在 Viva Engage Enterprise 中管理 GDPR 資料主體請求

經過驗證的管理員可以從Engage中刪除使用者，以符合《通用資料保護條例》 (GDPR) 資料主體請求。 當您刪除使用者時，這個動作會移除他們的個人識別資訊，但他們的訊息和檔案仍然存在。 管理員接著會審查使用者的訊息和檔案，決定哪些要刪除。 ID 會與剩餘內容建立連結，但不會與使用者姓名連結。

選擇適用於你案件的方法，並 依照所列步驟操作。 順序很重要：刪除使用者後，你找不到他們的資料來刪除。

方法 步驟
請保留所有使用者建立的訊息與檔案 選擇 「清除使用者」 以將使用者從家庭租戶及任何外部租戶中移除。 刪除動作不會刪除訊息或檔案。
刪除該名使用者建立的所有郵件，並決定要刪除的檔案 1. 為每位使用者匯出一次，匯出該用戶的資料給主租戶，並為每個外部租戶匯出一次。
2. 要從每個租戶中移除該使用者，請選擇 永久移除此使用者，並移除他們的訊息。
3. 在家租戶中，使用 「刪除使用者 」選項。
4. 在14天內，移除存放在Viva Engage中的所有檔案。 刪除所有用戶匯出中沒有包含的資訊。
檢閱該名使用者建立的檔案和郵件，決定要保留和刪除的檔案 1. 為家庭租戶對每位使用者匯出一次資料，並為每個外部租戶匯出一次（如有）。
2. 在家庭租戶中，使用 「刪除此使用者 」選項。
3. 在 14 天內，必要時移除所有檔案或訊息，以及每用戶匯出中缺少的資訊。*

注意事項

如果你希望有超過 14 天的時間來審查和刪除檔案和訊息，可以在刪除該使用者之前完成。

重要事項

關閉 Microsoft Entra ID 帳號並不會刪除使用者及其資訊。 要刪除使用者資訊，請前往 Viva Engage 管理中心並完成以下指示。

刪除特定的郵件或檔案

用匯出 messages.csv 檔案的Viva Engage ID 直接進入 Viva Engage 的檔案並刪除。

重要事項

對於儲存在 SharePoint 中的 Viva Engage 檔案，請從 Viva Engage 中刪除檔案，以移除 Viva Engage 的元資料和檔案。

若要找出並刪除特定郵件：

  1. 在資料匯出的 messages.csv 檔中，找到欄位中 gdpr_delete_url 訊息的網址。 該網址的語法如下： https://www.yammer.com/messages/thread_id/hard_delete_confirmation。

  2. 複製你 gdpr_delete_url 想刪除的訊息。 把它貼到你想刪除訊息的網路登入的瀏覽器視窗裡。

  3. 確認顯示的訊息是要刪除的訊息後，點擊連結即可永久刪除 Viva Engage 及其相關資料匯出中的訊息。

要找到並刪除儲存在 Viva Engage 或 SharePoint 中的特定 Viva Engage 檔案：

  1. 請使用Viva Engage的搜尋框。 例如，匯出時有個名為 12345678.pptx 的檔案，可以搜尋 1235678.pptx。 在搜尋結果中，選擇 「移至檔案」，然後選擇 「刪除此檔案」。

  2. 你也可以建立檔案的網址。 例如，請使用 https//www.yammer.com/network_name/#/檔案/file_numberhttps://www.yammer.com/contosomkt.onmicrosoft.com/#/files/12345678。 在 Viva Engage 的檔案頁面，選擇「刪除此檔案」。

要刪除使用者的封面圖片：

  1. 依 API：Engage 管理員或已驗證管理員可透過 API 呼叫刪除租戶中任何使用者的封面影像。 該網址的語法如下： www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/*user_id*/cover-image。

    例如，若要刪除 ID 1234567890 的使用者封面圖片，網址會看起來像： www.yammer.com/api/public/v1/user-profiles/1234567890/cover-image。

  2. 依 UI：擁有 Viva 高級授權的 Engage 管理員可上傳或刪除任何擁有 Viva 高級授權且已啟用故事線的用戶的封面照片：

    1. 造訪該用戶的個人頁面。
    2. 將滑鼠移到個人檔案標題，選擇「上傳封面照片」。
    3. 必要時刪除或上傳新的封面圖片。

注意事項

若管理員或使用者未取得高級授權，或用戶不再擁有自己的故事線，先前上傳的照片需透過 API 刪除。

尋找並刪除未包含在每個使用者匯出中的使用者資料

有些使用者資料不會被包含在匯出中。

要找到使用者的資料，請前往 Viva Engage 設定>的 People，並選擇使用者名稱。

下表說明了在需要時如何更改或刪除這些資料。

資料類型 如何更改或刪除資料
收藏訊息、群組會員資格、追蹤或追蹤用戶，以及追蹤文章 當您從 Viva Engage 家庭租戶及外部租戶中刪除使用者時，這些資訊會在 14 天的暫停期後被刪除。

使用者可以更改或刪除自己的資訊。 關於步驟，請參見網頁與桌面) (更改我的Viva Engage個人檔案與設定。
使用者設定 (包括通知、 應用程式和語言設定) 當您從 Viva Engage 家庭租戶及外部租戶中刪除使用者時，這些資訊會在 14 天的暫停期後被刪除。 作為管理員，你無法更改使用者的這些資訊。

使用者可以自行更改設定。 關於步驟，請參見網頁與桌面) (更改我的Viva Engage個人檔案與設定。
使用者設定檔 如果使用者擁有 Viva Engage 身份，有兩種方式可以移除該使用者： 如果使用者擁有 Microsoft 365 身份，Viva Engage 會從 Microsoft 365 擷取使用者資料。 這些資訊來自 Microsoft Entra ID。 Viva Engage 用戶可以暫時在 Viva Engage 中更改個人檔案。 若 Microsoft Entra ID 發生變更，其變更會被覆蓋。 若要永久更改或刪除使用者的個人檔案，您必須在 Microsoft 365 和 Microsoft Entra ID 中更改或刪除目錄資料。 請參閱管理 Microsoft 365 使用者生命週期中的「管理 Viva Engage」，以及在 Microsoft Entra ID 中新增或變更使用者的個人檔案資訊。

從群組 (包括外部群組) 移除使用者

  1. 在群組中，點擊「 成員 」模組中的計數。 一個由社區成員組成的座談會開始。

  2. 在使用者名稱旁選擇「設定 」。

  3. 選擇 「從社群中移除」。

在私人社群中移除非社群參與者的對話

  • 如果對話中新增非社群成員，對話中會出現回覆以標示新增成員。 回覆中包含「 移除 非社群成員參與者」的連結。

從你的 Viva Engage 家庭租戶和外部租戶中刪除使用者

重要事項

當你刪除使用者時，會開啟一個 14 天的視窗，決定在 Home 租戶中儲存或刪除哪些檔案和訊息。 務必匯出所有必要的使用者資料。 14 天後，Viva Engage 會刪除所有用戶識別資料。 在選擇「刪除此使用者」後 14 天內刪除使用者訊息和檔案。 14 天期限過後，檔案和訊息仍會保留，但會 被標記為前使用者的。

當使用者帳號從停用轉為移除後，你就無法將使用者資料與該使用者關聯，也就是說你無法匯出和檢視他們的資料。

在刪除使用者之前，請參考「刪除儲存在 Viva Engage 或 SharePoint 中的特定訊息或 Viva Engage 檔案」。 本文說明如何審查並刪除使用者在外部群組、外部執行緒及租戶中的訊息與檔案。 選擇 「刪除此使用者」後，該使用者不會與那些訊息和檔案產生關聯。

將使用者從其家移除 Viva Engage 租戶，會將他們從所有外部租戶中移除。 您必須分別將每位外部租戶的訪客移除。

當您刪除使用者時，該動作會刪除以下使用者資料：

  • 追蹤者、追蹤的對話和文章的連結，以及與追蹤者的連結

  • 書籤、語言喜好設定、 通知設定和帳戶活動

  • 使用者個人檔案

  • 社區會員資格

  • 他們所屬的租戶名單

作為管理員，你可以從使用者的主租戶和外部租戶中抹除使用者。

另請參閱

管理 Viva Engage 資料合規

從 Viva Engage 管理中心匯出資料

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