Val la pena automatitzar aquest procés?

Ara és el moment de tenir en compte l'esforç que suposarà crear la solució i decidir si està justificat. Això implica comparar el valor empresarial amb el cost de l'automatització del procés. El valor de negoci és el benefici continuat que l'empresa rep del projecte.

El cost de no fer res

Per esbrinar si val la pena automatitzar el procés, primer heu de comprendre el cost de no resoldre el problema.

Com a part de la definició del valor de negoci que voleu aconseguir a partir de la solució del Microsoft Power Platform, hauríeu d'entendre millor el cost per a la vostra organització de resoldre el problema de la manera actual. En altres paraules, mesureu el cost de no fer res.

Per calcular el cost actual, identifiqueu el temps dedicat a fer el procés actual i multipliqueu-lo pel cost de les persones que el realitzen. Podeu mesurar el cost anual determinant el cost de l'execució del procés d'extrem a extrem un cop i després multiplicar-lo pel nombre de vegades que realitzeu el procés en un any. Afegiu-hi qualsevol altra despesa com les llicències de programari, el paper, el correu i més.

Exemple: el cost del procés de despesa actual

La primera cosa que hem d'entendre és: quin cost té per a l'organització continuar fent el procés d'informe de despeses manualment? Això és el que descobrim en el moment en què parlem amb els nostres companys:

• Hem descobert que els comporta aproximadament una hora cada setmana reunir tots els seus rebuts i emplenar l'informe de despeses manualment. Abhay ha indicat que hi ha al voltant de 140 informes de despeses per setmana. També hem descobert que el cost totalment carregat de cada membre de l'equip és d'aproximadament $90/h.

  (140 informes de despeses × 1 hora/setmana) × $90 = $12.600/setmana

  52 setmanes × $12.600 = $655.200 l'any

• Nick no està revisant ni aprovant els informes de despeses; tot això recau en Abhay i l'equip per completar. Com que Nick no supervisa regularment les despeses de l'equip, s'està perdent una oportunitat important per comprovar les despeses, vigilar el frau i optimitzar els hàbits de despesa de l'equip.

• Abhay va compartir amb nosaltres que l'equip passa aproximadament 15 minuts per informe de despeses, rep una mitjana de 140 informes a la setmana i envia el 25  per cent d'aquests a causa de la manca d'informació.

  Revisió inicial: 140 informes de despeses × revisió de 15 minuts = 35 hores

  Revisió inicial: 35 hores × $90 = $3.150 per setmana = $163.800/any

  Revisió de correccions: 35 informes de despeses × revisió de 15 minuts = 8,75 hores

  Revisió de correccions: 8,75 hores × $90/h = $787,50/setmana = $40.950/any

  Cost setmanal total: $3.937,50

  Cost anual total: $204.750

• Després d'haver verificat que l'informe de despesa és precís, es necessiten aproximadament 7 minuts per informe de despesa per cercar els codis del llibre comptable general de cada categoria de despesa i escriure'ls a cada línia de despeses de l'informe.

  140 informes de despeses × 7 minuts de codificació = 16,5 hores/setmana = $1.485/setmana = $77.220/any

• Es necessiten aproximadament 10 minuts per informe de despeses per crear un diari de pagament al sistema financer per tramitar el pagament i que aparegui a l'informe financer de la Charlotte.

  140 informes de despeses × 10 minuts = 23,8 hores/setmana = $2.142/setmana = $111.384/any

• Charlotte voldria revisar el pressupost cada setmana, però no podrà obtenir l'informe fins dijous, després que Abhay hagi completat la revisió i recuperat els informes que faltaven informació. (Tot i que no es tracta d'un cost monetari, té un impacte en el negoci.)

Tot el procés està costant a l'empresa:

$655.200 + $204.750 + $77.220 + $111.384 = $1.048.554

Pas següent: definir el valor de negoci

Nota

Ens podeu dir quines són les vostres preferències d'idioma per a la documentació? Responeu una breu enquesta. (tingueu en compte que l'idioma de l'enquesta és l'anglès)

Trigareu uns set minuts a completar l'enquesta. No es recopilen dades personals (declaració de privadesa).