إنشاء خطة حوكمة التعاون
من الأفضل دائما بدء انتقالك إلى Microsoft 365 برؤية واضحة:
ما هي أهداف عملك الرئيسية؟
كيف ستوفر الأدوات والقدرات قيمة للمؤسسة ككل وللموظفين الفرديين؟
كيف تقيس النجاح؟
يوفر بيان الرؤية الواضح إرشادات حاسمة لمفاضلات القرار الحتمية التي ستحتاج إلى اتخاذها في التفكير في خطة الحوكمة الخاصة بك. يجب أن تتوافق درجة الشكلية والعمق الذي تحتاج إلى توثيق خطة الحوكمة معه مع النتائج التي تريد تحقيقها. ومن ثم، توفر الرؤية إطارا للسياق والاستثمار في الحوكمة.
ينشئ Microsoft 365 نماذج جديدة للتقنيات لدعم الأعمال. تغير هذه النماذج الجديدة الطريقة التي يتم بها اعتماد هذه التقنيات وإدارتها وحوكمتها.
يجب أن تكمل إدارة Microsoft 365 النهج الحالية التي تحكم البيئات المحلية. ولكن نظرا لأن السحابة تتيح فرصا جديدة لدعم الأعمال، فمن المهم فهم هذه الفرص والتفكير في نهج الحوكمة الذي يخلق توازنا مناسبا بين أهداف المستخدم ومخاطر الأعمال والمتطلبات الصناعية والتنظيمية.
يعني التفكير في الحوكمة أولا بدء رحلة Microsoft 365 ببعض القرارات الرئيسية للحصول على أفضل وضع للنجاح العام. وتشمل بعض هذه القرارات ما يلي:
هل المشاركة الخارجية مدعومة وفي أي سيناريوهات؟ تعرف على المزيد حول المشاركة الخارجية.
من يمكنه وكيف سيتم توفير المجموعات والمواقع والفرق؟ تعرف على كيفية التحكم في من لديه القدرة على إنشاء مجموعات.
ما نوع المحتوى الذي يمكن نشره في كل نوع من أنواع البيئة - وما هي الميزات التي يجب تمكينها لمنع المستخدمين من نشر المعلومات عن طريق الخطأ في مواقع غير مناسبة؟ تعرف على حماية المعلومات في Microsoft 365.
لا توجد إجابة مثالية على هذه الأسئلة - الإجابات الصحيحة هي تلك التي توازن بين المخاطر والمنفعة لمؤسستك.
ماذا تعني الحوكمة ل Microsoft 365؟
يتعلق تخطيط الحوكمة ل Microsoft 365 بالتأكد من أنك تحمي أصول المعلومات الهامة مع تقليل المخاطر. وتشمل الحوكمة عدة مجالات رئيسية، يحتاج كل منها إلى التخطيط والتنسيق والتكيف لتتماشى مع الاحتياجات التنظيمية المتغيرة وتطور التكنولوجيا.
ضمان التشغيل - الحفاظ على تشغيل النظام الأساسي، وضمان الأداء. هذه إلى حد كبير مهمة تكنولوجيا المعلومات مع معظم العمل الذي توفره Microsoft.
ضمان المعلومات - إدارة المحتوى طوال دورة الحياة، والتعامل مع المعلومات كأصل، بما في ذلك إدارة السجلات والتوافق والأمان. يتطلب ضمان المعلومات فهما لأهداف الأعمال والمتطلبات التنظيمية. من الناحية المثالية، تريد استخدام النهج التلقائية التي تمنع المستخدمين من ارتكاب الأخطاء أو تحذيرهم في السيناريوهات التي يحتاجون فيها إلى اتخاذ قرار مستنير. عندما لا يكون من الممكن فرضها حسب النهج، تحتاج إلى التخطيط للتعليم والتدريب.
ضمان النتائج - توجيه مالكي المواقع أو الفرق المخولين في الاتجاه الصحيح لتحقيق نتائج الأعمال. يتعلق ضمان النتائج إلى حد كبير بتوفير إرشادات لمؤلفي المحتوى ومالكي المواقع والمجموعة والفريق - ضمان توفر التدريب المناسب للتأكد من أنهم يعرفون كيفية اتخاذ خيارات جيدة للحصول على النتائج المرجوة ضمن المعايير والممارسات التنظيمية الشاملة.
يجب أن يأتي تخطيط الحوكمة أولا، ولكن الحوكمة يجب أن تكون شيئا تعيد النظر فيه باستمرار في عملية تكرارية. مع تغير ملكية البيانات بمرور الوقت، ستحتاج إلى إعادة النظر في قرارات الحوكمة الخاصة بك للتكيف مع احتياجات الأعمال المتغيرة وتوافر الميزات. قد تجد أنك بحاجة إلى مزيد من الرقابة لضمان التوافق. قد تجد أنك بحاجة إلى إشراف أقل لتشجيع تطبيق أكثر إبداعا للميزات الأساسية. قد تجد أنه يجب تحديث الأدوار والمسؤوليات لتعكس التغييرات في الحل أو التغييرات في كيفية استخدام المستخدمين لتطبيقات مختلفة.
على سبيل المثال، تتمثل إحدى إمكانات التمكين الرئيسية ل Microsoft 365 في القدرة على العمل بسهولة بشكل تعاوني مع أشخاص من خارج مؤسستك. تختار بعض المؤسسات في بعض الصناعات حظر جميع المشاركة الخارجية. تمكن الآخرون المشاركة الخارجية في سيناريوهات محددة أو مع مؤسسات معينة. لا يوجد قرار إدارة صحيح أو خاطئ عندما يتعلق الأمر بالمشاركة الخارجية - وهناك العديد من السيناريوهات المختلفة حيث يمكنك تمكين إعدادات مختلفة في Microsoft 365 للسماح بالمشاركة في بعض الحالات وحظرها في حالات أخرى. إذا كنت تبدأ رحلتك للتو من بيئة محلية إلى السحابة، فمن المهم التفكير في قرارات المشاركة الخارجية وفهم الفوائد والمخاطر المرتبطة بالخيارات المتاحة المختلفة.
فكر في الحوكمة أولا
استثمارك في Microsoft 365 جيد فقط مثل قيمة المحتوى والتجارب التي تقوم بتمكينها - لذا فإن التفكير في الحوكمة في بداية رحلتك يضمن عدم تأمينك أو تمكين الكثير قبل أن تكون لديك فرصة لفهم وتقييم الآثار المترتبة على كل قرار. هناك العديد من "المقابض والطلبات" التي يمكنك تسليمها في Microsoft 365. تعد خطة الحوكمة الفعالة أمرا بالغ الأهمية لتحقيق أهداف الأعمال - ولكن الحوكمة تتعلق بموازنة المخاطر مع الفوائد. إذا قمنا بتأمين كل شيء، فسيجد الأشخاص طريقة للتغلب على القواعد إذا كانوا بحاجة إلى القيام بذلك لإنجاز العمل.
يتيح لك التفكير في الحوكمة أولا ما يلي:
موازنة المخاطر والفوائد. تتيح مراجعة قرارات الحوكمة بعناية في وقت مبكر من التوزيع للمؤسسات فهم البيئة الكاملة - الأعمال والتنظيمية والقانونية والتوافق - والتخطيط لحل يحسن جميع النتائج - موازنة المخاطر مع المزايا - في بعض الأحيان قبول المخاطر وأوقات أخرى، واختيار عدم قبول المخاطر. إذا كنت تتخذ قرارات مستنيرة مقدما، فستحصل على نتائج أفضل دون الامتداد والمحتوى غير المدار.
التكيف مع المؤسسات المختلفة وأنواع مختلفة من المحتوى والسيناريوهات. قرارات الحوكمة هي قرارات فريدة لكل مؤسسة - حجم واحد لا يناسب الجميع. ليس فقط لكل مؤسسة احتياجات إدارة مختلفة، ولكن قرارات الحوكمة غالبا ما لا تكون هي نفسها لكل نوع من أنواع المحتوى في Microsoft 365. على سبيل المثال، قد تختلف الحوكمة لمحتوى الفريق عن الحوكمة لمحتوى الإنترانت وعن المحتوى الفردي في OneDrive.
التوافق مع أولويات الأعمال. وقت البدء في التفكير في الحوكمة هو عندما تحدد أولويات الأعمال الرئيسية للحلول التي تنشئها في Microsoft 365. تحدد نتائج الأعمال الرئيسية هذه سياق تخطيط الحوكمة. هذا مهم لأن أهداف عملك يمكن أن تساعدك على تحديد مقدار الوقت والطاقة التي تحتاجها للاستثمار في الحوكمة. على سبيل المثال، إذا لم يكن تحسين إمكانية اكتشاف المحتوى عبر المؤسسة مهما جدا، فربما لا تحتاج إلى قضاء الكثير من الوقت في التركيز على فرض اصطلاحات تسمية الملفات أو التخطيط لها. من ناحية أخرى، إذا كنت تريد المساعدة في تقليل مثيلات إصدارات متعددة من المستند نفسه في مستودعات مختلفة عبر المؤسسة، فستحتاج قرارات الحوكمة إلى عمليات وسياسات وتدريب لضمان فهم مؤلفي المحتوى لكيفية تسمية الملفات واتباع إرشادات "نسخة واحدة من المستند" للتأكد من نشر المحتوى في موقع واحد فقط. وهذا يعني أيضا أنك بحاجة إلى عملية للتأكد من أنك لا تنشئ دون داع أكثر من موقع أو فريق واحد لنفس الغرض.
كيف يجب أن نتواصل بشأن الحوكمة؟
يمكن تنفيذ العديد من قرارات الحوكمة عن طريق تشغيل الميزات أو إيقاف تشغيلها في Microsoft 365. يمكن أن يساعد ذلك في فرض معايير الحوكمة الخاصة بك ولكنه قد لا يساعد الأشخاص في مؤسستك على فهم ما هو متاح لهم ولماذا (أو لماذا لا).
تقليديا، أنشأت فرق الحوكمة مستندات طويلة تحدد كل قرار حوكمة. لسوء الحظ، نادرا ما تمت قراءة هذه الوثائق الطويلة - مما يعني أن متطلبات الحوكمة التي تعتمد على الناس لفرض نادرا ما تعمل. حاول تجنب إنشاء مستندات طويلة تستهدف عدة جماهير بينما تفكر في كيفية توصيل قرارات الحوكمة الرئيسية الخاصة بك. بدلا من ذلك، فكر في هذه البدائل:
تضمين قرارات الحوكمة مباشرة في الحلول التي تقوم بإنشائها. إذا كنت تريد التأكد من حماية المعلومات الحساسة في جميع أنحاء Microsoft 365، فنفذ أوصاف الحساسية للتأكد من أن المستخدمين لا يعرضون عن طريق الخطأ المعلومات التي يجب ألا يعرضوها. حظر التطبيقات حيث لا يمكنك توفير الحماية المناسبة. تعرف على المزيد حول أوصاف الحساسية.
تعزيز مع التدريب. قم بتكييف حلول مثل مسارات تعلم Microsoft 365 لضمان تعزيز التوقعات الخاصة بمؤسستك من خلال التدريب المقدم من Microsoft.
التسليم كموقع وليس كمستند. أنشئ مركز اعتماد Microsoft 365 الخاص بك في موقع اتصال SharePoint للتأكد من أن مؤلفي المحتوى ومالكي الموقع والفريق يفهمون ليس فقط "كيفية" ولكن أيضا "كيف يجب". إنشاء صفحات خاصة بالموضوع تتناول سيناريوهات الأعمال المختلفة لتوفير كل من الإرشادات وأفضل الممارسات لاستخدام أو تمكين قدرات مختلفة في SharePoint وTeams والتطبيقات الأخرى لتحقيق نتائج الأعمال. اجعل هذه الصفحات جزءا من إنترانت SharePoint.
ما هي عوامل النجاح الرئيسية؟
دمج عوامل النجاح الرئيسية هذه لضمان التخطيط الناجح للحوكمة ل Microsoft 365.
تحديد فريقك الأساسي للحوكمة
الحوكمة هي رياضة جماعية. تأكد من أن فريق تخطيط الحوكمة الأساسي الخاص بك يتضمن ممثلين من كل من الأعمال تكنولوجيا المعلومات. من المحتمل أن يحتاج فريقك إلى تلبية المزيد من الوقت في بداية عملية الإطلاق، ثم مراجعة القدرات الجديدة وتوقعات الأعمال الجديدة بشكل دوري.
العمل من خلال قرارات الحوكمة الرئيسية - ولكن لا تحاول اتخاذ كل قرار في وقت واحد. اتخاذ القرارات الحاسمة بشأن التوفير والتسمية والوصول الخارجي ثم العمل من خلال القرارات المتبقية.
بالإضافة إلى المشاركة الخارجية، التي تمت مناقشتها سابقا، هناك قرار رئيسي آخر لكل مؤسسة وهو كيفية توفير المواقع والمجموعات. على سبيل المثال، ضع في اعتبارك ما يلي:
نظرا لأنه من السهل جدا على المستخدمين إنشاء مجموعات وفرق Microsoft 365، فقد ترغب في فتح إنشاء المجموعة والفريق بحيث لا يتم غمر تكنولوجيا المعلومات بطلبات إنشائها نيابة عن أشخاص آخرين. لتجنب الامتداد، يمكنك إنشاء سير عمل مخصص يرسل بريدا إلكترونيا مع الحوكمة والتدريب ومعلومات أخرى إلى منشئي المجموعات والفريق. (على سبيل المثال، "لقد أنشأت للتو موقعا/فريقا، ومجتمعا، وما إلى ذلك. -- فيما يلي مسؤولياتك وارتباطاتك بالتدريب...") من ناحية أخرى، اعتمادا على عملك، قد ترغب في التحكم في من لديه القدرة على إنشاء مجموعات.
إذا كنت تريد التحكم في كيفية إنشاء مواقع SharePoint، يمكنك إخفاء ارتباط إنشاء موقع في صفحة بدء SharePoint. أنشئ نموذجا مخصصا، أو أنشئ تصميم موقع مخصصا ونصا نصيا للموقع لأتمتة توفير مواقع SharePoint الحديثة الجديدة باستخدام بنية موقع محددة مسبقا يمكن أن تتضمن ارتباطات لأفضل ممارسات الإدارة والتدريب.
مواءمة القرارات مع أهداف العمل
يجب أن تكون أهداف نتائج الأعمال المحرك الأساسي لقرارات الحوكمة الخاصة بك:
فهم المتطلبات التنظيمية التي تؤثر على مؤسستك. قد تحتاج بعض القرارات الرئيسية ومتطلبات التنفيذ إلى أن تكون متوافقة مع البيئة التي تعمل فيها.
حاول ألا تحاصر في "هذا ما فعلناه دائما". تقدم السحابة والعولمة المتزايدة للعديد من المؤسسات فرصا جديدة. تحدي الافتراضات إذا لم تتوافق مع أهداف العمل. هل يمكنك تخفيف القواعد لبعض السيناريوهات أو لبعض الأشخاص؟ هل يمكنك الحصول على نفس نتيجة العمل باستخدام ميزات Microsoft 365 بدلا من حظر نشاط بالكامل؟
إذا قمت بتأمين كل شيء، فسيجد الأشخاص حل بديل. حاول فهم سيناريوهات الأعمال الرئيسية التي يريد المستخدمون تمكينها وتوفير الإرشادات والتدريب حسب الاقتضاء.
ضع في اعتبارك دمج الأنشطة لمراجعة المواقع والأنشطة الرئيسية للتأكد من أن مالكي المواقع والفرق يتبعون إرشادات الحوكمة الخاصة بك.
تحديد الأدوار والمسؤوليات
بالإضافة إلى فريق الحوكمة الخاص بك، هناك العديد من الأدوار أو الفرق الرئيسية الأخرى التي يمكن أن تساعد في وضع مؤسستك للنجاح مع Microsoft 365. قد يتم دمج بعض الأدوار أو ملؤها من قبل نفس الشخص وقد لا تكون الأدوار الأخرى مناسبة لجميع المؤسسات. لدى معظم المؤسسات راعي تنفيذي ل Microsoft 365 ككل وبعضها لديه أيضا لجنة توجيه أو فريق إما ل Microsoft 365 ككل أو فقط للإنترانت. تعرف على المزيد حول أدوار المسؤول الشاملة والأذونات المتوفرة في Microsoft 365.
إعادة النظر مع تغير الأعمال والتكنولوجيا
الحوكمة ل Microsoft 365 ليست "مرة واحدة ويتم". لديك خطة للبقاء على اطلاع بما يتغير في Microsoft 365 وتكييف إرشادات الحوكمة الخاصة بك إذا لزم الأمر. (هذا سبب مهم يجعل إنشاء وثيقة حوكمة طويلة ليس فكرة جيدة. تتغير الشركات والتقنيات. يعد تحديث صفحة ويب أمرا سهلا. يعد تحديث المستند وإعادة توزيعه أصعب بكثير.)
وضع استراتيجية للتواصل مع سياسات وإرشادات الحوكمة
في نهاية المطاف، يعتمد نجاح جهود تخطيط الحوكمة على مدى نجاحك في إبلاغ التوقعات لأعضاء مؤسستك. بالإضافة إلى الاقتراحات الموضحة سابقا، ضع في اعتبارك ما يلي:
هل يمكنك دمج "كيف يجب" مع تدريب "كيفية"؟ بمعنى آخر، هل يمكنك إنشاء "مركز موارد المستخدم" ل Microsoft 365 حيث يمكنك توفير الموارد والتدريب للمساعدة في توفير الإرشادات والتدريب الذي يساعد المستخدمين على اعتماد Microsoft 365 بشكل فعال؟ يوفر أفضل محتوى حوكمة إرشادات تساعد جميع المستخدمين على اعتماد والحصول على أكبر قيمة من Microsoft 365.
هل يجب عليك إنشاء شهادة وإعادة اعتماد لمالكي المواقع والفرق؟
هل يمكنك إنشاء برنامج Microsoft 365 Champions لمؤسستك؟ فكر في الانضمام إلى برنامج أبطال Microsoft 365 في جميع أنحاء العالم للحصول على أفكار ونهج لبرنامج الأبطال الخاص بك وللتواصل مع الأشخاص ذوي التفكير المماثل وقادة الفكر من داخل Microsoft وحولها.
المواضيع ذات الصلة
الحوكمة في Microsoft Cloud Adoption Framework ل Azure
نظرة عامة على إدارة SharePoint