使用的時間長度。 監控舊版未使用內容中仍保留的個人資料，可協助您更完善地管理儲存的數據並降低風險。
Microsoft Priva 隱私權風險管理 可讓您建立原則來監控尚未在所選時間範圍內修改的數據。 偵測到原則相符專案時，您可以使用補救選項傳送電子郵件通知給使用者，以刪除或保留內容專案 (查看原則 建立程式) 步驟 10 的詳細數據。
我們的原則設定程式可讓您輕鬆設定原則條件。 您可以完全控制提醒時間和電子郵件頻率，讓使用者注意安全的數據處理做法。
您有兩種方式可以建立原則：從 範本建立，也就是使用預設設定的快速「現成」選項;或 自定義 選項，這是設定條件、警示和通知的引導程式。
快速設定：搭配預設設定使用範本
默認數據最小化原則會偵測包含至少 30 天前建立或修改之個人資料的內容。
請依照下列步驟建立預設數據傳輸原則：
使用 Microsoft 365 組織中系統管理員帳戶的認證登入下列其中一個入口網站：
- 新的 Priva 入口網站 (預覽) 。 若要深入瞭解，請造訪瞭解新的 Microsoft Priva 入口網站 (預覽) 。
- 傳統 Microsoft Purview 合規性入口網站。 若要深入瞭解，請流覽 Microsoft Purview 合規性入口網站。
移至隱私權風險管理解決方案，然後選取 [ 原則] 頁面。
選 取 [建立原則]。
在 [ 數據最小化] 方 塊中，選取 [ 建立]。
飛出窗格包含原則詳細數據。 選 取 [檢視設定] 會 顯示預設設定。 您可以從這裡編輯設定，這會帶您進入下方概述的引導程式。 若要繼續使用預設設定建立原則，請輸入描述性名稱，然後選取 [建立原則]。
您的原則隨即建立並列在 [ 原則 ] 頁面上。 它會以 測試模式 開始，讓您可以在開啟之前監控其執行情況。
默認數據最小化原則設定
從範本建立的數據最小化原則會偵測到：
- 包含至少在過去 30 天內未修改之個人資料的內容專案。
- 儲存在貴組織內任一位置的數據：Exchange、OneDrive、SharePoint、Teams。
- 根據下列 分類群組的數據類型：
- GDPR (歐盟一般數據保護規定)
- 美國個人標識資訊
- 美國聯邦法案
- 美國州立州違反通知法
- (GLBA) US Gramm-Leach-Blley Act
- 美國健康保險可移植性和責任法案 (HIPAA)
- 澳大利亞 HRIP (健康記錄法)
- 澳大利亞隱私法]
- 日本個人標識資訊
- 日本個人信息保護
自定義設定：引導式原則建立程式
自定義原則選項是透過設定條件、指定警示嚴重性和頻率，以及開啟使用者電子郵件通知來建立新原則的引導式程式。
完成下列步驟以建立新的數據傳輸原則：
使用 Microsoft 365 組織中系統管理員帳戶的認證登入下列其中一個入口網站：
- 新的 Priva 入口網站 (預覽) 。 若要深入瞭解，請參閱 瞭解新的 Priva 入口網站 (預覽) 。
- Microsoft Purview 合規性入口網站。 若要深入瞭解此入口網站，請參閱 Microsoft Purview 合規性入口網站。
移至隱私權風險管理解決方案，然後選取 [ 原則] 頁面。
選 取 [建立原則]。
在 [ 自定義] 方塊中，選取 [ 建立]。
在 [ 名稱及類型] 頁面上，選取 [數據最小化 原則] 範本。 輸入原則名稱，以協助您從 [原則 ] 頁面上的 清單中輕鬆識別該原則，然後輸入選擇性描述，然後選取 [ 下一步]。
在 [ 數據源] 頁面上，選取Microsoft 365 中您希望原則涵蓋的所有數據源。 從 Exchange 電子郵件帳戶、OneDrive 帳戶、Teams 聊天和頻道訊息，以及 SharePoint 網站中選擇。
在 SharePoint 中，您可以指定所有網站或特定網站。 如果您選取 [特定 SharePoint 網站]，您可以在 [URL] 欄位中輸入網站 URL。 您也可以選取 +選擇網站，然後在飛出窗格中，選取您要選取之網站名稱左側的方塊。
深入瞭解 如何選擇數據源。 完成後，選取 [下一步]。
在 [ 要監視的數據 ] 頁面上，選擇您要原則監控的個人資料類型。 有兩個選項：
- 分類群組：用來偵測個人資料或特定法規相關內容之機密資訊類型的群組。 如果您選取此選項，則必須選取 [+新增分類群組 ] 以從提供的清單中選擇一或多個群組。
- 個別機密資訊類型：選取此選項以從個別 機密資訊類型清單中選擇。
深入瞭解 如何選擇要監視的數據。 當您選取要監視的數據完成後，請選取 [下一步]。
在 [ 使用者和群組 ] 頁面上，選擇您組織中原則適用的使用者。 您可以選取所有個別使用者和所有 Office 365 通訊群組，也可以選取特定的使用者和群組。 深入瞭解 如何選擇使用者和群組。 完成後，選取 [下一步]。
在 [ 條件] 頁面上，使用下拉功能表來選擇專案上次修改後的天數，原則將會偵測到：
- 30 天
- 60 天
- 90 天
- 120 天
例如，如果您選取 30 天，原則會偵測內容專案上次修改後的 30 天。 專案最初建立的日期不會納入原則條件;僅限上次修改日期。 如果您選取 30 天的條件，除非內容在原則作用中時達 30 天，否則原則不會偵測到相符專案。
完成後，選取 [下一步]。
在 [ 結果 ] 頁面上，如果您想要在符合原則條件時通知使用者，請選取 [在 原則符合時傳送通知電子郵件給使用者 ] 複選框。 核取方塊時，您可以預覽和編輯電子郵件，然後設定頻率並提供隱私權訓練的連結。 電子郵件中的補救選項是 [ 垃圾桶 ] 或 [ 保留 專案]。 深入瞭解 設定和編輯使用者通知。 當您完成定義結果時，請選取 [ 下一步]。
在 [通知] 頁面上，使用切換開關開啟系統管理員會在隱私權風險管理之 [原則] 區段的 [通知] 頁面上看到的警示。 您可以指定警示的產生頻率、相符專案的臨界值，然後才會產生警示，以及警示嚴重性。 深入瞭解 設定原則相符專案的警示。 完成後，選取 [下一步]。
在 [ 模式] 頁面上，選擇要將原則放在哪個模式： 先測試 或 立即開啟。 在測試模式中，不會傳送任何通知或通知。 深入瞭解 測試原則時的建議和分析內容。 完成後，選取 [下一步]。
在 [ 完成] 頁面上，檢閱您的選擇。 選取任何區段下方的 [ 編輯 ]，以調整設定。 當您對原則設定感到滿意時，請選取 [ 提交 ] 以建立原則。
幾秒鐘后，您會看到原則建立的確認。 在確認頁面上選取 [完成]，這會將您帶到表格頂端看到新原則的 [原則] 頁面。
後續步驟
如需如何編輯及管理原則的詳細數據，請瀏覽 隱私權風險管理 原則。