OneDrive 保留與刪除

本文說明當您為組織刪除使用者的 Microsoft 365 帳戶時,如何管理使用者的 OneDrive,以及自動執行哪些步驟。

從Microsoft 365 系統管理中心刪除使用者

當您從Microsoft 365 系統管理中心中的 [作用中使用者] 頁面刪除使用者時,您可以選擇要對使用者的產品授權、電子郵件和 OneDrive 執行的動作。 如需詳細資訊,請參閱<刪除貴組織中的使用者>(部分機器翻譯)。

從Microsoft 365 系統管理中心刪除使用者的面板

如果您授與另一位使用者存取 OneDrive,該位使用者依預設有 30 天的時間可以存取和下載他們想要保留的檔案。 (若要變更保留時間,請參閱<針對已刪除使用者設定 OneDrive 保留>(部分機器翻譯)。) 他們將會收到內含連結的電子郵件,指示他們存取已刪除使用者的 OneDrive:從另一位使用者的 OneDrive 複製檔案

設定自動存取委派

根據預設,刪除使用者時,使用者的管理員會自動獲得使用者 OneDrive 的存取權。 請遵循下列步驟來確認已為您的組織啟用此自動存取委派,並在使用者沒有指定的管理員時設定次要擁有者。 如果已停用存取委派,或未為使用者設定管理員或次要擁有者,則當使用者遭到刪除或收到警告,表示 OneDrive 將會遭到刪除時,沒有人可以自動存取。

  1. 移至 新 SharePoint 系統管理中心的 [更多功能],然後使用具有組織系統管理員 許可權的 帳戶登入。

    注意事項

    如果您使用由 21Vianet (中國) 提供的 Office 365,請登入 Microsoft 365 系統管理中心,然後瀏覽至 SharePoint 系統管理中心,並開啟 [更多功能] 頁面。

  2. 在 [ 使用者設定檔] 底下,選取 [ 開啟]

  3. 在 [我的網站設定] 之下,選取 [設定「我的網站」]

  4. 在 [我的網站清除] 旁,確認已選取 [啟用存取委派]

  5. 我們建議您也在 [我的網站清除] 中指定第二擁有人帳戶。 如果 Azure AD 中沒有設定使用者的管理員,那麼這個帳戶會被任命為 OneDrive 的擁有人。 填寫第二擁有人帳戶的值時,系統會傳送電子郵件通知給第二擁有人帳戶。

  6. 選取 [確定]

OneDrive 刪除程序

從 Azure Active Directory 中刪除使用者帳戶時,就會開始清除 OneDrive 的 OneDrive 保留期間。 沒有其他動作會導致清除程式發生,包括封鎖使用者登入或移除使用者的授權。 如需移除使用者授權的資訊,請參閱 移除商務用 Microsoft 365 使用者的授權

OneDrive 刪除程式的運作方式如下:

  1. 您可以在 Microsoft 365 系統管理中心刪除使用者,或是透過 Active Directory 同步處理來移除使用者。

  2. 帳戶刪除會同步至 SharePoint。

  3. 系統會執行 OneDrive 清除工作,並將 OneDrive 標示為刪除。 已刪除使用者會在 Microsoft 365 系統管理中心顯示 30 天。 OneDrive 的預設保留期間也是 30 天,但您可以在 SharePoint 系統管理中心 變更此設定 (請參閱設定已 刪除使用者的 OneDrive 保留) 或使用 PowerShell Cmdlet SetSPOTenant -OrphanedPersonalSitesRetentionPeriod <int32> 。 如需使用此 Cmdlet 的詳細資訊,請參閱 Set-SPOTenant

  4. 如果已為已刪除的使用者指定管理員,管理員會收到一封電子郵件,告知他們可存取 OneDrive,而且 OneDrive 將在 OneDrive 保留期間結束時刪除。 如需在 Azure Active Directory 系統管理中心指定使用者管理員的相關資訊,請參閱 新增或更新使用者的設定檔資訊

    如果未指定使用者帳戶的管理員,但已在 SharePoint 系統管理中心輸入次要擁有者,次要擁有者會收到一封電子郵件,告知他們有權存取 OneDrive,且 OneDrive 將在保留期間結束時刪除。

  5. 在 OneDrive 保留期限到期的七天前,系統會將第二封電子郵件傳送給管理員或次要擁有者,提醒您 OneDrive 將在七天內刪除。

  6. 七天后,已刪除使用者的 OneDrive 會移至網站集合回收站,並保留 93 天。 使用者在這段期間將無法存取 OneDrive 中任何共用的內容。 若要還原 OneDrive,您必須使用 PowerShell。 如需資訊,請參閱<還原已刪除的 OneDrive> (部分機器翻譯)。

    注意事項

    資源回收筒未編製索引,因此搜尋無法在此處找到內容。 也就是說,為了保留內容,電子文件探索保留無法在資源回收筒中找到任何內容。

保留原則和保留標籤中的Microsoft 365 保留設定一律優先于標準 OneDrive 刪除程式,因此 OneDrive 保留所包含的內容可以在 30 天前刪除,或保留超過 OneDrive 保留期間。 同樣地,如果 OneDrive 在電子檔探索案例中保留,管理員和次要擁有者將會收到有關擱置中 OneDrive 刪除的電子郵件,但在移除保留之前,不會刪除 OneDrive。