Configuració i administració de les normes de retenció a l'Exchange Online

 

S'aplica a: Office 365 for enterprises, Live@edu

Última modificació del tema: 2012-03-16

Pot ser que, per raons empresarials, legals o reglamentàries, hagueu de conservar els missatges de correu electrònic rebuts o enviats pels usuaris a l'organització o bé vulgueu suprimir el correu electrònic que no sigui necessari conservar. L'administració de registres de missatges (MRM), la tecnologia d'administració de registres de l'Exchange Online, permet controlar quant de temps es conserven els elements de les bústies dels usuaris i definir quina acció cal aplicar als elements que tenen un temps determinat.

• Funcionament de l'MRM a l'Exchange Online

• Configuració de retenció a l'Exchange Online

• Administració de l'MRM

  • Abans de començar

  • Administració de les normes de retenció

  • Administració de les etiquetes de retenció

  • Creació de noves normes de retenció

  • Creació de noves etiquetes de retenció

  • Creació d'una etiqueta de norma per defecte (DPT) per missatges de correu de veu

  • Execució de l'auxiliar de carpetes administrades

• Passos següents

Funcionament de l'MRM a l'Exchange Online

Les normes de retenció i les etiquetes de retenció formen part de la tecnologia MRM. Les normes de retenció utilitzen les etiquetes de retenció per aplicar opcions de retenció als missatges i les carpetes de correu electrònic. Les etiquetes de retenció defineixen un límit d'antiguitat que especifica quant de temps es conserven els elements, i una acció de retenció que especifica què passa als elements que assoleixen el límit d'antiguitat de retenció. Les etiquetes de retenció estan enllaçades amb una norma de retenció, que després s'aplica a una bústia de correu.

Fem una ullada més de prop a aquests components:

• Etiquetes de retenció   Les etiquetes de retenció defineixen i apliquen opcions de retenció als missatges i les carpetes de la bústia de correu d'un usuari. Les etiquetes de retenció especifiquen quant de temps es conserva un missatge i l'acció que s'aplica quan el missatge assoleix l'antiguitat de retenció especificada. Quan un missatge assoleix la seva antiguitat de retenció, es desplaça a la bústia d'arxivament de l'usuari o se suprimeix. Les etiquetes de retenció estan enllaçades amb una norma de retenció. Hi ha tres tipus d'etiquetes de retenció:

  • Etiqueta de norma per defecte (DPT)   Les opcions definides a la DPT s'apliquen a tots els elements d'una bústia de correu que encara no tenen una etiqueta de retenció aplicada. Una norma de retenció pot tenir fins a tres DPT vinculades: una DPT amb una acció de retenció de Desplaça-ho a arxivament, una DTP amb una acció de retenció de Suprimeix-ho i permet la recuperació, i una DTP per a una classe específica de missatge com ara el correu de veu.

  • Etiquetes de normes de retenció (RPT)   Les RPT s'apliquen a les carpetes per defecte, com ara Safata d’entrada, Elements enviats, Elements suprimits i Correu brossa. Una RPT té prioritat respecte a una DPT.

    Nota   Les RPT no són compatibles amb les accions de retenció que desplaçant elements a la bústia de correu d'arxivament de l'usuari. L'única acció de retenció per a RPT és suprimir elements.

  • Etiquetes personals   Els usuaris poden utilitzar el Microsoft Outlook 2010 i l'Outlook Web App per aplicar etiquetes personals a carpetes personalitzades i a elements individuals de la seva bústia de correu.

• Normes de retenció   Una norma de retenció és un grup d'etiquetes de retenció que s'apliquen a una bústia de correu. Quan es crea una bústia de correu, s'aplica una norma de retenció per defecte. A l'Exchange Online, la norma de retenció per defecte que s'aplica a les noves bústies de correu s'anomena Norma MRM per defecte. Una bústia de correu només pot tenir aplicada una norma de retenció.

  Nota   A les organitzacions del Live@edu, hi ha dues normes de retenció per defecte: MRMPolicy-DefaultMailboxPlan i MRMPolicy-GalDisabledMailboxPlan.

• Les etiquetes de retenció estan enllaçades amb una norma de retenció   Una norma de retenció pot tenir dues DPT, cadascuna d'elles amb una acció de retenció diferent, una RPT per a cada carpeta per defecte i un nombre indefinit d'etiquetes personals.

Com es processen les normes de retenció?

L'auxiliar de carpetes administrades és un procés que s'executa automàticament als centres de dades de Microsoft per processar les opcions de retenció que s'apliquen a una bústia de correu. L'auxiliar de carpetes administrades aplica les DPT i les RPT a la bústia de correu i ofereix etiquetes personals a l'Outlook 2010 i a l'Outlook Web App per tal que els usuaris puguin aplicar-les a carpetes personalitzades o a elements específics de la bústia de correu. L'auxiliar de carpetes administrades processa la retenció d'elements en funció del tipus d'etiqueta, l'antiguitat de retenció i les accions de retenció definides a cada etiqueta de retenció.

Amb quina freqüència s'executa l'auxiliar de carpetes administrades? L'auxiliar de carpetes administrades s'ha configurat per processar totes les bústies de correu d'una organització basada en núvol, en un període de temps específic, conegut com a cicle de treball. A l'Exchange Online, el cicle de treball és de set dies. Això vol dir que l'auxiliar intenta processar totes les bústies de correu de l'organització basada en núvol un cop cada set dies.

Com que l'auxiliar de carpetes administrades s'executa sempre, no cal que feu res per aplicar una configuració de retenció a les bústies de correu. Tanmateix, si necessiteu aplicar immediatament una configuració de retenció a una bústia de correu, podeu obligar l'auxiliar de carpetes administrades a processar una bústia de correu específica. Vegeu la secció Execució de l'auxiliar de carpetes administrades.

Important   L'MRM no garanteix la retenció de tots els missatges. Per exemple, un usuari pot suprimir o eliminar un missatge de la seva bústia de correu abans que el missatge arriba a la seva antiguitat de retenció; l'MRM no ha estat dissenyat per evitar que els usuaris suprimeixin els seus propis missatges. Si l'organització necessita que els missatges es conservin indefinidament, penseu a utilitzar una de les característiques següents de l'Exchange Online:

• Registrament diari   Si l'organització necessita que els missatges es conservin fora de la bústia de correu d'un usuari per emmagatzemar-los a llarg termini, utilitzeu el registrament diari. Vegeu la secció Normes del diari.

• Suspensió per litigi   Si l'organització ha de conservar els missatges per complir requisits de retenció i de detecció electrònica, podeu posar les bústies de correu en suspensió per litigi. Vegeu la secció Posar una bústia en suspensió per litigi.

A més, la recuperació d'un únic element a l'Exchange Online us permet recuperar un missatge de correu electrònic suprimit fins a 14 dies després que l'usuari hagi suprimit permanentment el missatge. Vegeu la secció Recuperació de missatges de correu electrònic suprimits a l'Exchange Online.

Principi de la pàgina

Configuració de retenció a l'Exchange Online

A la taula següent es mostren les etiquetes de retenció i les seves opcions de configuració, disponibles per defecte a l'Exchange Online per al Microsoft Office 365 i el Live@edu. Totes aquestes etiquetes estan enllaçades amb la norma de retenció per defecte que s'aplica a les bústies de correu noves. Això significa que aquestes opcions s'apliquen a totes les bústies noves.

Quan una etiqueta de retenció personal està enllaçada amb la norma de retenció aplicada a la bústia d'un usuari, l'etiqueta de retenció està disponible automàticament per tal que els usuaris la puguin aplicar als elements de la seva bústia de correu.

Nom de l'etiqueta	Tipus d'etiqueta	Límit d'antiguitat de retenció (dies)	Acció de retenció
Desplaça-ho a arxivament per defecte als 2 anys	Totes (DPT)*	730	Desplaça-ho a arxivament
Desplaça-ho a arxivament d'elements recuperables als 14 dies	Elements recuperables**	14	Desplaça-ho a arxivament
Deleted Items	Carpeta Elements suprimits**	30	Suprimeix-ho i permet la recuperació
Junk Email	Correu brossa**	30	Suprimeix-ho i permet la recuperació
Desplaça-ho a archivament personal al cap d'1 any	Personal	365	Desplaça-ho a arxivament
Desplaça-ho a arxivament personal als 5 anys	Personal	1825	Desplaça-ho a arxivament
Mai no ho desplacis a arxivament personal***	Personal	Sense límit d'antiguitat	Desplaça-ho a arxivament
1 Week Delete	Personal	7	Suprimeix-ho i permet la recuperació
1 Month Delete	Personal	30	Suprimeix-ho i permet la recuperació
6 Month Delete	Personal	180	Suprimeix-ho i permet la recuperació
1 Year Delete	Personal	365	Suprimeix-ho i permet la recuperació
5 Year Delete	Personal	1825	Suprimeix-ho i permet la recuperació
Never Delete***	Personal	Sense límit d'antiguitat	Suprimeix-ho i permet la recuperació

*  Etiquetes de retenció amb el tipus Totes són DPT. Les DPT s'apliquen als elements que no tenen aplicada una altra etiqueta de retenció.

**   El tipus d'RPT identifica la carpeta de correu predeterminada a la qual s'aplica l'etiqueta.

***   Aquesta etiqueta no està habilitada per defecte. Els elements que tenen aquesta etiqueta de retenció no es desplacen mai o no se suprimeixen mai.

Principi de la pàgina

Administració de l'MRM

Tal com hem explicat abans, les opcions de les etiquetes de retenció per defecte s'apliquen automàticament a cada bústia de correu perquè s'aplica una norma de retenció per defecte quan es creen bústies de correu. Tanmateix, si voleu canviar el comportament de retenció de la vostra organització, podeu utilitzar el Windows PowerShell per gestionar les normes de retenció i les etiquetes de retenció a l'Exchange Online.

Abans de començar

Per trobar informació sobre com instal·lar i configurar el Windows PowerShell i connectar-se amb el servei, vegeu la secció sobre el Ús del Windows PowerShell a l'Exchange Online.

Administració de les normes de retenció

Tasca	Ordre
Visualització d'una llista de les normes de retenció disponibles a la vostra organització.	Get-RetentionPolicy | fl Name
Identificació de la norma de retenció aplicada a una bústia de correu.	Get-Mailbox <name> | fl RetentionPolicy Exemple   Executeu l'ordre següent per identificar quina norma de retenció s'aplica a la bústia de correu de l'Ian Tien. Get-Mailbox "Ian Tien" | fl RetentionPolicy
Aplicació d'una norma de retenció diferent a una bústia de correu.	Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy <name of policy> Exemple   L'ordre següent aplica la norma de retenció anomenada Corp-Execs a la bústia de correu de l'Ian Tien. Set-Mailbox "Ian Tien" -RetentionPolicy Corp-Execs
Supressió de la norma de retenció aplicada a una bústia de correu.	Set-Mailbox <name> -RetentionPolicy $null
Identificació de les etiquetes de retenció enllaçades amb una norma de retenció.	Get-RetentionPolicy <name of policy> | FL RetentionPolicyTagLinks Exemple   L'ordre següent mostra una llista de les etiquetes de retenció enllaçades amb la norma de retenció Norma MRM per defecte: Get-RetentionPolicy "Default MRM Policy" | fl RetentionPolicyTagLinks
Addició o supressió d'una etiqueta de retenció a una norma de retenció.	Set-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of all retention policy tags> Important   Quan afegiu o suprimiu una etiqueta de retenció, assegureu-vos d'incloure totes les etiquetes de retenció que vulgueu enllaçar amb la norma de retenció. Per què? El cmdlet Set-RetentionPolicy substitueix les etiquetes de retenció existents pel valor que especifiqueu. Exemple   L'ordre següent afegeix l'etiqueta de retenció personal anomenada "6 Month Delete" a la norma de retenció anomenada Corp-Execs. Set-RetentionPolicy Corp-Execs -RetentionPolicyTagLInks "Recoverable Items 14 days move to archive","Deleted Items","Junk Email","Default 2 year move to archive","6 Month Delete" Suggeriment   Abans d'afegir o de suprimir una etiqueta de retenció utilitzeu l'ordre (Get-RetentionPolicy <name of policy>).RetentionPolicyTagLinks > filename.txt per exportar a un fitxer de text els noms complets de les etiquetes de retenció enllaçades amb la norma de retenció.

Principi de la pàgina

Administració de les etiquetes de retenció

Tasca	Ordre
Visualització d'una llista de les etiquetes de retenció disponibles a la vostra organització.	Get-RetentionPolicyTag | fl Name Exemple   Utilitzeu el cmdlet Get-RetentionPolicyTag per mostrar informació detallada sobre les etiquetes de retenció. Executeu l'ordre següent per mostrar el tipus, el límit d'antiguitat i l'acció de retenció de totes les etiquetes de retenció: Get-RetentionPolicyTag | fl Name,Type,AgeLimitForRetention,RetentionAction
Canvi del límit d'antiguitat de retenció d'una etiqueta de retenció.	Set-RetentionPolicyTag <name of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> Exemple   L'ordre següent augmenta el límit d'antiguitat de retenció de l'etiqueta de retenció Delete Items a 90 dies: Set-RetentionPolicyTag "Deleted Items" -AgeLimitForRetention 90

Creació de noves normes de retenció

Utilitzeu el cmdlet New-RetentionPolicy per crear una norma de retenció. Per què crear una norma de retenció? Per raons legals o reglamentàries, pot ser que alguns dels vostres tipus d'empleats o departaments tinguin necessitats de retenció diferents de les altres persones de l'organització. Podeu crear una norma de retenció, enllaçar-hi les etiquetes de retenció apropiades i després aplicar-la a les bústies de correu apropiades.

Executeu l'ordre següent per crear una norma de retenció:

New-RetentionPolicy <name>

Executeu l'ordre següent per crear una norma de retenció i enllaçar-hi etiquetes de retenció:

New-RetentionPolicy <name> -RetentionPolicyTagLinks <list of retention tags>

Exemple   L'ordre següent crea una norma de retenció anomenada "Company Officers" i hi enllaça dues etiquetes de retenció:

New-RetentionPolicy "Company Officers" -RetentionPolicyTagLinks "Company Officers-Deleted Items","Company Officers-Sent Items"

Principi de la pàgina

Creació de noves etiquetes de retenció

Utilitzeu el cmdlet New-RetentionPolicyTag per crear etiquetes de retenció. De la mateixa manera que ho podeu necessitar per a una norma de retenció per raons legals o reglamentàries, pot ser que alguns dels vostres empleats necessitin períodes de retenció o accions de retenció diferents. Podeu crear una etiqueta de retenció i enllaçar-hi normes de retenció noves o existents.

Executeu l'ordre següent per crear una etiqueta de retenció:

New-RetentionPolicyTag <name> -Type <type of tag> -AgeLimitForRetention <retention age limit, in days> -RetentionAction <action to take when retention age is met>

Exemple   L'ordre següent crea una etiqueta de retenció anomenada "Company Officers-SentItems." Quan s'aplica a una bústia de correu, aquesta etiqueta de retenció desplaça a la bústia d'arxivament de l'usuari els elements de la carpeta Elements enviats que tenen més de tres mesos.

New-RetentionPolicyTag "Company Officers-SentItems" -Type SentItems -AgeLimitForRetention 90 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Per obtenir més informació sobre aquest cmdlet, vegeu l'article New-RetentionPolicyTag.

Nota   Quan es creen noves etiquetes de retenció, només podeu utilitzar l'acció MoveToArchive per a les etiquetes de retenció del tipus All, Personal i RecoverableItems.

Creació d'una etiqueta de norma per defecte (DPT) per missatges de correu de veu

Com hem indicat abans, podeu afegir una DPT per a una classe de missatge específic, a una norma de retenció. El següent exemple crea un DPT per a missatges de correu de veu. Quan s'aplica l'etiqueta a una bústia de correu, els missatges de veu que no tenen una etiqueta de retenció ja aplicada se suprimeixen després de 14 dies.

New-RetentionPolicyTag "Default voice mail 14 day delete" -Type All -MessageClass voicemail -Comment "Voice mail messages without a retention tag are deleted after 14 days." -AgeLimitForRetention 14 -RetentionAction DeleteAndAllowRecovery

Per afegir aquest DPT a una norma de retenció, vegeu Addició o supressió d'una etiqueta de retenció a una norma de retenció.

Execució de l'auxiliar de carpetes administrades

Com hem indicat abans, l'auxiliar de carpetes administrades intenta processar totes les bústies de correu de l'organització basada en núvol un cop cada set dies. Si canvieu una etiqueta de retenció o apliqueu una norma de retenció diferent a una bústia de correu, podeu esperar fins que l'auxiliar de carpetes administrades processi la bústia de correu o podeu executar el cmdlet Start-ManagedFolderAssistant per iniciar l'auxiliar de carpetes administrades perquè processi una bústia de correu específica. L'execució d'aquest cmdlet resulta útil per provar o per corregir la configuració d'una norma de retenció o d'una etiqueta de retenció.

L'ordre següent executa l'auxiliar de carpetes administrades per a una bústia de correu específica:

Start-ManagedFolderAssistant -Identity <name of the mailbox>

Exemples   L'ordre següent inicia el processament de retenció a la bústia de correu de l'Ian Tien.

Start-ManagedFolderAssistant -Identity "Ian Tien"

Principi de la pàgina

Passos següents

• Ajudar els usuaris a aplicar etiquetes personals   Quan una etiqueta de retenció personal està enllaçada amb la norma de retenció aplicada a la bústia d'un usuari, l'etiqueta de retenció està disponible automàticament per tal que els usuaris la puguin aplicar als elements de la seva bústia de correu. Tal com hem explicat abans, en aquest tema, els usuaris poden utilitzar l'Outlook 2010 i l'Outlook Web App per aplicar etiquetes de retenció personals a carpetes personalitzades i a elements individuals de la seva bústia de correu. Expliqueu-los com fer-ho: Aplicació de normes de retenció i d'arxivament als missatges.

• Posar una bústia en suspensió per retenció   Una suspensió per retenció suspèn la norma de retenció aplicada a una bústia de correu. Com a resultat, l'auxiliar de carpetes administrades no processa les opcions de retenció ni realitza accions de retenció. Vegeu la secció Posar una bústia en suspensió per retenció.