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設定簽入提醒、通知和範本

一般簽入是有效OKR實作的關鍵部分。 OKR 會緊密對齊,因此如果未定期更新,則會反映不準確。 若要避免這類不準確的情況,將提醒傳送給您的小組以簽入其OKR會很有説明。 設定提醒小組和用戶進行簽入的頻率稱為簽入節奏。

通知會提醒您的小組定期簽入。 根據預設,Viva Goals 會在使用者的時區中,每週一上午 9:00 傳送通知給所有小組成員,但可以自定義通知以符合您的業務需求。

設定簽入節奏

在 管理員 儀錶板的 [通知] 索引標籤中,您可以設定:

  • 頻率 (第一周、第二周、第三周、第四周或最後一周的每一周、兩周或三周,或每月)

  • 傳送通知的天數

  • 傳送通知的時間

  • 停用過去 X 天內有簽入的 OKR 通知, (選取天數)

小組擁有者可以控制向小組報告的子小組是否可以設定自己的簽入節奏,還是應該遵循父團隊的步調。 他們可以決定所設定的步調應該向下串連至報告小組,或僅限於其小組。

例如,教職員會設定頻率,在每週一上午 9 點 PST 通知屬於其小組的使用者。 他們可以選擇在組織中跨部門設定相同的節奏,例如行銷、產品、銷售、工程和客戶成功。 設定之後,屬於這些小組的所有用戶都會在每週一上午 9 點 PST 收到簽入通知。

組織 管理員 可以控制向他們報告的小組是否可以設定自己的簽入節奏,還是應該遵循父團隊的步調。 上述情況是子小組遵守父團隊步調的傳統範例。

決定步調頻率和級聯的兩個選項為:

  • 允許小組隨時變更其節奏

  • 儲存時,請將此排程套用至小組

注意

這些選項是需要勾選的複選框,如您所見。

讓我們考慮下列案例,以進一步了解這些組態的使用方式,以設定簽入節奏。

  • 部門主管,例如員工長,正在設定一個頻率,讓 人員 營運部門在每個月的第一個星期五上午 9 點 PST 收到通知。 教長希望向其報告的子小組能夠繼續擁有自己的 (最好是每周的頻率) 。 因此,他們並不會將此步調向下重疊至報告小組,並可讓每個小組設定自己的簽入節奏。

    子小組遵循其本身步調的螢幕快照。

  • 行銷主管會設定每兩週一次的頻率,讓行銷小組在 PST 上午 9 點每隔兩周收到一次通知。 行銷主管希望他的報告小組 (說,產品行銷、需求產生和客戶行銷) 有自己的步調,但強烈建議以與行銷小組相同的步調啟動他們。 在此情況下,步調會向下串連小組;不過,小組可以隨時變更此排程。

    部分遵循其本身步調的子小組螢幕快照。

  • 銷售部門的 VP 希望其小組有每周的簽入頻率,並設定在每個星期三上午 9 點 PST 接收通知的節奏。 為了確保每個人都在同一個頁面上,他們想要所有向他們報告的子小組都遵循相同的步調,而不是讓每個子小組都有自己的步調。 因此,他們會設定步調,將其向下重疊至其所有報告小組,而不會讓他們變更此節奏。

    遵循父小組相同步調的所有子小組螢幕快照。

小組擁有者可以在 [小組設定] 中為其部門和小組建立提醒的自定義頻率 管理員>。 這些步調可能與組織層級的步調不同。

如果小組必須遵循父團隊的簽入節奏,小組擁有者將無法變更排程。

子小組如果設定為遵循父團隊的步調,則無法變更排程的螢幕快照。

單一和多個擁有者簽入

對於擁有單一或多個擁有者的OKR,您可以決定組織中的哪些用戶負責讓簽入使用「簽入責任」功能。 簽入擁有者可以簽入OKR (手動簽入) ,並在OKR (上設定資料連結以進行自動簽入) 。 此使用者收到簽入提醒。 如果是多個擁有者,這會防止所有擁有者收到提醒。 只有設定為「簽入責任擁有者」的使用者才會收到提醒。

指派簽入責任的步驟

  1. 登入 Viva Goals 並選取頂端面板上的 [+] 按鈕,以建立新的 OKR。

  2. 一旦您輸入目標/金鑰結果,並想要與另一個個人共用,請從 [擁有者] 選項中選擇擁有者。 您可以在這裏為OKR指派多個擁有者。

  3. 指派擁有者之後,請從「誰負責簽入?」中選取負責簽入的使用者。 清單。

  4. 選取之後,使用者就會開始收到簽入提醒。

注意

根據預設,擁有者 (多個擁有者案例中的第一個擁有者) 設定為負責簽入的人員,而且除非必要,否則使用者不需要明確選擇。

為您的小組設定簽入附註範本

每個簽入都包含簽入附註,這是目標進度的質化描述。 這些附注可協助領導者瞭解目標進度背後的內容,以及其目前狀態的原因,例如,其為何在追蹤中、落後或有風險。

簽入附注的常見問題是它們都有不同的格式。 這會讓經理難以快速瞭解小組所進行的進度。 建立簽入附注範本可藉由為小組的所有簽入指定格式來解決此問題。

如果您是小組擁有者,您可以執行下列步驟來設定簽入範本:

  1. 移至您的小組,然後選取 ...。>小組設定

  2. 在 [ 簽入] 索引標籤下 ,啟用 [ 簽入記事] 範本 滑桿。

  3. Viva Goals 提供預設範本,但您可以將它編輯成您的喜好設定。 選取 [儲存]

現在,每次簽入目標時,用戶都會看到建議的範本。

如果目標屬於多個小組,使用者會看到下拉式清單,其中包含可套用至目標的所有範本,而且他們可以從範本中選擇。

常見問題集

  1. 如何設定誰收到多個擁有之OKR的微調?

    1. 如果OKR有多個擁有者,則只會將微調通知傳送給簽入擁有者。

      • 例如,行銷 VP 和產品 VP 共同擁有此 OKR,而產品 VP 則設定為簽入擁有者。

      微調按鈕以微調簽入擁有者的螢幕快照。

      • 按兩下 [微調] 會開啟強制回應,讓產品擁有者收到通知,因為他們是此OKR的簽入擁有者。

      Nudge 強制回應傳送通知的螢幕快照。

  2. 批注的通知

    1. Viva Goals 可讓您在OKR和簽入上新增批注,以與專案關係人互動。 您也可以使用 @mention 標記特定使用者。 在下列情況下,使用者會收到批注通知:
      • 在OKR上新增批注時,他們擁有
      • 在批注中提及使用者時
  3. 我已啟用簽入提醒,但未傳送。 如何解決?

    1. 在下列情況下,將不會傳送簽入提醒:
      • 如果已啟用OKR核准工作流程,且OKR的狀態正在規劃中。 我們不會觸發草稿 OKR 的提醒。 只有當OKR從規劃移至其他階段時,才會