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深入瞭解適用於 Microsoft 365 的 Copilot 的資料保留

  • 發行項

Microsoft 365 安全性與合規性的授權指引。

注意事項

適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot 訊息會自動包含在名為Teams聊天和 Copilot 互動的保留原則位置中，因為它們會使用相同的機制來保留和刪除。 使用者不需要使用Teams來套用至 適用於 Microsoft 365 的 Copilot的保留原則。

本文中的資訊補充瞭解保留，因為它具有 Microsoft Teams 訊息和與 適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot 互動的特定資訊。

若為其他工作負載，請參閱：

如需 Microsoft Purview 與 Copilot 整合的詳細資訊，請參閱 Microsoft Purview 數據安全性和產生 AI 應用程式的合規性保護。

提示

如果您不是 E5 客戶，請使用 90 天的 Microsoft Purview 解決方案試用版來探索其他 Purview 功能如何協助貴組織管理數據安全性與合規性需求。 立即從 Microsoft Purview 合規性入口網站 試用中樞開始。 瞭解 有關註冊和試用版條款的詳細數據。

保留與刪除包含的內容

Teams 聊天和 Copilot 互動位置的保留原則包括使用者提示 適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot，以及對使用者的 Copilot 回應。 基於合規性理由，可以保留和刪除這些訊息。

使用者提示包含使用者輸入的文字，以及選取 適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot 擷取為預先填入訊息的提示。 Copilot 回應包含文字、鏈接和參考。 因為指出回應正在進行中的訊息沒有商業價值，所以不會擷取這些訊息。

保留如何與 適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot

使用本節瞭解後端記憶體和程式如何符合您的合規性需求，並且應該由電子檔探索工具進行驗證，而不是由目前在 Copilot 中顯示的訊息來驗證。

您可以使用保留原則來保留 適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot 訊息中的數據，並刪除這些訊息。 在幕後，會使用 Exchange 信箱來儲存複製自這些郵件的資料。 Copilot 訊息中的數據會儲存在執行 Copilot 之使用者信箱中的隱藏資料夾中。 此隱藏資料夾的設計不是要讓使用者或系統管理員直接存取，而是要儲存合規性系統管理員可以使用電子檔案探索工具搜尋的數據。

用來保留 適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot 郵件的 Exchange 信箱具有 UserMailbox 的 RecipientTypeDetails 屬性，該屬性也會儲存 Teams 私人頻道和雲端式 Teams 使用者的訊息數據。

針對 適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot 互動設定保留原則之後，Exchange 服務的定時器工作會定期評估儲存這些訊息之隱藏信箱資料夾中的專案。 通常需要 1-7 天執行計時器工作。 當這些專案已過期保留期間時，它們會移至 SubstrateHolds 資料夾，這是每個使用者信箱中另一個隱藏的資料夾，可在永久刪除之前儲存「虛刪除」專案。

訊息在 [SubstrateHolds] 資料夾中至少保留 1 天，如果它們符合删除條件，計時器工作將在下次執行時永久删除它們。

重要事項

由於保留的第一個原則，而且因為 Copilot 訊息會儲存在 Exchange Online 信箱中，如果信箱受到相同位置的另一個 Copilot 或 Teams 保留原則影響，則永久刪除 SubstrateHolds 資料夾，或基於法律或調查原因而套用電子檔探索保留，則會一律暫停。

針對 適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot 設定保留原則之後，內容所採用的路徑取決於保留原則是要保留，然後再刪除、僅保留還是只刪除。

當保留原則為保留然後刪除時：

適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot 訊息的保留流程圖表。

在大部分情況下，不會移除 Copilot 訊息。 例如，當使用者關閉聊天視窗或關閉應用程式時，它們會保留，但會隱藏。 不過，下列案例會移除 Copilot 訊息：

針對圖表中的兩個路徑：

  1. 如果從 Copilot 移除訊息，訊息會移至其至少保留 1 天的 SubstrateHolds 資料夾。 保留到期後，下次執行計時器工作時 (通常在 1-7 天之間) 將永久删除訊息。

  2. 如果訊息在保留期間到期後仍保留在 Copilot 中，則訊息會複製到 SubstrateHolds 資料夾。 此動作通常需要 1-7 天 (從到期日起) 執行。 訊息位於 [SubstrateHolds] 資料夾中時，它將在該處存儲至少 1 天，然後在下次執行計時器工作時 (通常在 1-7 天之間) 永久删除該訊息。

注意事項

儲存在信箱中的郵件 (包括隱藏資料夾) 可透過電子文件探索工具進行搜尋。 在 [SubstrateHolds] 資料夾中訊息遭到永久刪除前，電子文件探索工具都可以搜尋到這些訊息。

當保留期間到期並將訊息複製到 SubstrateHolds 資料夾時，刪除作業會傳達給 Copilot 的後端服務，然後使用 Copilot 將相同的作業轉送至使用者應用程式。 此通訊或快取的延遲可以解釋使用者在一小段時間后，會繼續在 Copilot 中看到這些訊息的原因。

重要事項

Copilot 中顯示的訊息無法精確反映是否保留或永久刪除，以符合合規性需求。

當保留原則為僅保留或僅刪除時，內容路徑為保留和刪除的變化。

「僅保留」保留原則的內容路徑

  1. 如果從 Copilot 移除訊息 ，則在保留期間到期之後，訊息會移至 SubstrateHolds 資料夾。 此動作通常需要 1-7 天 (從到期日起) 執行。 如果保留原則設定為永久保留，則該項將保留在該處。 如果保留原則保留期具有結束日期，並且已過期，則下次執行計時器工作時 (通常在 1-7 天之間) 將永久删除該訊息。

  2. 如果訊息在保留期間到期後仍保留在 Copilot 中，則保留期間前後不會發生任何事;訊息會保留在其原始位置。

僅刪除保留原則的內容路徑

  1. 如果在保留期間從 Copilot 移除訊息 ，訊息會移至 SubstrateHolds 資料夾。 訊息將儲存在 SubstrateHolds 資料夾至少 1 天，並在下次執行計時器工作永久删除 (通常在 1-7 天之間)。

  2. 如果訊息在保留期間到期後仍保留在 Copilot 中，則訊息會複製到 SubstrateHolds 資料夾。 此動作通常需要 1-7 天 (從到期日起) 執行。 訊息將在該處保留至少 1 天，並在下次執行計時器工作永久删除 (通常在 1-7 天之間)。

保留原則的流程和計時範例

使用以下範例可以了解上一節中介紹的流程和計時如何套用於具有以下設定的保留原則：

對於所有涉及永久删除的範例，根據保留原則，如果郵件受另一個保留原則的約束以保留該項目，或者受電子文件探索保留的約束，則此動作將暫止。

範例 1：保留 30 天，然後刪除

第 1 天，使用者會將提示傳送至 適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot，並在 10 天后移除提示。

保留結果：

  • 第 10 天之後，訊息會移至 SubstrateHolds 資料夾，其中仍然可以使用電子檔探索工具來搜尋。
  • 在保留期結束時 (第 1 天算起的第 30 天)，訊息通常會在 1 天后 (通常 1-7 天内) 被永久删除，然後不會隨電子文件探索搜尋一起退回。
範例 2：1 天后僅刪除

注意事項

由於此設定和保留流程僅持續短短一天的時間，在 1-7 天的時間段內執行，因此本節顯示了一般時間範圍內的範例計時。

第 1 天，使用者會將提示傳送至 適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot，而且不會從 Copilot 中移除此提示。

如果未移除使用者的提示，則為保留結果範例：

  • 第 5 天 (通常在第 2 天保留期開始後 1-7 天)：

    • 訊息會複製到 SubstrateHolds 資料夾，並至少保留 1 天。

  • 第 9 天 (通常在 [SubstrateHolds] 資料夾中至少 1 天后算起的 1-7 天)：

    • 訊息將被永久删除，然後將不會隨電子文件探索搜尋退回。

如本例所示，儘管您可以將保留原則設定為僅在一天之後删除訊息，但該服務將經歷多個流程以確保合規的删除。 因此，1 天後執行的删除動作可能需要 16 天才能永久删除訊息，以便在電子文件探索搜尋中不再退回該訊息。

當使用者離開組織時

如果使用者離開您的組織，並刪除其 Microsoft 365 帳戶，則其受保留的 Copilot 訊息會儲存在非作用中的信箱中。 Copilot 郵件在信箱變成非使用中之前，仍受限於使用者的任何保留原則，而且內容可供電子檔探索搜尋使用。 如需詳細資訊，請參閱了解非使用中的信箱。

配置指導方針

如果您才剛開始在 Microsoft 365 中設定資料保留，請參閱 開始使用資料生命週期管理。

如果您已準備好設定 適用於 Microsoft 365 的 Microsoft Copilot 互動的保留原則，請參閱 Create 和設定保留原則。