Общ преглед на бизнес процеси
Може да сте сигурни че хората въвеждат данни последователно и следват същите стъпки, всеки път, когато работят с клиент чрез създаване на поток на бизнес процес. Например може да искате да създадете поток на бизнес процес, за да могат всички да обработват заявките за обслужване на клиенти по един и същ начин, или да изисквате от служителите да получат одобрение за фактура преди подаване на поръчка. Потоците на бизнес процес използват една и съща основна технология като другите процеси, но възможностите, които те предоставят, са много различни от други функции, които използват процеси. За да научите как да създавате или редактирате поток на бизнес процес, отидете на Създаване на поток на бизнес процес.
Гледайте кратко видео за потоците на бизнес процесите.
Защо се използват потоци на бизнес процеси
Потоците на бизнес процес ръководят хората при изпълнението на техните задачи. Те предоставят рационализиран работен процес за потребителите, който ги води през процесите, които тяхната организация е определила за взаимодействия, които трябва да бъдат придвижени до някакъв завършек. Този потребителски работен процес може да бъде пригоден така, че хората с различни права за достъп да могат да работят по начин, който най-добрите отговаря на работата, която вършат.
Използвайте потоци на бизнес процес, за да определите набора от стъпки, които хората да следват, за да постигнат желания резултат. Тези стъпки предоставят визуален индикатор, който указва на хората, в коя част от бизнес процеса се намират. Потоците на бизнес процесите намаляват нуждата от обучение, тъй като новите потребители не трябва да се фокусират върху това коя маса трябва да използват. Те могат да оставят процеса да ги води. Можете да конфигурирате потоците на бизнес процес в подкрепа на общите продажбени методологии, които може да подпомогнат вашите продажбени групи да постигат по-добри резултати. За групите за услуги, потоците на бизнес процес могат да помогнат на новия персонал да набере скорост по-бързо и да се избегнат грешки, които може да доведат до недоволни клиенти.
Какво могат да направят потоците на бизнес процесите
С потоци на бизнес процеси дефинирате набор от етапи и стъпки , които след това се показват в контрола в горната част на формуляра.
Всеки етап съдържа група от стъпки. Всяка стъпка представлява колона, в която могат да се въвеждат данни. Можете да преминете към следващия етап с помощта на бутона Следващ етап . В Унифициран интерфейс можете да работите с етап на поток на бизнес процес в допълнителния прозорец на етапа или можете да го закачите в страничния панел. Потоците на бизнес процесите не поддържат разширяване на допълнителното меню на етапа в страничния прозорец на мобилни устройства.
Можете да направите стъпка , задължителна , така че хората да трябва да въведат данни за съответната колона, преди да могат да преминат към следващия етап. Това се нарича "етапен контрол". Ако добавяте задължителна за бизнеса или за системата колона към етап на поток на бизнес процес, препоръчваме да добавите и тази колона към вашия формуляр.
Потоците на бизнес процесите изглеждат относително прости в сравнение с други видове процеси, тъй като те не предоставят никаква условна бизнес логика или автоматизация, освен предоставянето на рационализирано изживяване за въвеждане на данни и контрол на въвеждането на етапи. Въпреки това, когато ги комбинирате с други процеси и персонализации, те могат да играят важна роля в спестяването на времето на хората, намаляване на разходите за обучение и увеличаване на усвояването от потребителя.
Бележка
Ако някой етап, включително текущият етап, има задължителни колони (с изключение на скритите колони), трябва да попълните колоните на тези етапи , преди да запишете формуляра или да преминете към нов етап. Деактивираните колони ще продължат да блокират навигацията в сцената, ако са празни и задължителни.
Потоци на бизнес процес, интегрирани с други персонализации
Когато вие или вашият потребител въвеждате данни с помощта на потоци на бизнес процеси, промените в данните се прилагат и към колони на формуляри, така че всяка автоматизация, предоставена от бизнес правила или скриптове на формуляри, да може да бъде приложена незабавно. Могат да се добавят стъпки, които задават стойности за колони, които не присъстват във формуляра и тези колони ще бъдат добавени към обектния модел, Xrm.Page използван за скриптове на формуляри. Всички работни потоци, които се инициират от промени в колони, включени в поток на бизнес процес, ще бъдат приложени, когато данните във формуляра са записани. Ако автоматизацията се прилага чрез работен поток в реално време, промените ще бъдат незабавно видими за потребителя, когато данните във формуляра се обновят след записването на реда.
Въпреки че контролата на потока на бизнес процес във формуляра не предоставя никаква пряка клиентска програмируемост, промените, приложени от бизнес правила или скриптове на формуляра, автоматично се прилагат за контролата на потока на бизнес процес. Ако скриете колона във формуляр, тази колона също ще бъде скрита в контролата на поток на бизнес процес. Ако зададете стойност с помощта на бизнес правила или скриптове за формуляри, тази стойност ще се зададе и в потока на бизнес процес.
Едновременни потоци на процеси
Едновременните потоци на бизнес процеси позволяват на персонализаторите да конфигурират множество бизнес процеси и да ги свързват с един и същ начален ред. Потребителите могат да превключват между няколко бизнес процеса, които работят едновременно, и да възобновяват работата си към етапа на процеса, в който са се намирали.
Системни потоци на бизнес процес
Включва следните потоци на бизнес процеси. За да разберете как работят потоците на бизнес процес, прегледайте тези системни потоци на бизнес процес:
Процес на продажби от потенциален клиент до възможност
Процес на продажби на възможност
Телефон за обработка на случай
Множество таблици в потоците на бизнес процесите
Можете да използвате поток на бизнес процес за една таблица или да обхванете няколко таблици. Например може да имате един процес, който започва с възможност, след което продължава към оферта, поръчка и след това фактура, преди накрая да се върне към затваряне възможността.
Можете да проектирате потоци от бизнес процеси, които свързват редовете за до пет различни таблици в един процес, така че хората, използващи приложението, да могат да се съсредоточат върху потока на своя процес, а не върху това в коя таблица работят. Те могат по-лесно да навигират между свързаните редове на таблицата.
Налични са множество потоци на бизнес процеси на таблица
Не всеки потребител в дадена организация може да следва същия процес и различни условия могат да изискват прилагането на различен процес. Можете да имате до 10 активни потока на бизнес процеси на таблица, за да осигурите подходящи процеси за различни ситуации.
Управление на това кои потоци на бизнес процес да се приложат
Можете да свържете потоците на бизнес процес с права за достъп, така че само хора с тези права за достъп да могат да ги виждат или използват. Можете също да зададете реда на потоците на бизнес процес, за да можете да контролирате кои потоци на бизнес процес да бъдат определени по подразбиране. Това работи по същия начин, по който се дефинират множество формуляри за таблица.
Когато някой създаде нов ред на таблица, списъкът с налична дефиниция на активен бизнес процес се филтрира по права за достъп на потребителя. Първата активирана дефиниция на бизнес процес, налична за правата за достъп на потребителя съгласно списъка с реда на процесите, се прилага по подразбиране. Ако е налична повече от една активна дефиниция на бизнес процес, потребителите могат да заредят друга от диалога за превключване на процес. Когато се превключват процеси, рендираният в момента преминава във фонов режим и се замества от избрания, но запазва своето състояние и е възможно да се превключи отново. Всеки ред може да има няколко свързани екземпляра на процес (всеки за различна дефиниция на поток на бизнес процес, до общо 10). При зареждане на формуляр се рендира само един поток на бизнес процес. Когато някой потребител приложи различен процес, този процес може да се зареди само по подразбиране за конкретния потребител.
За да се гарантира, че даден бизнес процес се зарежда по подразбиране за всички потребители (поведение, което е равностойно на „закачане” на процес), може да се добави персонализиран клиентски API скрипт (уеб ресурс) при зареждане на формуляра, който специално да зареди съществуващия екземпляр на бизнес процес въз основа на ИД на дефиницията на бизнес процеса.
Съображенията за потоците на бизнес процес
Можете да дефинирате потоци на бизнес процеси само за тези таблици, които ги поддържат. Вие също трябва да сте наясно с ограниченията за броя на процесите, етапите и стъпките, които могат да бъдат добавени.
Потоци на бизнес процес, които извикват работен поток
Можете да извикате работни потоци при поискване от поток на бизнес процес. Можете да конфигурирате това от дизайнера за нов поток на бизнес процес, като плъзнете компонент на работен поток към етап на процес в раздела за глобалните потоци. За повече информация относно използването на работни потоци в потоци на бизнес процеси вижте Блог: Автоматизация на поток на бизнес процес в Dynamics 365.
Когато включите работен процес, който искате да задействате при излизане от етап за даден етап от потока ви на бизнес процес и този етап е последният етап в потока, дизайнерът създава впечатлението, че работният поток ще бъде задействан, когато този етап приключи. Работният поток обаче няма да бъде задействан, тъй като не се извършва преход към етапа. Няма да получите предупреждение или грешка, която да ви попречи да включите работния поток на сцената. Когато даден потребител взаимодейства с потока на бизнес процес, приключването или изоставянето на процеса не води до преход на етапа и по тази причина работният поток не се задейства. Обмислете следните примери:
Създавате поток на бизнес процес с два етапа, S1 се свързва с S2, с работен поток на етап S2 и задавате тригера на етап Изход.
Създайте поток на бизнес поток с три етапа, S1 се свързва с S2, след това S2 се разклонява до S3. Включвате работен поток в S2 и задавате тригера на Stage Exit.
Работният процес няма да се задейства и в двата случая. За да заобиколите този проблем, можете да добавите глобален поток и работния поток, към който искате да задейства, така че работния поток се задейства за бизнес процеса, а не за етап от него. Можете да зададете спусъка за глобален работен поток за изоставени или завършен процес, за да предизвика работния поток да се задейства, когато потребителят изоставя или завършва бизнес процеса.
Таблици, които могат да използват потоци на бизнес процеси
Всички персонализирани таблици могат да използват потоци на бизнес процеси. Следните стандартни таблици също могат да използват потоци на бизнес процеси:
- Акаунт
- Ангажимент
- Кампания
- Дейност в кампания
- Отговор на кампания
- Конкурент
- Контакт
- Имейл
- Правомощие
- Факс
- Случай
- Фактура
- Потенциален клиент
- Писмо
- Маркетингов списък
- Възможност
- Телефонно обаждане
- Продукт
- Елемент в ценовата листа
- Оферта
- Повтарящ се ангажимент
- Търговска литература
- Социална дейност
- Подреждане
- Потребители
- Задача
- Екип
За да разрешите персонализирана таблица за потоци на бизнес процеси, поставете отметка в квадратчето Потоци на бизнес процеси (ще бъдат създадени колони) в дефиницията на таблицата. Обърнете внимание, че не можете да отмените това действие.
Бележка
Ако навигирате до етапа на поток на бизнес процес, който съдържа Social Activity таблицата, и изберете бутона Следващ етап , ще видите опцията Създаване . Когато изберете Създаване, се зарежда формулярът за социална дейност . Въпреки това, тъй като Social Activity не е валидно за Create от потребителския интерфейс на приложението, няма да можете да запазите формуляра и ще видите съобщението за грешка: "Неочаквана грешка".
Максимален брой процеси, етапи и стъпки
За да се осигурят приемливата работа и ползваемостта на потребителския интерфейс, има някои ограничения, които трябва да имате предвид, когато планирате да използвате потоци на бизнес процес:
Не може да има повече от 10 активирани процеса на поток на бизнес процес на таблица.
Всеки процес може да съдържа не повече от 30 етапа.
Процесите с много таблици могат да съдържат не повече от пет таблици.
Поддръжка на таблица за персонализиране на поток на бизнес процес
Въведени в Dynamics 365 (online) актуализацията на версия 9.0, таблиците за поток на бизнес процес могат да се появят в системата, така че данните от редовете на таблицата да могат да бъдат достъпни в мрежи, изгледи, диаграми и табла.
Използване на редове на таблицата на поток на бизнес процес с мрежи, изгледи, диаграми и табла
С потоците на бизнес процеси, налични като таблица, вече можете да използвате разширени находки, изгледи, диаграми и табла, получени от данни за поток на бизнес процес за дадена таблица, като например потенциален клиент или възможност. Системните администратори и персонализаторите могат да създават персонализирани мрежи за поток на бизнес процес, изгледи, диаграми и табла, подобни на тези, създадени с всяка друга таблица.
Потоците на бизнес процеси, като например процес на продажба на потенциален клиент до възможност, се показват като персонализирана таблица в прозореца на решение.
За да получите достъп до изглед на поток на бизнес процес по подразбиране, отворете прозореца на решение, разгънете Таблици> разгънете процеса, който искате, като например Процес на продажба на потенциален клиент до възможност, изберете Изгледи и след това изберете желания изглед.
Налични са няколко изгледа по подразбиране, които можете да видите като диаграма, като например изгледа Процес на продажба на активна възможност.
Взаимодействие с таблицата за поток на бизнес процес от работен поток
Можете също така да взаимодействате с таблици на поток на бизнес процес от работен поток. Например можете да създадете работен поток за реда на таблицата на потока на бизнес процес, за да промените активния етап, когато колона в реда на таблицата "Възможност" се актуализира. За повече информация как да направите това вижте Автоматизиране на етапите на потока на бизнес процес с помощта на работни потоци.
Изпълнение на потоци на бизнес процеси офлайн
Можете да използвате потоци на бизнес процеси офлайн, ако са изпълнени следните условия:
- Tпотокът на бизнес процес се използва от Power Apps приложение.
- Приложението Power Apps е активирано за офлайн употреба.
- Потокът на бизнес процес има само една таблица.
По-конкретно, трите команди, които са налични за поток на бизнес процес, когато Power Apps приложението е офлайн, са:
- Следващ етап
- Предишен етап
- Задаване на активен етап
Колона за справка в етап на поток на бизнес процес
Последните редове се виждат в колона за справка в Унифициран интерфейс. За да предотвратите показването на най-скоро използваните елементи в справката, изпълнете следните стъпки:
Влезте в Power Apps.
За да научите повече за използването на интерфейса Power Apps , отидете на Първи стъпки Power Apps.
Изберете правилната среда от горния десен ъгъл.
В левия навигационен екран изберете Още>таблици.
Потърсете вашата таблица и изберете таблицата за поток на бизнес процес.
В групата Изрази на данни изберете Формуляри.
На екрана Формуляри изберете Информация.
Изберете стъпката за справочни данни от дървовидния изглед и след това поставете отметка в Забраняване на последните използвани елементи.
Запазете и след това публикувайте.
Ограничения при използването на таблици за поток на бизнес процес
В момента не можете да създавате персонализирани формуляри за таблици въз основа на поток на бизнес процес.
Ако дадено решение включва таблица с поток на бизнес процес, таблицата на поток на бизнес процес трябва да бъде добавена ръчно към решението, преди да го експортирате. В противен случай таблицата с поток на бизнес процес няма да бъде включена в пакета с решения. За да научите повече, отидете на Създаване и редактиране на таблици.
Добавянето на таблицата на процеса към приложение, управлявано от модел, може да доведе до ограничена функционалност. За да научите повече, отидете на Създаване и редактиране на потоци от бизнес процеси.
Потоците на бизнес процесите ще показват името на екземпляра на BPF, което е зададено в момента на създаване на екземпляра на BPF. Това означава, че ако името в дефиницията на BPF се промени, новите екземпляри на BPF ще показват актуализираното име, но по-старите екземпляри на BPF ще показват оригиналното име. Това също означава, че локализираните имена на дефинициите на BPF не се показват.