使用保留原則，主動決定是否要保留內容、刪除內容，或保留然後刪除內容，以管理貴組織的資料。
保留原則可讓您在容器層級指派相同的保留設定，以自動由該容器中的內容繼承，進而有效率地執行此工作。 例如，SharePoint 網站的所有專案、使用者 Exchange 信箱中的所有電子郵件訊息、搭配 Microsoft Teams 所使用的團隊所有頻道訊息。 如果您不確定要使用容器層級的保留原則或專案層級的保留標籤，請參閱 保留原則及保留標籤。
如需有關保留原則及其在 Microsoft 365 中運作方式的詳細資訊，可參閱 了解保留原則及保留標籤。
注意事項
此頁面上的資訊適用於合規性系統管理員。 如果您不是系統管理員，且想要了解你所使用之應用程式的保留原則設定方式，請與您的技術支援中心、IT 部門或系統管理員聯繫。 若您在 Teams 聊天和頻道訊息中看見有關保留原則的訊息，建議您檢閱 關於保留原則的 Teams 訊息。
在您開始之前
為了確保你有權限建立和編輯保留政策，請參閱 資料生命週期管理的權限資訊。
在建立保留原則之前，決定要使用 [調適型] 或 [靜態]。 如需詳細資訊，請參閱保留的調適型或靜態原則範圍。 如果您決定使用調適型原則，則必須先建立一或多個調適型範圍，才能建立保留標籤，然後在建立保留標籤程序期間選取它們。 如需指示，請參閱調適型範圍的設定資訊。
要保留 Microsoft 365 Copilot 和 Copilot Studio 以外的 AI 應用程式的提示與回應，首先必須為這些 AI 應用程式建立收藏政策，該政策包含擷取內容的設定。 欲了解更多資訊，請參閱 「收藏政策」解決方案概述。
如果你正在為 Teams 建立保留政策並使用 私人頻道，務必了解 2025 年私人頻道訊息的遷移 ，這樣你才能知道該選擇 Teams 私人頻道訊息 還是 Teams 頻道訊息 作為位置。
建立及設定保留原則
雖然保留原則可以支援在保留原則中識別為「位置」的多個服務，但您無法建立包含所有受支援位置的單一保留原則：
- Exchange 信箱
- SharePoint 網站 或 SharePoint 經典與通訊網站
- OneDrive 帳號
- Microsoft 365 群組信箱 & 網站
- 商務用 Skype
- Exchange 公用資料夾
- Teams 通道訊息
- Teams 聊天
- Teams 私人頻道訊息 (僅適用於 遷移前 的)
- Microsoft Copilot 體驗
- 企業級 AI 應用程式
- 其他 AI 應用程式
- Viva Engage 社群訊息
- Viva Engage 用戶訊息
如果你在建立保留政策時選擇 Teams 或 Viva Engage 地點，其他地點會自動被排除。 這表示要遵循的指示會依你是否需要包含 Teams 或 Viva Engage 地點而有所不同。
注意事項
當你使用自適應政策而非靜態政策時，你可以設定單一保留政策，同時包含 Teams 和 Viva Engage 的地點。 但靜態政策則不適用，Teams 和 Viva Engage 地點需要各自的保留政策。
當你有多個保留政策，且同時使用保留標籤時，請參閱《 保留原則，或優先事項？ 》一文，以了解當多個保留設定套用於同一內容時的結果。
選擇分頁，了解如何為 Teams、Copilots、AI 應用程式、Viva Engage 或其他支援服務（如 Exchange、SharePoint、OneDrive、Microsoft 365 群組 (商務用 Skype) 建立保留政策的說明：
注意事項
關於 Microsoft 365 Copilot 和 Copilot Studio 以外的 AI 應用程式，請參閱「在你開始之前」關於集合政策的前提。
Teams 的保留政策 支援共享頻道。 當您設定 Teams 頻道訊息位置的保留設定時，如果小組有任何共用頻道，便會繼承上層小組的保留設定。
保留政策也支援新建立的通話資料記錄，這些是系統產生的訊息，包含 會議與通話的元資料。 所有通話資料紀錄都會包含在 Teams 聊天 的位置，即使是 Teams 頻道訊息和 Teams 私人頻道訊息的通話資料紀錄。
登入 Microsoft Purview 入口網站>解決方案>資料生命週期管理>政策>留任政策。
選取 [新增保留原則] 以開始 [建立保留原則] 設定，並為您的新保留原則命名。
在 「指派管理單位 」頁面，請維持預設為 「完整目錄」。 目前，管理單位尚未支援此政策。
取決於您從開始之前指示進行的選擇，針對 [選擇要建立的保留原則類型] 頁面，選取 [調適型] 或 [靜態]。 如果您尚未建立調適型範圍，可以選取 [調適型]，但因為沒有任何可選取的調適型範圍，您將無法使用此選項完成設定。
取決您選取的範圍：
如果您選擇 [調適型]：在 [選擇調適型原則範圍和位置] 頁面上，選取 [新增範圍]，並選取已建立的一或多個調適型範圍。 然後選取一或多個位置。 您可以選取的位置取決於新增的範圍類型。 例如，如果你只新增了某種使用者的 範圍類型，你將能選擇 Teams 聊天 ，但無法選擇 Teams 頻道訊息。
如果您選擇 靜態：在 「選擇地點以套用保單 」頁面，請選擇一個或多個地點：
- Teams 頻道訊息：來自標準與共享頻道聊天，以及標準與共享頻道會議的訊息。 包含遷移 後 私人頻道聊天及私人頻道會議的訊息。
- Teams 聊天：Teams 則是私人 1 對一聊天、群組聊天、會議聊天，以及與自己聊天的訊息。
- Teams 私人頻道訊息：僅限遷移 前 適用。 來自私人頻道聊天和私人頻道會議的訊息。 如果您選取此選項，就無法在相同的保留原則中選取其他 Teams 位置。
- Microsoft Copilot 體驗：內建及自訂 Copilot 體驗中，所有使用者都會提示回應。 包含 Microsoft 365 Copilot、Security Copilot、Copilot in Fabric、Copilot Studio。
- 企業 AI 應用程式：對於非 Copilot 的企業 AI 應用程式，透過 Entra 註冊或資料連接器等方法與組織連接，所有使用者提示與回應。 包含 Entra 註冊的 AI 應用程式、ChatGPT Enterprise、Microsoft Foundry。
- 其他 AI 應用程式：支援的其他 AI 應用程式，所有使用者提示與回應。 包括 ChatGPT、Google Gemini、Microsoft Bing、DeepSeek。
根據預設，所有小組和所有使用者都處於選中狀態，但您可以透過選取 [選擇] 和 [排除] 選項對其進行優化。
針對 決定是否要保留內容、刪除或兩者皆是 頁面，請指定保留和刪除內容的設定選項。
您可以建立只會保留內容但不刪除內容的保留原則，建立會保留並於一段指定的時間後刪除內容的原則，或直接在一段時間後刪除指定內容的原則。 如需詳細資訊，請參閱保留和刪除內容的設定。
完成設定並儲存您的設定。
如需使用 Teams 保留原則並了解使用者體驗的指引，請參閱 Teams 文件的 Microsoft Teams 的保留原則。
關於 Teams 與 Copilot 資料保留的技術細節，包括哪些訊息元素用於保留與時序資訊及範例攻略，請參閱 「了解 Microsoft Teams 的保留」 及 「了解 Copilot 的保留」。
Teams 保留政策的已知設定問題
雖然您可以選取選項，在上次修改項目時開始保留期間，但是一律會使用 項目建立時間 的值。 對於已編輯的訊息，原始訊息的一份副本會與原始時間戳記一起儲存，以識別建立此預先編輯訊息的時間，且預先編輯後的訊息具有較新的時間戳記。
當您選取 Teams 聊天位置的 [編輯] 時，您可能會看到來賓和非信箱使用者。 保留原則並非為這些使用者設計，因此請不要選取他們。
若要新增 Teams 頻道訊息和 Teams 私人頻道訊息的通話資料紀錄，您必須選擇 Teams 聊天 地點，而非 Teams 頻道訊息 和 Teams 私人頻道訊息 的位置。
支援 Teams 所需的其他保留原則
Teams 不僅是提供聊天和頻道訊息功能，還有更多功能。 如果你有從Microsoft 365群組建立的團隊， (原本是Office 365群組) ，你還應該透過Microsoft 365群組信箱 & 地點位置，設定包含該Microsoft 365群組的保留政策。 此保留原則適用於群組的信箱、網站和檔案中的內容。 檔案包含 Teams 會議錄音 及頻道會議 的逐字稿 。
要保留或刪除 Teams 會議錄影及其逐字稿，你需要一個保留政策，將主辦人的 OneDrive 帳號作為地點。
如果你有 Teams 網站沒有連接到 Microsoft 365 群組（包含 Teams 共享頻道和 Teams 私人頻道的網站），你需要一個保留政策，包含 SharePoint 經典版以及通訊網站 或 OneDrive 帳號 的位置，以便保留和刪除 Teams 中的檔案：
在聊天中共用的檔案會儲存在共用檔案之使用者的 OneDrive 帳戶中。
上傳至頻道的檔案則會儲存在團隊的 SharePoint 網站中。
提示
當團隊未連線至 Microsoft 365 時，您可以將保留原則套用到僅特定團隊的檔案，方法是選取團隊的 SharePoint 網站，以及團隊中使用者的 OneDrive 使用者帳戶。
套用至 Microsoft 365、SharePoint 網站或 OneDrive 帳戶的保留原則有可能會刪除 Teams 聊天中參考的檔案，或在頻道訊息刪除前就將其刪除。 在這種情況下，檔案仍會顯示在 Teams 訊息中，但是當使用者選取檔案時，會收到「找不到檔案」錯誤。 此行為並非保留原則特定，因此也可能在使用者從 SharePoint 或 OneDrive 中手動刪除檔案時發生。
將現有的「Teams 聊天與 Copilot 互動」政策分開
過去，留任政策使用位置 Teams 聊天與 Copilot 互動 ，結合 Teams 聊天與 Copilot 互動。 現在 Teams 聊天和 Copilot 互動有分開的保留地點。
- 你可以將 Teams 聊天與 Copilot 互動與現有的保留政策分開。
- 你可以只為 Teams 聊天建立新的保留政策，或只針對 Copilot 互動。
請使用以下 PowerShell 指令來區分現有的 Teams 聊天與 Copilot 互動的保留政策：
要將舊 地點 的保留政策改為僅支援 Teams 聊天：
Set-RetentionCompliancePolicy -Identity "<policy name>" -Applications "User:TeamsChatUserInteractions"或者，如果你已有新地點的保留政策，例如 Teams 私人頻道訊息和 Viva Engage，也可以新增 Teams 聊天功能：
Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity "<policy name>" -Applications "User:TeamsChatUserInteractions"要將 Microsoft 365 Copilot 互動加入現有的保留政策，適用於較新地點，例如 Teams 私人頻道訊息和 Viva Engage：
Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity “<policy name>” -Applications "User:M365Copilot"
關於新的保留政策，請選擇新的地點，例如 Teams 聊天或 Microsoft Copilot 體驗。
注意事項
如果你已有 Teams 聊天和 Copilot 互動的保留政策，這些政策仍會被支援，但當你的租戶支援獨立地點時，這些政策就無法被編輯。 此時，任何新的留任政策都必須使用這些新地點。
保留原則生效需要多久時間
當您建立並提交保留原則時，最多需要七天的時間才能套用保留原則：
首先，保留原則必須分配至您已選取的位置，然後套用至內容。 你也可以從 Microsoft Purview 入口網站的 保留政策 頁面選擇保留政策，來查看該政策的散布狀態。 從飛出視窗窗格中，如果您看到 (錯誤) 狀態，且在位置的詳細資料中，看到訊息說明部署原則或嘗試重新部署原則所耗費的時間超過預期，請嘗試執行 Set-AppRetentionCompliancePolicy 或 Set-RetentionCompliancePolicy PowerShell 命令以重試此原則發佈:
執行下列其中一個命令：
針對政策位置：Teams 私人頻道訊息、Viva Engage 用戶訊息及 Viva Engage 社群訊息：
Set-AppRetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution對於所有其他政策地點，如 Exchange 信箱、 SharePoint 經典與通訊網站，以及 Teams 頻道訊息：
Set-RetentionCompliancePolicy -Identity <policy name> -RetryDistribution
更新保留原則
當保留原則中的設定已套用至內容時，除了新識別的內容之外，對原則所做的設定變更也會自動套用至此內容。
部分設定無法在原則建立和儲存之後進行變更，包括保留原則的名稱、範圍類型 (調整型或靜態) 和保留期間以外的保留設定。
如果你不再需要你設定的保留設定，請參考 「釋出保留政策」。
排除保留政策問題
如果您的保留政策未如預期運作，或發現與保留政策相關的錯誤，請使用以下故障排除資源：
後續步驟
如果 Exchange、SharePoint、OneDrive 或 Microsoft 365 群組的某些項目需要與您設定之保留原則設定不同的保留設定，請建立這些例外狀況的保留標籤。
不過，如果您想管理商務、法律或法規記錄保留需求的高價值項目，請使用檔案計畫來建立及管理保留標籤。