Microsoft Purview 電子文件探索解決方案

  • 發行項

電子搜索 (eDiscovery) 是識別與傳遞電子資訊的程序，而且此類資訊可在法律案件中做為呈堂證據。 您可以在 Microsoft Purview 中使用電子檔探索工具來搜尋 Exchange Online、商務用 OneDrive、SharePoint Online、Microsoft Teams、Microsoft 365 群組 和 Viva Engage 小組中的內容。 您可以在相同的電子檔探索搜尋中搜尋信箱和網站，然後匯出搜尋結果。 您可以使用 Microsoft Purview 電子文件探索 (標準) 案例來識別、保存及匯出信箱和網站中找到的內容。 如果您的組織有 Office 365 E5 或 Microsoft 365 E5 訂用帳戶 (或相關的 E5 附加元件訂閱) ，您可以使用 Microsoft 365 中功能豐富的 Microsoft Purview 電子文件探索 (Premium) 解決方案，進一步管理監管人並分析內容。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

電子文件探索解決方案

Microsoft Purview 提供三種電子文件探索解決方案：內容搜尋、電子文件探索 (標準版) 和電子文件探索 (進階版)。

內容搜尋 電子文件探索 (標準) 電子文件探索 (進階版)
- 搜尋內容
- 關鍵字查詢和搜尋條件
- 匯出搜尋結果
- 角色型許可權		 - 搜尋和匯出
- 案例管理
- 法務保存		 - 監管人管理
- 法務保存通知
- 進階索引
- 檢閱集篩選
- 標記
- 分析
- 預測性程式代碼撰寫模型
等等...
  • 內容搜尋。 使用 [內容搜尋工具] 在 Microsoft 365 資料來源中搜尋內容，然後將搜尋結果匯出至本機電腦。
  • 電子文件探索 (標準版)。 電子文件探索 (標準版) 根據內容搜尋的基本搜尋和匯出功能所構建，使您能夠建立電子文件探索案例，並將電子檔探索管理員指派至特定的案例。 電子文件探索管理員只能存取其為成員的案例。 電子文件探索 (標準版) 也可讓您將搜尋和匯出與案例相關聯，並對與案例相關的內容位置進行電子文件探索保留措施。
  • 電子文件探索 (進階版)。 進階電子文件探索工具建置在電子文件探索 (標準版) 中現有的案例管理、保留、搜尋和匯出功能上。 電子文件探索 (進階版) 提供端對端工作流程，可讓您識別、保留、收集、檢閱、分析及匯出您組織內部及外部調查所需的內容。 它可讓法務小組管理監管人和法務保存通知工作流程，以與涉及案例的監管人通訊。 它可讓您從即時服務收集並複製資料到檢閱集，您可以篩選、搜尋和標記內容，以從進一步地的檢閱中剔除非相關的內容，以便工作流程能夠識別並專注於最相關的內容。 電子文件探索 (進階版) 提供分析和以機器學習為基礎的預測性編碼模型，以進一步地將調查範圍縮小到與其最相關的內容。

主要功能比較

下表比較內容搜尋、電子文件探索 (標準版) 和電子文件探索 (進階版) 中提供的主要功能。

功能 內容搜尋 電子文件探索 (標準) 電子文件探索 (進階版)
搜尋內容 支援。 支援。 支援。
關鍵字查詢與搜尋條件 支援。 支援。 支援。
搜尋統計資料 支援。 支援。 支援。
匯出搜尋結果 支援。 支援。 支援。
角色型權限 支援。 支援。 支援。
案例管理 支援。 支援。
對內容位置設定法務保存措施 支援。 支援。
監管人管理 支援。
法務保存措施通知 支援。
進階索引 支援。
錯誤補救 支援。
檢閱集 支援。
支援雲端附件和 SharePoint 版本 支援。
光學字元辨識 支援。
交談執行緒 支援。
集合統計資料和報告 支援。
檢閱集篩選 支援。
標記 支援。
分析 支援。
預測性編碼模型 支援。
計算的文件中繼資料 支援。
長時間執行工作的透明度 支援。
匯出至客戶擁有的 Azure 儲存體位置 支援。

以下是每個電子檔探索功能的描述。

  • 搜尋內容。 搜尋儲存在 Exchange 信箱、商務用 OneDrive 帳戶、SharePoint 網站、Microsoft Teams、Microsoft 365 群組 和 Viva Engage Teams 中的內容。 這包括其他 Microsoft 365 應用程式所產生的內容，這些應用程式會將資料儲存在信箱和網站中。
  • 關鍵字查詢和搜尋條件。 建立關鍵詞查詢語言 (KQL) 搜尋查詢，以搜尋符合查詢準則的內容關鍵詞。 您也可以包含條件來縮小搜尋範圍。
  • 搜尋統計資料。 執行搜尋之後，您可以檢視估計搜尋結果的統計數據，例如符合搜尋準則的項目數目和大小總計。 其他統計資料包括包含搜尋結果的熱門內容位置，以及符合搜尋查詢不同部分的項目數目。
  • 匯出搜尋結果。 透過兩個步驟的程式，將搜尋結果匯出至您組織中的本機計算機。 當您匯出搜尋結果時，專案會從 Microsoft 365 中的原始內容位置複製到 Microsoft 提供的 Azure 記憶體位置。 然後，您可以將這些項目下載到本機計算機。
  • 角色型權限。 使用角色型訪問控制 (RBAC) 許可權，以控制不同使用者可以執行哪些電子檔探索相關工作。 您可以使用內建的電子檔探索相關角色群組，或建立可指派特定電子檔探索許可權的自定義角色群組。
  • 案例管理。 eDiscovery (Standard) 和 eDiscovery (Premium) 中的電子檔探索案例可讓您將特定搜尋和導出與特定調查產生關聯。 您也可以將成員指派給案例，以控制誰可以存取案例並檢視案例的內容。 eDiscovery (Premium) 也支援與 Microsoft Purview 內部風險管理 案例的新案例建立整合。
  • 對內容位置設定法務保存措施。 保留與調查相關的內容，方法是在案例中對內容位置進行法務保存。 這可讓您保護在調查期間意外 (或刻意刪除) 電子方式儲存的資訊。
  • 監管人管理。 管理您在案例中識別為相關人員的人員， (稱為 監管人) 和其他可能未與監管人相關聯的數據源。 當您將監管人和非監管數據源新增至案例時，您可以對這些數據源進行法務保存、使用法務保存通知程式與監管人通訊，以及搜尋監管人和非監管數據源，以收集與案例相關的內容。
  • 法務保存措施通知。 管理與案例監管人溝通的程序。 法務保存措施通知會指示監管人保留與案例相關的內容。 您可以追蹤監管人所收到、讀取和認可的通知。 eDiscovery (Premium) 中的通訊工作流程，可讓您在監管人無法認可保留通知時，建立和傳送初始通知、提醒和呈報。
  • 進階索引。 當您將監管和非監管人數據源新增至案例時，相關聯的內容位置會在稱為進階索引的程式中重新編製索 引。 進階索引可確保任何被視為已重新編製索引的內容會重新處理，以便在收集數據以供調查時完全搜尋。
  • 錯誤補救。 使用稱為 錯誤補救的處理程式來修正處理錯誤。 錯誤補救可讓您修正數據問題，防止電子檔探索 (進階) 在進階編製索引期間正確處理內容。 例如，由於檔案已鎖定或加密，因此無法處理受密碼保護的檔案。 使用錯誤補救，您可以下載有錯誤的檔案、移除密碼保護，然後上傳修復的檔案。
  • 檢閱集。 將相關的資料新增至檢閱集。 檢閱集是 Microsoft 在 Microsoft 雲端中提供的安全 Azure 儲存體位置。 當您將數據新增至檢閱集時，收集的專案會從其原始內容位置複製到檢閱集。 檢閱集提供一組靜態的已知內容，您可以使用預測性編碼模型來搜尋、篩選、標記、分析和預測相關性。 您也可以追蹤和報告要新增至檢閱集的內容。
  • 支援雲端附件和 SharePoint 版本。 當您將內容新增至檢閱集時，可以選擇包含雲端附件或連結的檔案。 這表示雲端附件或鏈接檔案的目標檔案會新增至檢閱集。 您也可以選擇將 SharePoint 檔的所有版本新增至檢閱集。
  • 光學字元辨識 (OCR)。 當內容新增至檢閱集時，OCR 功能會從影像擷取文字，並包含影像文字以及新增至檢閱集的內容。 這可讓您在查詢檢閱集中的內容時搜尋影像文字。
  • 交談執行緒。 當來自 Teams 和 Viva Engage 交談的聊天訊息新增至檢閱集時，您可以收集整個交談對話。 這表示包含符合集合準則之專案的整個聊天交談會新增至檢閱集。 這可讓您檢閱來回交談內容中的聊天專案。
  • 集合統計資料和報告。 建立集合估計值或將集合認可至檢閱集之後，您可以檢視所擷取專案的豐富統計數據集，例如包含符合搜尋準則之最多專案的內容位置，以及搜尋查詢傳回的項目數。 您也可以預覽結果的子集。
  • 檢閱集篩選。 將內容新增至檢閱集之後，您可以套用篩選，只顯示符合篩選準則的專案集。 然後，您可以將篩選集儲存為查詢，讓您快速地重新套用儲存的篩選。 檢閱設定篩選和儲存的查詢可協助您快速選取與調查最相關的內容專案。
  • 標記。 卷標也可協助您省略非相關的內容，並識別最相關的內容。 專家、律師或其他使用者在檢閱檢閱集內的內容時，可以使用標籤來擷取他們對於該內容的意見。 例如，如果意圖是要排除不必要的內容，使用者可以使用「沒有回應」之類的標籤檔。 在內容經過檢閱並標記之後，可以建立一個檢閱集查詢，以排除任何標記為「沒有回應」的內容。 此程序會將沒有回應的內容從電子文件探索工作流程的後續步驟中排除。
  • 分析。 eDiscovery (Premium) 提供工具來分析檢閱集文件，協助您以一致的方式組織檔，並減少要檢閱的文件數量。 近乎重複的偵測 會將文字類似的檔群組在一起，協助您讓檢閱程式更有效率。 Email 線程可識別特定電子郵件訊息，以提供電子郵件線程中交談的完整內容。 主題 功能會嘗試分析檢閱集檔中的主題，並將主題指派給檔，讓您可以檢閱具有相關主題的檔。 這些分析功能有助於讓您的檢閱程式更有效率，讓檢閱者可以檢閱一小部分收集的檔。
  • 預測性編碼模型。 使用預測性程式代碼撰寫模型，將大量的案例內容縮減為一組您可以優先檢閱的相關專案。 這可藉由建立和定型您自己的預測性程式代碼撰寫模型來完成，以協助您排定檢閱集中最相關專案的優先順序。 系統會使用定型將預測分數套用至檢閱集中的每一個項目。 這可讓您根據預測分數來篩選專案，這可讓您先檢閱最相關的 (或不相關的) 專案。
  • 計算的文件中繼資料。 許多電子文件探索 (進階版) 功能，例如進階索引、交談執行緒、分析和預測性編碼，都會新增中繼資料屬性至檢閱集文件。 此中繼資料包含特定功能執行的函數的相關資訊。 檢閱檔時，您可以篩選元數據屬性，以顯示符合篩選準則的檔。 匯出檢閱集文件之後，可以將此中繼資料匯入第三方檢閱應用程式。
  • 長時間執行工作的透明度。 eDiscovery (Premium) 中的作業通常是由使用者動作所觸發的長時間執行的程式，例如將監管人新增至案例、將內容新增至檢閱集、執行分析，以及定型預測性編碼模型。 如果您需要將問題呈報給 Microsoft 支援服務，您可以追蹤這些作業的狀態並取得支持資訊。
  • 匯出至客戶擁有的 Azure 儲存體位置。 當您從檢閱集匯出檔時，可以選擇將檔匯出至組織所管理的 Azure 儲存器帳戶。 此外，eDiscovery (Premium) 可讓您自定義要匯出的數據。 這包括匯出檔案元數據、原生檔案、文本文件、標記，以及儲存至 PDF 檔案的修訂檔。

eDiscovery 訂用帳戶比較

開始之前，請檢閱內容搜尋、eDiscovery (Standard) 和 eDiscovery (Premium) 的 訂閱 需求。 一般而言，支援 eDiscovery (Standard) 的訂用帳戶也支援內容搜尋，而支援電子檔探索 (Premium) 的訂閱也支持內容搜尋和電子檔探索 (標準) 。

開始使用電子檔探索

請參閱下列文章，以協助您深入瞭解並開始使用 Microsoft Purview 電子文件探索 解決方案。

開始使用內容搜尋

開始使用電子文件探索 (標準版)

開始使用電子文件探索 (進階版)

與測試人員風險管理整合

當潛在風險的用戶活動需要額外的法律檢閱時，Microsoft Purview 內部風險管理 中的案例可以快速呈報至 Microsoft Purview 電子文件探索 (Premium) 中的新案例。 這些解決方案之間的緊密整合可協助您的風險和法律小組更有效率地工作，並有助於提供受檢閱用戶活動的完整端對端檢視。 瞭解如何 開始使用測試人員風險管理 ，以及如何輕鬆地將 測試人員風險管理案例 呈報至電子檔探索 (進階) 案例。

電子檔探索藍圖

若要查看已啟動、推出或開發中的電子檔探索功能，請參閱 Microsoft 365 藍圖。

訓練

在內容搜尋、電子檔探索 (標準) 和電子檔探索 (進階版) 的基本概念中訓練 IT 系統管理員、電子檔探索管理員和合規性調查小組，可協助貴組織更快速地使用 Microsoft Purview 電子文件探索 工具。 若要協助組織中的這些用戶開始使用電子檔探索，請參閱 描述 Microsoft Purview 的電子檔探索和稽核功能。