Crear i provar un flux de treball d'aprovació amb Power Automate

Amb Power Automate això, podeu administrar l'aprovació de documents o processos en diversos serveis, inclosos SharePoint, Dynamics 365, Salesforce, OneDrive for Business, Zendesk o WordPress.

Per crear un flux de treball d'aprovació, afegiu les aprovacions - Inicia i espereu una acció d'aprovació a qualsevol flux. Després d'afegir aquesta acció, el flux pot gestionar l'aprovació de documents o processos. Per exemple, podeu crear fluxos d'aprovació de documents que aprovin factures, ordres de treball o ofertes de vendes. També podeu crear fluxos d'aprovació de processos que aprovin sol·licituds de vacances, hores extraordinàries o plans de viatge.

Els aprovadors poden respondre a les sol·licituds des de la safata d'entrada del correu electrònic, el centre Power Automate d'aprovacions o l'aplicació Power Automate .

Crear un flux d'aprovació

Aquí teniu una visió general del flux que crearem i provarem:

El flux realitza els següents passos:

1. Comença quan algú crea una sol·licitud de vacances en una llista en línia SharePoint .

2. Afegeix la sol·licitud de vacances al centre d'aprovació i, a continuació, l'envia per correu electrònic a l'aprovador.

3. Envia un correu electrònic amb la decisió de l'aprovador a la persona que ha sol·licitat vacances.

4. Actualitza la SharePoint llista en línia amb els comentaris de decisió de l'aprovador.

Propina

Per obtenir informació detallada sobre com utilitzar SharePoint amb Power Automate, aneu a la SharePoint documentació.

Important

Seguiu sempre les pràctiques recomanades per a la seguretat i les pràctiques recomanades de la SharePoint vostra organització per garantir que el vostre entorn sigui segur. La seguretat queda fora de l'abast d'aquest article.

Requisits previs

Per completar aquest tutorial, heu de tenir accés a:

• Power Automate.
• Una SharePoint llista en línia.
• Office 365 Outlook i Office 365 Compte d'usuaris.

Nota

Tot i que utilitzem SharePoint Online i Office 365 Outlook en aquest recorregut, podeu utilitzar altres serveis, com ara Zendesk, Salesforce o Gmail. Si utilitzeu SharePoint el 2010, vegeu SharePoint Jubilació del flux de treball 2010

Abans de crear el flux, creeu una SharePoint llista en línia. Més endavant, utilitzarem aquesta llista per sol·licitar l'aprovació per a les vacances.

Creeu aquestes columnes a la vostra SharePoint llista Online:

Column	Type
Càrrec	Línia de text única
Data d’inici	Data i hora
Data d’acabament	Data i hora
Comentaris	Línia de text única
Aprovada	Sí/No
Comentaris del gerent	Línia de text única

Anoteu el nom i l'URL de la SharePoint llista Online. Necessitareu aquests elements més endavant quan configureu el SharePoint botó - Quan es crea un activador d'element.

Crear un flux de núvol automatitzat

1. Inicieu sessió a Power Automate.

2. Seleccioneu Els meus fluxos a la subfinestra de navegació de l'esquerra.

3. Al menú superior esquerre, seleccioneu Nou flux>Flux de núvol automatitzat.

Afegir un activador

1. Doneu un nom al vostre flux.

2. A Tria l'activador del flux, seleccioneu Quan es crea un element i , a continuació, seleccioneu SharePointCrea.

3. A la targeta Quan es crea un element, seleccioneu l'adreça del lloc i el nom de la llista de la SharePoint llista que heu creat anteriorment.

L'adreça del lloc i el nom de la llista són els elements que heu indicat anteriorment en aquest tutorial.

Afegir una acció de perfil

1. Seleccioneu Pas nou i, a continuació, escriviu perfil al quadre de cerca Trieu una acció .

2. Seleccioneu Office 365 Usuaris.

3. Cerqueu i, a continuació, seleccioneu l'acció Obtén el meu perfil (V2).

   

4. Seleccioneu els camps del perfil que voleu incloure al flux i, a continuació, seleccioneu Crea per desar la feina que heu fet fins ara.

Afegir una acció d'aprovació

1. Seleccioneu Pas nou.

2. Escriviu l'aprovació al quadre de cerca Trieu una acció .

3. Seleccioneu Inicia i espereu una acció d'aprovació .

   

4. Configureu l'Inici i espereu una targeta d'aprovació que s'adapti a les vostres necessitats.

   Nota

   Els camps Tipus d'aprovació, Títol i Assignat a són obligatoris. Podeu utilitzar Markdown per formatar el camp Detalls .

   

Nota

Aquesta acció envia la sol·licitud d'aprovació a l'adreça electrònica del quadre Assignat a .

Si el vostre escenari ho requereix, podeu adjuntar fitxers a les sol·licituds d'aprovació que utilitzeu Microsoft Dataverse.

Afegir una acció de correu electrònic per a les aprovacions

Seguiu aquests passos per enviar un correu electrònic si s'aprova la sol·licitud de vacances.

1. Seleccioneu Afegeix una acció a la branca En cas afirmatiu de la condició.

   

2. Introduïu Envia un correu electrònic al quadre de cerca de la targeta Tria una acció .

3. Seleccioneu l'acció Envia un correu electrònic (V2).

   

4. Configura la targeta de correu electrònic segons les teves necessitats.

   Nota

   A, Subjecte i Cos són obligatoris.

   Aquesta targeta és una plantilla per al correu electrònic que s'envia quan canvia l'estat de la sol·licitud de vacances.

   Al quadre Cos de la targeta Envia un correu electrònic (V2), utilitzeu el testimoni Comentaris de les aprovacions - Inicia una acció d'aprovació .

Afegir una acció d'actualització per a les sol·licituds aprovades

1. Seleccioneu Afegeix una acció a la branca En cas afirmatiu .

2. Introduïu SharePoint el quadre de cerca de la targeta Trieu una acció, seleccioneu el filtre i, a continuació, seleccioneu l'acció SharePoint Actualitza l'element .

   

3. Configureu la targeta d'element Actualitza perquè s'adapti a les vostres necessitats.

Nota

L'adreça del lloc, el nom de la llista, l'identificador iel títol són obligatoris.

Afegir una acció de correu electrònic per als rebutjos

1. Seleccioneu Afegeix una acció a la branca Si no n'hi ha .

2. Introduïu Envia al quadre de cerca de la targeta Trieu una acció , seleccioneu Outlook per filtrar les accions i, a continuació, seleccioneu l'acció Office 365 Envia un correu electrònic (V2) - Outlook Office 365 .

   

3. Configura la targeta de correu electrònic segons les teves necessitats.

   Aquesta targeta representa la plantilla del correu electrònic que s'envia quan canvia l'estat d'una sol·licitud de vacances.

Afegir una acció d'actualització per a les sol·licituds rebutjades

1. Seleccioneu Afegeix una acció.

2. Introduïu update al quadre de cerca de la targeta Trieu una acció i, a continuació, seleccioneu l'element Actualitza - SharePoint action.

   

3. Configura la targeta segons les teves necessitats.

Nota

L'adreça del lloc, el nom de la llista, l'identificador iel títol són obligatoris.

4. Seleccioneu Desa per desar la feina que hem fet.

Si heu seguit, el vostre flux s'hauria d'assemblar a aquesta captura de pantalla:

Ara que hem creat el flux, és hora de provar-lo!

Sol·liciteu una aprovació per provar el flux

Creeu una sol·licitud de vacances a la SharePoint llista En línia que heu creat anteriorment.

Després de desar aquesta sol·licitud, el flux s'activa i, a continuació:

1. Crea una sol·licitud al centre d'aprovacions.
2. Envia un correu electrònic de sol·licitud d'aprovació als aprovadors.

Crear aprovacions de llarga durada

Si és probable que el flux s'esgoti durant més de 30 dies, penseu a Microsoft Dataverse emmagatzemar-hi les aprovacions. Això us permet crear fluxos que actuïn sobre les respostes a les sol·licituds d'aprovació, fins i tot després que el flux original s'esgoti.

Per fer-ho, utilitzeu dos fluxos, un per enviar una sol·licitud d'aprovació i l'altre per executar la lògica empresarial a les respostes a la sol·licitud d'aprovació, basada en l'acció Crea una aprovació (v2). Obtén més informació sobre les aprovacions de llarga durada.

Propina

Si utilitzeu clients de correu electrònic moderns, no us heu de preguntar si encara cal una sol·licitud perquè Power Automate actualitza automàticament el correu electrònic per indicar que la sol·licitud d'aprovació s'ha completat.

Cancel·lar una sol·licitud d'aprovació

De vegades, és possible que vulgueu cancel·lar una sol·licitud d'aprovació que hàgiu enviat. Possiblement heu comès un error en la sol·licitud o ja no és rellevant. En qualsevol dels dos casos, la persona que ha enviat la sol·licitud pot anul·lar-la seguint aquests passos:

1. Seleccioneu l'aprovació
2. Seleccioneu Cancel·la l'aprovació a la subfinestra lateral.

Propina

Sempre podeu seleccionar la pestanya Historial per veure les sol·licituds d'aprovació que heu cancel·lat.

Nota

La característica de cancel·lació s'admet amb l'acció Crea una aprovació (v2).

Sol·licitar aprovacions d'usuaris convidats

Podeu enviar sol·licituds d'aprovació a persones de fora de l'organització. Per fer-ho, utilitzeu Microsoft Entra usuaris convidats convidant usuaris d'altres inquilins com a convidats.

Quan assigneu un rol a un convidat, això li dóna el permís necessari per participar en el procés d'aprovació.

Ara que heu creat i provat el flux, assegureu-vos d'informar els altres sobre com utilitzar-lo.

Consulteu també

• Veure i gestionar les sol·licituds d'aprovació pendents
• Creeu fluxos d'aprovació seqüencials.
• Creeu fluxos d'aprovació en paral·lel.
• Instal·la l'aplicació Power Automate mòbil per a Android, iOS o el Windows Phone.