ما المقصود بحوكمة التعاون؟

إدارة التعاون هي كيفية إدارة وصول المستخدمين إلى الموارد، والامتثال لمعايير عملك، وضمان أمان بياناتك.

تستخدم المؤسسات اليوم مجموعة أدوات متنوعة. هناك فريق من المطورين الذين يستخدمون دردشة الفريق، والتنفيذيين الذين يرسلون البريد الإلكتروني، والمؤسسة بأكملها التي تتصل عبر المؤسسة الاجتماعية. أدوات التعاون المتعددة قيد الاستخدام لأن كل مجموعة فريدة من نوعها ولها احتياجاتها الوظيفية ونمط العمل الخاص بها. سيستخدم البعض البريد الإلكتروني فقط بينما سيعيش البعض الآخر في الدردشة بشكل أساسي.

إذا شعر المستخدمون بأن الأدوات التي توفرها تكنولوجيا المعلومات لا تناسب احتياجاتهم، فمن المحتمل أن يقوموا بتنزيل تطبيق المستهلكين المفضل لديهم الذي يدعم سيناريوهاتهم. على الرغم من أن هذه العملية تسمح للمستخدمين بالبدء بسرعة، فإنها تؤدي إلى تجربة مستخدم محبطة عبر المؤسسة مع عمليات تسجيل دخول متعددة وصعوبة في المشاركة ولا مكان واحد لعرض المحتوى. يشار إلى هذا المفهوم باسم "Shadow IT" ويشكل خطرا كبيرا على المؤسسات. فهو يقلل من القدرة على إدارة وصول المستخدم بشكل موحد، وضمان الأمان، واحتياجات التوافق مع الخدمة.

تعمل خدمات مثل مجموعات Microsoft 365 وTeams Viva Engage على تمكين المستخدمين وتقليل مخاطر Shadow IT من خلال توفير الأدوات اللازمة للتعاون. يحتوي Microsoft 365 على مجموعة غنية من الأدوات لتنفيذ أي قدرات حوكمة قد تتطلبها مؤسستك.

ستساعدك هذه السلسلة من المقالات على فهم كيفية تفاعل المجموعات والفرق وإعدادات SharePoint، وقدرات الحوكمة المتوفرة، وكيفية إنشاء إطار عمل حوكمة لميزات التعاون في Microsoft 365 وتنفيذه.

إعداد تعاون آمن مع Microsoft 365

هناك العديد من الخيارات لنشر مجموعات Microsoft 365 وTeams للتعاون الآمن في مؤسستك. نوصي باستخدام محتوى الحوكمة هذا جنبا إلى جنب مع إعداد مشاركة الملفات الآمنة والتعاون مع Microsoft Teams والمقالات المرتبطة به لإنشاء أفضل حل تعاون لمؤسستك.

إدارة موقع البيانات

إذا كانت مؤسستك متعددة الجنسيات ولديك متطلبات موقع البيانات لجيوغرافيا مختلفة، فبادر بتضمين Microsoft 365 Multi-Geo كجزء من خطة إدارة التعاون الخاصة بك.

لماذا مجموعات Microsoft 365 مهمة في إدارة التعاون

تتيح لك مجموعات Microsoft 365 اختيار مجموعة من الأشخاص الذين ترغب في التعاون معهم، وإعداد مجموعة من الموارد بسهولة لأولئك الأشخاص لمشاركتها. تمنح إضافة الأعضاء إلى المجموعة تلقائيا الأذونات المطلوبة لجميع الأصول التي توفرها المجموعة. يستخدم كل من Teams Viva Engage مجموعات Microsoft 365 لإدارة عضويتها.

تتضمن مجموعات Microsoft 365 مجموعة من الموارد المرتبطة التي يمكن للمستخدمين استخدامها للاتصال والتعاون. مجموعات تتضمن دائما موقع SharePoint Planner وعلبة بريد وتقويم. استنادا إلى كيفية إنشاء المجموعة، يمكنك اختياريا إضافة خدمات أخرى مثل Teams Viva Engage وProject.

مورد	الوصف
تقويم	لجدولة الأحداث المتعلقة بالمجموعة
علبة الوارد	لمحادثات البريد الإلكتروني بين أعضاء المجموعة. تحتوي علبة الوارد هذه على عنوان بريد إلكتروني ويمكن تعيينها لقبول الرسائل من أشخاص من خارج المجموعة وحتى خارج مؤسستك، مثل قائمة توزيع تقليدية.
دفتر ملاحظات OneNote	لجمع الأفكار والبحوث والمعلومات
Planner	لتعيين مهام المشروع وإدارتها بين أعضاء مجموعتك
المشروع وخريطة الطريق	أدوات إدارة المشاريع المستندة إلى الويب
موقع فريق SharePoint	مستودع مركزي للمعلومات والارتباطات والمحتوى المتعلق بمجموعتك
الفرق	مساحة عمل مستندة إلى الدردشة في Microsoft 365
Viva Engage	مكان شائع لإجراء محادثات ومشاركة المعلومات

يتضمن مجموعات Microsoft 365 مجموعة متنوعة من عناصر التحكم في الحوكمة، بما في ذلك نهج انتهاء الصلاحية واصطلاحات التسمية ونهج الكلمات المحظورة، لمساعدتك في إدارة المجموعات في مؤسستك. نظرا لأن المجموعات تتحكم في العضوية والوصول إلى مجموعة الموارد هذه، فإن إدارة المجموعات هي جزء أساسي من إدارة التعاون في Microsoft 365.

تحديد أفضل ممارسات إدارة التعاون لمؤسستك

هناك أماكن متعددة للتعاون وإجراء محادثات داخل Microsoft 365. يمكن أن يساعدك فهم المكان الذي يمكن للمستخدمين فيه بدء المحادثات في تحديد استراتيجية للاتصال.

هناك ثلاث طرق اتصال رئيسية تدعمها Microsoft 365:

• Outlook: التعاون من خلال البريد الإلكتروني، بما في ذلك مع علبة وارد المجموعة المشتركة والتقويم
• Microsoft Teams: مساحة عمل قائمة على الدردشة المستمرة حيث يمكنك إجراء محادثات غير رسمية في الوقت الحقيقي حول مجموعة متنوعة من الموضوعات، تنظمها مجموعات فرعية محددة
• Viva Engage: الخبرة الاجتماعية للمؤسسات للتعاون

Teams: مساحة العمل المستندة إلى الدردشة (التعاون عالي السرعة)

• مصمم للتعاون مع الأشخاص الذين يعمل معهم المستخدمون كل يوم
• وضع المعلومات في متناول أيدي المستخدمين في تجربة واحدة
• إضافة علامات التبويب والموصلات والروبوتات
• الدردشة المباشرة، مؤتمرات الصوت/الفيديو، الاجتماعات المسجلة

Viva Engage: الاتصال عبر المؤسسة (المؤسسة الاجتماعية)

• مجتمعات الممارسة - مجموعات مشتركة من الأشخاص الذين يتشاركون في الاهتمام أو الخبرة المشتركة ولكنهم لا يعملون بالضرورة معا على أساس يومي
• الاتصال بالقيادة، مجتمعات التعلم، المجتمعات القائمة على الأدوار

علبة البريد والتقويم (التعاون المستند إلى البريد الإلكتروني)

• يستخدم للاتصال المستهدف مع الأفراد أو مجموعة من الأشخاص
• التقويم المشترك للاجتماعات مع أعضاء المجموعة الآخرين

أثناء تحديد الطريقة التي تريد بها استخدام ميزات التعاون في Microsoft 365، ضع في اعتبارك أساليب الاتصال هذه والمستخدمين الذين من المحتمل أن يستخدموا في سيناريوهات مختلفة.

ملاحظة

عند إنشاء مجموعة Microsoft 365 جديدة عبر Viva Engage أو Teams، لا تكون المجموعة مرئية في Outlook أو دفتر العناوين لأن الاتصال الأساسي بين هؤلاء المستخدمين يحدث في عملائهم. لا يمكن توصيل مجموعات Viva Engage ب Teams.

قائمة التحقق من أفضل ممارسات إدارة التعاون

عند بدء عملية تخطيط الحوكمة، ضع في اعتبارك أفضل الممارسات التالية:

• تحدث إلى المستخدمين - حدد أكبر مستخدمي ميزات التعاون الخاصة بك والتقي بهم لفهم متطلبات أعمالهم الأساسية وسيناريوهات حالة الاستخدام.

• موازنة المخاطر والفوائد - راجع احتياجات عملك والتنظيمية والقانونية والامتثال واخطط لحل يحسن جميع النتائج.

• التكيف مع المؤسسات المختلفة وأنواع مختلفة من المحتوى والسيناريوهات - ضع في اعتبارك الاحتياجات المختلفة لمجموعات أو أقسام مختلفة وأنواع مختلفة من المحتوى مثل محتوى الإنترانت مقابل محتوى OneDrive للمستخدم.

• التوافق مع أولويات الأعمال - ستساعدك أهداف الأعمال على تحديد مقدار الوقت والطاقة التي تحتاجها للاستثمار في الحوكمة.

• تضمين قرارات الحوكمة مباشرة في الحلول التي تقوم بإنشائها - يمكن تنفيذ العديد من قرارات الحوكمة عن طريق تشغيل الميزات أو إيقاف تشغيلها في Microsoft 365.

• استخدام نهج مرحلي - قم بطرح ميزات التعاون لمجموعة صغيرة من المستخدمين أولا. احصل على ملاحظات منهم، وراقب تذاكر مكتب المساعدة، وقم بتحديث أي إعدادات أو عمليات مطلوبة قبل الانتقال إلى مجموعة أكبر.

• تعزيز مع التدريب - تكييف الحلول مثل مسارات التعلم Microsoft 365 لضمان تعزيز التوقعات الخاصة بمؤسستك من خلال التدريب المقدم من Microsoft.

• لديك استراتيجية لتوصيل نهج وإرشادات الحوكمة في مؤسستك - قم بإنشاء مركز اعتماد Microsoft 365 في موقع اتصال SharePoint لتوصيل النهج والإجراءات.

• تحديد الأدوار والمسؤوليات - حدد فريق الإدارة الأساسي الخاص بك والعمل من خلال قرارات الحوكمة الرئيسية حول التوفير والتسمية والوصول الخارجي أولا، ثم العمل من خلال القرارات المتبقية.

• إعادة النظر في قراراتك مع تغير الأعمال والتكنولوجيا - الاجتماع بشكل دوري لمراجعة القدرات الجديدة وتوقعات الأعمال الجديدة.

لإلقاء نظرة فاحصة على هذه الممارسات، اقرأ إنشاء خطة إدارة التعاون.

تأثير المستخدم النهائي وإدارة التغيير

نظرا لأنه يمكن إنشاء المجموعات والفرق بعدة طرق، نوصي بتدريب المستخدمين لاستخدام الأسلوب الذي يناسب مؤسستك على أفضل نحو:

• إذا قامت مؤسستك بنشر Teams، فقم بتوجيه المستخدمين لإنشاء فريق عندما يحتاجون إلى مساحة تعاون.
• إذا كانت مؤسستك تقوم بمعظم اتصالاتها باستخدام البريد الإلكتروني، فقم بتوجيه المستخدمين لإنشاء مجموعات في Outlook.
• إذا كانت مؤسستك تستخدم SharePoint بشكل كبير أو تقوم بالترحيل من SharePoint محليا، فقم بتوجيه المستخدمين لإنشاء مواقع فريق SharePoint للتعاون.

يساعد هذا في تجنب الارتباك إذا لم يكن المستخدمون على دراية بكيفية ارتباط المجموعات بخدماتهم ذات الصلة. لمزيد من المعلومات حول كيفية التحدث إلى المستخدمين حول المجموعات، راجع شرح مجموعات Microsoft 365 للمستخدمين.

قدرات إدارة التعاون الرئيسية ومتطلبات الترخيص

تتضمن قدرات الحوكمة للتعاون في Microsoft 365 ميزات في Microsoft 365 وTeams وSharePoint Microsoft Entra ID.

القدرة أو الميزة	الوصف	الترخيص
مشاركة الفريق والموقع	التحكم في إمكانية مشاركة الفرق والمجموعات والمواقع مع أشخاص من خارج مؤسستك.	Microsoft 365 E5 أو E3
السماح بالمجال/حظره	تقييد المشاركة مع أشخاص من خارج مؤسستك على أشخاص من مجالات معينة.	Microsoft 365 E5 أو E3
إنشاء موقع الخدمة الذاتية	السماح للمستخدمين بإنشاء مواقع SharePoint الخاصة بهم أو منعهم منها.	Microsoft 365 E5 أو E3
الموقع المقيد ومشاركة الملفات	تقييد مشاركة الموقع والملفات والمجلدات لأعضاء مجموعة أمان معينة.	Microsoft 365 E5 أو E3
إنشاء مجموعة مقيدة	تقييد إنشاء الفريق والمجموعة لأعضاء مجموعة أمان معينة.	Microsoft 365 E5 أو E3 مع تراخيص Microsoft Entra ID P1 أو P2 أو Microsoft Entra Basic EDU
نهج تسمية المجموعة	فرض البادئات أو اللاحقات على أسماء المجموعات والفرق.	Microsoft 365 E5 أو E3 مع تراخيص Microsoft Entra ID P1 أو P2 أو Microsoft Entra Basic EDU
نهج انتهاء صلاحية المجموعة	تعيين المجموعات والفرق غير النشطة لتنتهي صلاحيتها وحذفها بعد فترة زمنية محددة.	Microsoft 365 E5 أو E3 مع تراخيص Microsoft Entra ID P1 أو P2
وصول الضيوف لكل مجموعة	السماح بمشاركة الفريق والمجموعة مع أشخاص من خارج مؤسستك أو منعها على أساس كل مجموعة.	Microsoft 365 E5 أو E3

بالإضافة إلى ذلك، توفر تراخيص الوظائف الإضافية هذه قدرات إدارة محسنة:

• يوفر Microsoft Teams Premium قدرات التوافق للاجتماعات، بما في ذلك العلامات المائية والتشفير وتسميات الحساسية.
• Microsoft Syntex - توفر إدارة SharePoint المتقدمة نهج للوصول إلى المحتوى والتعاون وإدارة دورة الحياة.

توصيات تخطيط حوكمة التعاون

اتبع هذه الخطوات الأساسية لإنشاء خطة الحوكمة الخاصة بك:

1. ضع في اعتبارك أهداف وعمليات الأعمال الرئيسية - إنشاء خطة الحوكمة لتلبية احتياجات عملك.
2. فهم الإعدادات في الخدمات - تتفاعل الإعدادات في المجموعات وSharePoint مع بعضها البعض، كما تفعل الإعدادات في المجموعات وSharePoint وTeamsوالخدمات الأخرى. تأكد من فهم هذه التفاعلات أثناء التخطيط لاستراتيجية الحوكمة الخاصة بك.
3. التخطيط لإدارة وصول المستخدم - خطط لمستوى الوصول الذي تريد منحه للمستخدمين في المجموعات وSharePoint وTeams.
4. التخطيط لإدارة إعدادات التوافق - راجع خيارات التوافق المتوفرة لمجموعات Microsoft 365 وTeams والتعاون في SharePoint.
5. التخطيط لإدارة الاتصالات - راجع خيارات إدارة الاتصالات المتاحة لسيناريوهات التعاون.
6. التخطيط لحوكمة المؤسسة ودورة الحياة - اختر النهج التي تريد استخدامها لإنشاء المجموعة والفريق والتسمية وانتهاء الصلاحية والأرشفة. أيضا، فهم خيارات نهاية دورة الحياة للمجموعات والفرق Viva Engage

تدريب المسؤولين

يمكن أن تساعدك هذه الوحدات التدريبية من Microsoft Learn على تعلم ميزات الحوكمة في Microsoft 365.

• مقدمة حول حماية المعلومات وإدارة دورة حياة البيانات في Microsoft Purview - تعرف على كيفية مساعدة حلول حماية المعلومات وإدارة دورة حياة البيانات في Microsoft 365 في حماية بياناتك والتحكم فيها، طوال دورة حياتها.
• أساسيات الأمان والتوافق والهوية من Microsoft: وصف قدرات حلول التوافق من Microsoft - تعرف على حلول التوافق في Microsoft. ستتضمن Topics التي تمت تغطيتها التوافق وحماية المعلومات والحوكمة في حلول Microsoft 365 ومخاطر Insider والتدقيق وeDiscovery. كما تتم تغطية قدرات إدارة موارد Azure.

الرسوم التوضيحيه

ستساعدك هذه الرسوم التوضيحية على فهم كيفية تفاعل المجموعات والفرق مع الخدمات الأخرى في Microsoft 365 وميزات الحوكمة والتوافق المتوفرة لمساعدتك في إدارة هذه الخدمات في مؤسستك.

المجموعات في Microsoft 365 لمهندسي تكنولوجيا المعلومات

ما يحتاج مهندسو تكنولوجيا المعلومات إلى معرفته حول المجموعات في Microsoft 365

العنصر	الوصف
PDF | Visio اكتمل التحديث في مايو 2022	توضح هذه الرسوم التوضيحية بالتفصيل الأنواع المختلفة من المجموعات، وكيفية إنشائها وإدارتها، وبعض توصيات الحوكمة.

Microsoft Teams وخدمات الإنتاجية ذات الصلة في Microsoft 365 لمهندسي تكنولوجيا المعلومات

البنية المنطقية لخدمات الإنتاجية في Microsoft 365، الرائدة مع Microsoft Teams.

العنصر	الوصف
PDF تم التحديث في أبريل 2019	توفر Microsoft مجموعة من خدمات الإنتاجية التي تعمل معاً لتوفير تجارب التعاون مع قدرات إدارة البيانات والأمان والتوافق. توفر هذه السلسلة من الرسوم التوضيحية عرضاً للبنية المنطقية لخدمات الإنتاجية لمهندسي المؤسسات، ما يؤدي إلى Microsoft Teams.

قدرات حماية المعلومات والتوافق في Microsoft 365

يتضمن Microsoft 365 مجموعة واسعة من قدرات حماية المعلومات والتوافق. جنباً إلى جنب مع أدوات الإنتاجية من Microsoft، هذه الإمكانات مصممة لمساعدة المؤسسات على التعاون في الوقت الحقيقي مع الالتزام بأطر التوافق التنظيمية الصارمة.

تستخدم هذه المجموعة من الرسوم التوضيحية واحدة من أكثر الصناعات تنظيماً، وهي الخدمات المالية، لتوضيح كيفية تطبيق هذه القدرات لتلبية المتطلبات التنظيمية الشائعة. لا تتردد في تكييف هذه الرسوم التوضيحية لصالح استخدامك.

العنصر	الوصف
الإنجليزية: تنزيل بتنسيق PDF | تنزيل بتنسيق Visio اليابانية: تنزيل بتنسيق PDF | تنزيل بتنسيق Visio اكتمل التحديث في نوفمبر 2020	يشمل: حماية البيانات في Microsoft Purview تفادي فقدان البيانات في Microsoft Purview نهج الاستبقاء وتسميات الاستبقاء عوائق المعلومات توافق الاتصالات مخاطر Insider استيعاب بيانات الجهات الخارجية

المواضيع ذات الصلة

وثائق الأمان الخاصة بـ Microsoft 365

مستندات Microsoft Purview

الحوكمة & ممارسات الأمان ل Microsoft 365 - Microsoft Ignite