البدء في اعتماد القيادة Microsoft Syntex

Microsoft Syntex هي خدمة مستندة إلى السحابة تطبق الذكاء الاصطناعي (الذكاء الاصطناعي) لأتمتة معالجة المحتوى واستخراج المعرفة. يساعدك على تحويل المحتوى الخاص بك إلى بيانات منظمة يمكن البحث عنها وتحليلها وإعادة استخدامها بسهولة.

يقدم Microsoft Syntex مجموعة من حالات الاستخدام لتحسين إدارة المحتوى داخل المؤسسة. فيما يلي بعض الأمثلة على كيفية تطبيقه:

• إنشاء مستندات روتينية تلقائيا - استخدم تجميع المحتوى لإنشاء قوالب حديثة للملفات التي تحتاج إلى إنشاء بشكل منتظم، مثل تقارير الصيانة الروتينية.

• إنشاء مستندات بشكل مجمع - استخدم تجميع المحتوى لإنشاء كميات كبيرة من المستندات المماثلة، على سبيل المثال، تجديدات العقود.

• التعامل مع المستندات الواردة - استخدم Microsoft Syntex لإدارة مستندات الأعمال الواردة ومعالجتها مثل نماذج التأمين والتحقق من الأعمال وعقود الإيجار.

• تسهيل العثور على المعلومات — استخدم Microsoft Syntex لتحسين إمكانية اكتشاف مستندات الأعمال ومعلومات الموظفين في مكتبات المستندات وإمكانية استخدامها، مثل النهج والإجراءات.

• ابحث عن تفاصيل المحتوى - مركزية المحتوى وتنظيمه واسترداده باستخدام Microsoft Syntex لتسهيل اكتشاف تفاصيل محددة، مثل معلومات براءة الاختراع.

• التوافق مع المستندات - استخدم Microsoft Syntex للمساعدة في الامتثال لمتطلبات الاستبقاء والحساسية لمستندات عملك، بما في ذلك ملفات الأحداث أو المؤتمرات.

تحديد سيناريوهات الأعمال

للتحضير لاستخدام Microsoft Syntex في مؤسستك، تحتاج أولا إلى فهم السيناريوهات التي ستكون مفيدة فيها. يساعد "السبب" في تحديد الميزات الأكثر فائدة وما إذا كانت معالجة المستندات مطلوبة، وأي نوع نموذج ستكون هناك حاجة إليه. لتحقيق نتيجة الأعمال، قد يكون من المفيد الجمع بين ميزات Microsoft Syntex متعددة. استخدم أمثلة السيناريوهات وحالات الاستخدام لمطالبة أفكار حول كيفية استخدام Microsoft Syntex في مؤسستك.

المحتوى هو شريان الحياة للمؤسسة. العديد من وحدات الأعمال في مؤسستك مسؤولة عن معالجة البيانات وقد تقوم بذلك اليوم مع مزيج من العمليات اليدوية أو شبه التلقائية التي تتضمن خطوات متعددة. يمكن أن يساعدك استخدام ميزات Microsoft Syntex في تحسين ممارسات إدارة المحتوى في مؤسستك بما في ذلك:

• توفير بحث وتصفية متقدمين لتحسين إمكانية البحث والاسترداد.

• قم بتعيين التنسيق الشرطي لعرض المستندات وتصفيتها بسهولة.

• إنشاء تقرير Power BI بنقرة واحدة باستخدام بيانات التعريف المستخرجة.

• إنشاء قواعد داخل مكتبة المستندات أو مهام سير عمل الأعمال عبر Power Automate.

• ضمان التوافق عبر تطبيق أوصاف الاستبقاء والحساسية.

ضع في اعتبارك دورة حياة المحتوى

التفكير في دورة حياة المحتوى النموذجية حيث يتم إنشاء المحتوى وإعادة إنشائه، من خلال فهم المحتوى ومعالجته واكتشاف المحتوى والبحث عنه، هناك العديد من الميزات داخل Microsoft Syntex التي يمكن أن تساعد عملك.

إنشاء المحتوى وإعادة استخدامه

ضمن دورة حياة المحتوى، قد تكون هناك حالات استخدام لأتمتة إنشاء المحتوى، خاصة المحتوى الذي يكون معاملات أو موحدا ويمكن أن يكون تجميع المحتوى مفيدا لهذا. يمكن أن ينشئ تجميع المحتوى تلقائيا مستندات أعمال قياسية متكررة، مثل العقود وبيانات العمل واتفاقيات الخدمة وخطابات الموافقة ومروج المبيعات والمراسلات.

بمجرد تحديد أنواع المستندات المتكررة، ستحتاج إلى تحديد مصدر البيانات الذي يمكن استخدامه كمصدر للمستندات. يسمح لك وجود قائمة أو مصدر بيانات لملء المستندات بالقيام بذلك بشكل أسرع وأكثر اتساقا وبأخطاء أقل عن طريق إنشاء قوالب حديثة واستخدام هذه القوالب لإنشاء المستندات. لاستخدام هذه الميزة، يجب تكوين اشتراك Azure ضمن إعداد Microsoft Syntex.

التعاون في العمل على المحتوى

يتم استخدام ميزة التعليقات التوضيحية في Microsoft Syntex لإضافة ملاحظات وتعليقات إلى المحتوى في مكتبات المستندات - إما لنفسك أو للتعاون مع الآخرين. يمكن استخدام ميزة التعليقات التوضيحية دون تعديل الملفات الأصلية، لذلك يتم الاحتفاظ بالسجلات الأصلية.

تتضمن أدوات التعليق التوضيحي حاليا القلم وأداة التمييز، حيث يمكن تحديد الألوان مع ممحاة لإزالة ضغطات الحبر والتعليقات التوضيحية السابقة. بمجرد تكوين اشتراك Azure في المستأجر الخاص بك Microsoft Syntex، سيتم تمكين هذه الميزة للمستخدمين. قد ترغب في تقديم تفاصيل للمستخدمين النهائيين حول الميزة، خاصة لمجموعات الأعمال التي قد تقوم بعلامات المستندات أو تعليقها بشكل كبير.

فهم المحتوى ومعالجته

يمكن أن يؤدي استخدام Microsoft Syntex لأتمتة التصنيف واستخراج البيانات من المحتوى باستخدام معالجة المستندات وميزات وضع علامات التصنيف أو وضع علامات على الصور إلى توفير الوقت والمال مع تقليل مخاطر الأخطاء المطبعية أو المعلومات الفائتة.

يمكن Microsoft Syntex تنفيذ أنواع مختلفة من المهام عبر المحتوى الخاص بك بما في ذلك التصنيف والاستخراج والكلمات الأساسية. يعرض الجدول التالي هذه المهام والميزات ذات الصلة.

المهمه	الوصف	ميزة Microsoft Syntex
تصنيف	يحدد نوع المحتوى الذي يمثله الملف (على سبيل المثال، تقرير أو فاتورة أو نموذج)	معالجة المستندات غير المنظمة
استخراج	تحديد المعلومات استنادا إلى كيان من داخل مستند	معالجة المستندات المنظمة معالجة المستندات بشكل حر معالجة المستندات التي تم إنشاؤها مسبقا التعرف البصري على الحروف
وضع علامات على الكلمات الأساسية	اقتراح معلومات تستند إلى خاصية أو قرار حول مستند باستخدام الكلمات الأساسية	وضع علامات التصنيف وضع علامات على الصور

توافق المحتوى

يمكن أيضا استخدام نماذج معالجة المستندات لإضافة التوافق من خلال جعلها تطبق أوصاف الحساسيةوتسميات الاستبقاء على المحتوى المضاف إلى مكتبات المستندات مع النماذج المكونة معها.

بمجرد توفر نوع المحتوى وبيانات التعريف في مكتبة مستندات، يمكن لمستخدمي الأعمال تنفيذ العديد من الإجراءات على البيانات بما في ذلك إنشاء طرق عرض جديدة على المحتوى، وإنشاء التقارير، ونقل المحتوى استنادا إلى معلومات معينة موجودة باستخدام القواعد، وإنشاء مهام سير عمل عمليات الأعمال للموافقات، وإضافة البيانات إلى أنظمة أخرى، وإنشاء أوامر العمل والعديد من المهام الأخرى التي ربما تم إجراؤها يدويا.

إمكانية اكتشاف المحتوى

يمكن أن يؤدي استخدام ميزات معالجة المستندات في Microsoft Syntex إلى تحسين تجربة البحث لأن كل جزء من بيانات التعريف المستخرجة من المحتوى الآن سيكون قابلا للبحث. تتيح لك ميزة استعلام المحتوى إجراء استعلامات محددة تستند إلى بيانات التعريف على مكتبات مستندات SharePoint. يمكنك إجراء استعلامات أسرع وأكثر دقة استنادا إلى قيم عمود بيانات تعريف محددة، بدلا من مجرد البحث عن الكلمات الأساسية.

بالإضافة إلى تصنيف البيانات واستخراجها من المحتوى المضاف إلى مكتبة SharePoint، قد يكون لدى مؤسستك محتوى مؤمن حاليا في صور يصعب تحديد موقعها. تتيح لك خدمة التعرف البصري على الحروف (OCR) في Microsoft Syntex استخراج النص المطبوع أو المكتوب بخط اليد من الصور والمستندات. تتضمن أمثلة الصور الملصقات والرسومات وتسميات المنتجات. تتضمن أمثلة المستندات المقالات والتقارير والنماذج والفواتير. عادة ما يتم استخراج النص ككلمات وخطوط نصية وفقرات أو كتل نصية، مما يتيح الوصول إلى الإصدار الرقمي من النص الممسوح ضوئيا. تتم فهرسة المعلومات المستخرجة في البحث ويمكن إتاحتها لميزات التوافق مثل منع فقدان البيانات (DLP).

التخطيط للبدء

عند بدء استخدام Microsoft Syntex، ستحتاج إلى تقييم الحالة الحالية للمؤسسة واحتياجاتها فيما يتعلق بإدارة المحتوى ومعالجته وتحليله. قد يساعد في تحديد مستودعات محتوى رئيسية محددة تستخدمها المجموعات في مؤسستك والمناقشة مع تلك الفرق عملياتها وسيناريوهاتها التجارية الحالية. هل هناك حالات يقوم فيها حاليا بإدارة المحتوى يدويا الذي يمكن أتمتته؟ قد تتضمن هذه الحالات التي يتعاملون فيها مع كمية النماذج القياسية أو المستندات مثل مستندات الموارد البشرية أو أوامر الشراء للمعالجة أو إذا كانوا ينشئون محتوى متكررا على نطاق واسع مثل خطابات العرض أو الاقتراحات. أو المناطق التي يقومون فيها بالتعليقات التوضيحية الخاصة بهم عبر القلم والورق أو تطبيق تابع لجهة خارجية حيث يمكنك الآن القيام بذلك داخل بيئة SharePoint الحالية.

عند التفكير في سيناريوهات الأعمال التي يجب مراعاتها، اسأل نفسك الأسئلة التالية:

• هل يحل مشكلة حقيقية؟
• هل سيتم استخدامه على نطاق واسع أو سيكون له تأثير واسع؟
• هل يمكن الحصول عليه؟
• هل يمكنك قياس النجاح؟

يمكن أن تساعد أوامر Microsoft Syntex في أداة تقييم Microsoft 365 أيضا في تحديد المناطق المحتملة لبيئة SharePoint التي يمكن أن تستفيد من ميزات Microsoft Syntex.

إذا لم تكن متأكدا من مكان البدء، ففكر في سحب قوالب الموقع Microsoft Syntex المتوفرة في المستأجر بمجرد إعداد Microsoft Syntex وتكوين اشتراك Azure. تتوفر هذه القوالب على جميع مواقع الفريق وهي معدة مسبقا وجاهزة للتوزيع وقابلة للتخصيص. استخدم هذه القوالب لبدء تشغيل موقع احترافي لإدارة مستندات الأعمال ومعالجتها وتتبعها في مؤسستك باستخدام ميزات Microsoft Syntex متعددة. يمكن أن تساعدك هذه المواقع على عرض الميزات لفرق الأعمال وتصور بدء التشغيل السريع وتطوير السيناريوهات لمؤسستك من خلال توضيح كيفية إضافة الميزات قيمة لمناطق الأعمال مثل إدارة العقود والمحاسبة.

تحديد الأدوار والمسؤوليات

عند تحديد من في مؤسستك سيحتاج إلى المشاركة في مشاريعك Microsoft Syntex، سيساعدك ذلك في تعيين الميزات المطلوبة. قد تكون الأدوار في الجدول التالي مضمنة، اعتمادا على الميزات التي تحددها لاستخدامها.

على سبيل المثال، إذا كنت تركز على معالجة المستندات، فسيكون دور مسؤول SharePoint أساسيا في إنشاء وإدارة مراكز المحتوى اللازمة لإدارة النماذج على نطاق واسع. إذا كنت تركز على ميزات مثل التعرف البصري على الحروف والتوافق، فستحتاج إلى مسؤول توافق Purview. إذا كان سيتم متابعة وضع علامات التصنيف، فمن المهم فهم إدارة متجر مصطلح الشركة أو تحديد ما إذا كنت ستستخدم مركز محتوى.

مسؤول	شرط	المسؤوليات
مسؤول اشتراكات Azure	دور Microsoft Entra	تكوين إعدادات اشتراك Azure، ومراجعة إدارة تكلفة Microsoft في بيانات Azure
مسؤول التوافق في Purview	دور Microsoft Entra	التخطيط لإعدادات التوافق، مثل أوصاف الحساسية ونهج الاستبقاء وإعدادات التعرف البصري على الحروف
مسؤول SharePoint	دور Microsoft Entra	جمع حالات استخدام الأعمال، وتحديد ما إذا كان سيتم تمكين الميزات عبر جميع المواقع أو للمواقع المحددة إدارة مراكز المحتوى والأذونات إنشاء أفضل الممارسات ومراجعة تحليلات النموذج
مسؤول Power Platform	دور Microsoft Entra	تكوين بيئة Dataverse (إذا لزم الأمر) للنماذج الحرة والمهيكلة
مسؤول مخزن مصطلحات SharePoint	تم تكوينه بواسطة مسؤول SharePoint في مركز إدارة SharePoint	إدارة مجموعات مصطلحات المؤسسة، وتحديد ما إذا كان بإمكان المستخدمين النهائيين تعديل مجموعات مصطلحات معينة
Microsoft Syntex مستخدم الأعمال (إدارة النماذج، باستخدام تجميع المحتوى)	الأذونات المدارة على مستوى الموقع أو على مراكز المحتوى المحتوى أدخل أذونات التحرير أذونات إدارة قوائم SharePoint حيث تريد نشر النماذج أو استخدام ميزات تجميع المحتوى	جمع حالات استخدام الأعمال إنشاء نماذج وتدريبها وتطبيقها

اعتبارات الإعداد والتكوين

يتضمن التخطيط لتوزيع Microsoft Syntex تحديد الميزات التي ستقوم بتمكينها والتخطيط للتكاليف باستخدام حاسبة التكلفة Microsoft Syntex للمساعدة في التنبؤ بتكاليف Microsoft Syntex، خاصة مع ظهور خدمات الدفع أولا بأول. تمنحك هذه الأداة فهما أفضل لأنماط استخدام مؤسستك والتكاليف المقدرة حتى تتمكن من اتخاذ قرارات أكثر دقة. كما أنه مفيد بالتزامن مع أداة تقييم Microsoft 365، التي تحلل بنية المعلومات الخاصة بك وتسلط الضوء على المكتبات التي تحتوي على أنواع محتوى العملاء والأعمدة الموسعة التي يمكن أن تستفيد من الأتمتة التي تعمل ب Syntex.

قائمة التحقق من الجاهزية

للتأهب لتنفيذ Microsoft Syntex، تحتاج إلى:

1. تخطيط حالة النهاية

   • خطط لتسخير قيمة الميزات Microsoft Syntex في مجالات مثل:
     • البحث
     • تصفية التنسيق وعرضه
     • التوافق
     • اتمته

2. تحديد

   • فهم بنية المعلومات الحالية واستخدام ميزة إدارة المحتوى.
   • هل هناك أي أنواع محتوى موجودة مرشحة جيدة للنماذج؟
   • ما هي العمليات الحالية التي سيتم تحسينها بواسطة بيانات التعريف؟
   • ما مقدار المحتوى الذي ستعالجه؟

3. Design

   • تصميم نهجك لبنية المعلومات وبيانات التعريف المدارة وأنواع المحتوى.
   • تصميم عملية التعريف والإنشاء والإدارة.