Identificació del problema empresarial que es vol resoldre (cas d'ús)

El primer pas quan s'utilitza el Microsoft Power Platform per resoldre un problema empresarial és decidir el problema que voleu abordar.

En termes de TI, el problema empresarial a resoldre es coneix comunament com a cas d'ús .

Pregunteu-vos: "quin és el problema empresarial que estic intentant resoldre?" (Sigueu concís quan anomeneu el problema; en molts casos, es convertirà en el nom de l'aplicació que creeu!) Quan definiu el problema, desglosseu-lo en una declaració del problema i el resultat que voleu aconseguir.

Per a l'aplicació que farem servir com a exemple en aquests articles, va sorgir l'afirmació següent: "Informes de despeses: crear un procés eficient per als empleats i el departament de comptabilitat, que permet un seguiment més ràpid del pressupost i que redueix la nostra exposició a les auditories".

Si ja sabeu exactament quin problema us heu proposat resoldre, podeu saltar a la secció Tenint en compte el cost de resoldre el problema manualment. Si necessiteu algunes idees o voleu practicar amb un problema més petit abans d'aplicar la vostra inspiració original, seguiu llegint.

Què puc fer amb el Power Apps?

Si feu la primera aplicació amb el Power Apps, penseu en el vostre negoci i la feina que vós i el vostre equip feu dia a dia, i identifiqueu un problema empresarial que esteu utilitzant actualment un procés manual per resoldre.

Els casos d'ús potencial per a l'automatització són diferències, queixes o ineficiències que existeixen en el vostre entorn de treball actual. Els processos que encara requereixen paper o correu electrònic, i els processos que requereixin el desplaçament manual de dades d'un lloc a un altre (des del correu electrònic a una base de dades o des d'un full de càlcul a un altre), són candidats probables per a la resolució amb una aplicació.

Propina

No trieu un problema que sigui tan gran que quedareu encallat. Tanmateix, fins i tot els processos grans es poden automatitzar en porcions de dimensions més petites a mesura que descomponeu tot el procés en elements gestionables.

Per inspirar-vos, consulteu aquestes històries del món real dels clients.

És bo saber com l'aplicació que teniu en ment pot beneficiar els vostres companys de feina i el vostre cap, especialment quan us cal demanar la cooperació en crear o utilitzar les aplicacions. A la llista següent es mostren els tipus de problemes que es poden resoldre a la plataforma:

• Disponibilitat : accés a les aplicacions en qualsevol moment i en qualsevol lloc

• Mobilitat : permetre que les persones treballin amb una aplicació mentre estan en moviment

• Consolidació : recopilació de dades d'una manera més automatitzada per minimitzar la consolidació manual

• Formació : posar la gent al dia i fer un seguiment dels seus resultats de formació i certificacions

• Democratització : millorar la capacitat d'autoresoldre problemes dins del departament o secció

• Inclusió : reduir la fricció per als empleats que tenen entorns de treball diferents dels altres empleats (com ara treballadors remots o persones amb discapacitat)

• Eficiència : reduir el temps necessari per obtenir el resultat desitjat, reduint els passos innecessaris

• Productivitat : augmentar el rendiment d'un procés

• Puntualitat : augmentar la velocitat de la col·laboració d'extrem a extrem entre les diferents parts interessades

• Escalabilitat : permet més rendiment

• Anàlisi : recopilar la informació addicional necessària, emmagatzemar-la de manera que permeti una anàlisi més fàcil

• Informes : permet informes més ràpids o complets a la direcció

• Seguretat : emmagatzemar i treballar de manera segura amb dades

• Compliment : resoldre problemes relacionats amb el maneig d'informació personal, complir els requisits legals o comptables

• Sostenibilitat : reduir els residus (com el paper i l'electricitat) i la contaminació

Tenir en compte el cost de resoldre el problema manualment

Abans d'embarcar-vos en el projecte, preneu-vos un altre moment per reflexionar sobre si el projecte mereix la pena.

Podria ser possible "estimar" el cost d'alt nivell de resoldre el problema manualment. Això es pot expressar en el temps que es triga a completar el procés d'extrem a extrem o, si coneixeu el cost "completament carregat" d'un treballador (salari o tarifa horària, beneficis, etc.), podeu multiplicar el temps dedicat a resoldre el problema per aquesta taxa per arribar a un cost cada vegada que s'executa el procés. A partir d'això, si coneixeu el nombre de vegades que s'executa el procés, podeu calcular el cost anual.

Tingueu en compte que no tots els projectes resulten en estalvis de temps o de costos. De vegades, l'automatització d'un procés pot proporcionar dades més netes o puntuals o una prevenció de costos (per exemple, la captura de dades permet un registre d'auditoria que podria ajudar-vos a evitar una multa si s'ha produït una auditoria).

Es tracta d'una estimació aproximada per garantir que val la pena fer el vostre projecte de l'aplicació. En un altre article, entrarem en detall sobre l'anàlisi del cost versus el valor empresarial.

Suposant que heu decidit que aquest projecte val la pena, el pas següent és comprendre completament el procés actual i cercar optimitzacions que podeu fer-hi.

Pas següent: l'exemple d'informes de despeses