تخطيط إدارة المؤسسة ودورة الحياة لمجموعات Microsoft 365 وMicrosoft Teams

مجموعات Microsoft 365 لديه مجموعة غنية من الأدوات لتنفيذ قدرات الحوكمة التي تتطلبها مؤسستك.

يصف القسم التالي القدرات، ويوصي بأفضل الممارسات، ويوفر إرشادات لطرح الأسئلة الصحيحة لتحديد متطلبات الحوكمة، وكيفية تلبيتها.

التحكم في الأشخاص الذين يمكنهم إنشاء مجموعات Microsoft 365

يمكن إنشاء مجموعات Microsoft 365 من قبل المستخدمين النهائيين من نقاط نهاية متعددة بما في ذلك Outlook وSharePoint وTeams وبيئات أخرى. يؤدي إنشاء فريق دائما إلى إنشاء مجموعة Microsoft 365، لذا فإن التحكم في دورة حياة مجموعات Microsoft 365 يحكم أيضا دورة حياة الفرق في Microsoft Teams.

نوصي بشدة بالخدمة الذاتية لتمكين مالكي المجموعات ومساعدة المستخدمين على إنجاز عملهم بسهولة أكبر. يمكن أن يؤدي الحد من إنشاء المجموعة والفريق إلى إبطاء إنتاجية المستخدمين لأن العديد من خدمات Microsoft 365 تتطلب إنشاء مجموعات لكي تعمل الخدمة.

ضع في اعتبارك خيارات الحوكمة التالية لإنشاء المجموعات:

• للحد من امتداد المجموعة، استخدم نهج انتهاء صلاحية المجموعات لحذف المجموعات التي لا يتم استخدامها تلقائيا.
• قصر إنشاء المجموعة على أعضاء مجموعات الأمان ذات العضوية الديناميكية التي تحتوي، على سبيل المثال، على جميع الموظفين بدوام كامل.
• تقييد إنشاء المجموعة بمجموعة أمان ومطالبة المستخدمين بإكمال التدريب في نهج استخدام مجموعة مؤسستك لكي يصبحوا أعضاء في مجموعة الأمان.

إذا كنت تريد تحديد من يمكنه إنشاء مجموعات، فراجع إدارة من يمكنه إنشاء مجموعات Microsoft 365 للحصول على معلومات حول كيفية تكوين ذلك.

حذف المجموعة واستعادتها وأرشفتها

عند حذف مجموعة Microsoft 365، يتم الاحتفاظ بها افتراضيا لمدة 30 يوما. تسمى فترة ال 30 يوما هذه "حذف مبدئي" لأنه لا يزال بإمكانك استعادة المجموعة. بعد 30 يوما، يتم حذف المجموعة والمحتوى المقترن بها نهائيا ولا يمكن استعادتها.

إذا كانت لديك نهج استبقاء للاحتفاظ بالدردشة أو الملفات أو البريد، فسيتم الاحتفاظ بهذه العناصر بعد حذف المجموعة. راجع التعرف على نهج الاستبقاء للحصول على التفاصيل.

إذا كنت تريد حذف مجموعة مع الاحتفاظ بالمحتوى من خدمة واحدة أو أكثر من الخدمات المتصلة بالمجموعة، فشاهد مجموعات الأرشيف والفرق Viva Engage للحصول على معلومات.

نهج تسمية المجموعة

يمكن أن يساعدك نهج تسمية المجموعات في التحكم في المجموعات بطريقتين:

• يمكن استخدام نهج تسمية البادئة/اللاحقة لفرض سلاسل ثابتة أو سمات Microsoft Entra في بداية اسم المجموعة أو نهايته وعنوان البريد الإلكتروني المقترن به. من خلال القيام بذلك، يمكنك التأكد من تضمين، على سبيل المثال، أسماء الأقسام أو المناطق في أسماء المجموعات.
• يمكن أن يضمن نهج الكلمات المحظورة عدم استخدام كلمات معينة، مثل أسماء المديرين التنفيذيين، في أسماء المجموعات.

يتم تطبيق نهج التسمية عند إنشاء مجموعات من أي من الخدمات المتصلة بالمجموعة.

إذا كنت تريد استخدام نهج التسمية للمجموعات، فشاهد مجموعات Microsoft 365 نهج التسمية.

نهج انتهاء صلاحية المجموعة

يمكنك تحديد فترة انتهاء صلاحية وسيتم حذف أي مجموعة تصل إلى نهاية تلك الفترة، ولم يتم تجديدها. تبدأ فترة انتهاء الصلاحية عند إنشاء المجموعة، أو في تاريخ آخر تجديد لها.

بمجرد تعيين المجموعات لتنتهي صلاحيتها:

• يتم إعلام مالكي المجموعة بتجديد المجموعة مع اقتراب انتهاء الصلاحية.
• يتم تجديد المجموعات النشطة تلقائيا.
• يتم حذف أي مجموعة لم يتم تجديدها.
• يمكن استعادة أي مجموعة يتم حذفها في غضون 30 يوما من قبل مالكي المجموعة أو مسؤول عام.

تعد نهج انتهاء الصلاحية طريقة جيدة للحد من امتداد المجموعة من خلال التأكد من حذف المجموعات التي لم تعد قيد الاستخدام. إذا كنت ترغب في إنشاء نهج انتهاء صلاحية مجموعة، فشاهد نهج انتهاء الصلاحية مجموعات Microsoft 365.

المواضيع ذات الصلة

توصيات تخطيط حوكمة التعاون

إنشاء خطة حوكمة التعاون

إزالة موظف سابق وتأمين البيانات