Оптимизиране на бизнес процеса ви

Сега, когато сте инспектирали целия бизнес процес, предизвикайте себе си да го оптимизирате. Рационализирането на процеса избягва толкова много стъпки, че служителите да бъдат претоварени или объркани.

Някои полезни начини за подход към оптимизиране на процеса:

• Започнете с целта. Определете целите, които искате да постигнете с вашия бизнес процес. Тези цели трябва да осигурят обща визия за вашите надежди за бъдещия процес.

• Помислете дали нещо може да бъде завършено по-ефективно, по-евтино или с по-високо качество.

• Потърсете ключови показатели за ефективност, за да определите какво функционира добре и какво се нуждае от подобрение.

• Отстъпете назад и получете информация, като споделите документа на процеса с вашия екип.

• Споделете процесния документ с ръководството, за да получите перспектива от по-високо ниво и да осигурите прозрачна отчетност за всяка стъпка в процеса. ​

• Погледнете на процеса си от гледна точка на потребителя или клиента, който може да се възползва от процеса, и помислете за начини, по които можете да подобрите тяхното изживяване и цялостно удовлетворение.

Някои ключови въпроси, които трябва да зададете:

• Могат ли да бъдат отрязани останали дейности от процеса, за да се повиши ефективността или качеството или да се намалят разходите?

• Ако дейността по рязане е важна за цялостния бизнес, може ли тя да бъде обработена в отделен бизнес процес?

• Може ли една стъпка да бъде подобрена, за да постигнете целта си по по-добър начин?

• Може ли редът на стъпките да се пренареди?

• Могат ли да се комбинират стъпки?

• Могат ли стъпките в този процес да се изпълняват едновременно?

• Можете ли да намалите броя на хората, необходими за изпълнение на процеса?

• Можете ли да промените начина, по който уведомявате следващия човек в процеса, така че той да реагира по-бързо?

• Има ли аспекти на процеса, които можете да автоматизирате допълнително? Като:

  • Автоматично заснемане на данни срещу ръчно въвеждане

  • Автоматизиране на решения въз основа на данни

  • Автоматизиране на предприетите действия

  • Използване на AI за замяна на човешкото внимание

Бележка

Ако задачата ви е изпълнена изцяло на работния плот, можете да използвате съветника за процеси, за да оптимизирате автоматично процеса. Process advisor има възможности да анализира вашия процес и да го визуализира в карта на процеса. Картата на процеса разкрива тесни места и показатели за вашия процес чрез аналитичен отчет.

Пример: Оптимизиране на процеса на отчитане на разходите

Прегледахме текущия процес на разходите и открихме някои очевидни подобрения, които да направим:

• Отидете без хартия за целия процес. (Отбелязахме спестяванията и въздействието върху околната среда като полза от проекта.)

• Направете всички възможни проверки за съответствие, преди да разрешите докладът да бъде представен за одобрение. (Значително намалява времето за преработка и завършване до край.)

• Автоматично потърсете и добавете счетоводни кодове при подаване на отчета за разходите.

• Активирайте счетоводството, за да премества одобрените разходи във финансовата система, без да въвеждате никакви данни.

• Създавайте седмични отчети за разходите автоматично от цифровите данни.

Шарлът обмисля допълнителни начини да оптимизира процеса на преразглеждане на бюджета. И Ребека проучва как може да се оптимизира полугодишният одит с помощта на AI.

Нашият предложен оптимизиран процес изглежда като следната илюстрация.

Следваща стъпка: Струва ли си да автоматизирате този процес?