從網站、文檔庫或 OneDrive 修剪現有的版本
警告
使用修剪作業刪除的版本會永久刪除。 此刪除工作流程會略過一般回收站保留,且無法復原已刪除的版本。 若要防止不必要的數據遺失,強烈建議您在修剪活動之前執行 影響分析 。
身為 Microsoft 365 中的 SharePoint 系統管理員,您可以將作業排入佇列,以修剪網站、文檔庫或 OneDrive 用戶帳戶上的現有版本,以減少網站的版本記憶體使用量。 您也可以排程作業來修剪現有版本,或將現有版本記憶體與更新的版本歷程記錄限制對齊,藉此將現有版本記憶體與更新的版本歷程記錄限制對齊。
在決定修剪網站或文檔庫上現有的版本歷程記錄之前,您需要考慮幾件事。 版本可用性對於復原案例而言非常重要,例如復原不必要的變更。 使用修剪作業刪除的版本會永久刪除,而且無法從回收站復原。
階段 | 建議的動作 |
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準備 |
評估您的復原目標和目標版本記憶體使用: 判斷符合組織復原目標所需的正確修剪模式和修剪範圍。 檢閱影響: 在認可修剪現有版本之前,您可以選擇在指定的範圍上執行所選修剪模式的「假設」分析作業,以檢閱清除動作的影響。 |
佇列作業 | 準備好認可修剪作業之後,您可以將版本調整作業排入佇列,以異步刪除符合網站、文檔庫或 OneDrive 使用者帳戶內修剪模式中指定之準則的版本。 |
追蹤進度 | 您可以追蹤所有已排入佇列作業的進度,以檢閱修剪版本中所做的進度。 |
注意
修剪作業是背景工作,會受到下列因素影響:要評估的檔案版本數量、服務健康情況,以及伺服器陣列上正在處理的其他作業。 它們也受限於離峰時段處理邏輯。 修剪作業的進度一律可以追蹤。
在認可修剪現有版本之前,您可以執行「假設」分析作業來檢閱清除動作的影響。 執行「假設」作業將會遵循下列步驟:
產生網站或文檔庫的版本記憶體使用量報告:此報告可以支持多種用途,包括版本記憶體使用分析,或取得套用不同修剪設定之影響的重要見解。
藉由設定不同的修剪模式來預覽變更,並分析將其中一個修剪模式套用至版本記憶體報表 csv 檔案的使用者和儲存空間節省影響,以執行「假設」分析。
重要
根據網站或文檔庫的大小,作業可能需要數天才能完成。 檢查作業的進度,直到狀態傳回為「已完成」為止。
版本調整工作流程可讓您選取並套用其中一個修剪模式,以便在網站、文檔庫或 OneDrive 帳戶上排入修剪作業佇列。
手動到期修剪模式: 評估版本的存留期,並刪除符合到期準則的版本。
例: 在下列範例中,修剪作業會排入佇列,以修剪早於 60 天的版本。 在8月31日,會挑選作業,並從8月31日起開始永久刪除早於60天的版本。
重要
手動到期模式的已知限制
- 到期修剪模式不會刪除過去 30 天內建立的版本。 這表示您的輸入不能小於 30 天。
- 到期修剪模式一律會刪除在 2023 年 1 月 1 日之前建立的所有版本。 如果您想要修剪版本,就無法保留任何較舊的版本。 這表示您用於 參數的
DeleteBeforeDays
值應該會產生 2023 年 1 月 1 日之後的日期。
手動計數限制修剪模式: 刪除超過指定計數限制的最舊版本。
例: 在下列範例中,修剪作業會排入佇列,以刪除超過 50 個主要版本計數的版本。 在 8 月 31 日,作業會開始永久刪除自 8 月 31 日起超過 50 個主要版本計數限制的舊版。
自動修剪模式: 套用自動演算法以刪除現有的版本。 根據版本存留期,作業會根據自動版本記憶體演算法永久刪除版本或設定到期時間。
提示
您可以執行套用手動計數、到期或自動修剪模式的影響分析,以瞭解每個模式下的版本刪除影響。
版本調整工作流程會使用作業,以異步方式刪除符合修剪模式中指定準則的版本。
若要將修剪作業排入佇列,您必須判斷版本刪除的範圍和修剪模式,以設定現有版本刪除的準則。 您可以根據網站或特定文檔庫中所有文檔庫的版本存留期、計數限制或自動演算法,刪除舊的檔案版本。
準備好認可修剪之後,您可以將作業排入佇列,以異步方式刪除符合修剪模式準則的版本。 您將能夠監視已認可修剪作業的進度,以追蹤刪除進度。
請遵循下列步驟,使用PowerShell來修剪現有的版本。
下載最新的 SharePoint Online 管理命令介面。
注意
如果您已安裝舊版的 SharePoint Online 管理命令介面,請移至 [新增或移除程式] 並卸載 SharePoint Online 管理命令介面。
在 Microsoft 365 中以系統 管理員或 SharePoint 系統管理員 身分連線到 SharePoint。 若要了解如何進行,請參閱開始使用 SharePoint Online 管理命令介面。
執行下列其中一個命令來修剪現有的版本:
動作 PowerShell 命令 將修剪作業排入佇列以讓版本過期 網站的版本過期: New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -DeleteBeforeDays <days>
連結庫的版本過期:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -DeleteBeforeDays <days>
將修剪作業排入佇列,以刪除超過指定計數限制的版本 從月臺移除超過計數限制的版本: New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
從連結庫中移除超過計數限制的版本:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -list $libName -MajorVersionLimit <delete major versions exceeding limit> -MajorWithMinorVersionsLimit <number of major versions for which all minor versions will be kept>
使用預估自動修剪演算法刪除版本的佇列修剪作業 套用自動邏輯以修剪站台中的現有版本: New-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl -Automatic
套用自動邏輯以修剪連結庫中的現有版本:New-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName -Automatic
停止進一步處理進行中的修剪作業
注意: 一旦 Cmdlet 成功執行,所有新的異步版本刪除都會停止。 停止修剪作業不會影響作業進行時永久刪除的版本。若要停止處理進行中的月臺層級修剪作業: Remove-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJob -Identity $siteUrl
若要停止處理進行中的連結庫層級修剪作業:Remove-SPOListFileVersionBatchDeleteJob -Site $siteUrl -List $libName
取得檔案版本修剪作業的狀態 若要取得網站層級修剪作業的狀態: Get-SPOSiteFileVersionBatchDeleteJobProgress -Identity $siteUrl
若要取得連結庫層級修剪作業的狀態:Get-SPOListFileVersionBatchDeleteJobProgress -Site $siteUrl -List $libName
如需詳細資訊,請參閱下列資源: