Общ преглед на управление и счетоводство на проекти

Функционалността за управление и счетоводство на проекти може да се използва в множество индустрии за предоставяне на услуга, производство на продукт или постигане на резултат.

Проектът е група от дейности, която е предназначена за предоставяне на услуга, производство на продукт или постигане на резултат. Проектите консумират ресурси и генерират финансови резултати под формата на приходи или активи.

Проекти в различни отрасли

Функционалността за управление и счетоводство на проекти може да се използва в множество отрасли, както е показано на следващата илюстрация.

В кол център може да се използва билет, за да се опише набор от действия, които са необходими за разрешаване на повикване. Консултантските компании, като управленски или технически консултантски организации или рекламни агенции, наричат дейността си проект. В маркетинга кампанията представлява набор от работа, която трябва да бъде изпълнена. При производство, базирано на проекти, производствената поръчка свързва различната работа, която трябва да бъде извършена, за да се произведат някои готови стоки. Независимо каквото име се използва за тях, тези проекти включват ресурси, графици и разходи, а функциите за управление на проекти и счетоводство могат да помогнат при планирането, изпълнението и анализа на тези проекти.

Фази на проекта

Въпреки че следващият процес е насочен към външни проекти или към проект, който е завършен за един или повече клиенти, функционалността се прилага и за вътрешни, разходни проекти.

Както е показано на предишната илюстрация, управлението на проекти и счетоводството могат да бъдат разделени на три фази:

1. Иницииране
2. Изпълнение
3. Анализиране

Инициирайте проекта

По време на инициирането на проекта се случват няколко ключови процеса. Можете да използвате проектна оферта, за да съобщите на клиента прогнозния труд, разходи и материали. Можете да запишете условията за фактуриране, лимитите и споразуменията в договор за проект. Можете да използвате структура за разбивка на работата (WBS), за да планирате и оцените работата. Можете да зададете прогнози и бюджети, които да ръководят изпълнението на проекта. Следващата илюстрация показва структурата на проекта.

Създаване на оферти за проект

В началната фаза на продажби на проект, офертата на проекта ви позволява да предоставите на клиента необвързваща оферта. Офертата може да включва елементи като котираните артикули и услуги, основна информация за контакт, специални търговски споразумения и отстъпки и възможни данъци и надбавки.

Можете също така да издадете гаранционно писмо за транзакция за котиране на проект между вашата организация и клиента. След като се създаде офертата за проекта, можете да създадете искане за гаранционно писмо за клиента и да го изпратите в банката. След като банката одобри искането, гаранционното писмо се издава на клиента.

За повече информация вижте Оферти за проекти.

Създаване на договори по проект

Когато сключвате договор с клиент или друг източник на финансиране за завършване на проект, първо трябва да създадете договор за проект. След това, когато създавате проекта, трябва да го присвоите на съответния договор. Типът проект, който създавате за договор за проект, определя метода, който се използва за фактуриране на клиентите на проекта. Можете да промените договор за проект и свързания проект, но не можете да промените типа на проекта. За повече информация относно типовете проекти вижте раздела "Създаване на проекти".

За повече информация относно договорите за проекти вижте Договори за проекти.

Създаване на съставни структури на работата

Степента на детайлност в WBS зависи от нивото на точност, което се изисква в оценките и нивото на проследяване, което се изисква спрямо тези оценки. Проектите, които имат много ниска толерантност към приплъзване по график или разходи, обикновено изискват по-подробна WBS и също така изискват усърдно проследяване на напредъка в работата и разходите спрямо WBS.

За повече информация вижте Общ преглед на структурите за разбивка на работата.

Създайте прогнози за проекти и бюджети

Можете да използвате прогнозиране, ако вашата организация има оперативна перспектива и се фокусира върху приходите и разходите, които се получават от конкретни транзакции. Ако обаче вашата организация се фокусира повече върху финансовите суми, можете да използвате бюджетиране. Всеки метод има своите предимства. За повече информация вижте Прогнози и бюджети на проекти.

Създаване на проекти

Можете да създадете шест вида проекти във Finance. Всеки тип проект е настроен по различен начин за признаване на разходите и приходите. Типът на проекта, който сте избрали, зависи от целта на проекта. Следващата таблица описва типичното използване на всеки тип проект.

Тип проект	Описание
Време и материали	При проекти за време и материали клиентът се таксува за всички разходи, направени по даден проект. Тези разходи включват разходи за часове, разходи, предмети и такси.
Фиксирана цена	При проекти с фиксирана цена фактурите се състоят от транзакции по сметка. Проект с фиксирана цена се фактурира съгласно график за фактуриране, който се основава на договор за проект. Приходите за проект с фиксирана цена могат да бъдат изчислени и осчетоводени в целия проект, като се използва методът на завършен процент. Алтернативно, приходите могат да бъдат изчислени и осчетоводени, когато проектът е завършен, като се използва методът на завършен договор. Компаниите често могат да се възползват от използването на стойността на незавършеното производство (WIP) за изчисляване на степента на завършеност на даден проект или група проекти.
Инвестиция	Инвестиционните проекти са проекти, които не дават незабавна печалба. Те обикновено се използват за дългосрочни вътрешни проекти, където разходите трябва да бъдат капитализирани. За инвестиционен проект могат да се записват само разходи за артикули, часове и разходи. Разходите в инвестиционен проект се проследяват и контролират чрез използване на функционалността за оценка. Инвестиционните проекти могат да бъдат създадени с незадължителна максимална капитализация. С напредването на даден инвестиционен проект вие записвате разходите му в WIP акаунти, където разходите се държат до приключване на проекта. Когато проектът е елиминиран, прехвърляте стойността на WIP в дълготраен актив, акаунт в дневник или нов проект. ЗАБЕЛЕЖКА: Транзакциите по инвестиционни проекти не се показват на страницата Осчетоводяване на разходи , Натрупване на приходи или Създаване на предложения за фактури.
Разходен проект	Подобно на инвестиционните проекти, разходните проекти обикновено се използват за проследяване на вътрешни проекти и за тях могат да се записват само часове, разходи и елементи. Разходните проекти обаче обикновено са с по-кратка продължителност от инвестиционните проекти. Освен това, за разлика от инвестиционните проекти, разходите не могат да се капитализират в балансови сметки. Вместо това техните транзакции по проекти се осчетоводяват само в отчетите за печалби и загуби. Забележка: Транзакциите по проекти за разходи не се отразяват на страницата Осчетоводяване на разходи , Натрупване на приходи илиСъздаване на предложения за фактури. Тъй като разходните проекти обикновено се използват за проследяване на вътрешни проекти, те обикновено не трябва да бъдат свързани с акаунт на клиент. Ако обаче вашата настройка изисква да се създадат изисквания за артикули за поръчки за покупка, трябва да свържете проекта за разходи с клиент. Тази асоциация се изисква, тъй като изискванията за артикули се управляват като линии за поръчки за продажба и системата изисква да бъде посочен клиент. Тази настройка обаче няма да доведе до автоматично създаване на изисквания за артикули от поръчка за покупка. За разходни проекти, Създаване на изискване за артикул настройката се игнорира. Ако се нуждаете от изискване за елемент в проект за разходи, можете да го създадете ръчно, при условие че клиент е свързан с проекта.
Вътрешно	Вътрешните проекти се използват за проследяване на разходите по проект, който е вътрешен за вашата организация. Вътрешните проекти могат да осигурят инструмент за планиране за управление на потреблението на ресурси. ЗАБЕЛЕЖКА: Транзакциите по вътрешни проекти не се отразяват на страницата Натрупване на приходи или Създаване на предложения за фактури.
Време	Проектите за време се използват за проследяване на времето, което е свързано с такси и непроизводствени дейности, като например проект за проследяване на времето на болни за работниците. Транзакциите във времеви проекти не се осчетоводяват в дневника. Вместо това те се включват в отчетите за използване на работниците. В часовите проекти могат да се записват само часови транзакции. Използвате часови дневник или работен лист, за да регистрирате тези часове в проекта. След като часовете бъдат регистрирани, те се появяват като проектни транзакции, но нямат съответни транзакции с ваучери. ЗАБЕЛЕЖКА: Проектите "Транзакции във времето" не се отразяват на страницата "Осчетоводяване на разходи ", "Натрупване на приходи " или"Създаване на предложения за фактури".

Назначете работници, категории и ресурси

Можете да планирате ресурси за работници въз основа или на изискванията и графика на даден проект, или на уменията и наличността на работниците. Използвайки възможностите за планиране на ресурси, можете ефективно и ефективно да разположите работниците на вашата организация. Можете бързо да намерите най-квалифицираните работници, които са на разположение да работят по вашия проект. Можете също така лесно да видите как тези работници могат да бъдат използвани по-ефективно по време на проекта.

Ето някои от начините, по които можете да използвате функционалността за планиране на ресурси:

• Използвайте информация за атрибутите на работника, като образование, умения, сертификати и опит в проекта, за да съобразите работника с изискванията на даден проект.
• Използвайте информация за календара на работника и наличността, за да съобразите графика на работника с календара на проекта.
• Преглеждане на капацитета на всеки работник и да определяте как този капацитет се използва в момента. Например, ако даден работник е недостатъчно използван, работникът може да бъде назначен в проект, който отговаря на тяхната наличност и атрибути.
• Прегледайте наличността на работник, за да се уверите, че няма конфликти в календара с заданията на работника.
• Прегледайте информацията за използването на работника или в обобщен изглед (например по отдел или по работник) или в подробен изглед (например по работници в отдел или в седмични подробности за всеки работник).
• Променете назначенията на ресурси за различни единици време, като ден, седмица или месец, за да оптимизирате начина на използване на работниците.

Изпълнете проекта

По време на изпълнението на проекта членовете на екипа или мениджърите записват работата и направените разходи, като използват разписания, отчети за разходите и други бизнес документи. Ръководителите на проекти разполагат с инструменти, които им позволяват да следят потреблението на предвидените в бюджета суми за проекта. Мениджърите на проекти също могат да поръчват, избират или набавят материали за проекти, като използват поръчки за покупка и други бизнес документи. Фактурите се изготвят и одобряват, за да могат клиентите да бъдат таксувани за текуща работа. И накрая, приходът се признава по време на този процес, за да повлияе на финансовите данни на организацията.

Управление на съставни структури на работата

WBS е описание на работата, която ще бъде завършена за даден проект. WBS е йерархия на задачите. Той представлява не само работата за всяка задача, но и размера, разходите и продължителността на задачата.

За повече информация вижте Общ преглед на структурите за разбивка на работата.

Управлявайте прогнози за проекти и бюджети

Има два начина за управление на проекти: прогнози за проект и бюджети на проекти. Можете да използвате прогнозиране, ако вашата организация има оперативна перспектива и се фокусира върху приходите и разходите, които се получават от конкретни транзакции. Ако обаче вашата организация се фокусира повече върху финансовите суми, можете да използвате бюджетиране.

За повече информация вижте Прогнози и бюджети на проекти.

Създавайте производствени поръчки

Производствена поръчка, свързана с проект, може да бъде свързана с поръчка за продажба или изискване за артикул, като се използва или методът на завършен артикул, или методът на консумиран артикул. Освен това, ако производствената поръчка е създадена ръчно, няма връзка между производствената поръчка и поръчката за продажба или изискването за артикул (няма връзка към поръчката). Ако обаче производствената поръчка е създадена автоматично, за да изпълни поръчка за продажба или изискване за артикул, има връзка между производствената поръчка и поръчката за продажба или изискването за артикул (връзка към поръчка).

Въз основа на комбинациите от тези фактори използвайте един от следните методи:

• Завършен артикул/връзка към поръчка – Свържете проекта с поръчка за продажба или изискване за артикул. Когато използвате този метод, действителните разходи по проекта се осчетоводяват при фактуриране на поръчката за продажба или при актуализиране на фиша за опаковане за изискването на артикула. Разходите се осчетоводяват като завършен артикул.
• Завършен артикул/няма връзка към поръчка – Действителните разходи не могат да бъдат осчетоводени, докато производственият цикъл за даден артикул няма състояние Приключила . Разходите за готовия артикул се осчетоводяват като единична транзакция.
• Консумиран артикул/връзка към поръчка – Свържете проекта с изискване за артикул. Използвайки този метод, можете да видите действителните разходи по проекта, когато производството има статус Започнато или се отчита като завършен. Разходите се осчетоводяват като множество транзакции по проект за суровини и часове, изразходвани за производство. Когато опаковъчната бележка се актуализира за изискването на артикула, не се осчетоводяват разходи по проекта. Можете също така да определите нивото в йерархията на спецификацията (BOM), при което се проследяват проектите в производството.
• Консумиран артикул / няма връзка към поръчка - Свържете проекта с изискване за артикул. Използвайки този метод, можете да видите действителните разходи по проекта, когато производството има статус Започнато или се отчита като завършен. Разходите се осчетоводяват като множество транзакции по проект за суровини и часове, изразходвани за производство. Можете също така да определите нивото в йерархията на BOM, при което се проследяват проектите в производството.

Снабдяване с продукти и услуги

Покупката и продажбата на артикули са преобладаващи дейности в много проекти, фокусирани върху проекти.

Поръчки за продажба за проекти

Целта на поръчката за покупка определя кога поръчката за покупка се консумира и следователно кога артикулите се таксуват по даден проект.

Метод	Цел	Консумация на артикули
Създаване на поръчка за покупка директно.	Закупете артикули от външен доставчик за потребление по проект. Можете да създадете поръчката за покупка по следните начини: От самия проект. В този случай проектът вече е дефиниран за поръчката за покупка. Чрез навигация до поръчката за закупуване на проект. Трябва да изберете както доставчика, така и проекта, за да създадете поръчка за покупка.	Елементите се консумират, когато фактурата на доставчика се актуализира.
Създаване на поръчка за покупка от поръчка за продажби.	Закупувайте артикули, когато създавате поръчка за продажба от проект.	Артикулите се консумират, когато поръчката за продажба е фактурирана на клиента.
Създайте поръчка за покупка от изискване за артикул.	Закупувайте артикули, когато създавате изискване за елемент от проект.	Артикулите се консумират, когато се актуализира бланката за опаковане на изискване за артикул.

Поръчки за продажба за проекти

В управлението на проекти и счетоводството можете да регистрирате потреблението на артикули по няколко начина. Можете да продавате артикули или да купувате артикули от проект или да резервирате артикули за проект.

Можете да поръчате артикули от инвентара на компанията за консумация по проект. Или можете да закупите артикули от външен доставчик. Елементите могат да се консумират за всички видове проекти, с изключение на проекти с време.

Начинът, по който поръчвате артикулите, зависи от къде ги поръчвате:

• За да поръчате артикули от инвентара на компанията, трябва да въведете поръчката като изискване за артикул. Ако използвате страницата Изисквания за артикули, можете да зададете изискването, така че да получавате артикули като частични доставки. Следователно можете да отложите консумацията на количество от артикулите, докато артикулите не бъдат необходими.
• За да поръчате артикули от външен доставчик, трябва да създадете поръчката като поръчка за покупка на страницата "Поръчка за покупка".

Бележка

Банката за опаковане за свързана с проект поръчка за продажба не може да бъде отменена, ако артикулите вече са маркирани за опаковане.

Следващата таблица изброява методите за поръчка на артикули и описва как се консумират артикулите.

Метод	Цел	Потребление на транзакции с артикули
Поръчка за продажба	Въведете транзакция директно в проект за време и материали.	Транзакциите с артикули се консумират, когато се осчетоводи фактурата на клиента.
Журнал за инвентаризация	Бързо въвеждане и поддържане на записи на артикули. Ако например искате да въведете изискване за елемент въз основа на отпечатан списък, дневникът на инвентара може да се приложи.	Транзакциите с артикули се консумират, когато се публикува журналът.
Изискване за артикул	Въведете артикули, които няма да бъдат консумирани веднага. Този метод ви позволява да проследявате броя на артикулите, които са били консумирани в един запис на изискване за един елемент.	Транзакциите с артикули се консумират, когато се актуализира бланката за опаковане. С други думи, изискването за артикула се създава, когато е осчетоводено опаковъчното фишче.
Поръчки за покупка	Въведете транзакции в едно от трите местоположения, в зависимост от начина на закупуване.	Транзакциите с артикули се консумират при актуализиране на фиша за опаковане или когато клиентът или продавачът е фактуриран.

Обработвайте фактури по проект

Типът проект определя коя процедура за фактуриране да се прилага. Могат да бъдат фактурирани само двата външни типа проекти (Време и материал и Фиксирана цена). Проектите за време и материали и проекти с фиксирана цена винаги са приложени към договор за проект.

Преди да създадете клиентска фактура за проект, можете да създадете предварителна фактура или предложение за фактура. В предложение за фактура можете да изберете транзакции по проект, които да включите във фактура за проект. След това можете да прегледате данните за фактурата, преди да публикувате фактурата по проекта и да я изпратите на клиента или друг източник на финансиране.

За повече информация как да обработвате фактури за проект вижте фактуриране на проект.

Изчислете разходите за завършване на проект

Когато създавате прогноза, можете да изберете метода, който се използва за изчисляване на разходите за завършване на проекта. Метод се избира в полето Метод на разходите за завършване на страницата Създаване на оценка . Избраният от вас метод се прилага поотделно за всяка линия на разходите в разчета на разходите. Докато един ред има състояние Създаден , можете да промените метода, който се прилага към него, на страницата Оценкана разходите.

Следващата таблица описва методите за изчисляване на разходите за завършване на проект.

Метод	Описание
Общо разходи – действителни данни	Очакваните разходи трябва да се въвеждат ръчно. След като колоната Крайна цена или Общо количество на страницата Оценка на разходите е попълнена, действителните разходи се изваждат от въведените от потребителя суми. Резултатът е разходите за завършване на проекта. Обикновено напредъкът на разходите не се проследява въз основа например на броя на престоя в хотела и храненията, които се отчитат за всеки период. Вместо. Проследяването обикновено се основава на сравнение с общото количество прогнозни часове. Този подход не изисква прогнозен модел и общите разходи или общото количество могат да се променят ръчно. Когато се въведе стойност в Крайна цена или Общо количество, Finance сравнява тази стойност с действителните транзакции, които са осчетоводени през периода и след това намалява стойността в колоната Количество за попълване или Разходи за завършване.
Общ бюджет - действителен	Действителните разходи се сравняват с прогнозния модел, който сте избрали, за да определите разходите. Този метод използва общ бюджетен модел, който включва прогнозирани транзакции. За да получите по-точна представа за проекта, можете да коригирате бюджетния модел, когато проектът е в ход. Ако трябва да коригирате прогнозата, следвайте този общ процес: Копирайте прогнозните транзакции в друг прогнозен модел. Сравнете прогнозните транзакции с действителните транзакции. Поддържайте, намалявайте или увеличавайте прогнозите за следващия период. Финансите не намаляват автоматично прогнозните прогнози. Ето защо е добра идея да се поддържа оригинален модел на прогноза за проекта с фиксирани цени, за да се установи базова линия за сравнение, когато проектът е завършен. ЗАБЕЛЕЖКА: Когато изберете този метод, използвайте поне два модела за прогнозиране. Един модел трябва да съдържа оригиналната прогноза. За другия модел трябва да копирате прогнозни транзакции от друг модел. Този метод е валиден само за фиксирани цени и инвестиционни проекти.
Оставащ бюджет	Този метод използва остатъчен бюджетен модел за изчисляване на разходите за завършване на проекта. Когато използвате този метод, действителните разходи и прогнозните суми в останалия бюджетен модел се сумират. Резултатът е общ разход. Преди да използвате този метод, трябва да се настрои остатъчен бюджетен модел за приспадане на транзакции въз основа на реални транзакции, които са записани в системата. На страницата Прогнозни модели, уверете се, че полетата са маркирани в групата Автоматично намаляване на прогнозата. Обикновено останалият бюджет се копира от първоначалния бюджет. С въвеждането на транзакциите тези от останалия бюджет намаляват. С напредването на проекта, ако решите, че оставащият бюджет трябва да бъде коригиран, начислявате прогнозни транзакции към останалия бюджет. ЗАБЕЛЕЖКА: Този метод може да се приложи само ако към оценката е приложен прогнозен модел.
Както е предходна оценка	Прилага се същият метод за оценка, който е използван през предходния период. Този метод изисква прогнозен модел, ако предходният период изисква прогнозен модел.
Задайте разходите за завършване на нула	Обикновено този метод се използва, преди проектът за оценка да бъде елиминиран. Този метод съвпада с общите оценки с действителните транзакции, които са били осчетоводени и изчиства колоната Разходи за завършване. Полученият процент на завършеност винаги е 100 процента. Полето Прогнозиране не е избрано за всяка линия на разходите, която създавате, и общата оценка се копира от предишната оценка на разходите. Действителното потребление за разчетния период се приспада от разходите за завършване на проекта. Този метод не изисква прогнозен модел.
От шаблон за разходи	Прилага се методът на разходите за завършване, който е настроен в шаблона за разходи, който е свързан с избрания проект за оценка.

Анализирайте проекта

На най-основното си ниво проектът се използва за групиране на транзакции, които отчитат разходите, и след това осчетоводяване на тези разходи в главната книга.

Обикновено тези транзакции са резултат от бизнес документи, като разписания, отчети за разходите, фактури на доставчици или транзакции с инвентар. Жизненият цикъл на даден проект обикновено започва с оценки, прогнози и бюджети, които помагат да се планира и предвиди работата и финансовото въздействие на проекта. Докато анализирате проект, можете да оцените не само транзакциите, настъпили по време на проекта, но и точността на вашите оценки и прогнози, степента на използване на членовете на екипа на проекта и общия успех на проекта.

Анализирайте паричния поток

Използвайте мониторинг на паричните потоци, за да прегледате както прогнозираните парични потоци, така и действителните парични потоци за даден проект. Можете да прегледате паричните потоци, докато даден проект е в ход, или да видите паричните потоци на завършен проект.

Чрез наблюдение на паричните потоци можете да оцените отделен проект, да използвате отчетите, за да видите множество проекти и да прехвърлите паричните потоци на проекта към прогнозите за паричния поток в главната книга.

Прогнозиране на паричния приток

Въз основа на вашата настройка можете да прогнозирате паричните потоци за избран проект. Например, ако датата на проекта е 5 март 2012 г. и фактурирате на 31 март 2012 г., ето как можете да прогнозирате датата на падежа и очакваната дата на плащане на продажбите:

• Дата на проекта: 5 март 2012 г.
• Дата на фактурата: 31 март 2012 г. Тази дата се определя въз основа на честотата на фактурите. За този пример задавате честотата на фактурите на текущия месец. Следователно всички транзакции, които са осчетоводени през месец март, се фактурират в последния ден от месеца.
• Краен срок: 14 април 2012 г. Тази дата се определя въз основа на условията на плащане, определени за проекта. За този пример сте избрали условия за плащане от 14 дни. Следователно към датата на фактурата се добавят 14 дни, за да пристигне падежа на 14 април 2012 г.
• Очаквана дата за плащане на продажбите: 27 април 2012 г. Тази дата се изчислява, като се добави броят на дните в полето Общи буферни дни на страницата Управление на проекти и счетоводни параметри към броя на дните в полето Индивидуални буферни дни на страницата Договори за проект и след това се добави общата сума към броя на дните в полето Дата на падеж. За този пример сте въвели 3 в полето Общи буферни дни и 10 в полето Индивидуални буферни дни . Следователно към срока на фактурата се добавят 13 дни, за да пристигне на падежа за продажба на 27 април 2012 г.

Общите дни на буфера могат да заменят отделните дни на буфера или да бъдат добавени към отделните дни на буфера:

• За да използвате общите дни на буфера като заместител на отделните дни на буфера, въведете средния брой дни между датата на падежа и действителната дата на плащане за клиентите.
• За да добавите общите буферни дни към отделните буферни дни, в полето Общи буферни дни въведете вашата прогноза за броя на дните между деня, в който клиентът изпраща плащането, и деня, в който вашата организация получава плащането.

Задайте индивидуални буферни дни в договора за проекта. Дните се изчисляват въз основа както на датата на падеж на фактурата за продажба, така и на опита на вашата организация с начина на плащане на клиента.

Действителен паричен поток

Действителният приток на пари наподобява прогнозиране, но можете да започнете изчисленията си от първата дата на фактурата. Ето един пример:

• Дата на фактурата: 2 март 2012 г.
• Краен срок: 16 март 2012 г. Условията за плащане са 14 дни.
• Очаквана дата на плащане на продажбите: 29 март 2012 г. Изчислението включва три общи буферни дни и 10 индивидуални буферни дни.

Прогнозиране на разходите

Въз основа на дефинираните дни датата на плащане на разходите може да се различава от датата на проекта. В този случай датата на плащане на разходите се изчислява чрез добавяне на броя дни от датата на проекта към броя дни в условията на плащане.

Например датата на проекта на транзакцията е 5 март 2012 г. и са определени следните условия на плащане:

• Часове: Текущ месец (M)
• Разходи: 14 дни (D14)
• Елементи: 30 дни (D30)

Въз основа на тези настройки, тук е датата на плащане на разходите за всеки тип транзакция:

• Часове: 31 март 2012 г., който е последният ден от избрания месец.
• Разходи: 19 март 2012 г., което е 14 дни след датата на сделката.
• Артикули: 4 април 2012 г., което е 30 дни след датата на транзакцията.

Бележка

Срокът за падеж на поръчката за покупка се основава на транзакцията на доставчика, когато е създадена поръчката за покупка на проекта. Крайната дата не се определя от настройките по подразбиране.

Датата на плащане на разходите не се изчислява в буферни дни. След приключване на даден проект, когато всички разходи и фактуриране приключат, както разходите, така и продажбите се осчетоводяват в отчета за печалбите и загубите.

Когато всички фактури за продажби и доставчици са завършени, можете да видите връзката между полетата на страницата "Паричен поток " и полетата на страницата "Отчети за проекти".

Страница на паричния поток

• Парични потоци
• Изходящи парични потоци
• Нетни парични потоци

Страница с изявления на проекта

• Приход
• Общ разход
• Брутен марж

Преглед на разходите

Можете да следите разходите, които вашата организация прави по време на проект, на страницата Контрол на разходите. Чрез сравняване на първоначалните бюджетни разходи за проекта с текущите действителни разходи и поетите разходи, можете да определите дали проектът е в ход, над бюджета или е под бюджет.

Бележка

Когато използвате страницата за контрол на разходите, за да видите текущото състояние на разходите по проекта, използвайте моделите за прогнозиране, които са избрани за първоначалния и оставащия бюджет. Ако изберете други прогнозни модели, когато изчислявате разходите, резултатите от изчислението няма да бъдат точни.

Преглед на останалите бюджетни суми

Ако Оставащият бюджет е избран като метод за контрол на разходите на страницата Управление на проекти и счетоводни параметри , страницата Контрол на разходите изчислява разходите, които не са осчетоводени като действителни или маркирани като ангажирани. По-конкретно, сумите в раздела "Общи" в долния екран на страницата "Контрол на разходите" се изчисляват по следните начини:

• Действителни разходи – Общата сума, която е изразходвана за проекта за избрания разходен ред. Действителната сума на разходите се изчислява на страницата "Актуализации на книга".
• Поети разходи – Допълнителният размер на разноските, които юридическото лице се е ангажирало да заплати. Конкретните суми на поетите задължения се изчисляват на страницата Поети задължения .
• Оставащ бюджет – Сумата на първоначалната бюджетна сума, която все още е налична за избрания ред на разходите. Остатъчната бюджетна сума се изчислява на страницата преглед на счетоводната книга.
• Общи разходи – Сумата от действителните разходи, поетите задължения и оставащите бюджетни суми.

На страницата Контрол на разходите, в раздела Отклонение можете да видите сравнение на общите очаквани разходи с първоначалния бюджет. Това сравнение показва всякакви разлики между тези суми. Следователно можете да видите къде данните не съвпадат. Размерите на отклоненията се изчисляват по следните начини:

• Първоначален бюджет – Сумата, която първоначално е била бюджетирана за избрания разходен ред. Първоначалната бюджетна сума се изчислява на страницата "Счетоводство преглед .
• Общи разходи – Сумата от действителните разходи, поетите задължения и оставащия бюджет, както е отчетено в раздела "Общи ".
• Отклонение – Разликата между общите разходи и първоначалния бюджет.
• Дисперсия, базирана на количество – Общата разлика между първоначалната прогноза и общата прогноза. Тази разлика може да бъде изразена математически като (Общо прогнозно количество) × (Оригинална средна цена - Обща средна цена). Това изчисление се отнася само за работните часове.
• Дисперсия, базирана на цената – Общата разлика между първоначалната прогноза и общата прогноза. Тази разлика може да бъде изразена математически като (Оригинална прогнозна цена) x (Оригинално прогнозно количество - Общо прогнозно количество). Това изчисление се отнася само за работните часове.

Преглед на общите бюджетни суми

Ако общият бюджет е избран като метод за контрол на разходите на страницата Управление на проекти и счетоводни параметри , страницата Контрол на разходите изчислява действителните разходи и общите разходи по проекта, за да ви помогне да откриете разликата между двете. По-конкретно, на страницата Контрол на разходите сумите в колоните в долния екран на раздела Общи се изчисляват по следните начини:

• Общи бюджетни разходи – Общата бюджетна сума за избрания ред от разходите.
• Действителни разходи – Общата сума на разходите, които са направени по проекта до момента за избраните редове разходи.
• Поети разходи – Общата сума, която е била ангажирана за избрания ред разходи.
• Дисперсия – Разликата между сумата на действителните и поетите задължения разходи и общите разходи. Дисперсията показва дали трябва да бъдат посочени допълнителни разходи за общия бюджет.

На страницата Контрол на разходите, в раздела Отклонение можете да видите разликата между общия бюджет и първоначалния бюджет, като разгледате следните полета:

• Първоначален бюджет – Сумата, която първоначално е била предвидена в бюджета за разходния ред. Първоначалният бюджет се изчислява на страницата "Счетоводство" преглед .
• Общи бюджетни разходи – Общите разходи, които първоначално са били предвидени в бюджета за реда на разходите. Общите бюджетни разходи се изчисляват на страницата "Счетоводство" преглед .
• Отклонение – Отклонението за разходната линия. Тази сума се изчислява чрез изваждане на общите разходи от първоначалния бюджет.
• Дисперсия на базата на количество – Общата разлика между първоначалния бюджет и общия бюджет. Тази сума се изчислява, като се извадят общите бюджетни часове от първоначалните бюджетни часове и след това се умножи разликата по първоначалната бюджетна цена. Тази разлика може да бъде изразена математически като (Оригинална бюджетна цена) × (Оригинални бюджетни часове - Общо бюджетни часове). Това изчисление се отнася само за работните часове.
• Дисперсия на базата на цена – Тази сума се изчислява чрез изваждане на общите бюджетни часове от първоначалните бюджетни часове и след това умножаване на разликата по общия брой консумирани часове. Тази разлика може да бъде изразена математически като (Общо консумирани часове) × (Оригинални бюджетни часове - Общо бюджетни часове). Това изчисление се отнася само за работните часове.

Анализирайте използването

Степента на използване е процентът от времето, през което работникът извършва фактурирана или продуктивна работа за определен работен период. Платими часове са часовете на работника, които могат да бъдат начислени на конкретен клиент.

Степента на използване на работника се изчислява чрез разделяне на броя на подлежащите на плащане часове на броя на работните часове в определен период. Например, ако работникът има 30 таксувани часа за един период и броят на работните часове за същия период е 40, степента на използване на работника е 75 процента.

Когато изчислявате степента на използване на работник, можете да изчислите или таксуваната ставка, или степента на ефективност:

• Тарифа за фактуриране – Разликата между часовете, които могат да бъдат таксувани, и часовете, които не подлежат на таксуване, или нормалните часове.
• Коефициент на ефективност – Разликата между продуктивни часове и непродуктивни часове или нормални часове. Продуктивните часове са часовете, които работникът прекарва, допринасяйки за определен проект. Производителните часове обикновено се таксуват на клиентите, с изключение на вътрешните проекти. Непродуктивните часове никога не се таксуват на клиент.

Изчислявате процентите на използване на страницата Hour използване . Изчисленията се основават на предпочитанията по подразбиране. Тези предпочитания също така определят как се изчисляват часовете чрез присвояване на Използване или Тежест на всеки тип проект. Това се отнася за изчисления на таксувани такси и изчисления на ефективност.

• Използване – Часовете, които се отчитат за избрания тип проект, винаги се считат за таксуване или използване на ефективността.
• Тежест – Часовете, които се отчитат за избрания тип проект, винаги се считат за неподлежащо на таксуване или неефективно използване.
• Според свойството на линията – Свойствата на линията на конкретна часова транзакция определят дали часовете се считат за таксувани или за използване на ефективността.
• Не са включени – Часовете не се вземат предвид при изчисляването на таксуването или използването на ефективността.

На страницата Използване на часове, освен общия процент на използване за работник или проект, можете да видите броя на часовете, които са били използвани за изчисленията на степента на използване за всеки от следните видове часове:

• Не са включени часове – Тези часове не са включени в степента на използване на часовете.
• Включени часове – Тези часове се изчисляват чрез добавяне на часовете за използване и часовете за натоварване. Тези часове са включени в степента на използване.
• Часове на натоварване – Ако изчислявате таксувана ставка, тези часове са същите като часовете, които не подлежат на таксуване. Ако изчислявате степен на ефективност, тези часове са същите като непроизводителните.
• Часове на използване – Ако изчислявате таксувана ставка, тези часове са същите като часовете, които подлежат на таксуване. Ако изчислявате степен на ефективност, тези часове са същите като производителните.

Когато изчислявате степента на използване на работник, можете да използвате нормални часове или включени часове. Ако използвате включени часове, трябва да се уверите, че работниците записват цялото си работно време за периодите на работния лист, защото изчислението се изразява като процент от въведените часове. Когато изчислявате степента на използване на часа за проект, договор за проект, клиентски запис или категория, трябва да използвате включени часове за вашето изчисление.

Преглед на отчети на проекта

Можете да създадете отчет за проект, за да видите бърза снимка на напредъка на даден проект. Когато изпълнявате отчет за проект, можете да зададете критериите, които се използват за изчисляване на отчета, като направите избор в раздела Общи на страницата Отчети на проект. Можете да изберете да включите или изключите следната информация:

• Типове проект
• Типове транзакции
• Дата на проекта/дата в счетоводна книга
• Данни

След като отчетът бъде изчислен, можете да видите следната информация в различните раздели на страницата Отчети на проекта:

• Общи – Обща информация за основната структура на печалбата и загубата на проекта.
• Печалба и загуба – Информация за натрупаните приходи.
• WIP – Информация за салдата по WIP сметки.
• Потребление – Информация за потреблението на часове, артикули, разходи и транзакции по ведомости.
• Фактура – Информация за фактури и фактуриране по сметка.
• Hour rate – Часовите тарифи за часове, които са осчетоводени в сметките за приходи и разходи.